学校物业日常管理Word格式.doc
《学校物业日常管理Word格式.doc》由会员分享,可在线阅读,更多相关《学校物业日常管理Word格式.doc(40页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
![学校物业日常管理Word格式.doc](https://file1.bdocx.com/fileroot1/2022-10/10/9cc9bec3-9ef4-4724-9d53-6e94ce0f4d3e/9cc9bec3-9ef4-4724-9d53-6e94ce0f4d3e1.gif)
为每一栋房屋建立系统的档案,及时统计检查的结果,掌握房屋完损情况。
2、管理难点
(1)由于缺少设备安装前期的介入管理,设备在使用初期阶段各类技术参数的不稳定性,增加了管理和操作难度;
(2)管理区域广,各类设施设备安装较分散,人员的配备相应增多,加大了费用开支;
(3)消防监控室由甲方安排人员值班,一旦发生火警意外,增加保障应急程序的协调性。
三、质量目标(服务承诺)
如果我们获得贵校的物业管理权,我们承诺将按照以下的服务质量标准实行对于学院的物业管理:
学院项目管理的各项指标达到国家级《全国城市物业管理优秀住宅小区(大厦、工业内)达标平分细则》的各项分项标准。
质量目标共分十项,以表格的形式在下列项中概述以及保证各项质量目标完成的实施。
序号
指标名称
国家标准
管理标准
测算依据
管理主要措施
1
房屋及配套设施完好率
98%以上
98%
完好房建筑面积+基本完好房建筑面积/房屋总建筑面积
建立日常检查制度;
定期进行全面分项检修;
严格日常管理,无人为损坏事件。
2
房屋零修、急修及时率
100%
及时维修次数/应计报维修次数
建立严格的修缮制度,维修人员接到《维修通知单小时内完成,并建立回访制度和回访记录。
3
清洁、保洁率
95%
清洁、保洁情况/清洁、保洁标准
建立合理有效的工作质量监督机制,做到定时检查/发现问题及时处理
维修工程质量合格率
99%
99%以上
维修合格工程项次/维修工程项次
建立合理有效的工作质量监督机制和回访制度、考核制度和奖罚制度。
回访率
25%
25%以上
维修工程回访次数/维修工程项次
照明灯及疏散灯完好率
完好照明灯、疏散灯数量/照明灯、疏散灯总数
4
主要机电设备完好率
完好的大型及重要机电设备/大型及重要机电设备总计
完善机电设备的云做制度和维护保养制度,配备专业工程技术人员,所有机电保养维修人员全部持证上岗;
实施24小时专人值班;
出现故障及时排除。
5
消防设备完好率
完好消防设备/学院消防设备总数
实行巡查制度,建档记录。
6
治安、消防发生率
1‰以下(年)
治安案件实发次数或发生消防面积/学院内物业使用
学院管理部经理为责任治安、消防员;
下属全体员工均为义务治安、消防员;
落实防火安全三级检查制度;
保安24小时值岗,不定期巡逻;
消防中心4小时值班,统一调动人员。
7
有效投诉率
2‰以下(年)
有效投诉次数/使用人总数
做好做细日常工作,采取措施,加强与使用人的沟通,定期走访使用人,征求管理意见,强化服务意识,提高员工素质;
投诉处理有结果、有记录、有回访。
有效投诉处理率
处理的有效投诉数量/有效投诉总数
8
管理人员专业培训合格率
培训合格人员/培训人员总数
人员培训自学与培训相结合;
抓好上岗培训、在职培训、特殊岗位人员培训、培训考核制度与奖罚相结合;
强化培训结果。
9
服务回访率
回访次数/服务次数
建立健全回访制度,做好服务回访记录,加强服务队伍的服务意识。
10
使用人满意率
95%以上
965以上
对管理满意人数+基本满意人数/使用人总人数
采用现代化的科学管理手段,努力完善服务体系,在日常工作中广泛收集使用人意见,加强双方交流及沟通。
四、拟采取的管理方式和工作计划
(一)拟采取的管理方式
1、项目管理组织架构图
设立学院管理部,作为管理公司的派出机构,全面负责学院的设施设备及房屋本体维护管理工作。
管理部下设公共事务部、工程部、保安部、清洁部和财务部,具体架构如下:
物业管理公司学院管理部
项目经理
保安部
财务部
工程部
清洁部
公共事务部
日常事务、档案资料处理班
学生公寓管理班
(1)机构图说明
①管理部内部采用直线职能制的组织形式,尽量减少管理环节,提高工作效率,保证信息渠道的畅通。
②管理部内部实行公司领导下的项目经理负责制,下设各专业科。
③各专业、技术负责人构成管理层,基层负责具体的管理服务工作,构成操作层。
(2)部门职责说明
①项目经理室
