办公室5S推行实施方案Word文件下载.docx

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（一）、整理

1、每月考勤文件和日常所有文件（包括电子文档），把文件分为必要（有效）和不要（无效）的。

必要员工资料和工资考勤保存在文件柜归档，不要的全部销毁。

2、每月日常考勤和请教单记录，审批后的有效表单、记录统一保存文件夹并归档。

3、本部门所辖区域的设备、物品、空间，并区分“要”和“不要”，并分类如下

（1）、设备：

电脑、打印机、电话、传真机、文具和书籍等。

（2）、物品：

公共办公用品、个人用品和装饰品。

（3）、空间：

柜架、桌椅、抽屉和储物柜等。

4、“不要”物品经各部门主管判定后，集中处理。

（二）、整顿

1、文件资料的管理整顿

（1）、档案管理依据《公司文件档案管理制度》执行。

（2）、将文件按待处理、处理中和已处理分类放置。

（3）、机密类文件根据应用情况分为每日必用、常用和常不用3种，常不用的机密类文件尽快处置。

（4）、电子文档资料分类必须条理清晰，需要永久或长期保存的，应打印成纸制文件并同时将电子文档存储到电脑硬盘或U盘进行妥善保存。

2、办公室的整顿

（1）、办公室桌面除文件盒、笔筒、文件、电脑外无其他物品。

（2）、电脑：

桌面呈45度角贴墙放置，竖式主机置桌面下。

（3）、抽屉：

所有物品分类放置，办公用品放上层，个人用品放下层。

（4）、桌椅：

桌面物品摆放整齐有序，桌面清洁、干净，椅子摆放整齐。

（5）、垃圾筒：

置于桌后或办公桌右下角。

（6）、公司报刊：

放置在报架上，或阅完后放入办公桌内。

（三）、清扫

1、办公区域（如通道、地面）不需清扫，由专门的保洁人员负责。

2、清扫的对象主要是个人办公区域，具体清扫基准如下：

清扫对象

清扫要求

周期

清扫时间

个人区域

桌面干净、整洁，桌洞内无垃圾、杂物

每天一次

每天下班后

办公设备

电脑主机和重点部位的正面、背面、送风口无污垢

每周一次

每周五下班后

文件资料

桌面、电脑中无失效文件；

超过保管期限的及时销毁；

保管期限内的在文件资料柜归档；

无破旧的卡片、册子、档案、报刊等

每月一次

每月最后一天

（四）、清洁

1、彻底落实前面的整理、整顿、清扫工作。

2、利用本部门推行小组巡查，提高办公区域5S活动意识。

（五）、素养

1、遵守《公司员工手册》有关规定。

2、遵守《公司员工日常行为管理规定》。

（六）、安全

1、正确使用办公室各种电器设备。

2、定期检查办公区域各种电源、线路的安全状况。

3、保持安全通道、出口的畅通。

（七）、节约

1、最大限度地利用各种办公用品。

2、设置各类办公用品分类回收箱。

3、对不能再使用的办公设备进行相关回收处理。

五、办公室5S推行小组成员组织结构和职责如下：

组长：

部门经理

副组长：

部门主管

成员

5S稽查员

办公室5S推行小组成员职责：

1、组长的职责：

总体把握5S推行小组的工作方向，监督检查本部门5S活动效果。

批准5S推行计划书、评价5S推行、改善成果、在办公区域5S活动推行中拥有最高裁决权。

2、副组长的职责：

决定5S活动重点、活动时间，负责活动推行项目提案，改善办公区域工作环境。

准备小组会议召开工作，组织部门5S稽查员对本部门检查、统计和评估5S活动效果、并上报组长。

定期做推行情况报告，协助办公区域5S推行小组组长处理事务，同时，组长不在时，代行其职责。

3、5S稽查员的职责：

对办公区域成员进行5S检查和监督，对5S检查结果公布到办公区域人员。

上报给副组长办公区域5S推行情况，跟进推行小组会议决定事项。

4、组员的职责：

参与本部门开展5S活动方案，具体落实实施部门推行工作，执行上级的各种工作指示，参与5S活动的评比、评价、确定开展5S活动效果。

六、办公室5S实施标准要求：

1、桌面：

物品方面，将公司用品和个人用品区分开来；

公司用品放在明显处，私人物品放在不明显处；

企业用品放在抽屉的上层，私人物品放在抽屉的下层；

办公桌椅应设置姓名标牌。

2、文件柜：

A.文件柜左上角贴柜子编号、名称、部门、以及责任人等；

B.柜门内贴上柜内文件/物品位置对应图；

C.文件柜内分层分类,用分隔线和标签区分。

3、文件资料：

将所有文件资料有效分类，运用形迹管理的方法使文件能够马上被拿取，如下图示为经过分类整理后的文件资料放置图例：

4、抽屉:

