日常费用报销规定10分析知识讲解.docx

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日常费用报销规定10分析知识讲解

榆林市九边名木科技有限公司文件

九边名木[2014]第10号

日常费用报销规定

第一章日常费用报销总体要求

第一条为规范公司员工费用报销行为，保证各项支出的合理性、报销凭据的合规性，特制定本规定。

第二条本规定适用于公司全体员工。

第三条申请人提交的报销申请应包括但不限于以下要点：

（一）支出事项及提供的原始单据必须是真实、完整、有效的。

各类支出的原始单据要求见第二章《有关费用项目报销的具体要求》。

（二）支出事项的部门归属和项目正确。

（三）应在支出事项完成后的十五个工作日内提交报销申请。

第四条费用报销应在发票合规性、预算归属准确性和预算项目及会计科目选择的正确性、金额正确性、摘要撰写合规性及支付方式合规性等六个方面符合公司要求。

要点如下：

发票合规性：

（一）费用报销必须使用合规发票，如发现使用不合规发票进行报销应予退回，拒绝付款。

不合规发票包括非国家/地方税务局监制或行政事业单位监制的票据、发票付款人书写不规范、未加盖出票人发票专用章或财务章、大小写金额不一致、假发票等情况。

（二）原始凭证上标明需附其他票据方可作为报销凭证的，相关单据需完整。

（三）所有报销票据发票背面须由经手人签字，以确保其对费用事项真实性、合理性负责。

（四）报销使用的发票，需是付款人名称为公司全称的发票。

例如：

付款人名称为“榆林市九边名木科技有限公司”（全称）的发票均为合规发票。

以下发票不予报销：

1、无付款人名称的发票。

2、付款人名称为非本公司名称发票。

例如：

付款人名称为“*先生/小姐”、个人姓名、其他公司名称的发票等（机票、定额发票、个人移动通讯费除外）。

3、为保证预算进度统计的准确性，同时为防范税务风险，当年开具的发票，必须在次年一月份报销完毕，不得递延使用。

（五）所有票据必须做到粘贴整齐、平整、金额可见的粘贴到费用粘贴纸上并写清票据张数及金额，票据项目不完整、不规范、不整齐者，财务部有权将票据退回报销人并要求重新粘贴。

（六）发票内容要求填写完整、项目齐全、不允许涂改；

（七）发票应与费用报销申请一并提交，不得后补。

第五条报销及审核要求：

（一）报销票据需先由会计审核发票的真实性与完整性。

（二）预算项目及会计科目选择的正确性：

申请人应根据实际支出的内容选择相应的费用项目。

（三）金额正确性：

报销金额必须符合公司相关规定，如《差旅费用标准》等；或者符合合同及协议约定金额；报销金额不得高于实际取得的发票金额。

（四）摘要撰写合规性：

报销单上部描述栏应简明扼要地填写支出事项，描述应与发票内容基本一致；报销单下部则须就支出事项进行详细描述，不能为空。

（五）支付合规性：

对公支付业务的附件（通常指合同）当事人、发票签章与收款账户名称三者必须一致，如不一致，则必须提供委托收款证明。

如果分公司采购商品或服务，金额超过5000元（含），则必须将货款以转帐方式支付到与发票开具单位名称一致的账户，不得支付现金；如为员工申请预付款，则申请人与领款人必须一致。

