档案批量挂接标准Word文档下载推荐.docx
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3.1图档数字化的确定原则 3
3.2基本环节 3
4目录建立 4
4.1档案建立 4
4.2目录数据质量检查 4
5批量挂接 4
5.1挂接流程图 4
5.2挂接步骤 4
5.2.1整合本地电子文件 4
5.2.2服务器(上传) 6
5.2.3增加条目信息 7
5.2.4批量挂接 8
5.2.5完成挂接 9
6数据验收 9
8.1目录数据验收 9
8.2图像数据验收 9
7数据备份 10
7.1备份范围 10
7.2备份方式 10
7.3在线备份 10
7.4数据检验 10
7.5备份标签 10
7.6备份登记 10
8数字化成果管理 11
8.1在线管理 11
8.2纸质管理 11
8.3网上利用 11
12/12
1引言
1.1档案批量挂接的目的
智能数字化档案管理系统中批量挂接是一种较为紧密的方法,是将电子文件直接存储数据库有关条目的某字段中去,并将电子文件直接挂接在目录条目上。
当利用者在查询到所需要的电子文件时,往往需要立即查阅文件的内容。
此时档案数字化将完美的实现此功能,用户找到条目可立即打开该文件阅览,从面大大的提高了档案的利用率,使档案在日常工作中发挥更重要的作用。
2批量挂接标准
本细则规定了图档的主要技术要求,并针对协同办公档案系统对图档数字化处理及图档成果的管理。
2.1图档分类号规范
下列文件引用于国家图档标准而成为本细则分类号的规范。
6-9大类的信息分类:
6[电力系统生产、调度]
7[科学技术研究]
8[基本建设]
9[设备仪器]
2.2附件后缀规范
下列术语和定义只适用于本细则。
2.2.1CAD后缀为(.rar)
消除图像冗余或对图像近似的任一种过程,其目的是对图像以更紧凑的形式表示。
纸质档案数字化过程中,较常见的有TIF、JPG、DWG等压缩格式。
一种基于标记的无损(不丢失信息)压缩格式,用于在应用程序之间和计算机平台之间交换文件。
主要适用于黑白二值、灰度及彩色模式下的图像存储。
2.2.2彩色后缀为(.jpg)
一种丢失少量信息的压缩格式,尤其适用于屏幕和打印显示,支持所有主要的计算机平台和Web浏览器。
主要适用于灰度以及彩色模式下的图像存储。
2.2.3黑白后缀为(.tif)
只有黑白两级灰度的数字图像。
它对应于黑和白的两种状态文字稿、线条图、指纹图等。
3档案数字化基本要求
3.1图档数字化的确定原则
应当对所要进的图档按照一定的原则和利用方法进行确认,属于归档范围且应永久或长期、短期保存、符合有关规定的档案可列入数字化挂接的范围。
3.2基本环节
图案数字化的基本环节主要包括:
档案整理、目录建立、附件处理、附件存储、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。
4目录建立
4.1档案建立
按照的要求进行录入,可手工录入或通过excel进行数据导入建立档案条目信息。
4.2目录数据质量检查
核对录入项目是否完整、录入内容是否规范、准确,发现不合格的数据应要求进行修改或重录。
5批量挂接
档案数字化转换过程中形成的目录信息与图像附件,通过在线方式加载到服务器。
通过相应软件,可实现目录数据对相关联的数字图像的批量、快速挂接。
5.1挂接流程图
5.2挂接步骤
5.2.1整合本地电子文件
在本地建立与图档条目信息相同档号的文件夹,去除附件中由系统自动加载的附件如(.db)文件,并将所需文件按需分别放在指定的文件夹下;
5.2.2服务器(上传)
将本地建立完毕的文件夹上传至105测试服务器的指定路径
“app/archivefile/links”下;
5.2.3增加条目信息
项目名称、分类号不需要输入,项目名称根据制定规则选择即可;
档号根据制定规则生成(年度编码+分类编号+案卷号);
案卷号需手工输入与旧系统相同的案卷号。
5.2.4批量挂接
上述文件都整理合完毕后,进入档案系统选择“科技档案—卷内目录”,查找与电子文件名相同档号的条目信息点击“档案管理-批量挂接”按钮进行挂接;
注:
点击批量挂接时提示如下画面,为条目信息中没有档号,档号是批量挂接唯一标识。
5.2.5完成挂接
挂接成功后“科技档案—卷内目录”条目录信息附件中附件个数显示已挂接的附件数量,表明电子文件已挂接完成;
如出现断网络链接失败,可重新挂接,并将原有挂接信息直接覆盖。
6数据验收
8.1目录数据验收
以全宗的一个或多个目录为单元,随机抽查5%的数据,对条目数量及其著录项目内容的准确性进行逐条检查。
其中,档号的合格率要求达到100%,其他项目抽检合格率要求达到95%以上(含95%)。
合格率=抽检合格文件数/抽检文件总数×
100%
8.2图像数据验收
以全宗的一个或多个目录为单位,随机抽查5%的条目数据相对应的图像数据,对图像数量及其图像内容的准确性进行检查。
图像应符合本规范中所规定的分辨率、文件格式及色彩模式。
图像文件的命名必须与条目
档号相一致,一致率要100%;
扫描图像完整性要求100%正确,完整性包括不准缺页、漏页。
图像的倾斜度、清晰度、整洁度等技术指标,要求抽检合格率达到95%以上(含95%)。
合格率=抽检合格文件数/抽检文件总数×
100%。
7 数据备份
7.1备份范围
经验收合格的完整数据应及时进行备份。
7.2备份方式
为保证数据安全,备份载体的选择应多样化,可采用在线备份。
7.3在线备份
目录信息及附件的备份,保证档案的利用与安全。
7.4数据检验
备份数据也应进行检验。
备份数据的检验内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。
7.5备份标签
数据备份后应在相应的备份介质上做好标签,以便查找和管理。
7.6备份登记
填写纸质档案数字化备份管理登记表单。
8数字化成果管理
8.1在线管理
可选用在线方式,配合相应的设备对数字化成果进行管理。
8.2纸质管理
应加强对纸质档案数字化成果的管理,确保其安全、完整和长期可
用。
8.3网上利用
档案数字化成果提供网上检索利用时,并根据具体情况分别采用可借阅或不可借阅的方式。