公函写作的技术及艺术兼谈提升公函写作能力的几个关键.docx

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公函写作的技术及艺术兼谈提升公函写作能力的几个关键

公函写作的技术与艺术——兼谈提升公函写作能力的几个关键要素（下）

张学栋

中国行政治理学会副秘书长

全国县级行政治理研究分会副理事长兼秘书长

九三学社中央委员

列位学员，上半部份咱们讲了公函的概述、公函的写作属性、公函的大体功和一样的技术和公函写作的五个“台阶”、公函处置的一些技术，包括公函写作的硬功夫的培育。

下半部份咱们要紧讲两个方面，一个是公函的表达艺术实际是公函的科学表达和艺术表达。

再讲讲提升公函写作能力的一些关键因素。

最后咱们讲讲公函处置中一些常见的毛病、问题如何把握、克服，如何抓住这些毛病问题加以改良。

最后咱们再讲讲公函歌。

一、公函的表达艺术

下面我开始讲公函的表达艺术。

公函的表达艺术总的要求是庄重典雅、含蓄明快、节拍鲜明、浓缩精粹。

而恰恰一份完整的公函是由文头、庄重严谨，又称版头，位于公函第一页的上端，约占页面的1/3。

这是一个公函大体功的显现，若是没有问头如此的公函是残缺的，就好象是没有脑袋一样。

文头后有一条红线距离。

文头必备的项目有四个：

发文机关、发文字号、发文的份数和签发人。

所谓发文的份数是统一文稿印出假设干份的时候，每一份公函的编号简称份号，用阿拉伯数字不得少于两位数，比如01，份号应标注在公函左上角的第一格顶格，签发人标在发文文号的右边。

第二个内文，内文有三个要求：

简明、完整、准确。

一、题目。

一样由“发文机关＋关于＋事由＋文种”组成。

除书名号外不能有标点符号。

如《××省人民政府关于任免×××等工作人员职务的通知》。

二、主送机关。

公函的收文机关和送达机关，它负责对文件的办理。

必需标在题目之下，顶格，用冒号启下。

请示、报告只能一个主送机关。

上级机关下发的文件，如收文机关为同一类型，可利用统称。

如“各院校”、“各省、自治区、直辖市人民政府”。

直接面向基层和广大群众的普发性文件，那么没必要标出主送机关。

3、正文。

一样包括提出问题、分析问题、解决问题三部份。

公函中的年份、具有统计意义的数字用阿拉伯数字，书写时不能转行。

层次的标识法为：

第一层：

一二三四……第二层：

（一）

（二）（三）（四）……第三层：

.４.……第四层：

（１）（２）（３）（４）……

4、附件。

附属于正文的文件或材料。

标注在正文以后。

标法如：

附件：

１．××××××××××

２．××××××××××

３．××××××××××

五、署印，即加盖发文机关的印章。

应盖在正文的右下角，上不压正文，下要骑年月。

六、成文时刻。

指公函开始生效的时刻。

要用方块汉字写明全称。

第三，文尾，要求是清楚、全面。

附注：

指对公函的发放范围和利历时应注意的事项的说明。

如“此件发至省部级”、“此件发至县团级”、“此件可见报”。

主题辞：

采纳标准化的词语对公函的内容和归属类别的归纳，它便于对公函的阅读和检索、查询。

标注方式：

依照主题辞的含义由大到小，先标出反映公函内容的（词），再标出公函利用种类的词。

应置于文尾抄送机关之上。

一样2~7个。

抄送机关：

有些机关不是公函的主办单位，对公函不负责，但需了解公函的内容，以便于工作中沟通和和谐，用抄送。

发机关和日期：

引发机关不是指公函的发文机关，而是指文件的印刷主管部门，一般是指机关的办公室和文秘部门。

印发日期以公函付印的时刻为准，它与公函的生效日期是不同的，用阿拉伯数字书写。

印发机关和日期只能占一行。

这些都是艺术技术，可是这些艺术技术是不能变的，是必需心细的、周密的，依照规那么和要求来做的。

二、提升公函写作能力的几个关键要素

下面咱们再谈谈升公函写作能力的几个关键的要素。

不同的公函类型有不同的要求，相同的公函类型有特殊的注意的事项。

公函写作的要求很高，具有其它文体所没有的权威性，有法定的制作权限和确信的读者，有特定的行文格式，并有行文规那么和办理方法尤其是要求起草者具有工作实践的基础，知道工作中许多微妙的关节，而在具体起草中要有较好的语言表述能力。