第六条部门负责人有义务对支出事项进行审核，部门负责人的审核要点包括：

支出事项的真实性和必要性、报销金额的合理性等。

第七条发票遗失处理。

发票遗失后应向发票开具方申请重新开具发票的申请，如果对方不能重开，则应要求对方提供该发票存根联的复印件，并加盖开具方财务专用章，作为报销的附件。

第八条相关资本支出、费用支出有合同（如房屋租赁、车辆租赁、无形资产购入、大宗商品采购等）的，报销时须附合同原件或复印件备查。

第二章有关费用项目报销的具体要求

第十一条差旅费

定义：

员工因公离开本机构所在地产生的差旅费用，包括提供交通费、住宿费、出差补助等。

报销及审核要求：

（一）员工出差应遵守公司考勤管理制度规定，差旅费报销时需附详细的《公司因公出差审批表》，否则将不予报销；

（二）几个人一起出差的，需要分别开住宿发票，便于出差人单独报销差旅费用；

（三）具体报销标准见《榆林市九边名木科技有限公司员工差旅管理制度》。

第十二条市内交通费。

市内交通费发票应依据明细顺序粘贴，不得相互遮挡，必须能清晰金额。

交通费用需要填制出发地和目的地以及事由。

第十三条业务招待费。

为节约成本而在餐饮招待之前另行购买的小额烟酒，视同餐饮支出；为避免取得虚假或不合规发票，尽量在超市购买；

（一）招待费须详细列明时间、地点、事由、招待对象、陪同人员名单、总人数等，特定情况下可只列示招待日期、地点和我公司陪同人员。

第十四条办公费

定义：

指公司购置的办公文具、电子设备耗材如墨盒、色带、打印纸、复印纸、碳粉、软盘、鼠标等费用；订阅的与工作有关的报刊、杂志、资料费用；其他公杂费如刻制专用图章、清洁用品等。

（一）办公用品

1、管理要求：

办公用品由人力资源部统一采购，每月报销一次。

2、报销及审核要求：

（1）发票内容填写“办公用品”字样的，需附此批次购货清单（加盖售货方印章）；

（2）办公用品领用清单或出入库清单（领用人或管理人签字）；

（3）原则上直接支付到外部对公账户；对于个体工商户，可以支付到对方法人代表个人账户，收款人姓名应与发票领用人或发票专用章人名一致。

（特殊情况特殊对待）

（二）其他杂项，如购买日常清洁用品等。

报销及审核要求：

（1）发票统称“日用品”等内容的，需要附相应购货明细清单；

（2）原则上直接支付到对方法人代表个人账户，收款人必须与发票领用人或发票专用章人名一致，但金额在2000元以内可以直接支付现金。

第十五条低值易耗品

定义：

公司用于办公家具、计算机类设备配件、电器类设备、通讯类设备等低值易耗品；

管理要求：

低值易耗品由人力资源部统一采购。

报销及审核要求：

（一）由会计复核过的报销单（复核印章）

（二）采购审批表、购货清单（加盖购货单位印章）；

（三）提供入库验收单及领用人签字的清单（人力资源部领导签字）；

（四）一次性采购金额较大的，还应提供招标会议纪要、合同、协议等；

（五）需要建立低值易耗品台账，便于加强对实物的管理；

（六）原则上直接支付到外部对公账户；对于个体工商户，可以支付到对方法人代表个人账户，收款人必须与发票领用人或发票专用章人名一致。

第十六条邮电费

定义：

指邮寄公文、信函、物流发生的费用；办公职场固定电话发生的市话费用，包括电话安装费、月租金、市内电话、传真费等；办公职场固定电话发生的长途话费；分公司制度规定可报销移动话费人员发生的移动话费；ADSL宽带等发生的月租费用和初装费等；

