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各部门工作流程说明文档格式.doc

在产品开发、物料利用、BOM与人工单价表的制定过程中,需要生产部、采购部、品检部、财务部、仓库的工作支持。

  3、生产部:

生产部接到订单后,应依据客户的要求及本厂的实际情况,编制生产排程,并按生产排程组织产品生产,在生产过程中,控制材料损耗及降低人工成本,提高生产效率。

生产部在产品生产15天前将生产排程提供给采购部、财务部、仓库,在生产领料前2天将领料单交仓库审单,产品入库时应提供入库单给仓库。

每月2号前车间统计员应将上月车间盘点表、员工工资表、物资领用表、产品入库表交车间成本核算员。

仓库须提供材料收发日报表,技术部须提供BOM与每工序人工单价表,品检部须及时提供产品质检报告。

  D、具体业务操作:

在正常情况下,车间物料员提前二天填开领料单,注明领料部门,年月日,po#,产品名称、材料名称、规格、型号、单位、请领数量,车间主任签名,对于超计划领料,须生产部部长签字审批。

各车间产品(或半成品)完工后,由车间统计员填写产成品(半成品)入库单(附品检报告)给仓库,仓库凭单收货。

  E、单据流程:

  a、生产领料单:

一式四联,第一联由车间带回,第二联留仓库,第三联由仓库转交车间成本核算员,第四联由仓库转交采购员。

  b、车间物料退仓单:

由车间物料员填开红色领料单,该红色领料单一式四联,第一联由车间带回,第二联与质检报告一同给仓库,第三联与质检报告一起由仓库转交车间成本核算员。

第四联与质检报告一起由仓库转交采购员。

  c、半成品入库单:

一式三联,第一联车间带回,第二联与质检报告一起留仓库,第三联与质检报告一起由仓库转交车间成本核算员。

  d、产成品入库单:

一式四联,第一联由车间带回,第二联与质检报告一起给仓库,第三联与质检报告一起由仓库转交车间成本核算员,第四联由成品仓转交销售部。

  F、注意事项:

对于车间需要返工的产品(或半成品),不论何种原因,车间只能填写红色入库单,以冲销前次入库的数量,而不能填写生产领料单。

至于车间生产员工的计件工资问题,由车间出具报告,经品检部(品质原因)或技术部(工艺原因)签署意见后由总经理审批。

  4、采购:

降低材料采购成本,按时按质按量采购材料,保证生产的顺利进行。

向财务、仓库、提供采购合同及委外加工合同,随时监控采购物料到厂时间,及时为财务部、仓库及生产部解决与供应商及委外厂商有关的问题(如往来对账、不良品退货与换货等)。

技术部须提供BOM,销售部须提供销售数量及出货时间,生产部须提供生产排程,仓库须提供物料收发日报表。

  D、具体业务流程:

根据客户订单及技术部的标准材料表,计算所需要的数量,再将库存现有的物料数量(由仓库提供)减去以后,最后确定需要采购的物料数量,发出采购单,同时将采购单分发给财务与仓库。

对于委外加工业务发货仓库与收货仓库不是同一仓库时,应在委外加工合同中清楚注明发货仓库与收货仓库。

  5、销售:

销售部负责市场开拓、接订单及与客户有关事宜的跟踪,

向技术部提供有关产品的详细情况,向采购部提供销售订单数量,向财务部提供客户的信用及与货款结算有关的详细情况,向成品仓库提供销售产品出货审批单、出货装箱单,向报关员提供出货装箱单。

仓库须提供产品入库单、产品出库单及产品收发日报表,技术部须提供产品报价资料。

财务部须提供有关货款结算资料。

  6、报关:

负责工厂进口材料的进口报关,出口产品的出口报关,进出口合同的签订,备案等,对执行完毕的合同应及时核销。

向财务部提供进出口报关单,向仓库提供进口物资装箱单。

采购部须提供进口材料采购合同,销售部须提供出口产品装箱单及与报关有关的详细资料。

  D、注意事项:

每月结束,应将进出口合同的合同余料与财务部物料账进行核对,根据客户订单及进出口实际情况,做好材料进出口预算,掌握进出口报关时间,以免工厂物料账出现负数。

合同核销后,与海关有关联的如进口报关单、出口报关单、进出口合同等资料应妥善保管。

  7、仓库:

仓库是公司专职从事物资收发、保管、调拨的部门,及时提供仓库物流信息、控制物资的进出仓、保护公司财产的安全与完整是仓库的天职。

为供应商签收送货单、填开退货单及委外加工出库单,为生产车间签发领料单、签收退仓单及入库单。

及时清点供应商送货及办理退货手续,监控车间的限额领料,及时清点车间成品及半成品的入库数量。

原材料仓须向采购部、生产部、财务部提供材料收发日报表、材料进销存明细账、每月末材料盘点表;

