现代秘书工作效率Word文档下载推荐.docx

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只有工作效率高的秘书人员,才具备现代秘书的素质与水平。

　　一、提高现代秘书工作效率的重要性与紧迫性

　　“效率出奇迹,时间变白金。

于今非往昔,稍失则徒贫。

”各级各单位办公室作为处理日常事务的机构和参谋决策的智囊团,同样遇到了新的机遇和挑战,对秘书人员提出了新的、更高的要求,时代呼唤秘书人员高效率地开展工作。

（一）提高现代秘书工作效率是实践“三个代表”的需要

　　“三个代表”重要思想,是我们党的立党之本、执政之基、力量之源,是在马列主义、毛泽东思想、邓小平理论基础上的理论创新。

各级各单位办公室的秘书人员应以“三个代表”重要思想为指针,与时俱进,扎实高效开展工作,加快各项工作的运转速度,同时间赛跑,为生产力的发展营造一个宽松的环境,为社会文化的进步铺就阳光大道,为人民群众排忧解难。

（二）提高现代秘书工作效率是适应电子信息社会的需要

　　电子信息社会主要体现在一个“快”字,在工作上就体现为高效率。

无论是政府还是企业,信息的捕捉、分类、提炼和报送都要求“快速、准确”。

时效性是信息的生命,只有快捷地运用信息,才能很好地发挥信息的作用,“昨日黄花”类的信息,只配扔进垃圾箱。

作为一名现代秘书人员,要学会充分运用现代电子网络技术,快速、高效、准确处理信息,为领导决策及时提供服务,帮助领导抓住决策的主动权。

在科技高速发展的当今社会,战争已成为信息战、电子战,各行各业间的竞争,也由过去单纯的权力、财力竞争,演变为主要以信息为主的竞争。

秘书人员只有掌握精湛的电子网络技术和相关的知识,保证很高的工作效率,才能在“信息战”、“电子战”中百战百胜,成为“不倒翁”。

　　（三）提高现代秘书工作效率是加入WTO后的客观需要

　　自从我国加入WTO后,秘书人员的工作效率问题越来越引起各级各单位的高度重视。

过去我们的政治、经济活动主要是在国内,加入WTO后形势发生急剧变化,我国的政治、法律、经济上的许多方面必须融入世界,服从WTO。

过去各单位面对的问题和压力绝大部分来自国内,现在则不同了,许多的问题和压力从国外涌进来,秘书人员首当其冲地遇到前所未有的困惑。

消除这些困惑的唯一办法,就是秘书人员不断增强本领,站在全球全社会的高度并从长远的角度观察和分析问题,提高工作效率,更好地服务单位领导。

　　（四）提高现代秘书工作效率是实现社会主义现代化和民族复兴的需要

　　实现社会主义现代化和民族复兴,关键在于提高效率。

没有高效率,就没有高度发达的政治、经济和文化,就不可能实现社会主义现代化和民族的伟大复兴。

各级各单位的秘书人员,虽然不直接从事政治、经济和文化等领域的决策,也不在落实贯彻决策的第一线,但他们在决策前发挥参谋职能,在落实中担当督促重任,在活动后充当总结员,具有不可替代的重大作用,其工作效率的高低,直接影响到政治、经济和文化等各个领域的发展。

　　二、高效率呼唤高素质的多才型现代秘书人才

　　“文书事务杂繁多,大小活儿任斟酌。

笔落虽难惊万众,才出但愿响千锣。

”现代社会客观上要求秘书人员高效率地开展工作,这就在客观上要求秘书人员具有很高的综合素质,是多能型的“通才”。

社会发展到今天,秘书不再是过去的“书办”、“师爷”,其工作也不再是过去那种简简单单的“抄抄写写”、“传传达达”。

现代秘书应具有政治家的眼光、理论家的睿智、心理学家的智慧、新闻记者的敏感、电脑专家的技能、语言学家的文字根底、历史学家的博大精深,是一种多能型的新人才。

具体来说,现代秘书应具有7种基本素质和5种智能素质:

