总经理办公室组织职能说明手册文档格式.doc
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2、对公司承担本部门全部工作的最终责任。
3、不断优化与创新各项工作流程。
4、不断提高工作效率,降低运营成本
5、营造良好的工作氛围,建设高素质团队。
总经理办公室主任:
总经理:
人力资源部经理:
.
人力资源部编制
XXXX电子科技有限公司组织结构图
总经理
行政部
人力资源部
市场部
行政人事中心
营销中心
理财中心
财务部
部
物流部
直销中心
总经办
产品销售部
深圳分公司
信息中心
直营区域销售部
销售部
l岗位结构及编制图
总经办主任
计划助理
稽查助理
审计助理
法务助理
总经理秘书
人力资源部编制
版权所有
未经许可不得复制
编制
职位说明书管理制度
职位
计划
现有
l职位说明书是企业人力资源管理的基础性文件,也是人力资源管理的重要信息来源,保证企业在合适时间有合适的人在合适的岗位,达到"
岗有其人,人尽其才,人职匹配"
的目的。
作为招聘与选拔、绩效管理、薪酬管理、培训等人力资源管理活动的依据。
l公司内的所有职位均需有职位说明书,做为工作指导性文件。
在岗位设立之前,由职位所属部门负责撰写职位说明书的初稿,交由人力资源部门审核修订,形成最终的职位说明书。
l公司内所有部门如需增加部门编制时,需事先以书面的形式提出申请,并撰写新增编制人员的职位说明书初稿,报经人力资源部审核批准后,方可增加,增加人员由人力资源部负责招募。
l任何部门与人员无权直接修改职位说明书,需以书面形式提出职位说明书的修改申请,写明修改理由及内容,报送人力资源部,职位说明书的修改权属人力资源部。
l工作内容完全相同职位,可以数职位同时适用同一份职位说明书。
l职位说明书每年由人力资源部组织各部门,根据企业的实际情况,进行统一修订。
l职位说明书一试三份;
执行人、执行人上级、人力资源部三方共同签字以后,对具体执行人生效,三方各留一份。
总经办主任
总经理秘书
法务助理
稽查助理
审计助理
计划助理
1人
0人
督促、检查总经理的各项指示和公司会议决议的落实情况,协调各部门的相互关系,沟通公司与社会各界的联系,传递和整理公司经营管理信息,为总经理指定经营管理决策提供依据,做好总经理的参谋和助手。
Ø
起草公司各项计划、总结、报告、通知、会议纪要等各种文件,并做好签发前的审核和签发后的打印、分发和存档等工作。
组织公司各项管理会议,做好会议记录,整理会议纪要和会议决议,检查、督促各部门对办公会议、总经理决定等重要工作任务的贯彻执行情况,并随时将信息反馈给总经理。
接待总经理来访客人,做好公司的对外联系,建立公司与政府机构及相关公司的友好关系。
促进公司各部门的沟通协调,收集各部门的信息,掌握各部门的动态,及时向总经理反馈。
协调深圳分公司与北京总部的工作沟通,并对深圳分公司的财务收支、设备及经济效益进行审计、监督。
保管公司印章,管理印章的使用。
起草、审核及归档管理各类法律公文。
参与重大合同的谈判工作,搜集相关法律信息,为总经理决策提供依据。
与政府职能部门协调沟通,办理商标、专利等事项的申请、转让、许可使用、续展及相关知识产权维权事宜。
指标
定义
考核标准
备注
工作计划完成率
阶段工作计划的完成程度
工作计划实际完成数量/工作计划计划数量
信息处理
文件资料收集、整理、传递、反馈的及时、准确、保密
参见考核表
档案管理
文档收集的及时性、立卷归档的规范性
团队建设
部门工作氛围,员工主动流失率,员工满意度,群体效率
内部运营
工作流程的时效性与资源的最佳配置
职位说明书
编号:
ZJB001版本:
职位名称:
所属部门:
总经办
职位等级:
直属上级:
总经理
直属下级:
总经理秘书、法务助理
职
位
目
标
全面负责总经理办公室的运行和管理工作
责
描
述
1、依据公司各项工作实际情况,按照总经理的要求,组织和起草计划、总结、报告、通知、会议纪要等各种文件,并做好签发前的审核和签发后的打印、分发和存档等工作。
2、参加公司各项管理会议,组织做好会议记录,整理会议纪要和会议决议,检查、督促各部门对办公会议、总经理决定等重要工作任务的贯彻执行情况,并随时将信息反馈给总经理。
3、接待总经理来访客人,做好公司的对外联系,建立公司与政府机构及相关公司的友好关系。
4、促进公司各部门的沟通协调,收集各部门的信息,掌握各部门的动态,及时向总经理反馈。
5、管理总经理办公室的日常工作,制定部门规章制度及工作计划,对下属员工进行培训和督导,提高工作效率。
6、组织协调深圳分公司与北京总部的工作沟通,并对深圳分公司的财务收支、设备及经济效益进行审计、监督。
7、完成总经理交办的其他工作。
考
核
内
容
1、公文拟定(完成时间、质量)
2、文件资料整理
3、客户满意度(公司客人评价)
4、内部流程(工作流程改进)
5、团队建设(学习、考核投诉、合作精神)
沟
通
关
系
内部:
公司各部门
外部:
政府机构、业务合作伙伴
任
资
格
知识:
正规院校、本科以上学历、英语六级
经济管理、英语
技能:
1、公文写作能力2、沟通能力3、管理能力4、英语口语交流能力
性格特征:
热情、条理性、亲和力、
工作经验:
3年以上办公室管理经验
权
限
知情
建议
决策
财务
1、企业发展策略,市场策略及管理变革,产品生产及研发计划的知情权。
1、公司内部各项管理制度的制定有建议权。
2、对公司各项发展计划的制定有建议权。
1、对下属人员的奖惩与任免权。
2、对人员招募的决策权。
1、预算内费用使用与核定权。
执行人签字:
上级签字:
人力资源部签字:
ZJB002版本:
无
负责总经理办公室的各项日常具体工作
1、按照总经理或总经办主任的要求,起草公文函件,处理总经理办公室的日常事务
2、协助总经办主任组织和安排各种会议,做好会议记录、整理会议纪要和会议决议,以书面形式上报总经理
3、对各种会议资料、公文资料、往来信件传真、图书、光盘进行归类整理
4、协助做好上传下达、催办等工作
5、代表总经理或总经办主任接待一般来访客人
6、维护总经理、会客室办公环境,确保环境整洁
7、完成总经理和总经办主任交办的其他工作
媒体、政府职能机构、培训机构、来访客人
文秘、管理
1、公文写作能力2、沟通能力3、笔译能力
热情、亲和力、条理性、
一年以上相关工作经验
知情
建议
决策
财务
1、企业发展策略,市场策略及管理变革,产品生产及研发计划的知情权
1、部门工作流程改进有建议权
ZJB003版本:
处理公司法律相关事务,保障公司权益
1、草拟、审核、归档管理各类合同及法律文书,确保其合法并最大限度保障公司权益。
2、负责公章、合同章、介绍信的使用与保管。
3、办理知识产权相关事项,具体包括:
商标的申请、转让、许可使用、续展等;
专利的申请、费用的交纳;
及相关知识产权维权事宜。
4、处理公司与政府职能部门的相关事项。
5、参加与法律有关事项及重大合同的谈判,记录、整理谈判内容,为总经理决策提供相关法律注意事项。
6、负责公司所有产品的质检与认证的申请工作
7、总经理、总经办主任交付的其他工作
1、单项任务完成效果
2、合同归档管理
销售部、深圳工厂、市场部、财务部、物流部、直销中心、行政人事部、信息中心
国家政府职能机构、咨询机构、经营合作伙伴等
正规院