会议会务需求确认单Word格式.doc
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□外部大型会议□外部高级会议□外部中小型会议
□内部大型会议□内部高级会议□内部中小型会议
会议主持人:
保密:
□是□否
会议期间是否需要服务人员在场内支持:
□是□否
会务支持人员数量:
□人
是否需要相关兄弟部门介入:
□是□否
介入部门:
主办部门
会务负责人
联系电话
二、会务需求信息:
场地布置
台型布置:
□剧场型□U字型□双U字型□分组鱼骨型□课桌型□圆形□回形□绒布台面(白色、绿色、红色、蓝色)□椅子颜色(白色、绿色、红色、蓝色)
□桌花(个)□讲台花□桌签(需提供详细名单;
如分场次勿忘增减桌签)
会场宣传:
□背板制作□悬挂条幅□欢迎牌□指路牌签到台地点:
水台位置:
吸烟台数量及位置:
其他:
灯光、光线情况:
□好□较暗□窗户(窗帘、纱帘)□是否受朝向影响(西晒)
□会场周边安静□会场周边保密□是否有其他公司同期开会□温度(和人数相关)
贵宾休息室:
□有□无□需要□不需要□放置茶歇(是否)
会议设备
□顶端固定Baco□移动Baco□移动投影幕□固定式悬挂投影幕□录音设备□DVD
□录像设备(录像带)□音响设备(音响师)□激光笔□网口网线电话口□电话设备
□相机(合影、电池、座位安排)□插线板(几个电源插口)□打印机(驱动、、数据线、纸)□备用笔记本、投影□视频播放设备连接(AV、进场音乐)□手持麦克支□耳麦支□随身领夹麦克支(手机要远离麦克)□电源是否有电□设备测试情况
会务用品
□会议资料袋(通知、发言稿、公司简介、会务手册、礼品等)□签到表(请假事由、backup)、桌签、胸卡、人员联系方式、领导职务清单□笔纸(带LOGO的信纸)□白板(红蓝黑三色白板笔、板擦、磁钉、夹子、大白纸)□会务手册(参加人员、分工、议程、会务安排等)□备用桌子、椅子□衣架□联想之歌(联想旗帜)□上场音乐□颁奖用品(奖杯/奖状、鲜花、礼仪/服装、托盘、颁奖音乐)□药箱□对讲机□食品(水、夜宵、方便面、零食、一次性用具)□摄像设备用品(录像带、专用电池、电源线等)□翻页笔
□其他用品:
告示贴、剪刀、钉书器(钉)、润喉糖、曲别针、绳子、胶带(宽、窄)、蜡烛、扩音器、秤、手电、扩音喇叭、游戏道具(奖品)、签字笔、圆珠笔、铅笔、像皮、转笔刀、胶水、涂改液、裁纸刀、直尺、大头针、支票夹、各式文件夹、复写纸、双面胶、大小信封等
住宿
环境要素:
□交通(往返时间、交通路线图)□宾馆接待量(可考虑几家宾馆同时使用)
□中式风格□西式风格□娱乐设施□停车场□卫生/安全□周边商场□周边餐厅□复印社□商务中心□照片彩扩店□医院□旅游景区□外部环境幽雅
□适宜散步□适宜轻松交流□服务态度与水平□每个房间提前通风□房间设施检查
□防蚊虫用品□房间朝向(阳、阴、海景、山景)
硬件要素:
□星级(三星、四星、五星、超五星)□单间□标间□三人间□套间
□叫早服务□房卡□退房要求(最迟保留到几点)□酒店传真
车辆
□车辆安排(往返接机、接机牌、如遇大型会议最好安排一位公司中层在机场接机,感受好。
)
□车辆挡风玻璃上的车证□车况(座位数、车型、是否有VCD、行李架等)
□预留车位□预留会务用车□是否有领导拼车
□接送车辆提前15分钟到达接送地点等候
□路线图(场地整体,包括内外、出入口、停车场等);
场地周边四个方向如何到达。
□场地平面图(每一层的都要有,最好标出卫生间和安全出口)
餐饮
正餐:
□用餐人员宗教礼仪□餐厅风味(家常、川、鲁、粤、淮、湘、其他)
□用餐形式(自助、桌餐、餐券)□确定菜单□上菜时间(凉菜、热菜)□包间(数量、大小、布置、音响设备、其他)□备用包间□备用早餐券(有人早上来不及吃早饭,在早上签到时可准备一部分备用)□是否有酒水开瓶费□是免服务费□备烟
茶歇配套设施:
(注意:
上、下午茶歇的提供时间要控制好)
□玻璃杯□热毛巾□茶□西点□黑咖啡(配:
袋糖、鲜奶)□350ml矿泉水
□雪碧□健怡/可口可乐□冰块□热水□瓷茶杯□咖啡杯□糖盏□咖啡勺□一次性杯垫□盘子□叉子□纸抽□指示牌□欢迎签(水果)
□果盘费用标准:
元/份数量:
份
□西点费用标准:
□现场自助餐费用标准:
元/份数量:
娱乐
娱乐设施:
(务必提前预定)
□保龄□游泳□台球□乒乓球□K歌舞厅□网球□沙弧球□羽毛球
□温泉□按摩□桑拿□射击□划船□攀岩(登山)□棋牌□电动游戏
□拓展□钓鱼□骑马□观看表演□其他:
支持人员
酒店服务员人数:
到达会场时间:
服装:
姓名:
性别:
备注:
公司内部人员:
(如遇大型、重要的会议时使用此项)
□会务人员□警卫(负责安全、路线引导和物品看管)□纪要人□写会议议程□翻PPT人员□资料收集时间要求□前期、后续宣传□司机食宿安排□外协公司人员食宿安排□考勤安排□全体人员需熟悉场地
其他注意事项
□会议室、住宿、娱乐位置要尽量集中,不要距离太分散。
注意避开酒店装修施工。
□签订协议,提前3周预留房间,保持和服务员、餐厅、前台、销售人员的良好联络关系。
□洗手间距离会场远近与数量和大小等要留意,以免人员多排队等候。
□会场出入口、进退场是否方便,注意提前查看安全通道位置,做好安全预案。
□窗户(朝向,通风好,光线适宜);
注意第一个人不要离投影幕太近。
有窗户的会议室,不要让主要领导面向窗户,避免晃眼。
□布置会场的时间(几天?
每天布场工作时间?
用电量?
场地是否会停电?
工人用餐)
□着装要求;
嘉宾邀请,遇到Q&
A时,谁上场非常重要,名单要定好,避免尴尬
□会议休息期间的安全问题,是否提前沟通,锁门还是让大家带走。
□会前、会后调查问卷、意见反馈、赠送小礼品、材料回收
□结帐方式、外地使用汇票、服务费发票(手撕、机打、收据);
是否先行垫付后续分摊。
□本着全面、不遗漏、精细、节约的原则办会。
确认结果□全部满足□部分调整。
需要调整和确认内容说明:
需要确认的信息:
需要调整的信息: