结构化面试在中小企业中的应用文档格式.doc
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结构化面试在民营中小企业中的应用
晁永胜
河南谢人安防门帘有限公司
内容摘要：
民营中小企业规模小，人力资源系统力量薄弱，存在家族特征和地域特征，本文拟通过通过结构化面试的实施来降低对人员专业度的要求，从而达到小投入大产出的目的，合理有效的筛选合格人员进入企业。
关键词：
民营中小企业人力资源系统结构化面试
面试是人力资源管理招聘模块中的重要的必须的一个操作环节，无论企业的大小都必须有面试的环节，从而达到合理有效的引进人员的目的；
结构化面试是面试各种方面中行之有效，且对实施人员要求不高的一项重要手段。
项目背景：
改革开放以来，异军突起的各类民营企业，在中国的国民经济体系中占的比例不高，但数量庞大，这也决定了民营企业的规模偏小，管理者水平参差不齐；
同时因为中国在管理方面发展较晚导致了，管理水平的低下，基本上还是老板的一言堂，而作为人力资源的主导部门往往力量薄弱，不能形成正规的体系，并且人力资源在中国的发展起步较晚，在中小企业尚未形成一套行之有效的体系；
而作为人力需求的源头，面试的水平也决定一个企业人员结构、文化素质和胜任模型建立的关键要求，在企业内建立有效的结构化面试体系，降低对招聘人员素质的要求，达到企业所需岗位人岗匹配的要求，满足企业人力资源需求。
项目需要解决的问题：
通过对现有的人事部门和用人部门负责人的短期培训，来达到可以初步识别人员胜任力，从而有效引进人才的要求。
对于面试常用的几种方法中，角色扮演、无领导小组讨论和公文筐的处理相对与结构化面试对人员专业能力和控制力要求较高，民营中小企业人才层次较低不易达到要求，因此选择通过结构化面试的方法来弥补此方面的不足。
项目的解决通过以下的几个方面来进行：
一、实施定编定岗定员定额操作，作为人力资源发展和提升的基石；
二、建立人员胜任模型，作为人员素质鉴别的标准体系；
三、建立结构化面试标准手册，通过标准化的操作来降低对人员素质的需求，并获得批准和认可；
四、对专业人员进行标准手册的培训和深入学习，发挥其应有作用；
五、标准手册的修改、更新和评估。
一、实施定编定岗定员定额（“四定”）
定编定岗定员定额作为人力资源管理的三大基石之一，其主要作用是运用系统的量化方法，不断的对组织诊断、变革和革新，使工作岗位对员工的质与量的规定更加明确，从而为企业科学的选贤任能，实现人力资源数量和质量（素质）的合理配置，搭建了一个有效运作的平台。
而实际在民营中小企业此项工作上的投入和理念最差，定编定岗的观念比较模糊，或者根本就没有定编定岗的轮廓，只是有一个粗放的架构，没有合理的分工，有了工作就一起上，严重影响了工作效率。
其他的招聘、培训、绩效更是没有章法可言，因此做好“四定”是人力资源的首要任务。
也是本项目的关键所在，鉴于民营的规模及人力资源水平，此项工作应由中介机构进行初步建立，在企业内部进行培训、更新和修正。
二、建立人员素质模型
素质模型的建立，是人员引进的前提基础，是人员选用的标尺，也是人才招聘的先决条件（工作差异原理）；
1、通过“四定”操作后，对各岗位形成岗位说明书和岗位操作手册，确定岗位所需的人员技能和潜质要求。
2、通过所需潜质要求，建立各岗位人员素质模型库，并及时更新以备使用
三、建立结构化面试标准手册
1、手册的内容
⑴引言
说明制作本手册的目的和意义，背景及手册的结构。
⑵企业架构
现行企业的企业组织架构图，并对各部门的职能进行界定和划分。
⑶部门的“四定”要求
分部门进行部门人员编制的要求和说明。
该岗位人员岗位说明书，说明书应包含各部门人员技能要求、文化要求、身体要求、符合的素质模型以及工作环境、时间和待遇要求。
其他需要添加的新部门和岗位时，应如何制作以上内容的方法和审批程序。
⑷素质模型的描述
结合各岗位说明书中对素质模型的要求，建立不同岗位的素质模型要求。
