外贸部岗位职责与业务规划Word文档下载推荐.docx
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案
书
外贸部岗位职责及业务规划
一、相关人员岗位职责规划
（一）外贸部经理
1.汇报对象：
总经理
2.岗位职责：
1）、与总经理及公司相关领导协商制定公司中长期海外业务发展规划。
2）、指导、管理并监督业务员开展新老客户的开发、维护及拓展，及时了解工作进度。
3）、妥善安排本部门外贸订单的样品、大货生产、物流、货款收汇等相关问题。
4）、协调、协助本部门与其他相关部门之间的工作，以促进订单的顺利完成。
5）、组织本部门成员学习业务、生产、产品知识，积极提高团队成员综合业务素质，提升工作形象。
6）、协同组员进行公司网站宣传维护、产品更新升级、国内外展会等相关工作。
（二）外贸业务员
1、汇报对象：
外贸部经理
2、岗位职责：
1）、做好公司现有老客户的维护，了解客户需要并建立对应客户档案，以便及时跟进。
2）、积极主动学习产品、业务知识，了解公司业务发展方向，服从部门工作指导与安排，开拓相关区域目标客户。
3）、做好与新进客户的邮件、电话、实时通讯等沟通工作，努力促进订单生成。
4）、跟踪、跟进业务范围内样品单、大货订单生产进度，及时上报部门负责人及客户。
5）、协助各部门完成订单，及时安排出货，并做好单证制作、物流清关、收汇等相关事宜。
6）、协助客户完成样品采集、货物清关等工作。
7）、完善工作日志、客户数据、订单整理备案等相关工作。
三、业务拓展渠道
一）、行业性展会
行业性展会聚集大量优质终端采购商，可有效开发目标客户群体，但因展会投资成本较大，故对所收集客户信息应重点开发，以保证公司支出与收益成正比。
二）、网络信息资源开发
1、B2B平台--通过在国内外各大B2B平台注册会员，可增加公司曝光度及知名度提升。
2、搜索引擎定向出击--利用各国知名搜索引擎，优化关键词定位，海量搜索该地区目标客户联系方式，并进行电话邮件回访并进行有效信息归纳整理，二次筛选目标客户。
3、国外电销平台—国外电销起步较早，以公司为单位终端仓储销售模式盛行，通过关键词定位，可在所在国主流电销网站平台获取有效客户信息资源。
4、社交平台--充分利用国外主流社交平台，诸如LinkedIn、Facebook、Twitter、YouTube等，结合搜索引擎所获客户信息，与客户建立在线互动关系。
5、全球大数据时代，90%以上行业相关客户讯息均可
光于各大信息平台，结合2、3、4三种模式，与目标客户在各大社交平台建立互动关系，并在此基础上衍生、繁殖附属裙带关系，以建立属于本公司的互联网客户群。
三）、业务拓展地区
1、人类发展活动密集地区，覆盖南北纬45°
，自西向东，可划分西欧、中东、东盟、北美，南美五大区块。
2、根据世界各国人类发展指数、经济构成及产品构成，研究可开发地区。
3、结合国内同行业出口海关数据，获取出口对应地区。
四、业务拓展人员配置
一）、团队成员3-4名，处理客户拓展维护/单证/跟单等工作。
二）、VPN路由器，以便业务员更加快捷浏览国外网站，获取信息。
三）、专业核价员1名，及时有效报价，增加工作效率。
四）、业务部专用企业邮箱。
五、外贸部门日常工作安排及流程
一）、交易的磋商：
交易的磋商包含有询盘、报盘、还盘及接盘四个环节。
在这四个环节中我们应该做到：
1、
做好客户档案，包括客户档案编号、客户基本信息、供应链位置、年采购能力、销售区域以及所询问产品的规格、质量要求、数量及我司是否能够生产，记录并存档；
2、以统一的格式对外报价，所有的报价单由各区业务员整理，经部门经理确认后方可对外统一报价；
特殊价格或特殊付款方式需得到总经理书面批准后，方可对外报价；
3、做询盘的回复时，原则上在24小时内给予客户答复；
特殊情况需要商量的，在24小时内不能提供准确信息的，需向客户说明我们准确报价时间；
4、在正式接盘之前，必须要明确货物的品名、型号、数量、交货期、起运港、到达港、包装要求、付款方式、质量要求及柜型等。
二）、
业务审核：
1、业务员收到客人的订单后，填写信息订单记录或合同评审表；
2、对信息订单记录或评审表上的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明；
3、合同审批需附上客人的订单的COPY件及客人对产品的详细要求；
4、对产品的品名、型号、规格、数量、价格、金额、装箱尺寸毛净重、交货期、产品花型颜色分类、客户特殊要求及付款方式进行审核。
对已评审的合同，由业务员在合同上签字并盖上公司合同章，以传真或E-mail的形式发给客户以示确认。
三）、明确生产要求：
各业务员按销售订单的要求将生产要求明确，在确定具体船期并满足下列情况方可下达生产任务通知单。
四）、业务交接：
业务员将销售订单及信息订单记录或产品要求评审表在客人确认以后交给跟单员，双方人员签字确认，同时将销售订单各COPY一份给单证、内务（作销售统计）、财务。
五）、下生产任务通知单：
制单员将按照已评审的合同编制《生产任务通知单》，交由相关业务员及部门经理审核及复核，复核完毕交至生产计划部门审核，双方人员签字确认。