公函语言总的要求是庄重、平实、归纳、精练。

公函语言功夫的核心是选词。

选词必然要依照所反映的客观实际需要；符合明晰、确切、精练的标准；要依照具体的语言环境，为幸免上下文重复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。

多用书面语和文书用语，少用形象和刻画性词语和口语，不用方言土语。

需要专门提出公函结构用语。

一是开头用语，用来表示行文目的、依据、缘故，伴随情形等。

如：

为（了）、关于、由于、关于、依照、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。

二是结尾用语。

如：

为要（荷、盼）、是荷、特此通知（报告、函告）等。

三是过渡用语。

如为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。

四是经办用语。

如：

经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。

五是称呼用语。

有第一人称：

我、本；第二人称：

你、贵；第三人称：

该。

等等。

公函主文结构，是指除公函格式（外部组织形式即文头、主文和文尾及其各项设置）之外的公函核心部份。

这一部份的写作，是公函写作的难点。

题目：

一、标准式。

三部份，即：

发文机关＋事由＋文种；用于重要、庄重的公事。

二、灵活式。

二部份：

一是发文机关＋文种、二是事由＋文种、三是“转发+始发机关及原通知题目”；一部份：

只有文种。

常是不大重要的公事，带周知性。

带发文机关的题目下面如写发文时刻，那么须用括号，公事须是重大的、庄重的。

文后不写落款及时刻。

正文主送机关（面向机关全部人员或社会群体的，公事是周知的、重大的，能够不写；注意工作实际中组织关系）

公函的用语要求庄重、平实、归纳，如此，有了准确的选词和精准明晰的表达，在特定的环境下用特定的语言，给特定的阅读对象，用书面的语言、少用形象的语言表达出来，这需要平常的凝练、修炼和精炼。

在凝练、修炼、精炼的进程中，形成公函写作的大体能力和大体要素。

三、公函写作中常见的问题

（一）公函题目常见病例分析

下面，我再与大伙儿分享一下公函写作中常见的一些问题，也确实是在公函处置中、公函写作中常见的一些毛病，有这么几个部份：

一、题目常见的毛病。

题目是行政公函的重要组成部份，它要求主旨鲜明、重点突出、文字简练、格式标准，是拟写案卷题目和编制档案检索工具的唯一依据。

据此，须精心制作。

可是，有相当一部份公函题目存在病句，最多见的有两大类：

一类是语句不合语法标准，二是请示、函、报告三者混淆利用。

结合具体病例做一些分析的话，比如什么什么部、什么什么部优先提高有突出奉献的中青年科学技术治理专家生活待遇的通知。

例1的介词“关于”应用未用。

以题目中四个机关联合发文，其办公用意应是面向全国各单位的，但也可明白得为只是面向本系统，易产生歧义，其缘故是在于发文机关与理由之间缺少了介词，应加以补上。

例二，***高校关于进一步弄活校产办集体企业有关政策的试行方法。

“例2”动宾搭配不妥。

此题目中心词为“试行方法”，其限定部份为“关于”引导的介词词组，“进一步弄活校产办集体企业有关政策”，“弄活”的宾语应是“企业”而不能是“有关政策”，“有关政策”紧接宾语以后，那么需要还有一个动词与之搭配，因为“政策”只能贯彻执行，而不能是“试行”，“试行”的只能是“方法”而不能是“政策”。

应加以改掉。

再一个确实是请示、函、报告三者混淆。

***关于元旦文艺联欢会所需经费的报告。

“例3”的题目显然是学院下属单位向上级主管部门请示解决经费的问题。

《方法》中规定，向上级机关请求指示和批准应该用“请示”。

此文是属于请示性公函，“报告”两字应改成“请示”。

（二）公函写作中文种、格式的问题

再一个问题，公函写作中文种、格式的问题。

一、文种利用不妥。

有的公函作者不了解或可不能正确运用文种，以致长期只利用通知、决定等二三个公函，其余文种一概不用；有的公告、通告、通报分不清，望文生义、主观臆断地应用；有的不知公函中报告与请示是两种不同的文种，常常混淆不清，张冠李戴，干脆写成“请示报告”；有的不知有命令（令）、指示函、会议记要等公函，碰到该利用这些公函的场合都用通知代替。

