WHQC02-02宾馆信息文件化管理规程Word下载.doc

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适用于宾馆内部交流可记载的各类信息。

3引用文件

WHQB00-02《信息交流控制程序》

4规程要求

4.1信息的管理

4.1.1总经理办公室负责各类信息的文件化鉴定和管理。

4.1.2各有关部门负责本部门工作相关信息文件收集和传递。

4.1.3总经办质检小组负责对信息文件传递的有效性进行检查。

4.2信息文件的分类

各类会议纪要、会议记录、宾馆告示栏、部门工作联系单、通知、宾客通知单、传真、营业报表、质量动态简报、卫生简报、不合格项报告、大堂工作日报表等。

4.2.1会议纪要

1）会议纪要包括：

馆务会纪要、营销会议纪要、财务会议纪要、安全消防工作会议纪要、设备管理工作会议纪要、经营分析会纪要、行业管理会议纪要。

2）会议纪要由会议召集部门负责起草，总经办审核，主持会议的宾馆领导签发。

3）会议纪要应确定特点和作用：

a.纪要性：

区别一般会议记录，而将那些重要的情况和研究决定的重大问题、决策意见摘要而记之，概括出主要精神；

b.决议性：

会议纪要反映了会议的主要精神，一经下发，便对有关部门和人员具有指导作用和约束力，要有关范围的人员必须贯彻执行，起着决议的某些作用；

c.备忘性：

有的会议纪要不要求贯彻执行，而只是为了通报会议情况，便于有关范围周知，在必要时查询。

这类会议纪要成文后，立即传阅，然后存档，以备查用。

4）会议纪要的格式主要包括；

标题，开头（主持人、会议时间、地点、参会人员、会议主要议题），主体（会议研究的问题、讨论的意见、作出的决定和对今后提出的任务与要求等），结尾（一般建议，必要时，最后问题谈完了也可省略）。

5）会议纪要在会议结束二日内形成，只在宾馆“OA”系统电子公告栏公示，不再另行发文。

必要时，经纪要起草部门提议，再行书面发文。

4.2.3会议记录

1）会议记录包括：

办公会议记录、馆务会及晨会记录、营销会议记录、财务会议记录、安全消防工作会议记录、设备管理工作会议记录、经营（专题）分析会记录、行业管理会议记录、内审会议记录、管理评审会议记录等。