六）、验货：
1、各业务员需自行安排时间，主动深入车间检验产品，包括面料、辅料、成品质量，在此过程中与生产部门相互沟通，对已发生或可避免的生产问题给出建议和方案，并定期向客户及相关负责人汇报订单进度。
2、跟单根据订单要求统筹安排验货计划表，业务按照此验货计划表验证包装情况后通知客户验货；
3、客户或相关代表来公司验货之前，业务必须与相关人员核实产品是否完成。
如未完成，则需确定具体验货日期并通知对方何时到工厂验货；
4、公司成品验货员及时对正在包装的产品或包装完毕的产品验收，并出具《成品出厂验货报告》。
七）、单证制作：
1、业务在订单确认后将相关基本单据（包括Pro-formaInvoice、PackingList）交给单证员；
2、告知单证员客户需要何种单据，以《交单单据记录》书面通知，并有双方签字确认；
3、单证按照业务提供的资料将外销合同、商检、报关、保险、产地证、及客户清关单据在合理的时间内做好并交至相应单位及人员，做好记录，填写《正式单据交接一览表》并有相应人员签字确认。
八）、
商检：
1、对于国家法定商检的商品，单证在交货期之前一个星期将商检单证做好交给办证员，并督促办证员将商检及时办好；
2、办证员应了解国家政策、法规及与产品相关的进出口规则，定期宣传与讲解；
3、因公司委托报关行报关，不同的货代有不同的报关行，每个报关行对一些产品的HS编码的认识不尽相同，单证员在做单证时应先咨询相关的报关行，货物的HS编码是否正确；
4、每票货输入商检之前，办证员必须与相关部门或个人确认产品一致性，有必要的情况下，亲临现场指导。
但必须要保证，所报货物与现行的法律法规、出入境检验检疫及产品本身的属性相吻合。
九）、安排拖车及出货：
1、货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。
拖车公司应选择安全可靠、价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。
要给拖车公司传真以下资料：
订仓确认书、船公司、定仓号、拖柜委托书，注明装柜时间、柜型、装货数量、装柜地址、报关行及装船口岸等。
如果有验货公司监装，需专门声明，不能晚到。
并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等；
2、制作《装车资料》交与跟单人员，列明装柜时间、柜型、品名、数量、毛净重、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话；
3、车间负责人在货柜离开工厂后将装货通知交与业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料；
4、业务员须将装货的过程、集装箱号码、封条号码、车牌号码及整个车型拍照。
对特殊订单需留存样品备查，做《装船样封存》记录。
十）、委托报关：
在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。
通常要给报关留出两天时间（船截关前）。
委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量、口岸、船公司、定仓号、柜号、船开截关时间、拖车公司、柜型及数量，本公司的联系人和电话等。
十一）、交单：
1、采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误方可提交银行议付；
2、采用后T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人；
3、如果前T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，需收款后再安排拖柜。
拿到提单后可立即寄正本提单给客人；
4、业务员的书面确认包括：
货款是否收齐、正确的交单地址、递交何种单据等。
单证须将此书面确认存档。
十二）、业务登记：
每单出口业务在完成后要及时在《客户交易记录》上做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询、统计等。
十三）、文件存档：
将登记好的每单业务连同涉及到的相关资料（含邮件记录）与客户档案一起存放在档案柜中备查。
并将档案编号。
十四）、收汇：
1、除前T/T以外的所有付款方式，各业务员必须在规定的时间内将货款收回，并将客户付款的水单打印一份并COPY给内务和财务各一份并做好记录；
2、业务员将货款的收款日期及收款金额填写进《客户交易记录》备注一栏；
十五）、协助客户清关：
货船到目的港前，在确保货款已全部入账后，业务员及单证人员需尽早寄送客户所需清关资料以免发生滞港等相关问题，客户清关过程中若遇到疑难问题，相关业务人员需积极主动协助，以保护客户利益不受损失。
方案指定人：
张庆
2017年4月10日
手机/微信：
13862909013
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