OA办公系统应用解决方案Word格式文档下载.docx
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具体过程如下:
培训会前要求如下:
1、根据王总安排,本次由我参与OA办公系统软件的学习工作。
各部门经过之前一段时间的学习、了解、调整及试运行时存在的问题,要求软件公司尽快予以调整解决。
2、本次要求以各个部门为基本单元,相关部门参与的方式,根据本部门工作业务要求,需要通过办公系统录入的信息或流程进行专门的讲解和录入,过程中对不符合、达不到、或可简化的过程进行修改和记录(完善)。
各业务部门人员在初步学习和掌握之后进行实际演练,同时相关部门或人员进行流程梳理,不足之处由软件工程师修改完善(记录),及时与公司技术团队沟通解决。
3、要求各个部室安排的参与本次学习的人员,负责本部室其余人员(包括项目部)的学习和指导工作,并进行试运行。
11月1号,市场部学习并演练,人力、财务、办公室等参与;
11月2号,项目管理部学习并演练,材料、财务、办公室等参与;
11月12-14号,其余六个部门学习并演练,相关部门等参与;
4、统一培训学习并进行演练后,位了各个部门系统熟悉办公软件的业务信息录入及流程,安排软件工程师再次给各个部室布置上线录入任务,以便熟悉和继续完善。
二、OA办公系统下部运行计划
1、设置专职的系统管理员
管理员的学习培训
平台的管理员学习培训非常重要,管理员对系统各个模块的熟悉程度,对软件所使用工具的熟练程度将对系统实施效果产生较大影响
建议:
(1)由本单位懂得计算机专业的员工担任系统管理员一职,并由OA办公系统供应商直接对系统管理员进行培训。
(2)系统管理员兼顾公司网页维护(企业文化宣传)工作。
2、各个部门主管的培训
各个部门主管的培训也非常重要,他们是各个部门的直接领导人,对OA办公系统的后期推广、应用起着带头、指导和监督作用,只有他们会用并且愿意使用,加强执行力,才能将OA办公系统成功应用落到实处。
3、一般用户的培训
一般用户是使用OA办公系统最频繁的人群,对他们的培训应该更细化、更具有针对性。
一方面是部门负责人对其进行不定期的培训指导、另一方面由系统管理员定期组织学习培训,解决日常发现的问题、对软件运行缺陷、对相关审批权限进行更改或设置。
4、思想观念转变
OA办公系统在我们公司作为一样新事物、新技术软件出现并期望运用,和以往新事物的出现同样具有一定的挑战性。
长期以来大家工作及生活已经习惯与以往的惯性思维,习惯性工作模式,在当前工作比较紧张的情况下,再额外增加对该系统的认识、学习、信息录入、审批、修改完善等。
工作量的增加、对系统的学习时间不足、了解不够深入、系统本身在适应我们公司的现状存在不一致之处等等、难免使人在心里上、思想上产生抵触、排斥的对立情绪,随之而来就是在实施中的这样那样的问题,运行实施效果不好。
如何改变,建议如下:
(1)行政领导召开专题会议,希望各个部门负责人从内心深处提高认识、转变观念、从我做起、正确引导、不断深入,提高执行力。
(2)明确各个部门的责任人和执行人,要求在规定期间内完成OA办公系统学习、推广、应用等工作。
(3)OA办公系统运行设定过渡期及“关门”日期;
过渡期:
2018年6月1日至2019年5月31日,各个部门学习、熟悉、应用该系统。
关门日期:
2019年6月1日,各个部门绝大部分业务实现系统办公。
系统审批流程和关键数据均有体现。
5、软件本身进一步完善、不断修改、调整和提高,下一步我们的专职系统维护人员、软件工程师、软件公司后台技术服务人员将进行及时跟踪,随时发现问题随时调整和解决,是系统运行顺畅。
6、过程中领导亲自关注并针对性约谈部门负责人(落实较差的),以使此项工作达到预期效果。