（一）基本素质

　　秘书人员是各级各单位一支特殊的、极为重要的力量,他们工作的好坏,直接关系到单位和领导的办事效率、公众形象和潜在能量的发挥。

因此,各国各时代的各个行业,都十分重视秘书人员。

秘书工作的重要性、复杂性、繁重性,决定秘书人员必须具有很强的“基本功”,具备多方面的基本素质,达到“七好”:

　　1、政治素质好。

无论是党政机关、事业单位还是企业单位,其秘书人员首先应具备较高的政治素质。

各级各单位应把政治素质作为选拔秘书人员的第一标准。

只有政治素质好的同志,才能遵纪守法、爱岗敬业、讲求奉献。

在某些特殊的行业,如果没有很高的政治素质,那是万万不能担任秘书重任的。

在深入改革、扩大开放,加入WTO的当今时代,秘书人员的政治素质显得尤其重要。

　　2、心理素质好。

秘书人员的工作是“大杂烩”,繁、杂、多是秘书工作的典型特征。

工作的特殊性,决定秘书人员应具有“五心”,即:

有忍心、耐心、细心、爱心和诚心。

秘书人员既要向领导负责,又要向同事、群众负责,同时在大是大非面前还要置党纪国法于首位。

在这样复杂的环境里,首先就要有忍心,工作重,要忍;

领导批评指责,要忍;

同事、群众过激的言词,同样要忍。

秘书人员待人处事还要有耐心、细心、爱心和诚心。

　　3、身体素质好。

繁重的工作任务,要求秘书人员具有强壮的体魄,能够承受工作压力。

由于秘书人员常年守在办公室,缺乏体育锻炼,所以秘书人员要利用空余时间锻炼身体,比如晨练、傍晚散步等,就是在8小时工作时间内,也要善于“钻空子”,忙着偷闲搞锻炼,很好地把工作与锻炼结合起来。

　　4、文字根底好。

秘书工作虽然已不再是单纯的“写写划划”,但“摇笔杆子”绝对是秘书人员一项极为重要、第一位的重要任务。

无论是起草文件、报告,还是审阅、校核,都要求秘书人员具有很强的文字根底。

一名称职的秘书人员,应不但能够起草文件、报告,还要会修改、斧正别人起草的文件、报告;

一名优秀的秘书人员,应有把呆板的文件、报告写精、写简、写活的本领。

在确保文件、报告符合体例、没有错别字和语病、结构内容达到要求的同时,应追求简短、精湛、灵活,彻底解决人们所厌恶且浪费资源、耗费领导精力的“文山”问题。

　　5、理论根底好。

各级各单位的秘书人员,在出色完成大量日常工作任务的同时,要广泛开展调研,结合单位的实际情况写一些调研报告和理论性文章,以供有关领导决策。

秘书人员应具有超前性,用一些理论观点来观察、分析和解决问题,增强文章的感染力和说服力。

这些,没有较强的理论根底是万万做不到的。

　　6、历史根底好。

历来有“博古通今”的说法,文章与历史有着密不可分的联系,特别是党政群机关的秘书人员,在历史方面的要求更高。

随着我国加入WTO,秘书人员不但要掌握本国的历史,而且还要懂得外国的历史。

有的问题,只有站在历史的角度去观察、分析,才能得到正确的答案。

对古今中外历史一窍不通或知之甚少的秘书人员,不能说是一个好的秘书人员,甚至连一个称职的秘书人员也谈不上。

　　7、法律根底好。

秘书人员身居为领导参谋服务的特殊岗位,所开展的工作,所提供的参谋服务,都应以法律为准绳,符合法律。

如果秘书人员起草的文件、报告和为领导提供的参谋服务违背法律,则会闹出笑话,甚或惹来官司。

在我国加入WTO后,对秘书人员的法律要求更高,无论是行政事业单位秘书人员还是企业单位秘书人员,都应抓紧学习国际和国内的法律,努力提高自身法律水平。

（二）智能素质

　　现代秘书人员除应具有以上的7种基本素质以外,还应具有一定的、能适应当今形势的智能素质,主要是达到“五强”:

　　1、综合协调能力强。

综合协调能力是秘书人员一项极为重要的素质,在开放型的当今世界,该职能显得尤为重要。

一般来说,办公室秘书人员承担着如下几项协调任务:

一是协调同上级单位及其领导的关系。

协调的方式主要是热情接待、诚恳答复,使上级单位及领导满意。

二是协调本单位领导间的关系。

领导间由于工作观点不同或因其他原因,很可能存在一定的分歧。

作为办公室秘书人员,要以大局为重,从实际出发,从严约束自己,注意采取有效的方式和方法从中斡旋,利用有利的机会化解领导间的意见与分歧。

三是协调本单位内设各部门间的关系。

四是协调本单位下设各单位间的关系。

　　2、调研参谋能力强。

办公室是一个综合参谋部门,秘书人员是领导的办事员、参谋员、服务员。

参谋是各级各单位秘书人员一项重要的职责。

秘书人员与上下左右单位的联系比较密切,接触的人和事比较多,捕捉信息比较多、比较快。

在这些方面,领导具有一定的局限性,秘书人员应当充分发挥自己在这些方面的优势,尽最大的努力深入基层搞调研,把重要的情况真实、及时地向领导报告,供领导决策。

在为领导提供参谋服务时,秘书人员一定要用马克思主义的立场、观点来观察和分析问题,不能“管中窥豹”、哗众取庞,更不能人云亦云。

同时,要注意领导的工作繁忙程度和心情状况,把握最佳的参谋时间,力争取得最好的参谋效果。

　　3、电脑操作能力强。

随着电脑的

　　越来越普及,电脑已成为必不可少的办公用具。

办公自动化已引起各级各单位的高度重视,系统间逐渐向电子网络发展。

秘书人员为提高办事效率,应掌握基本的电脑操作知识、故障诊断及维修知识、程序设计知识和安装升级知识。

在电脑操作方面,应重点掌握Windows、Wps和Internet的有关知识。

值得注意的是,电子技术发展速度迅猛,更新换代极快,秘书人员应加强对新技术的学习,经常更换电脑软件,使自己的电脑技术始终处在技术的前沿阵地。

学历史可以吃“剩饭”,因为历史是不变的,是固定了的,而学电子技术则是万万不能抱着一碗“剩饭”不放的,否则就跟不上新的形势,影响工作效率,甚至逐渐被新的技术所淘汰。

　　4、新闻敏感能力强。

秘书人员应善于观察、分析和接受新鲜事物,只有这样才能及时掌握事物的发展变化,预计发展变化趋势,为领导的决策提供服务。

如果秘书人员对事物的变化缺乏敏感性,麻木不仁、熟视无睹,则会失去许许多多有价值的信息,失去许许多多的发展进步机遇。

一条有价值的信息,往往可以使一个企业起死回生,可以使一方百姓脱贫致富,可以使单位把握工作的主动权。

秘书人员应具有极强的敏感性,抓住一切有价值的信息,并学会用新闻的角度分析、提炼信息。

　　5、外语阅读表达能力强。

我国加入WTO后,涉外公务活动频繁,例如政府机关招商引资,企业单位开展涉外业务等都必须跟外籍人员打交道,要求单位秘书人员掌握一定的外语。

因当今世界英语普及度比较高,掌握英语知识就显得尤其重要。

经常同国外打交道的单位,对秘书人员掌握英语知识的程度比较高,要做到能够熟练地用英语起草文件、合同,能够娴熟地用英语进行交谈。

作为现代秘书人员,就是单位不经常同外国发生业务往来,也应掌握一定英语知识,达到能够读懂英语文章,掌握国外发展动态的程度。

　　三、提高现代秘书工作效率的有效途径

　　“效率提高凭制度,从严贯彻显神通。

坚持不懈常抓好,长久方得见效能。

”提高现代秘书工作效率是一项任务重、时间长的工作。

提高现代秘书