办公室管理20个案例Word文档格式.docx

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C．秘书不仅没有退下去打印，反而前进了一步，提出忠告：

“经理，请您冷静一点！

给对方

次重新决策的机会；

作为公司领导，经理有自己思考问题的角度和方式，他必须权衡与各方关系的利益；

总之，作为经理的秘书，在没有弄明白经理的真实感情之前，你即不是政策的制定者，也不是最后的决策人。

案例二

秘书A小姐与它男朋友B供职于同一家公司，他们两个准备在第二年春暖花开的时节结婚，但他们的关系至今公司内部无人知晓，不过他们准备在年底在公司公开关系。

但是这个时候，A小姐在出席公司的董事会讨论人事问题时，听到会议内容：

最近海南的C病的很厉害，那边的经理申请总公司立刻派人接替C的工作，因为董事会考虑到B还没有结婚，决定派B在月底前立刻赴海南接任C的职务。

按照公司惯例，职员到外地复职，时间最短一年，而且期间不得回家探亲。

请问A小姐是否应该把董事会上听到消息透漏给它的男朋友B先生呢？

因为不仅明年的婚期有可能耽误，而且即使结婚也得忍受两地分居的煎熬。

分析及要点：

答案当然是不能泄露给B先生。

原因是人事问题对于一般职员来说，是一个非常敏感的话题，B先生属于一般职员，A小姐属于高级秘书，对于秘书最基本的素质是坚守秘书职责（责任感、可靠性、忠于职守），秘书最基本的素质不应该仅仅表现在口头上，更重要的是在实践中去实践，在关键时刻能坚守。

案例三

秘书A曾经于数周前多次向其上司转达P先生打来的电话，但每次得到的回答都是：

“这事我不好出面，请转给营业部主管。

”于是当本周P先生再次打来电话时，秘书A直接把电话转给了营业部主管。

但事后，秘书却被上司叫去，询问有关P先生的事情，当时上司怒气冲冲的问到：

“P先生没有给我打过电话过来吗？

请问你该怎么处理这个问题？

首先虽然对上司的出尔反尔感到非常气愤，但出于对自身秘书工作性质的把握，也应该向上司抱歉，首先把责任承担下来；

待上司平静以后再向上司解释：

“如果每次都向您请示就好了，请原谅”，上司自然会从你的话语中明白你的意思，这种回答即避免上司的尴尬，也提醒了上司，要分清责任，你尽到了秘书职责，不卑不亢！

这种回答方式也会另上司愉快的！

案例四

假设你是公司一名重要合伙人的秘书，这名合伙人的职责是吸收新职员；

与其他合作者商量特别任命。

一位新来的打字员告诉你，它似乎感觉到别人已经知道她的很多个人情况，并在背后议论它，请考虑这种情况是如何造成的？

怎么样才能避免？

这种情况说明公司的内部人员有人泄密，作为主管人力资源主管的秘书，你的职责是在事情已经发生的饿情况下，首先应该立刻向上司汇报；

其次，立刻找到打字员当事人，向他直接渗透有关上司对他的工作非常满意，正在考虑安排其它工作的可能性，但正在考察之中，消除他的顾虑；

为避免事态扩大，应立刻提醒上司召开高层碰头会议，把情况通报，并在会议上作出相应补救措施；

加强内部会议保密安排，制定更安全的保障条例。

案例五

公司最近有一些应该保密的消息泄露给了几个没有得到授权的员工那里，公司总裁对这件事情很关注，你作为秘书应该怎处理这件事？

采取什么样的措施保证此类事情不在以后发生？

略

案例六

某日，秘书正在办公室里为一个会议拟通知，刚打了一行字，商场部王先生向他走来：

“陈小姐，麻烦你，我想领一些文具”，于是陈小姐放下手中的活去和王先生去领文具，在返回的路上，上司张先生告诉她，要她立刻购买明天去上海的飞机票，把文具叫给王先生后，它立刻给航空公司打电话订购了去上海的飞机票，刚放下电话，就接到一份传真，后天某领导要到公司来考察，要进行一些必要的准备工作。