此项内容需要大量查阅文献进行归并和总结。
⑸结构化面试题库
综合以上的内容，建立有效结构化面试的题库，可以从以下几个方面来进行分步骤的建立。
通过结构化面试的背景性问题、知识性问题、思维性问题、经验性问题、情境性问题、压力性问题和行为性问题的集中，进行各岗位面试问题题库的建立，从而达到面试有的放矢不盲目有章可循的目的。
对不同的人群采用不同的题库进行提问：
例如校园招聘和社会招聘所提的问题是不同，这个作为题库的纵向结构。
依据岗位的不同，素质不同所提问题不同，可以在题库总进行相应的选择，这个作为题库的横向结构。
⑹结构化面试的步骤
结构化面试遵循面试的基本程序：
分为准备阶段、实施阶段和总结阶段。
准备阶段：
制定面试指南，面试团队的建立和分工以及面试评分办法和分工的说明；
面试问题的准备，根据不同的应聘人员从题库中提取有效的问题进行提问。
实施阶段：
依据面试的五个步骤：
关系建立、导入阶段、核心阶段、确认阶段和结束阶段每个的作用，对从题库中选取的题目进行排序提问。
面试总结阶段：
对面试的结果进行综合评价和反馈，确定人员不予录用、录用或复试的要求。
⑺面试的技巧及注意事项
根据面试人员的素质不同，要从多个方面进行关注，减少面试人员个人偏见造成信息失真，面试前做好简历的分析和试题的准备，同时尽量建立一个和谐温馨的面试环境，真正的去了解应聘人员真实素质，达到面试需要的目的。
当然在手册中是要对各种技巧进行归纳，选择一些实用的方法，作为执行的标准规范，减少人为的操控损失。
2、手册的制定
手册由人力资源部门进行主编，其他部门进行资料的提供和配合。
人力资源部门负责对收集资料的甄选、审核并上报企业负责人批准后，作为企业规范性的文件在企业内部实施。
手册作为操作标准应赋予权威性和刚性指标，确保手册中的规定在企业内部得以有效实施。
3、手册的更新
科技的发展，企业也是在不断的变化的，特别是企业变革导致的架构的变化，企业成长周期的变化引起的企业战略的转变，都将会引起整体的变化，可以说是牵一发而动全身，因此手册也需要随企业的变化进行与时俱进的更新。
4、手册的使用
手册针对人力资源部门、各用人单位负责人进行使用。
四、手册的学习深入
手册制定出来以后只是一本死的内容，要结合手册使用人员，进行深入的培训学习。
可以对各用人单位的负责人进行短期学习，充分掌握手册标准化提问模式的精髓；
而人力资源部门则是要对手册精耕细读，充分理解手册的每一项内容，在原有的基础上进行不断的创新的发展。
真正发挥利器的作用。
五、手册的修改、更新和评估
因为手册的编制和制作过程涉及了企业运营的方方面面，而且民营企业的特质决定了，编制人员的水平普遍不高，这样必然会存在这样或者那样的问题，那么进行及时的修改、更新将是人力资源部门在今后工作中一个重要的内容。
1、修改和更新应注意以下几个方面：
⑴企业架构改变、局部部门变化和战略规划变化引起的更新；
⑵设计不合理不能适应企业运作，必须进行的修改和更新；
⑶新的科技手段和提问方式的变化引起的更新。
例如心理测评和素质测评的引入，新的提问方式的导入等。
2、手册的评估
任何文件都是要进行周期性的评估，保证其适宜性、有效性和及时性，对手册进行有效的评估和反馈，确保手册的有效性。
总之，有效的在民营中小企业中建立行之有效的结构化面试体系，是降低对人力资源体系人员素质要求的一个有效途径，也是有效提高招聘人员人岗匹配程度，降低招聘成本，以及用人风险的一个低投入高产出的必由之路。
参考文献：
⑴中国就业培训技术指导中心编著.企业人力资源管理师（二级）.中国劳动社会保障出版社，2007，2版
⑵中国就业培训技术指导中心编著.企业人力资源管理师基础知识.中国劳动社会保障出版社，2007，2版
⑶胡君辰，郑绍濂主编.人力资源开发与管理复旦大学出版社，2004，3版
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