管理要求：

以公司名义开设电话及网络；职场换租、变迁、关停时，需及时办理停机手续，避免出现月租费用或滞纳金，未及时办理停机而发生的月租费用及滞纳金等，由相关责任人承担。

（一）网络费

报销及审核要求：

1、如果发票上面没有列明收费项目，要求出具收费明细；

2、如果初次办理的业务，需要附合同、协议等相关资料。

3、原则上直接支付到外部对公账户；对于个体工商户，可以支付到对方法人代表个人账户，收款人必须与发票领用人或发票专用章人名一致。

（二）固定电话费

管理要求：

公司员工不允许频繁使用公司座机打私人电话

报销及审核要求：

1、如果发票上面没有列明收费项目，要求出具收费明细，需要列出或自制市内电话费、长途电话费、其他费用明细等；

2、提供电话费部门分摊清单，区分各部门电话费用金额，便于账务处理；

3、原则上直接支付给电信公司。

（三）邮政费用

管理要求：

机构应该制作和快递底单对应的快递明细单，由人力资源部管理人员确认无误后签字。

报销及审核要求：

1、需提供快递明细单及发票；

2、原则上直接支付到外部对公账户；对于个体工商户，可以支付到对方法人代表个人账户，收款人必须与发票领用人或发票专用章人名一致。

（四）移动电话费用

提供员工本人的移动电话费单，报销金额不得超过单据金额；

第十七条水电费

（一）水费

定义：

指自来水公司提供的管道用水及饮用桶装水，报销时一般由人力资源部统一申请；

报销及审核要求：

1、提供水费发票或费用分割单及供水公司（物业公司也可）的收费通知（若有）；

2、物业公司代收的，可支付给物业公司，要与缴费通知书上的相关信息（账户、金额）一致。

（二）电费

定义：

电力局（供电公司）提供的公共用电，报销时一般由人力资源部统一申请。

报销及审核要求：

1、提供电费发票或费用分割及供电公司（物业公司）的收费通知（若有）；

2、直接支付到电力公司，要与缴费通知书上的相关信息（账户、金额）一致。

注意事项：

1、原则上应有水电费发票，有条件的还应附上当月水表、电表照片，其读数与发票基本相符（因日期因素可能有微小差异）；

2、没有水电费发票的，应有物业公司缴费通知书、水电费大发票复印件（即整幢大楼的水电费统缴发票，且要盖物业的印章）、物业公司收据。

第十八条银行汇兑手续费

定义：

因收付费业务发生的银行转帐结算费用，包括按规定支付给银行的汇兑、结算邮费、电汇费、手续费以及向银行购买专用凭证的费用。

报销及审核要求：

1、银行（银联）收费回单或结算凭据或发票承诺书；

2、原则上必须直接支付到银行（银联）等指定结算账户；对于银行直接扣收的结算费用，可以支付到扣款账户；对于一些个人垫付的小额零星结算费用（如账户管理费），可以支付到个人。

第十九条社会统筹保险费及公积金

定义：

分公司为员工缴纳的养老、医疗、失业、工伤、生育社会统筹保险及住房公积金。

管理要求：

以部门为单位出具数据，并按照核定数据进行款项缴纳。

报销及审核要求：

1、员工社保缴费清单（人力资源部门确认）；

2、原则上直接支付到外部对公账户（社保部门、公积金管理部门、托管部门）。

第二十条固定资产、无形资产、在建工程采购

定义：

公司采购各类固定资产、无形资产发生的资金支出。

报销及审核要求：

1、报销时必须附固定资产、无形资产采购合同、协议、清单等相关审批资料；

2、一次性采购金额较大的，还应提供招标会议纪要；

3、固定资产、无形资产、在建工程需要设立台账，便于管理；

4、原则上直接支付到外部对公账户；已签订采购合同、协议的，必须严格按照合同、协议中的银行收款账户信息支付。

第二十一条车辆使用费

定义：

公司公务车发生的燃油费、路桥费、停车费、车辆修理等费用。

报销及审核要求：

1、有条件的原则上采取统一购置汽油，并以购买油卡方式管理，转账方式支付，报销时必须附加加油站提供的清单；

2、公务用车每月日常费用（包括燃油费、路桥费、停车费）必须按标准由人力资源部统一管控，报销时注明车牌号，每次由车辆使用人及车辆管理员登记“车辆使用费台账”；

3、公司车辆修理费用原则上以转账方式结算，费用报销时必须附加修理清单定点维修。

第二十二条会议费

定义：

公司召开的各种会议以及参加外部单位组织的各种会议。

报销及审核要求：

1、需要有会议通知，会议通知应包含会议时间、地点、参会人员、会议内容、议程安排等；

2、参加会议人员名单签到簿复印件；

3、会议发票如果是按照费用使用用途和性质单独开具的，同时需要在费用报销单据中单独填列。

第二十三条培训费

定义：

公司组织的各种培训以及参加外部单位组织的各种培训。

报销及审核要求：

1、需要有培训通知，培训通知应包含培训时间、地点、参会人员、培训内容等；

2、参加培训人员名单签到簿复印件；

第二十四条广告宣传费

定义：

公司通过各种媒体所做的宣传广告以及为进行公司宣传所花费的各种费用。

报销及审核要求：

广告业专用发票或当地税务机关认可的广告业务发票、合同复印件，广告发布后的验收单，广告发布的图文资料，其他与广告相关的必要资料。

第二十五条租赁费

定义：

公司所发生的办公职场、汽车等租金。

报销及审核要求：

租赁专用发票或当地税务机关认可的租赁发票、合同