回款风险防范制度文档格式.docx
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第4条 回款风险控制原则。
1.实事求是,公平合理。
2.资格预审,合同约束。
3.规范执行,严惩舞弊。
第2章 合同约束
第5条 资质审查。
为降低回款风险,销售人员应在合同签订前对客户资质进行审查,审查内容如下。
1.Who,包括人员素质,销售业绩,社会关系。
2.Where,包括公司地理位置,物流配送情况。
3.When,从事本行业的时间,双方合作记录。
4.What,信用档案、资金情况以及业内口碑。
5.Why,关键点,双方合作动机和合作前景。
第6条 客户评级。
销售部根据资质审查结果对客户进行等级评定,以优劣为序分为A~E五级,实行分级管理制度。
第7条 条款约束。
销售部合同起草负责人应根据客户级别以及历史合作记录,对货款交付等条款进行明确,以具有法律效应的文书作为解决回款的根本依据。
具体如下表所示。
客户分级回款条件表
级别
历史记录
货款交付条件
A类客户
回款2个月内,合作记录良好
最好预付一部分货
款
B类客户
回款5个月内,基本无刻意拖
欠货款的行为
至少有20%的预付
C类客户
回款8个月内,款项追收成本
较高
必须有40%的预付
D类客户
回款时间相当长,内部资金困
难,信誉不可靠
必须货款两清
第8条 合同签订。
双方签订合同时,销售人员须对销售合同各项条款逐一审查核
对,确认交易条件、结款时间,确认无误后报销售部经理审核,审核通过后由经办人签名加盖合同专用章或公司公章方可生效。
第3章 发货控制
第9条 发货查询,货款跟踪。
1.每次发货前发货人员必须与销售合同进行核对。
2.销售部在销售货物后,应立即启动监控程序,对不同等级的客户实施不同的收账策略,在货款形成的早期进行适度催收,同时注意与客户保持良好的沟通联系。
第10条 回款记录,账龄分析。
1.财务部须实行定期对账制度,每隔一个月或一个季度必须与客户核对一次账目,确保产品销售和货款回收的连续性,避免造成账目混乱互相推诿、责任不清的情况。
2.财务部应详细记录每笔货款的回收情况,经常进行账龄分析。
以下几种情况容易造成单据、金额等方面的误差,财务人员须熟悉
内容、谨慎管理。
(1)产品结构为多品种、多规格。
(2)产品出现平调、退货、换货。
(3)产品回款期限不同,或同种产品回款期限不同。
(4)客户不能够按单对单(销售单据或发票)回款。
第4章 款项追收
第11条 回款计划。
财务部负责编制《回款计划表》,由销售部指定专人负责回款追
收工作,每隔3~4天催收1次,并作好日常催收台账记录。
《回款计划表》如下表所示。
回款计划表
序号
应收款金额
拖欠人
拖欠人电话
拖欠人地址
欠款日期
应付日
期
回款记录
达成率
(实收/应收)
1
2
3
4
编号:
日期:
制表人:
审核:
第12条 电话沟通。
1.销售人员要适时与客户保持电话联系,随时了解客户的经营状况、财务状况、个人背景等信息,并分析客户拖款征兆。
2.货款回收期限前一周,销售人员需电话通知客户,预知其结款日期,并告知将在结款日按时前往拜访。
3.对于发生款项拖欠的客户,销售人员要求客户须在2个工作日内提供拖欠款项事由以及相关证明。
第13条 实地走访。
1.销售人员要定期探访客户,客户到期付款,到期应按约定方式进行收款。
2.遇到客户拖欠款项风险时,销售人员须采取风险预警、时时、层层上报制,在充分了解、调查、详细记录客户信用的情况下,由
销售主管和销售经理等参与分析,及时对货款追收问题给予指导和协助。
第14条 追收实施。
1.文件准备
销售人员在实行货款追行工作前,须检查被拖欠款项的销售文件是否齐备。
2.设定期限
销售人员应对拖欠货款的客户设立最后期限,并要求客户了解最后的期限以及拖欠的后果。
3.发送文件
公司采用三级货款催收机制,根据货款催收情况不同建立三种不同程度的追讨文件,即预告、警告和律师函,并视情况及时发出。
第5章 附则
第15条 本制度由销售部负责起草,由财务部审核。
第16条 本制度经公司总经理审核后自发布之日起实施。