直到下班时间到了，看看那个才打了一行的通知，秘书陈小姐感到很累又没有成就感。

请问，陈小姐的为什么有这种感觉，她的工作方式有问题吗？

作好计划和掌握优先顺序的处理方法。

案例七

公司的会议总是很多，请问是否有必要召开会议？

是否有其他更好或者更简易的方式来实现既定目标？

作为秘书你应该怎么去作？

①召开会议要花费成本，可以先简单计算一下会议成本，看是否有必要召开会议。

还可以看目前的问题是否会使工作陷入停顿或产生突破性进展；

本管理层都无权或难以决定某些问题；

事情比较紧急，有关人员已经来不及采取分头商议的办法；

只有会议的形式才能产生一项决定或一项管理办法；

会议是让有关人员了解情况的最简单方式。

②如果不开会，可以采取棉谈、打电话或发文件等形式。

案例八

作为秘书，不仅仅是做些幕后工作，也会有走到前台发言的机会，这时候秘书在公开场合发言应该注意哪些问题？

①为你的演讲准备充分的事实确凿的材料以及考虑观众所能提问的问题答案。

②预先要把演讲内容彻底考虑，思路清晰，建议提前作好发言卡片提示。

③可以事先练习发言，身体语言以及手势等都可以提前考虑成熟。

④发言时要自信，保持平稳的姿态和愉快的饿表情，要泰然自若，和观众作必要的目光交流。

⑤使用简单、明了、易懂的饿语言，避免艰涩生僻。

⑥提前测定发言时间，控制发言在一个许可的时间范围内。

⑥用规范的语言和抑扬顿挫的声调，突出你的声音特点。

⑦控制讲话速度。

⑧演讲中关键的地方要有所停顿，给观众以考虑的空间。

⑨在系统陈述前，应该为整篇发言构思总体结构。

案例九

黄秘书凭直觉已经感觉到对方只是个广告推销员，但既然说与李总有约也不好点破他的造访目的，接过名片一看，果然是某家杂志广告部的业务经理，遇到这种情况，秘书该怎么处理？

①热情友好的招待。

②询问对方是否与上司有约。

③以上司有会或没有时间为由搪塞推脱掉来客。

④如果对方执意要见上司，可以直接向上司请示，如果得到回答“不见”，可以委婉地把另外一家公司推荐给对方，并向对方索取名片，表示会将名片转交上司，并在适当时候与对方相约。