成品仓须向销售部、财务部提供产品收发日报表、进出存明细账、每月末产品盘点表。

仓库须将有关单据及时传递给财务部、采购部、销售部。

仓库每月须与财务部对账。

技术部须提供BOM,采购部须提供采购合同与委外加工合同,生产部须提供生产排程,销售部须提供销售产品出货审批单与装箱单,品检部须及时出具物料检验报告。

仓库收到采购单、生产排程表后,应将仓库库位作整体规划,作好收货准备。

货物到厂后,仓管员应认真将送货清单与采购单核对,并将送货清单与送货实物进行核对。

如有出入,应将送货清单一式三联同时更改,目的就是保持送货单所有联次一致,杜绝今后与供应商对账时产生纠纷。

仓库清点货物后,应立即填写原材料入库单,注明供货商、年月日、订单号、产品名称、材料名称、规格、型号、单位、数量,经手仓管员签字,仓库主管确认。

事后检验为不良品的货物,仓库应填开原材料退仓单,并通知采购与供货商取得联系,尽快办理退货或换货。

仓管员每天收货后应立即填写物料卡,并将材料入库单(退仓单)登记入账。

根据工厂生产情况,需要外发加工的材料,仓库应填写外发加工出库单(外发加工材料收回时应填写入库单),注明加工厂家,订单号,品名,规格,单位,数量。

生产部根据生产排程填开领料单,仓库对照生产排程及标准材料表,审单后发放物料,在领料单上填写实发数量并签名,领料员收到物料后签名确认。

填写实发数量后,仓管员应立即记账与记卡,同时将财务联转交成本核算员(成本会计)进行生产成本核算。

仓库每天应将所收物料进行汇总,编制物料收发日报表,注明日期,po#,供货商,物料名称,规格,型号,单位,数量,以及需注意事项,仓库发出的所有报表需由仓库主管确认后再发出。

仓库的日报表必须在第二天的上午9点以前完成,遇有特殊情况必须提前报告。

仓管员应经常将自己的原材料账与实物进行核对,以发现可能存在的问题。

每月结束后应进行结账,入库及委外数量应与往来会计核对,领料数量应与成本核算员核对,总体上由总账会计进行把关。

如果发现差异,应立即查找原因并解决它。

仓库应每月自行进行盘点,以发现可能存在的问题,如材料破损,短缺,变质等。

根据工厂生产的实际情况,每半年或一年进行一次大盘点,由财务部统一部署,仓库,采购,财务及生产部门统一对全厂所有物料进行一次全面清点,以发现可能存在的问题,并列明账与实物的差异,请求总经理批准后再进行账务处理。

目前由仓管员与车间统计员的对账应取消,车间物料的控制由成本核算员在成本核算过程中进行。

仓库的所有单据都必须按月按类别编流水码。

材料入库单按类别编流水码,材料领料单、产品入库单按车间分别编流水码,委外加工出库单及入库单单独编流水码。

  a、供应商送货单:

一式三联,第一联仓库留存,第二联附在材料入库单后由仓库交往来会计,第三联退回供应商用于日后请款。

  b、委外加工厂家送货单:

一式三联,第一联仓库留存,第二联附在委外加工入库单后由仓库交往来会计,第三联退回委外加工厂家用于日后请款。

  c、材料入库单:

一式四联,第一联仓库留存,第二联交往来会计进行货款核算,第三联交往来会计与品检报告一同保存,作为日后付款的附件,第四联交采购员进行物料监控。

  d、委外加工入库单:

一式四联,第一联仓库留存,第二联交往来会计进行外发加工费核算,第三联交由往来会计与品检报告一同保存,作为日后付款的附件,第四联交采购员进行委外物料监控。

  e、委外加工出库单:

一式四联,由对方厂家签字后,第一联仓库留存,第二联由仓库交往来会计进行委外加工费与材料费核算,第三联交委外厂家,第四联由仓库交采购员进行物料委外监控。

  f、给供应商的退货单:

一式四联,由对方厂家签字后,第一联仓库留存,第二联由仓库交往来会计进行货款冲减,第三联交供应商,第四联由仓库交采购员进行物料监控。

  g、给委外厂家的退货单:

一式四联,由对方厂家签字后,第一联仓库留存,第二联由仓库交往来会计进行加工费冲减,第三联交委外厂家,第四联由仓库交采购员进行物料监控。

  a、供应商须按送货排程送货,车间须按生产排程限额领料。

  b、所有物料的入库均需品检的确认,只有品检确认为合格品才能入库,当时能确认为不良品的货物应立即退货给供货商,当时不能确认的材料,仓库可先暂收,待品检确认后再行处理。

  c、本公司的入库单为公司内部单据,不允许流出本公司。

供应商应(委外厂家)在每月5号前出具上月对账单与本公司往来会计对账,不再与仓管员对账,如果供应商不能在每月5号前出具对账单,本公司财务部将顺延至下月挂往来,如此导致付款时间推后由供应商自行负责。

供应商应凭采购单、本公司仓库签字盖章的送货清单及增值税发票一同交于往来会计,往来会计再将自行保存的材料入库单与品检报告一起核对,作为请款依据。

  d、对于集团各事业部之间以及本事业部各仓库之间物资的调拨,需要改变目前各杂工及司机不负责物资数量及不签收单据的做法,由于不能及时签单,导致转出仓库不能及时进行账务处理,如果收货仓库发现数量不对,将很难查清事实。

所以,今后各仓库之间的物资调拨,应由货车司机在与发出仓管员清点数量后签字确认,同时,发出仓库仓管员应提供一本列明发出货物清单的软皮抄交司机,发出货物仓库仓管员应在清单上签字,发出仓库凭司机签收的调拨单作账务处理。

司机将货物交调入仓库时应该与调入仓库仓管员进行货物数量交接,收货仓库仓管员应在司机提供的软皮抄货物清单上签字确认。

签字后的软皮抄由司机带回给发出仓库仓管员查验,一本软皮抄用完后由发出仓库仓管员保存。

  8、品检:

虽然工作流程图中没有标出品检部的位置,但品检是公司产品质量的保护神,品检的工作应贯串到生产的每一个环节。

从物料的到厂,生产及出货,作为企业生命的产品质量,随时都应有品检人员在把关。

向仓库、采购、财务提供原物料及委外加工收回物料检验报告,向仓库、财务、生产车间提供完工产品及完工半成品检验报告,对于不良品检验报告,还须向供应商及委外加工厂家提供不良品检验报告。

仓库、生产车间须为品检部的工作提供现场支持。

品检人员应主动到仓库及生产车间进行物料与产品质量检验,并及时出具质量检验报告。

  

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