ERP系统采购模块管理规范Word格式.doc

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第一条为规范工厂采购管理的流程，提高采购数据的及时性、准确性、完整性，特制定本规范。

第二条本规范包括订单创建、订单维护及送货通知维护三部分，适应于武汉工厂。

第二章管理规定

第一节采购模块基础信息规范

第一条订单查看及更新系统设定，各采购员仅可以维护自己下达的订单；

订单查看权限通过职责控制，凡具有订单查看职责的用户都可以查看各订单信息。

第二条订单编号共12位，格式如下:

yyyy+mm+xxxxx，其中YYYY是年份，MM是月份，XXXXX是流水号，系统管理员负责在下年初调整年份编码，在月初调整为月份编号，，每月初流水起始编号为00001。

第三条采购周期分段日期使用财务日历分段，财务成本管理负责在月初打开下月的周期。

第二节订单创建及订单维护规范

第一条采购订单是工厂和供应商联系的重要的凭证，是指导供应商给工厂备货生产的最重要依据，同时也是双方财务结算的重要单据之一，采购员应保证订单创建及时、数量准确。

第二条一般订单的创建方式是根据ERP系统MRP运算，通过系统批量创建订单平台转化数据，采购员应参照系统分配的比例和数量下达订单，考虑采购经济批量，在总量不变的情况下，采购员可以适当的调整系统供方建议下达数量，但应保证月度订单比例满足供应链制定的各供方订单分配比例要求。

第三条对于拉式物料订单的下达，一般通过MRP运算进行下达，考虑采购经济批量，可以适当的调整订单下达的数量。

第四条部分订单需要手工创建，由于部分物料采购周期大于销售订单周期，不能通过MDS牵引转化创建订单；

一次性的采购一般也通过手工采购订单，另外，临时调整供应商的一般也是通过手工下达；

手工下达的订单数量一般情况下不得显著大于计划需求量。

第五条手工创建订单应选择供应商和地点，然后输入物料等订单行信息；

创建过程中如果需要调整供应商名称，需要先删除原订单，然后再重新创建，保证订单取价准确；

订单行号及分配行号系统将自动编写，不得更改默认编号而使用过大的编号。

第六条采购订单的批准需要供应商在供应商列表中，在没有加入列表前，该供应商的订单一般情况下是不能批准的，未批准的订单不作为工厂和供方联系有效单据。

第七条订单需要及时下达，一般在MRP计划运行完成第二天内应将需要下达的订单下达完成；

需要调整供方的订单也应当在当日内调整完成，在接到仓库补单通知后，应先核查现有未结订单，最迟在半日内完成。

第八条订单需要及时维护，一般订单行在完全接收后，会自动关闭；

而对于没有接收完成的批准的订单，系统将会在MRP运算的时候进行考虑，对于没有及时完成的订单，如果后期不再使用，需要手工进行关闭，一般使用“为接收而关闭”关闭订单，订单维护的周期是一个月；

对于“取消”订单行，需要在订单该行没有接收的情况下（备注：

没有接收是指订单自创建日期开始仓库没有接收过，不是指目前订单行上的接收数量为0）才可以使用，“最后关闭”订单不建议使用，同“取消”命令一样不建议使用，操作不具有可逆性。

第九条若发生采购物料调整，接手前面物料的采购员需要及时维护前期订单，一般在办理交接手续后一周内完成；

第三节送货通知下达及维护规范

第一条送货通知应该及时下达，一般情况下后三天的系统缺料应该在当天及时发给供方；

第二条逾期（超过要求到货日期5天）的送货通知应及时关闭或取消，没有接收的送货通知取消，已经部分接收并已交货的送货通知关闭；

第三条已经关闭或取消作业的未结送货通知应及时关闭或取消；

第三章附则

第一条为引导订单规范操作，由IT管理协助进行数据监控与督促。

每周进行一次通报，生产部内部视情况对应进行相关激励；

第二条本规定由自下发之日执行，最终解释劝归武汉工厂IT管理。

（此页无正文）

发：

工厂

报：

营运与人力资源部