4.1会议管理A.0Word文档格式.doc
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二、範圍
本公司之各項會議均適用之。
三、定義
無
流
程
圖
N
A
Y
會前準備
通知
公佈實施
審核
計劃/修訂
會議需求
記錄存查
確認
記錄/修正
分發辦理
會議召開
第2頁共5頁
四、權責
單位
五、作業流程
六、作業內容
Who，When，Where，Howtodo，What
七、參考文件
八、應用表單
No
流程
總經理室
1
6.1會議需求
6.1.1定期召開之例行會議
6.1.1.1依ISO規定之管理審查會議。
6.1.1.2營業目標未達成時。
6.1.1.3執行專案時，跨部門之工作協調與溝通；
專案完成時。
6.1.2不定期召開之工作會議不列入計劃中。
總務人事組
2
6.2計劃/修訂
6.2.1總務人事組主管於每年十二月彙集董事長、總經理、各部門主管與管
理代表下一年度預定召開之各項會議內容，如日期、時間、地點、與
會人員與會議主題等相關資料，排定〝年度會議計劃表〞（MS-G4-0106）
如附件1，呈總經理審核。
6.2.2總務人事組主管依總經理裁示，進行計劃之修訂。
年度會議計劃表
（MS-G4-0106）
總經理
3
6.3審核
6.3.1總經理依年度政策之需求及掌控工作進度之需求，審核〝年度會議計
劃表〞（MS-G4-0106）如附件1，若核可，進入流程4，進行公佈實施
作業若未核可，則回到流程2，進行計劃修訂作業。
4
6.4公佈實施
6.4.1總務人事組主管依【文件與資料管制程序書】
（MS-M2-0501）之相關規
定將〝年度會議計劃表〞（MS-G4-0106）如附件1辦理公告，並其分發
給董事長、總經理、各部門主管、各單位主管與管理代表，由各會議
召集人據以召開會議。
文件與資料管制
程序書
（MS-M2-0501）
第3頁共5頁
相關單位
5
6.5通知
6.5.1各會議召集人依各會議所需之前置時間，以電子郵件、傳真或親自送
交方式，分發〝會議通知單〞（MS-M4-0108）如附件2給各會議之與會
人員，若有變更則另行以電話通知，若為每週召開一次之會議，由各
會議召集人直接通知各會議之與會人員，不需分發〝會議通知單〞
（MS-M4-0108）如附件2。
6.5.2不定期召開之會議，各會議召集人決定會議之日期、時間與地點前，
應避開固定會議召開之日期、時間與地點，若需使用總公司二樓會議
室，須先聯絡總務人事組事務員，確認可以使用後，依本作業內容
6.5.1之相關規定，通知各會議之與會人員。
會議通知單
（MS-M4-0108）
6
6.6會前準備
6.6.1各會議召集人於召開會議前，依〝會前準備清單〞（MS-M4-0111）如附
件3，進行各項會前準備事宜，各與會人員依職務所需或主管指派，
準備會議所需之資料與文件。
會前準備清單
（MS-M4-0111）
7
6.7會議召開
6.7.1各與會人員於會議召開時間，準時與會，主席依會議程序依序進行。
6.7.1.1會議程序：
A主席宣佈會議開始
B主席致詞
C上次會議決議事項檢討報告
D討論事項
第4頁共5頁
E臨時動議
F結論
G散會
6.7.1.2注意事項
A各與會人員應於會議開始前10分鐘完成簽到。
B各與會人員若因故可能遲到，應於會議開始前與各會議召集人聯
絡報備，未報備者依公司差勤之相關規定論處；
若因故無法與會
時，應於會議開始向各會議召集人請假，若未經准假而無故不到
者，依曠職論處。
C若未事先指派記錄人員，主席於會前指派。
D主席應注意議程進行之掌控，把握時效並使議事功能確實發揮。
E會議決議事項由各會議主席負責追蹤管制。
8
6.8記錄
6.8.1會議記錄人員應於會後三個工作天內，完成會議記錄（包含繕寫、打字
與校稿），呈該會議主席進行審核，會議記錄表格式樣詳見〝會議記錄
首頁〞（MS-M4-0109）如附件4與〝會議記錄內頁〞（MS-M4-0110）如附
件5。
6.8.2會議記錄人員依各會議主席提示，修正遺漏或誤差內容。
會議記錄首頁
（MS-M4-0109）
會議記錄內頁
（MS-M4-0110）
9
6.9審核
6.9.1各會議主席依會議內容審核會議記錄是否有遺漏或誤差，若無，進入
流程10，進行分發辦理作業，若有，則回到流程8，進行修正作業。
第5頁共5頁
10
分發、辦理
6.10分發、辦理
6.10.1總務人事組事務員依【文件與資料管制程序書】
（MS-M2-0501）之相關
規定，進行會議記錄之分發。
6.10.2相關單位依會議決議事項執行，由各會議主席負責跟催。
11
6.11確認
6.11.1各會議主席確認各會議決議事項之執行結果，並作成報告於下次會
議中，提出檢討。
12
6.12記錄存查
6.12.1相關單位主管與總務人事組主管依【品質記錄管制程序書】
（MS-M2-
1601）之相關規定，彙集所有相關之表單記錄並妥善保存。
品質記錄管制程
序書
（MS-M2-1601）
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