⑤待对方走后，立刻给推荐公司打电话，具体告之个人情况，作好应付工作。

案例十

卫先生是公司的一位重要客户，他在来访之前已经和上司有过约会，但是上司因为紧急情况突然出去了，遇到这种情况，秘书应该怎么处理？

②解释上司不在的原因，并诚恳致歉。

③如果上司不能马上回来，请他稍等片刻，在等候过程中，招待饮料并送上报纸或期刊杂志。

④如果上司暂时不能回来，与他再预约一个会面时间。

⑤上司回来后，立即报告；

如果有必要，让上司与他直接联系。

案例十一

皇朝贸易公司总经理办公室的秘书是李丽，她聪明能干，在公司深受重用。

她经常与罗浪斯公司的总经理秘书陈珍妮在一起游玩。

两家都进行皮革进出口贸易。

虽然两人的性格完全不一样，李丽热情开朗，乐于助人，陈珍妮温柔沉静，内向含蓄，两人几乎是无话不谈的好朋友。

在一次闲聊时，陈珍妮说最近的心情不太好，因为公司生意一直不佳，总经理急得茶饭不思，并且常常把气出在她的身上。

李丽说：

“你也不要太在意，我们做秘书的要自己调节心情。

我们公司的成绩倒不错，我们经理在今天上午就签定了一个合作意向书，有上千万元。

如果这笔生意做成，可以赚进一百多万元。

我没法告诉你详细情况。

但这次谈判确实非常顺利。

”李丽一边说，一边沉浸在谈判成功的喜悦之中。

过了几天，李丽跟随总经理去白天鹅宾馆与德国某贸易代表团签定正式合同时，超过了约定时间，还不见代表团的影子。

后来德国某公司长驻中圉的代表打来电话说：

“代表团已与昨天回国，就在昨天上午与贵市的罗浪斯公司签定了购货合同，价格低于贵公司百分之十。

皇朝贸易公司上下都非常沮丧，李丽更是懊恼无比，她想没有提醒总经理及时采取快速行动，也责怪自己没有时时注意德国代表团的动向。

令她百思不得其解的：

罗浪斯公司是怎样获取德国代表团的情报的？

他们是如何抢走生意的？

问题：

（1）罗浪斯公司是怎样获得德国代表团的购货合同的？

（2）秘书与亲朋好友谈话或闲聊时，是否可以不分场合、不分对象畅所欲言？

（3）企业的机密有哪些？

（4）秘书在日常工作中应该怎样做好保密正作？

（1）李丽在谈话中无意透露出的信息,给罗浪斯公司的陈珍妮抓住了机会,得到了这

笔生意

（2）即使是最好的朋友,也不可不分情况畅所欲言,何况是竞争对手,这是文秘人员的基本

职业道德

（3）企业的机密包括公司的生产流程,工艺技术,组织人事,资金运作,客户资料,流通渠道

等.上司正在考虑,讨论而未作定论,未公开宣布的内容.上司的隐私,疾病和公司内发生的

事故,人事争端,内部失窃,经济纠纷等

（4）应做到不该说的不说,不该听的不听,不该记录的不记录,机密内容用专用记录本记并

妥善保管,机密文件严密保管,自己的电脑设置密码等。

案例十二

文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后，又遇到了负张副经理，小曹又向他作了请示，结果两位领导的意见很不一致，小曹无所适从，两位领导也因此矛盾加深。

孙认为小曹与张关系亲近些务是他引介的，小曹应先同他通气。

支持过张，认为小曹有意与他作对；

而张认为此业请你分析小曹这样做对不对？

错在哪里？

面对这种情况小曹应该怎么办？

（１）小曹犯了多头请示的错误。

遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示了，就应按孙的意见办，不应多头请示；

（５分）　　　　

（２）在工作中不应过分亲近或疏远某领导，以至落到尴尬的境地；

（３分）　　　　

（３）两位领导都作了指示，如果张通情达理，小曹应向他说明只能按职权分工办事，求得谅解后，按孙的意见办；

（４分）　　　　

（４）如果不能求得谅解时，小曹应向两位领导分别自我检讨，再建议两位商议一个方法遵照执行；

（５）如果矛盾不能统一，应向总经理请示，遵照总经理的意见办，并请他对孙或张作解释。

这时文员执行主要决策人的意见。

（４分）

案例十三

某公司经理收到一封措辞无礼的信，是由某个与公司交往较深的代理商写来的。

经理怒气冲冲地把文员李小姐叫来，要她写封回信，与这位代理商断绝一切交易和关系，并命令李小姐立即将信打印寄出。

李小姐可以有以下做法，哪一种做法做妥当，为什么？

（1）按照经理指示立即回到自己的办公室，将信打印寄走了。

（2）写完了信，想到自己是经理的助手，有责任提醒经理，为了公司利益得罪了经理也值得。

于是对经理说：

“经理，这封信不能发，把它撕掉算了！

（3）没有马上去写信，而是向经理提出忠告：

与对方断绝关系会产生什么后果呢？

在这件事情上，我们难道就没有应该反省的地方吗？

（4）当天快下班时，将打印好的信递给已经心平气和的经理：

“经理，可以将这信寄走吗？

案例十四

⑥提前测定发言时间，控制发言在一个许可的时间