公司接待管理制度Word下载.docx

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1、根据来宾类别及活动的重要性，接待分为A、B、C三级

级别

来宾类别

陪同人员

接待准备

A级

省、市级以上领导、重要客户等

公司总经理级以上

中层干部列队迎接，各部门整理工作场所（车间、仓储和厂区道路干净整洁），彩旗、条幅欢迎，全程摄影，会议室备用

B级

政府部门主要负责人，重要参观团体、客户等

副总经理、对口部门负责人

各部门整理工作场所（车间、仓储和厂区道路干净整洁），条幅欢迎，全程摄影，会议室备用

C级

政府部门一般工作人员，一般参观团体，一般客户，同行业一般来访人员

对口部门负责人、行政人员

各部门整理工作场所，跟踪引导

2、宴请

（1）宴会（午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。

（2）举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。

（3）注意有违来宾人员其风俗之菜肴等事宜。

（4）接待用餐标准

①招待重要官员、重要客户——150元/人·

餐以上

②较重要官员、客户——120—150元/人·

餐

③地方一般干部——80—120元/人·

④常客（通常指工作进餐）——50—80元/人·

（5）住宿安排与标准

序

招待级别

标准

审批权限

1

四星级以上酒店

总经理

2

三～四星级酒店

3

三星级以下酒店

3、文艺晚会——不倡导，但可根据活动目的、来宾兴趣、接受能力，安排和选定节目。

4、参观游览——根据来访目的、性质、来宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，公司对等安排陪同人员和解说员、导游。

五、接待内容和程序

1、接受任务——综合管理部弄清来宾的基本情况：

单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。

2、布置接待——综合管理部提出接待意见：

接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请总经理批准。

3、迎接安排——综合管理部根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。

4、看望、商议日程——来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。

5、安排有关领导会见——按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。

6、组织活动实施——按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；

对上级检查，安排汇报、座谈会。

7、送别——根据客人意见，综合管理部预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。

8、小结——每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。

六、接待涉及部门相应职责及要求

1、申请部门：

提前2天填报《客户来访申请表》（详见附件一），交由综合管理部协调安排，派专人根据来客具体到达时间负责迎接。

2、接待流程（见附件二）

3、综合管理部：

负责全程接待事宜，并做好相应计划与准备。

（具体细则参见附件三）

（1）综合管理部在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，了解来宾基本情况：

来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。

在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。

（2）综合管理部根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。

（3）综合管理部须准备安排横幅、制作欢迎牌、指示牌、电脑、音响设备、投影设备、烟茶。

如有特殊需要，准备会场花卉、水果、领导席签、安排礼仪人员，并安排摄影摄像等。

（4）如需宴请，综合管理部提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；

酒水和香烟需各部门负责人到财务部办理手续领取。

（5）如需留宿，综合管理部提前按接待标准预约好来宾下榻酒店，酌情在房间内准备相关资料水果、香烟等。

（6）如需接送，综合管理部根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好。

（7）综合管理部根据情况提前购买车票及机票。

4、接待人员素质要求。

（具体细则参见附件四）。

七、信息反馈

接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交由部门领导。

八、附则

1.涉及重大接待活动，需综合管理部会同相关部门协调执行。

2.本办法由综合管理部解释执行，由公司总经理批准后颁布生效。

附件一客户来访申请表

编号：

项目名称：

项目负责人：

陪同：

姓名

工作单位

性别

年龄

职务

影响力

爱好

其他

到达航班号/车次：

时间：

月日时分待定□

接机（车）：

是□否□费用支付：

公司□客户□待定□

返程航班号/车次：

月日时分待定□

送机（车）：

返程目的地：

返程票务：

共张代购□自理□飞机□火车□其他□

接待级别：

A□B□C□

下塌酒店：

---□---□----□----□其他：

订房天数：

共天（月日至月日）

订房标准：

单间：

间/双人间：

间/三人间：

间/豪华间：

间

费用支付：

公司□客户□待定□

资料

企业宣传册（光盘）份（套）其他：

娱乐

游览

黄山□九华山□合肥相关景点□其他：

部门主管审核

批准

备注：

1.所有客户来访必须提前2天填写此表，抄报综合管理部。

2.若来访日程更改必须提前一天通知综合管理部。

3.若此表不能详细说明来访日程安排，则以附页的形式说明。

序号

流程

说明

责任部门

接待申请

申请接待部门需提前填写《客户来访接待通知单》根据接待申请要求，在客户到达前应作好相关的接待安排，及时与客户联系了解具体的到访人数、是否需用车、订房或其它要求，并及时落实。

