总经理办公室组织职能说明手册文档格式.doc

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2、对公司承担本部门全部工作的最终责任。

3、不断优化与创新各项工作流程。

4、不断提高工作效率，降低运营成本

5、营造良好的工作氛围，建设高素质团队。

总经理办公室主任：

总经理：

人力资源部经理：

.

人力资源部编制

XXXX电子科技有限公司组织结构图

总经理

行政部

人力资源部

市场部

行政人事中心

营销中心

理财中心

财务部

部

物流部

直销中心

总经办

产品销售部

深圳分公司

信息中心

直营区域销售部

销售部

l岗位结构及编制图

总经办主任

计划助理

稽查助理

审计助理

法务助理

总经理秘书

人力资源部编制

版权所有

未经许可不得复制

编制

职位说明书管理制度

职位

计划

现有

l职位说明书是企业人力资源管理的基础性文件，也是人力资源管理的重要信息来源，保证企业在合适时间有合适的人在合适的岗位，达到"

岗有其人，人尽其才，人职匹配"

的目的。

作为招聘与选拔、绩效管理、薪酬管理、培训等人力资源管理活动的依据。

l公司内的所有职位均需有职位说明书，做为工作指导性文件。

在岗位设立之前，由职位所属部门负责撰写职位说明书的初稿，交由人力资源部门审核修订，形成最终的职位说明书。

l公司内所有部门如需增加部门编制时，需事先以书面的形式提出申请，并撰写新增编制人员的职位说明书初稿，报经人力资源部审核批准后，方可增加，增加人员由人力资源部负责招募。

l任何部门与人员无权直接修改职位说明书，需以书面形式提出职位说明书的修改申请，写明修改理由及内容，报送人力资源部，职位说明书的修改权属人力资源部。

l工作内容完全相同职位，可以数职位同时适用同一份职位说明书。

l职位说明书每年由人力资源部组织各部门，根据企业的实际情况，进行统一修订。

l职位说明书一试三份；

执行人、执行人上级、人力资源部三方共同签字以后，对具体执行人生效，三方各留一份。

总经办主任

总经理秘书

法务助理

稽查助理

审计助理

计划助理

1人

0人

督促、检查总经理的各项指示和公司会议决议的落实情况，协调各部门的相互关系，沟通公司与社会各界的联系，传递和整理公司经营管理信息，为总经理指定经营管理决策提供依据，做好总经理的参谋和助手。

Ø

起草公司各项计划、总结、报告、通知、会议纪要等各种文件，并做好签发前的审核和签发后的打印、分发和存档等工作。

组织公司各项管理会议，做好会议记录，整理会议纪要和会议决议，检查、督促各部门对办公会议、总经理决定等重要工作任务的贯彻执行情况,并随时将信息反馈给总经理。

接待总经理来访客人，做好公司的对外联系，建立公司与政府机构及相关公司的友好关系。

促进公司各部门的沟通协调，收集各部门的信息，掌握各部门的动态，及时向总经理反馈。

协调深圳分公司与北京总部的工作沟通，并对深圳分公司的财务收支、设备及经济效益进行审计、监督。

保管公司印章，管理印章的使用。

起草、审核及归档管理各类法律公文。

参与重大合同的谈判工作，搜集相关法律信息，为总经理决策提供依据。

与政府职能部门协调沟通，办理商标、专利等事项的申请、转让、许可使用、续展及相关知识产权维权事宜。

指标

定义

考核标准

备注

工作计划完成率

阶段工作计划的完成程度

工作计划实际完成数量/工作计划计划数量

信息处理

文件资料收集、整理、传递、反馈的及时、准确、保密

参见考核表

档案管理

文档收集的及时性、立卷归档的规范性

团队建设

部门工作氛围，员工主动流失率，员工满意度，群体效率

内部运营

工作流程的时效性与资源的最佳配置

职位说明书

编号：

ZJB001版本：

职位名称：

所属部门：

总经办

职位等级：

直属上级：

总经理

直属下级：

总经理秘书、法务助理

职

位

目

标

全面负责总经理办公室的运行和管理工作

责

描

述

1、依据公司各项工作实际情况，按照总经理的要求，组织和起草计划、总结、报告、通知、会议纪要等各种文件，并做好签发前的审核和签发后的打印、分发和存档等工作。

2、参加公司各项管理会议，组织做好会议记录，整理会议纪要和会议决议，检查、督促各部门对办公会议、总经理决定等重要工作任务的贯彻执行情况,并随时将信息反馈给总经理。