A.清除不用或不用物品，留下必需品；

B.所有物品应分类，并进行标识；

C.办公用品放置在上层，个人用品放置在下层。

5、墙壁不随意张贴纸张：

使用使用胶水、胶纸将纸张贴在墙上时，一旦揭除会留下难看的斑迹，从而影响办公室整体形象。

6、办公室标识管理：

6.1、办公桌区域标识

根据办公人员的数量，将办公桌划分为不同员工的作业区域，其标识的内容包括以下3个部分。

1）区域名称；

2）区域所属人姓名；

3）区域人职务。

6.2、区域物品放置标识

各区域所属人根据本人办公用品以及其他物品的多少，标识不同物品的放置位置。

有时，并不用具体地标识出物品放置位置，也可以将所有办公桌上的物品整齐放置到所属区域，如下图所示。

6.3、文件夹标识管理

文件夹外部标识主要是指侧面标识和正面标识。

其中，侧面标识主要包括以下5个要素。

1）文件夹编号；

2）文件夹名称；

3）文件夹内文件内容简述；

4）文件夹管理部门；

5）文件夹管理责任人。

文件夹标识的注意事项：

1）无论文件的厚薄，文件夹标识的长度、宽度都应保持一致；

2）若将文件夹放入文件盒内，文件盒也应有相应的标识；

3）在文件夹侧面加上斜线或三角形，以形成目视管理标准；

4）统一文件夹标识的规格和字体。

5）如下图所示：

七、办公室5S活动检查表：

办公室5S活动检查表

活动

检查内容

配分

得分

问题点描述

整理

桌面及抽屉内均无多余物品,且摆放整齐

4

有无档案规定,并保存归档

3

办公区域是否有不用或不急用的物品、工具

办公区域是否有明确的区域标识,且标识清楚

小计

15分

整顿

定位明确,使用目视管理,任何人可随时使用

文件柜、办公用品是否有管理责任人

购置品和各部门快递包裹有无规定放置处

文件等是否实施定位化（颜色、斜线）管理

清扫

地面、桌面是否杂乱

电脑和办公设备线路是否杂乱

个人区域墙壁、地面是否保持干净

办公区域文件、工具、办公用品是否有灰尘

2

办公区域死角是否有灰尘

清洁

办公设备是否保持干净

抽屉内是否杂乱

私人物品有无依规定放置

下班时桌面上是否整齐

办公区域人员是按照前3S是否规范化、标准化

素养

是否遵照规定统一佩戴好厂牌

待人接物态度好,语言礼貌,举止文明

有无迟到、早退、旷工现象

坚持上班前开展5S活动五分钟,下班后开展5S活动五分钟

办公人员仪容端正、着装整洁得体

安全

办公设备电源开关、线路是否有定期检查

5

办公区域通道是否堆放有个人物品

每天下班后,办公设备电源是否及时关闭

节约

报废的办公室设备是否及时回收处理

办公用品是否合理使用

过期的办公文件废纸是否及时清理

是否节约办公用纸、电

10分

评语

八、办公区域5S检查考核方法：

方法

说明

定期巡查方法

每周至少巡查一次，由部门5S推行小组制定检查时间到现场巡查和督导，发现问题，及时做好记录。

不定期巡查方法

不定期到现场进行巡查和督导，随时发现5S活动推行中的问题，以便迅速采取措施解决。

1、5S推行小组检查工作的步骤：

（1）、确定时间和地点

开展巡查工作前，确定巡查的时间和地点。

（2）、开展巡查工作

到办公区域现场巡查，并多与现场人员沟通、交流，以便发现问题。

（3）、发现问题

在开展巡查工作的过程中，通过仔细观察和询问，发现5S活动推行中存在的问题。

（4）、发出改善通知

向存在问题的单位或责任区由邮件形式通知区域责任人，要求其立即改善。

（5）、跟踪监督改善

及时跟踪问题改善的进度，监督改善情况，必要时适当进行指导。

2、检查考核程序:

（1）、由5S推行小组制订计划检查时间,由于本部门涉及其他部门（秘书部、人力资源部、ISO部）可以制订分组到各区域进行5S活动检查,记录相关结果,然后在办公室根据评分标准评分。

当天下午5:

30前将有关检查记录发以邮件形式发布到每个办公人员的邮箱。

（2）、推行小组成绩后由每个月底30日于次日早晨9:

30前公布成绩。

（3）、推行小组于成绩公布当日下午2:

30召开总结会议，办公检查结果和指导问题改善。

（4）、每月3日公布上月结果并由部门经理颁发奖励激励员工积极参与5S活动

3、评比方法：

（1）、实行分组制，并选出一名区域负责人。

（2）、按照少数服从多数的原则,决定是否问题点.

4、申诉制度：

对5S活动检查评比结果，若有任何认为与实际情况不符或不合理情况，可以邮件形式或会议提出，由5S活动推行小组成员表决裁决问题决策权。

申诉人申诉前，必须核对最新检查标准，确定评比有误，并与相关检查人员协商。