行政助理的岗位分析报告Word文件下载.docx
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5、在职人员素质要求…………………………………………………………3
6、岗位近期需求和发展趋势…………………………………………………3
7、获取岗位的途径……………………………………………………………4
8、在职人员的职业规划路线…………………………………………………4
9、对在校学生的建议…………………………………………………………5
二、报告分析
1、社会环境分析………………………………………………………………6
2、就业形势分析………………………………………………………………7
3、发展趋势……………………………………………………………………9
三、附录
1、行政助理岗位分析调查问卷………………………………………………9
2、职位说明书…………………………………………………………………一八
3、各大招聘网对行政助理聘用条件的公告…………………………………20
4、对法政分院行政管理专业舒振宇老师的访谈记录………………………23
5、对在职行政助理学长的访谈记录…………………………………………25
6、对大三行政管理专业学生的访谈…………………………………………25
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摘要：
随着市场经济的发展，各行各业的企业不断发展，行政助理的需求量也不断增加。
行政助理作为一个比较基础，但有较大发展前途的岗位，深受毕业生的亲睐。
所谓知己知彼，方能百战不殆。
通过对行政助理的了解，可以在校就有针对性地进行学习和实践，提高日后的应聘的竞争力。
为此，我们对行政助理做了调查研究。
关键词：
行政助理；
岗位分析；
发展趋势
一、主报告
1、行政助理的基本信息和总体性质
（一）定义：
行政助理主要是协助行政经理开展工作，工作内容以公司运营保障为主，工作内容较多元化，但较基础。
（二）行政助理通过安排主管日程、填写计划列表、处理信息需求、制作数据报告、安排会谈会议、接待客户来访、维护记录管理，完成文件归档等各项工作，从多方面综合性地完成高质量的行政管理工作。
（三）行政助理工作相对繁琐，但其较低的门槛无疑是想从事行政管理工作的求职者的普遍选择，他们通过在此岗位上的锻炼培养，有望在了解企业运营流程、积累丰富工作经验、建立相应人脉网络的基础上，获得更为广阔的发展空间。
2、行政助理的主要工作范围
协助行政部经理完成公司行政事务工作及部门内部日常事务工作；
协助审核、修订公司各项管理规章制度，进行日常行政工作的组织与管理；
各项规章制度监督与执行；
参与公司绩效管理、考勤等工作；
奖惩办法的执行；
协助行政部经理进行内务、安全管理，为其他部门提供及时有效的行政服务；
负责公司快件及传真的收发及传递；
参与公司行政、采购事务管理；
负责公司各部门办公用品的领用和分发工作；
做好材料收集、档案管理、文书起草、公文制定、文件收发等工作；
对外相关部门联络接待，对内接待来访、接听来电、解答咨询及传递信息工作；
协助办理面试接待、会议、培训、公司集体活动组织与安排，节假日慰问等；
协助行政部经理做好公司各部门之间的协调工作
3、行政助理的工作活动和程序
（一）工作活动
行政助理的活动主要包括会议管理，工作接待以及公文处理三方面。
（二）工作程序
会议管理主要流程主要是会前组织、准备会议方案、制法会议通知、布置会议场所、国际会议准备、会中实施、会议主持、会务服务工作、处理意外情况、撰写会议纪要、会后跟进、会议文件整理、会务总结评估以及会议决议的跟进与落实。
工作接待流程主要是来宾接待、核实来访的具体事宜、请示领导对接待计划事宜进行批示、依据批示通知有关人员参加接待、来访接待活动准备、来访食宿安排、电话接待、向上级汇报客户电话联系的相关事宜、向客户电话反馈领导意见、向有关职能部门转达领导对客户联系事宜的处理意见、向有关职能部门或其他内部人员的电话咨询、接受客户的电话投诉事宜、接受和处理客户的电话业务洽谈事宜。
协调有关部门和单位处理客户电话反馈的问题。
公文处理流程主要是处理对外正式文件、文件核稿、文件修改、组织撰写公司申报奖项材料、撰写公司年度工作报告、为领导拟定有关业务委托书、材料编写、撰写上级领导视察汇报材料、撰写当前经营发展状况材料、撰写企业创业发展历程回顾材料、撰写上级主管单位要求提报的文件资料、准备外部公司来访的企业介绍材料。
4、行政助理的工作条件
（一）物理环境
行政助理的工作环境主要在公司内部，也会有外出接送客户等工作。
总体工作环境轻松舒适，工作也比较基础简单，但也比较繁琐。
（二）内外软性环境
需要与公司上下员工进行沟通交流，团队合作，认同企业文化。
5、在职人员素质要求
