院办职务说明书docWord文件下载.docx
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岗位分析日期
2003年8月
本职:
全面主持院办公室工作,院办公会事务,协助院长进行内部协调工作,协助生产副院长维护管理部分客户关系
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述:
负责院办公室工作,进行人员的任用、培养和考核
工作时间百分比:
25%
工作
任务
制定部门年度工作计划并全面监督计划实施,组织部门业务学习及员工技能培训
编制部门年度费用预算并全面监督预算实施,审核各项预算费用(办公用品、差旅费、固定资产购置、文印、业务费等)的实施
分配下属员工的工作任务,督促下属员工制定工作计划,检查工作质量并督促执行
协调部门内人员调配及工作安排
负责部门下属人员的年度考核
二
参加院办公会,记录会议纪要并整理
15%
负责院务会、院领导办公会的文件、材料准备工作,会议记录和纪要。
协助院领导组织会议决定事项的实施。
协助院领导起草院发重要文件,制定相关综合性政策和制度。
研究各部门请示院领导的问题,提出审核处理意见,反映有关建议和问题。
根据院领导的指示调查研究,协助处理突发事件和参与协调有关部门的工作。
三
协助院长进行内部协调工作
协助院长负责院办公室、财务部工作事务,接受财务部长的工作汇报
参与制定年度各生产口和职能部门的预算
参与审核各部门年度决算
四
协助生产副院长负责部分客户管理
%
按照院领导指派,参与重要客户的接待和管理工作
负责部分客户关系的建立、联系及信息资源管理
职责五
办理领导交办的其他工作
权力:
对下属人员在本部门内岗位调配权、工作监督权、检查权;
部门员工绩效考核、评价及奖惩决定权;
部门员工晋升的建议权
部门预算范围内项目的费用处理权
院安排管理的固定资产的管理及使用权
院规章制度建设的建议权
院发展战略实施方案的建议权
工作协作关系:
内部协调关系
协助院长协调院领导、各生产、职能部门、驻外分院、下属公司关系
外部协调关系
协调中房集团、省委、省政府、省建设厅、纪委、市委市政府、建设局、各业主单位、相关单位、关联公司关系
任职资格:
教育水平
大学及以上或具有中级以上技术职称
专业
工科及管理类专业
培训经历
行政管理、企业管理或工商管理相关培训
经验
3年以上管理岗位经验、5年以上相关工作经验,熟悉本院核心业务及管理流程
知识
有较高的政策水平,有较好的企业管理、院核心业务管理知识
技能技巧
有较好的写作能力和较强的语言表达能力、有较强的沟通协调能力、大局观强,具备基本的网络知识,能使用办公自动化,具备组织管理、社交及应变能力
其它:
使用工具设备
一般办公自动化设备
工作环境
独立办公室
工作时间特征
正常工作时间,不定时的客户接待时间
所需记录文档
通知、汇报材料、工作计划、总结、纪要、规划、方案
备注:
院办主任助理职务说明书
院办主任助理
主任
协助院办公室主任工作,协助主任负责院务会工作,分管院办事务性工作。
协助院办公室主任工作
协助组织制定部门年度工作计划并协助监督计划实施,具体安排部门业务学习及员工技能培训。
协助组织制定部门年度费用预算并协助监督预算实施,落实各项预算费用(办公用品、差旅费、固定资产购置、文印、业务费等)的实施。
具体安排部门员工的工作任务及协助工作质量检查。
协助院办主任负责院务会事务
协助院务会、院领导办公会的文件、材料准备工作,会议记录和纪要。
协助落实院领导组织会议决定事项的实施。
协助院办主任起草院发重要文件,制定相关综合性政策和制度。
研究各部门请示院领导的问题,向院办主任提出审核处理意见,反映有关建议和问题。
根据院领导的指示调查研究,协助院办主任处理突发事件和参与协调有关部门的工作。
分管院办事务性工作
具体安排机要秘书、事务秘书工作任务
审核、登记各类费用支出、建立部门费用台帐
具体安排接待上级领导及重要客户
安排、调度生产、工作用车
职责四
对部门工作人员工作任务有分配调度检查权
部门预算范围内项目的费用审核权
院办主任安排管理的固定资产的管理及使用权
院及院办规章制度建设的建议权
协助院办主任协调各生产、职能部门、驻外分院、下属公司关系
参与协调中房集团、省委、省政府、省建设厅、纪委、市委市政府、建设局、各业主单位、相关单位、关联公司关系
1年以上管理岗位经验、3年以上相关工作经验,熟悉本院核心业务及管理流程
有较好的写作能力和较强的语言表达能力、有较强的沟通协调能力,具备较好的网络知识,能使用办公自动化,具备组织管理、社交及应变能力
混合办公室
机要秘书职务说明书
机要秘书
负责院办公室文秘工作。
负责院办公室文秘工作
协助接待群众来访、来信,通知院各类会议。
负责办理院介绍信、法人授权书、按规定保管和使用院行政公章。
负责元及各类文件、电报、内刊、简报、资料、公务信函的统一签收、登记发送、收集整理、立卷归档等。
依照档案法、保密法以及有关规定妥善管理和使用档案。
负责院领导文件、报刊、信件等的发放,负责院领导早示记录。
职责二
大专及以上或具有初级以上技术职称
行政文秘类专业
行政、文秘培训
1年以上秘书类岗位经验、3年以上相关工作经验。
有一定的政策水平,有一定的文秘、行政管理知识,熟悉相关法规知识。
有一定的写作能力具备基本的网络知识,能使用办公自动化,有较好的纪律、保密意识,有较强的工作责任心。
正常工作时间。
收文记录、发文记录、会议记录、档案记录
事务秘书职务说明书
事务秘书
负责院办公室事务工作。
负责院办公室事务工作
负责院领导办公室、会议室日常管理工作。
负责院务会议和全院系统会议服务工作。
负责院办通信工作、文件传递与交换、信件发送、文件、资料、公务信函中转传递、既要交换,负责院通讯工具的管理、费用交纳。
负责院固定资产实物登记。
参与院客户接待服务工作
负责户籍管理和综合治理工作,保持院长办公秩序。
高中及以上或具有初级以上技术职称
不限
1年以上事务性岗位经验、3年以上相关工作经验。
有较强的事务处理能力,具备较强的服务意识,有基本的网络知识,能使用办公自动化,有较好的纪律、保密意识,有较强的工作责任心。
固定资产实物登记台帐
驾驶员职务说明书
驾驶员
负责院办公室汽车驾驶工作。
负责院办公室汽车驾驶工作
负责院办公室汽车驾驶工作。
负责车辆维护、保养、保险费及养路费购置工作。
负责各生产用车费用结算工作。
初中及以上
专业驾驶培训
5年以上驾驶工作经验。
有一定汽车驾驶、保养、维护、交通安全知识。
有较强的服务意识,有较好的纪律、保密意识,有较强的工作责任心,吃苦耐劳。
不定工作时间。
美文欣赏
1、走过春的田野,趟过夏的激流,来到秋天就是安静祥和的世界。
秋天,虽没有玫瑰的芳香,却有秋菊的淡雅,没有繁花似锦,却有硕果累累。
秋天,没有夏日的激情,却有浪漫的温情,没有春的奔放,却有收获的喜悦。
清风落叶舞秋韵,枝头硕果醉秋容。
秋天是甘美的酒,秋天是壮丽的诗,秋天是动人的歌。
2、人的一生就是一个储蓄的过程,在奋斗的时候储存了希望;
在耕耘的时候储存了一粒种子;
在旅行的时候储存了风景;
在微笑的时候储存了快