确定接待级别

安排接待人员

确定来访接待级别，公司根据工作的需要安排接待人员，肩负接待任务的人员必须严格按照标准落实整个接待过程。

一般情况下，来访人员没有离开前，接待人员不宜随意更改。

确定行程安排

申请接待部门根据工作内容制定行程安排

4

接车（接机）

接待人员在接到接待任务后，必须确认来访人员的班机（班车）何时到达，到达地点，航班号（车次），来访人员的姓名、特征。

用车，先落实公司有无车辆之后进行，如无法安排车辆的应通知客户并告之坐车方式，特别是飞机的，可通知其坐机场高速专线或打出租车。

5

安排住宿，餐饮

根据班次的时间或者来访人员的需要安排住宿、餐饮的先后次序。

6

会谈工作安排

申请接待部门制定会谈工作

7

送行，电话回访

来访人员离开，由接待人员陪同送车，如有公司赠送的纪念品，一定要提醒或者直接递交到来访人员手上。

送车时，须等到来访人员离开自己的视线范围以后，才能离开,估计他们到达的时间，适时去电进行咨询接待工作的情况，了解客户对公司的产品和企业形象等等方面的意见。

及时做好报告上报公司，以便改进。

附件二客户接待流程

附件三综合管理部接待细则

一、环境管理

1、时刻保持地面光洁，做到在光的反射下看不到一丝污垢；

保持光洁，每天的早、晚进行一次全面清扫，做到一尘不染。

2、时刻保持其它设施的整洁，如门窗玻璃、桌椅等。

3、时刻保持环境清洁、空气清晰自然。

4、环境维护：

保持会客室内环境优雅，随时将移动的桌椅归位。

5、茶水：

随时准备好当日茶水及一次性饮水杯。

6、茶具清洗：

茶具用后及时清洗。

消毒每次不少于10分钟。

7、饮料、食品管理：

Ⅰ、准备充足茶叶、饮料、食品等，需添补时及时领料。

Ⅱ、客户消费的饮料、食品应准确无误登记在《客户消费登记表》，每月25日报财务。

Ⅲ、管理：

饮料及时冷藏、摆放整齐。

及时检查饮料、食品等有无变质、过期现象。

8、接待来访客人：

礼貌请客人入坐，并送上茶水；

及时通知主管，客人已到。

9、茶水服务

（1）标准：

标准茶水位为茶杯深度2/3处。

标准咖啡水位为咖啡杯深度1/2处。

（2）咖啡器具的摆放：

咖啡杯嵌入咖啡碟的正中央，不能摆出移位的声响；

咖啡匙放在咖啡杯柄的右边，杯柄向右。

（3）上茶（咖啡）：

按来宾级别顺序上茶（咖啡），级别相当时，按女士优先和年龄次序的原则上茶（咖啡）；

站于来宾身后右侧，侧身保持托盘平衡，身体略倾斜，从客人右侧上茶（咖啡），绝对不允许碰着客人身体。

（4）茶（咖啡）位于来宾右前方，有柄茶具柄向右。

（5）撤茶（咖啡）：

先主后宾，依次按级别顺序予以撤掉。

（6）添茶（咖啡）尽量不发出声音，溅于桌面的水滴及时用白方巾拭净。

二、用车管理：

1、满足申请部门用车需求；

2、必须让车右侧面向大门，以方便客人下车及公司领导及时会晤，送别亦是。

三、接待前注意

1、客人来访前30分钟检查各处环境；

2、根据需求派人于来访客人到达前10分钟分别于大门处两边等候迎宾；

3、来访客人到公司一楼时，接待台人员必须起立迎候，等客人不见时方可落座；

四、摄影

1、综合管理部根据来宾身份核定是否摄影人员随行；