2）会议记录本一般使用标有“杭州望湖宾馆”字样宾馆例会记录本，各类记录本应标有记录编号，页面打码。

3）会议记录本信息资源属宾馆拥有，日常由会议召集部门负责管理。

记录本用完后，统一交至宾馆档案室存档，同时换领新会议记录本。

上交的会议记录本不可缺页、污损。

4）宾馆存档的会议记录本仅供会议记录部门查询之用。

4.2.4宾馆告示栏

1）宾馆告示栏的分布：

职工食堂、后院宣传栏、职工门。

2）部门需在宾馆告示栏发布的信息，经信息发布部门经理审核，若以宾馆名义发布的信息，须经宾馆分管领导审批同意。

3）所有公布的信息需注明张贴日期（保留天数），失效信息于信息过期后二天内由信息申请部门负责清除。

4.2.5部门工作联系单

1）部门工作联系单是部门之间为经营、管理工作需要所设立的用于加强相互沟通、协调，明确任务的一种文书。

2）部门在填写联系单时，应明确时间、需求、具体工作内容和联系人，并加盖部门公章。

3）联系单接受部门，应按内容要求，根据工作职责，尽快落实，并将信息及时反馈给发送部门。

对未能办理的事项，部门要予以书面说明。

4.2.6通知

1）通知是宾馆信息传递最常用的文书。

通常有电话、电子邮件、书面等三种。

2）以宾馆名义发送的通知，须经宾馆分管领导审批。

以部门名义发送的通知，需经所在部门经理同意。

3）总机电话通知一般只用于以宾馆的名义、较紧迫的事宜。

书面通知（张贴）用于广而告之的信息传递。

最常用、最便捷的应采用电子邮件形式发送通知。

4）电子邮件发送的通知产生接收时效为四小时，即电子邮件发送信息超过四小时以上既可被确认为对方收悉。

（详见WHQC02-03《宾馆办公自动管理规程》）

4.2.7宾客通知单

1）宾客通知单是传递来宾信息的重要依据，由前厅部负责分发。

2）各有关部门在接到宾客通知单后，需在第一时间通知涉及接待与服务的岗位，并由主持部门工作的管理人员负责布置相关工作。

3）相关部门在落实工作的同时，将产生的相关信息及时反馈至前厅部。

4.2.8传真

1）接受传真

a.以宾馆名义、宾馆领导或领导职务名义的传真统一由总经办接收，以部门或个人名义的传真由部门统一接受；

b.商务中心在收到传真后，应对传真予以识别，属于公务类的传真（例上级领导机关、署有宾馆领导名字等）应及时通知相关部门领取。

属于广告性的、无具体收件人的传真，定时通知有关部门领取；

c.商务中心对传真件应逐一登记，注明发件人、收到时间、传真主题等。

d.商务中心在通知各部领取传真时，应简要说明传真发件人及主题；

e.涉及宾馆经营管理的传真应按外来文件资料管理规定办理。

详见WHQB00-04《文件和资料控制程序》。

2）发送传真

a.部门发送传真应填写传真登记单，经所在部门经理批准。

b.公务传真应使用宾馆统一的传真纸。

c.若以宾馆的名义发送传真，需经宾馆领导审批。

发送的传真不得涉及违反国家法律法规内容和损害宾馆的利益。

为此，商务中心负责内容的审核。

4.2.9营业报表

1）营业报表是宾馆经营分析的重要依据，仅供宾馆领导和主要经营、职能部门经营管理分析参考。

2）每天晨会前，由财务部打印一份营业报表递交总经理，用于对前日宾馆经营情况分析。

3）营业报表在宾馆局域网夜审电脑上密码只读。

4）未经财务部经理同意，任何部门不得打印、复印营业报表，不得从电脑上复制营业报表。

4.2.10质量动态

1）质量简报是宾馆质量信息的综合记录，每月上旬编发一期。

由总经办质检小组负责收集信息并编制，管理者代表签发。

2）质量简报主要内容包括：

宾馆经营管理状况、宾客满意度和不满意信息、宾客意见表统计信息、宾馆质检信息、管理体系运行信息等。

3）质量简报除在“OA”系统电子公告栏及电子邮件发送外，同时书面印发部门片组（主管区）。

4.2.11卫生简报

1）卫生简报是月度宾馆卫生管理信息的综合记录。

每个月下旬编发一期，由总经办质检小组收集信息并编制，党委付书记签发。

2）卫生简报主要内容包括：

宾馆卫生状况综述、卫生行业管理动态信息、宾馆卫生检查和持续改进方面的信息。

3）卫生简报通过“OA”系统电子公告栏及电子邮件发送各部门，不另行书面印发。

4.2.12不合格项报告

1）不合格项报告是部门工作持续改进的信息记录。

2）不合格项报告内容涉及管理体系各方面，主要包括：

宾馆领导交办事宜，馆务会、晨会上布置的工作，宾馆值班经理提出的质量/环境问题，大堂工作日报表，宾馆经营服务活动，重大环境因素等。

3）不合格项报告由总经办质检小组确定跟办内容，并负责跟办。

4）被跟办部门在收到不合格项报告后，应对内容要求进行落实，客观、准确、及时将信息反馈给质检小组。

5）不合格项报告呈报管理者代表阅示。

4.2.12大堂工作日报表

1）大堂工作日报表是宾馆对客服务日常运转信息记录，由大堂副理负责收集信息。

2）每天晨会前由前厅部负责将《大堂工作日报表》呈报总经理审阅。

同时，将大堂工作日报表用电子文档形式在计算机上供总经办质检小组共享，作为宾馆质量控制的有效信息。

5记录

记录名称

编号表格

保存部门

保存期限

存档索引

部门工作联系单

QE/EE01-00-09

总经办

2年

日期、部门

大堂工作日报

QE12-00-04

1年

部门、日期

不合格项报告

QE/EE23-00-04

3年

质量动态

QE/EE25-00-01

杭州望湖宾馆2001-03-28批准2001-03-28实施QC02-02/5-5