3、接待总经理来访客人，做好公司的对外联系，建立公司与政府机构及相关公司的友好关系。

4、促进公司各部门的沟通协调，收集各部门的信息，掌握各部门的动态，及时向总经理反馈。

5、管理总经理办公室的日常工作，制定部门规章制度及工作计划，对下属员工进行培训和督导，提高工作效率。

6、组织协调深圳分公司与北京总部的工作沟通，并对深圳分公司的财务收支、设备及经济效益进行审计、监督。

7、完成总经理交办的其他工作。

考

核

内

容

1、公文拟定（完成时间、质量）

2、文件资料整理

3、客户满意度（公司客人评价）

4、内部流程（工作流程改进）

5、团队建设（学习、考核投诉、合作精神）

沟

通

关

系

内部：

公司各部门

外部：

政府机构、业务合作伙伴

任

资

格

知识：

正规院校、本科以上学历、英语六级

经济管理、英语

技能：

1、公文写作能力2、沟通能力3、管理能力4、英语口语交流能力

性格特征：

热情、条理性、亲和力、

工作经验：

3年以上办公室管理经验

权

限

知情

建议

决策

财务

1、企业发展策略，市场策略及管理变革，产品生产及研发计划的知情权。

1、公司内部各项管理制度的制定有建议权。

2、对公司各项发展计划的制定有建议权。

1、对下属人员的奖惩与任免权。

2、对人员招募的决策权。

1、预算内费用使用与核定权。

执行人签字：

上级签字：

人力资源部签字：

ZJB002版本：

无

负责总经理办公室的各项日常具体工作

1、按照总经理或总经办主任的要求，起草公文函件，处理总经理办公室的日常事务

2、协助总经办主任组织和安排各种会议，做好会议记录、整理会议纪要和会议决议，以书面形式上报总经理

3、对各种会议资料、公文资料、往来信件传真、图书、光盘进行归类整理

4、协助做好上传下达、催办等工作

5、代表总经理或总经办主任接待一般来访客人

6、维护总经理、会客室办公环境，确保环境整洁

7、完成总经理和总经办主任交办的其他工作

媒体、政府职能机构、培训机构、来访客人

文秘、管理

1、公文写作能力2、沟通能力3、笔译能力

热情、亲和力、条理性、

一年以上相关工作经验

知情

建议

决策

财务

1、企业发展策略，市场策略及管理变革，产品生产及研发计划的知情权

1、部门工作流程改进有建议权

ZJB003版本：

处理公司法律相关事务，保障公司权益

1、草拟、审核、归档管理各类合同及法律文书，确保其合法并最大限度保障公司权益。

2、负责公章、合同章、介绍信的使用与保管。

3、办理知识产权相关事项，具体包括：

商标的申请、转让、许可使用、续展等；

专利的申请、费用的交纳；

及相关知识产权维权事宜。

4、处理公司与政府职能部门的相关事项。

5、参加与法律有关事项及重大合同的谈判，记录、整理谈判内容，为总经理决策提供相关法律注意事项。

6、负责公司所有产品的质检与认证的申请工作

7、总经理、总经办主任交付的其他工作

1、单项任务完成效果

2、合同归档管理

销售部、深圳工厂、市场部、财务部、物流部、直销中心、行政人事部、信息中心

国家政府职能机构、咨询机构、经营合作伙伴等

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