在物业管理公司的直接领导下,全面组织、安排内部的日常管理工作;
根据关里部的实际情况,制定管理部的财务开支计划,并监督实施;
根据管理部的实际情况,组织对管理部各部门工作绩效进行监督考核;
负责管理部对外关系的协调。
②公共事务部
负责学院学生公寓的管理;
负责管理部工作人员日常工作纪律和仪容仪表的检查、监督;
负责管理部内部文件及管理档案的建立和管理;
负责收集管理信息,接待用户的来访投诉,并进行回访;
负责管理部内部的人员招聘、调动、培训、考核等工作以及日常的办公行政管理事务。
③工程部
根据物业特点和业主(使用人)的需要,学院建筑本体、电力、照明系统、给派水系统、中央空调系统、消防广播系统及电梯等其他基线设施、公共场地的日常维护保养计划方案和应急方案,并组织实施;
制定本部门员工专业知识培训计划,并组织实施;
负责工程部日常工作效果的检查、监督。
④财务部
根据国家有关财务管理规章制度及物业管理行业特点,制定管理部财务管理方案,并组织实施;
负责管理部内部的建帐、核算、费用收缴及日常的财务管理;
负责管理部内部所需各类物资、材料的采购、保管、发放、统计。
⑤保安部
负责学院内的安全防范、车辆出入、停放及人员出入管理等监督检查工作;
负责保安人员的各项考核工作;
⑥清洁部
负责学院内各部位的清洁、保洁的监督检查工作;
负责清洁员工的各项考核工作。
2、工作流程
(1)工作流程图
入职、上岗培训
建立规章制度,
完备资料、装订
与协作单位建立联系
物业接管
日常管理与服务
队伍轮训
完善配套
建立档案
(2)工作流程图说明
针对日常物业管理和服务工作,物业管理公司编制了详尽的ISO9001:
2000的质量管理体系文件,其中大部分已在实际工作中有效地加以运用,相信只要按照完善后的质量方针和程序去云做,一定能保证既定目标的事先。
3、信息反馈处理机制
(1)设置原则
①信息源全面丰富。
②信息搜集科学有效。
③信息通道畅通。
④信息反馈及时到位。
⑤信息处理及时准确。
(2)信息传递示意图
后勤实业公司
物业管理公司
政府主管部门
`
员
工
管理员
管理部
物业使用人
(3)信息反馈处理流程图
备案存档
是否需处理
载体
采取正确措施处理
调查分析
信息
筛选排除
可行性方案论证
判断决策
是否可利用
实施
(4)信心反馈及处理机制说明
①信息是企业运作的重要管理资源。
实际操作中必须保持信息的真实、科学和全面。
②信息流的走向是双向的,我们应该时时保持信息反馈通道的畅通,才能形成收集整理利用反馈的良性循环。
③要充分利用现代化管理手段对信息进行收集、处理、分析和利用。
④信息源(载体)是全方位的,示意图中仅列出与管理工作直接相关的部分。
⑤保持指令权、检查权和处理权的高度统一,避免责权分离所导致的管理失控。
⑥信息反馈时,对组织内部存在的管理缺陷保持高度的敏感,制定相应的质量标准和措施随时加以衡量并纠正,对组织外部引进的管理经验保持积极态度,随时加以吸收和利用。
(二)工作计划
工作项目
具体内容
所需时间
制定详细管理方案
1.总结以往的管理经验;
2.制定详细的物业管理方案。
二个月
人力资源组织
1.人员的招聘和调配;
2.员工的上岗培训。
签订委托合同
1.就管理用房及其他管理问题进行充分协商;
2.签订项目管理合同。
一个月
完善管理及办公条件
1.安排管理用房;
2.安排员工宿舍及其他生活用房;
3.管理所需物资的配备。
成立学院管理部
1.选聘派驻人员;
2.与外部建立公共关系网落。
制订及完善管理规章
1.导入ISO9002质量保证体系制度;
2.配合管理特点,制定和完善切合实际的各项制度。
物业的验收与接管、各项资料的移交
1.依据接管验收标准逐项核对,并办理书面移交手续;
2.对遗留问题作好备案,并与建筑商协商解决。
五、管理人员的配备、培训
(一)管理人员换的配备
1、管理人员配备的原则
(1)精干、高效、敬业爱业的原则;
(2)文化素质与实际管理经验相结合的原则;
(3)内部调剂为主和社会招聘为辅的原则;
(4)先定岗后定编以及德才兼备、一专多能的原则。
2、管理部人员配备方案
职能部门
岗位位置及人员配备数量
小计
管理部经理室
项目经理人
1人
事务助理(1人,兼出纳、清洁管理员),公寓管理员(8人)
9人
会计1人(公司会计兼)、出纳(事务助理兼)
工程管理员(1人)
保安员(其中主管1人,保安员29人)
30人
道路(2人)、教学实训楼(5人)生活区(6人)
13人
合计
54人
3、人员配备方案说明
管理部计划配备管理服务人员54人,其中,管理层员工4人,