房地产公司有限公司档案归档范围、保管期限及分类表模版Word下载.docx

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档案

（A）

企业

（A1）

资信文件（A1.1）

1、审计报告

全宗号-分类号-卷号-件号

以公司为单位组卷

纸质文件

是

机密

永久

行政管理部/财务部

人资行政部/财务部

取得后24小时内

2、验资报告

3、评估报告

工商注册变更（A1.2）

1、工商注册变更通知单:

公司在工商部门注册、变更、年检、合

并、注销等业务活动中产生的企业名称

预先核准通知书/备案书、企业登记核

准通知书、工商变更通知书（回执单）

等资料

以公司

为单位

绝密

2、股东会决议

3、董事会决议

4、章程或章程修正案

5、企业住所证明或者房屋租赁合同（含房产证）

6、股权转让合同

7、授权委托书

8、政府类批复

9、其他

其他注册变更（A1.3）

1、本公司在税务、质检部门、银行、

建设局、国土局等政府部门办理相关资

质证书等业务活动中产生的注册变更

资料

相关部门

企业注册证照（A1.4）

1、营业执照（正副本）

普通

行政管理部/财务部/资金部

2、组织机构代码证（正副本）及IC卡

3、税务登记证（正副本）

4、外商投资企业批准证书（正副本）

5、外汇登记证（含登记表）

6、外商投资企业财政登记证

7、统计登记证（正副本）

8、报关登记证

证照档案（A）

企业证照（A1）

9、集团证

10、开户许可证（含银行账号）

11、银行信用机构代码证

12、贷款证及贷款卡

13、房地产开发企业资质证书（正副本）

14、劳动保障年审登记证

15、社会保险登记证

16、法人身份证

17、其他

项目

（A2）

1、建设用地规划许可证（含附件及附图）

全宗号-项目号-分类号-卷号-件号

以项目为单位组卷

秘密

技术开发部

技术开发

部（开发

部）

2、国有土地使用证（含附件及附图）

3、建设工程规划许可证（含附件及附图）

4、建筑工程施工许可证（含附件）

5、商品房预售许可证

6、投资项目备案证

7、房屋拆迁许可证

8、建筑物名称核准证

9、房屋所有权证

10、人防工程建设许可证

11、建设工程规划验收合格证（含附件及附图）

12、工程项目竣工验收备案证

13、涉外安全合格证

14、施工项目纳税登记证

15、他项权证

16、其他未列入的项目证照

合同档案（B）

综合

合同

（B1）

综合类

（B1.1）

1、不能归入某一具体项目的合同：

战略协议、框架协议、投资协议、项目年度合同等

全宗号-年度-分类号-卷号-件号

以类别+卷号为单位组卷

用印完毕后归档，我方先用印的合同须由经办部门跟进，对方用印完毕后及时归档

行政办公类（B1.2）

1、行政采购类：

各类固定资产及消耗

品购置合同（办公用品、设备及各类礼

品、消耗品的采购、车辆购置及租赁、

家具家电购置、工装购置等）；

活动举

办、商务合作等合同

行政管理部

人资行政部

2、行政事务类：

办公楼租赁及装修、

协议酒店合同、花卉租赁协议、安保、

保洁、清运、外墙清洗合同、消杀（除

四害）合同、物业委托协议、维保、维修等合同

3、其他有关合同

咨询顾问类

（B1.3）

1、委托审计、法律顾问、财务顾问、咨询、评估等协议

财务部/资金部

财务部

人资类合同

（B1.4）

1、招聘、培训合同（劳动合同、薪资

保密合同等入人事档案类）

人力资源部

其它类

（B1.5）

不能列入上述各类的其他相关合同

营销品牌合同（B2）

1、户外广告类、媒体（网络、视频、

短信、杂志等）宣传类、物料印刷类、

营销、活动、联动等合同

营销管理部

营销部

融资

（B3）

1、借贷款合同、抵押合同、质押合同、

担保合同、服务费顾问费合同

资金部

2、授信合同（综合授信合同、最高额

保证合同、最高额抵押合同、银行承兑

协议、最高额质押合同、公司授信补充

协议复印件）

3、资产评估合同、资金监管协议、股权转让回购协议

4、其他融资性合同协议

（B4）

土地类合同

（B4.1）

1、项目投资框架协议、国有土地出让

合同、合作开发协议、成交确认书、各

类关于项目投资及土地出让的承诺函、

备忘录等

以单个项目为单位立卷

投资发展部

2、土地开发建设补偿协议

3、土地转让、交易合同

备案

（B4.2）

1、施工、监理等备案合同、招标代理

合同及其他相关备案合同

工程合同（B4.3）

1、设计勘察类合同：

设计、测绘、勘

察、测量、委托设计、技术咨询、评估等

造价管理部/精装组

造价部/技术开发部

2、采购类合同：

材料采购、设备购买、

供货安装类、资产采购类合同

3、施工类：

建筑、监理、安装、装饰、

市政等承包、施工或安装合同

4、其他类：

项目配套（学校、交通、医疗等）合同等

物业

协议

（B4.4）

1、物业服务框架协议、前期物业服务

协议及备案表、案场/景观体验区/样板

房/小区等物业服务协议、协议会签请

示单（签批单和协议作为一件保存）

客服中心

其他

（B4.5）

其他与项目相关的合同协议

业主

（B5）

1、商品房买卖合同、购销合同

以项目为单位（一户一件（卷））

房产证办理完毕后3日内归档

2、按揭贷款合同及附件（包括产权面

积确认协议、身份文件、认购文件、产

权证交接单、合同交接单、催办函、放

款通知、发生违约的产生相关文件）

商户合同（B6）

商铺租赁、意向合同

用印完毕后归档

（B7）

其他相关合同

文书档案（C）

公文管理（C1）

公司收发文（C1.1）

1、外单位及上级单位发至我方的重要公文及函件

纸质+电子

30年