二、格式不标准。

公函格式上存在的问题，要紧有以下6个表现：

（一）公函的文头不标准；

（二）题目冗长、混乱、残缺不全；（三）主送机关排列混乱；（四）结构层顺序数混乱；（五）附件不符；（六）主送、抄送单位不正确。

3、行文规那么混乱。

越级行文、多头行文、请示里边本应是一文一事，结果是一文多事，第四，党政不分。

4、提法不妥。

有的公函提出一些未经认真推敲的方针、口号、任务，而这些方针、口号、任务又往往与党和国家在某一时期的工作方针相违抗，容易形成误导，造成了必然的混乱。

五、名称表述混乱，公函中的人名、地名、单位的混乱要紧有：

同一名词在一篇公函中数次显现时表述不一致。

排名混乱，随意利用简称。

六、时刻表述含糊。

（一）历时刻代名词而不用具体日期。

（二）随意把年份省略。

（三）年份不利用公元纪年。

7、用词不妥。

（一）词义误用。

（二）生造词语。

（三）词语利用不妥。

（四）滥用模糊语言。

八、不符合语法。

很多公函存在不合语法的现象，以致于造成明白得上的歧义或错误。

如成份残缺、成份多余、搭配不妥、语序不妥，这些例子在日常生活中和公函的现实写作中常常会显现。

有心人的话能够在咱们过去所做的公函中一直在互联网和教科书上能够认真观看，从这8个方面加以认真地梳理，就会发觉哪些错误是咱们容易犯的，哪些错误是咱们注意了，还容易轻忽的常犯的错误，哪些是全然就不许诺不能犯的错误，这些都需要在平常当中加以积存、加以凝视、加以研究、加以改良。

最后还有一个毛病确实是数字利用不统一，公函利用的数字概念模糊，书写形式杂乱不准确，要紧有以下几种情形

（一）是数字概念不清楚。

（二）是数字概念不准确。

（三）是数字书写形式不统一。

（四）是空虚的，毫无真实可言。

这些都是咱们在公函写作中，应该特殊地注意、特殊幸免的。

四、发言稿等公函写作的几个规律

连年以来，有心人对公函中的发言稿形成了一个简单的规律，这些规律能够结合咱们书写公函的时候加以试探、加以借鉴，我把它稍做梳理，它是这么讲的“三分之必然律”：

一篇好的发言稿，应该是“上级精神，领导的思想、写作人员的思想各占三分之一”，因此一篇好的公函在写作时，专门是发言稿写作时，上级精神占了三分之一，必需准确、全面、系统地了解上级的精神，深切的、直接的、面对面的、毫无遗漏地了解领导的思想，另外写作工作者、写的人也要把自己的思想清理清楚，那个也是各占三分之一。

“二八定律”在每篇发言稿当中80%是继承，20%是创新。

那个是有些绝对，可是基层的部份，换句话说框架结构、大的原那么、大的格式、大的陋俗是不能变的，是一以贯之的。

20%的创新是包括两个方面：

第一个方面确实是，对现有材料的结合实际的深切加工提炼。

第二，是对领导用意的领导思想的深切表达、深切挖掘精华的提炼。

这两个定律都说明咱们要擅长地积存，积存好了，咱们就能够够把发言稿乃至公函写作好。

在遣辞用句的地址，有人也做了一些归纳，这些归纳看起来显淡，可是用起来很有效，我略做梳理。

（一）戒生僻词，一篇好的公函在平实中见水平，而不是用谁也不懂的、没有见过的，生的、偏僻、生冷怪僻的词语要戒掉。

（二）戒重复显现，一句话重复五六遍、重复显现。

（三）戒称呼混乱。

（四）戒主从多变。

如：

“要满腔热情地给领导提意见，走群众线路”，主从多变。

（五）戒多附加。

（六）戒绕口。

（七）戒迷路句。

（八）戒谓宾失配。

（九）戒半文不白。

（十）戒歧义。

十戒确实是能够使咱们在公函写作中注意的事项加以深刻的领会，然后写作的时候注意它的运用。

今天咱们讲了公函写作的技术与艺术，分两部份讲的，讲了公函的大体归纳、写作的属性、大体功和一样技术，公函写作的几个“台阶”和公函处置的技术，公函写作的表达艺术和提升写作能力的关键要素，公函写作中常见的问题，这些角度都是从写作的角度来试探的。

可是一个完整的公函的写作技术，它的艺术还有另一个角度确实是审核的角度。

咱们写成公函歌，用歌的方式来表达如何来审公函，它审好了才是完整的公函，才是