（一）需要有一定的文字处理能力，能熟悉基本的办公软件应用，像WORD文档、电子表格、PPT等；
（二）要有一定的语言表达能力，能协助组织会议等中小型会议。
（三）要有一定的沟通能力，包括内部和外部。
出去开会、办理社保、去主管部门联系业务等，都需要一定的沟通能力。
（四）要有一定的行政专业知识，如果连什么是行政管理都不知道，怎么开展工作？
这也是最基本的。
（五）要有一定的文字处理能力，比如会公文写作，虽说不一定全部能写，但起码像通知、通告、工作计划、工作总结、会议记录、会议纪要、培训计划等，这些就要好好学习学习，这是最基本的文件写作。
（六）最好有自己的行政管理理念，这与您今后的工作晋升有密切关系，同时也能丰富自己的工作经验，并能在一定程度上左右上司的管理决策。
6、行政助理岗位近期需求和发展趋势
（一）近期需求
根据近几年的招聘信息，行政助理岗位需求攀升至第二位。
这似乎对文科毕业生来说是个好消息，但是据人才市场负责人所说，这类岗位的要求比以往提高了，除了懂管理还要有行业背景。
在前几年人才市场发布的一周才市分析上，可以看到管理、行政、文秘岗位大幅攀升。
不少行政助理岗位要求有计算机网络、工民建、机械、教育等行业背景。
（二）行政助理岗位发展趋势
行政助理岗位，在众人看来是一个兢兢业业的管家，负责事务管理，虽然处理的都是一些琐碎的事情。
虽然行政助理事务简单，在企业中只是一个不起眼的小角色，但是随着企业格局或形式的上升，公司的日常事务也随之增多，分工越来越细化，各部门都需要配置不同专业方向的行政助理。
因此，行政助理的需求方向会更加细化，其发展形势亦会更加具有专业倾向性。
7、获取岗位的途径
（一）人才市场。
（二）网上招聘市场。
（三）报刊杂志获取。
（四）延伸到该岗位需要的层次。
（五）投递有特色专业的简历。
（六）笔试有针对准备。
（七）面试要展现个人专业水平及个人风采。
（八）身边的人或亲戚朋友。
（九）重新定位自身专业。
（十）试用期间展现良好的个人风貌、能力及素质。
8、在职人员的职业规划路线
已录用人员
入职第1年
人力助理
行政助理
已工作相同时间的
其他工作
内部岗位调换
第2~4年
人力专员
行政专员
第5年
自主创业
财务人员
销售人员
行政主管
5~10年
办公室主任
10年后
总经理
第一条
1、第1年：
行政前台/助理，在行政助理的安排下，积极协调和处理日常事务，这一阶段主要是入门。
2、第2~4年：
从行政助理上升至行政专员，在某些事务上，可以独当一面，最好精通六大模块的某一或两个，当然其他方面也需了解。
3、第5年：
行政主管，掌握六大模块，精通多个模块，对企业文化建设有独特的理解，善于沟通，行事果断。
4、第5~10年，朝着行政经理/办公室主任/人事部经理方向奔进，需要有领导魄力和管理远见。
第二条
1、第1~3年：
成为成为一名行政专员，踏实努力工作，认真学习岗位技能，与同事和谐相处，开拓人际关系。
2、第4~5年，适应职场环境和社会环境，积累工作经验与专业技能水平，积累与员工相处的沟通技巧，积累中层管理相关专业知识。
通过内部岗位调换，晋升成为一名优秀的行政主管。
第三条
1、从事其他不同领域的工作，例如财务人员、销售人员等。
2、自主创业，例如从事电子商务、物流、人才信息咨询、西餐厅、花店等行业。
9、对在校学生的建议
（一）行政管理专业出身（或者相近专业），以懂点法律、懂点经济、懂点财务、懂管理且具有熟练的实际动手能力为特色，大学四年扎实掌握行政助理所需要的专业理论知识与专业操作技能。
（二）明确行政助理的职责，在大学四年，参加各类学生事务、社团活动、实习工作等社会实践，提高动手能力和操作技能。
行政助理的主要职责是：
1、负责员工的考勤；
2、负责员工档案管理，包括原始档案的收集、整理、归档、电子档案的建立；
3、对一般文件的起草和行政人事文的管理；
4、依据人力资源要求计划，组织各种形式的招聘工作、收集招聘信息，协助招聘工作；
5、处理人事日常管理工作，负责请假、招聘、录用、保险、合同等人事手续的办理；
6、及时办理相关证件的注册、登记、变更、年检等手续；
协助做好公司人力工作的管理、培训与指导；
7、组织公司各种活动的策划；
8、负责办公用品采购计划制定及物品领取管理。
（三）大学四年全面提升自己各方面的综合素质。
行政助理的能力要求：
1、要求熟练掌握个人电脑技术，如MS
Word、Excel和PowerPoint等，以及使用多种专业软件的的经验。
还要有一定的文字处理能力，比如会公文写作，像通知、通告、工作计划、工作总结、会议记录、会议纪要、培训计划等。
2、分析性思维很重要，因为他们经常需要对自己的工作进行轻重缓急的判断，并且要对公司的发展和表现
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