采购制度修订.docx

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采购制度修订

制度名称

采购部组织结构与责权

受控状态

编号

执行部门

监督部门

考证部门

第一节采购部职能与组织结构

一、采购部职能

采购部由企业采购系统最高负责人领导，在相关职能部门的配合协助下，严格制定并执行采购制度与采购工作流程，确保企业生产、经营活动顺利进行。

采购部在企业中行使下列职能。

（一）建立采购部组织

结合企业实际情况和发展需求，建立健全采购部的组织结构设计，明确职责分工，优化人员配置，提高采购工作绩效。

（二）建立健全采购管理制度体系

根据企业管理要求及部门任务，制定并严格执行采购规章制度，规范采购作业。

（三）采购计划管理

在调查和分析采购需求的基础上进行采购决策，编制采购计划与采购预算，指导采购活动。

（四）供应商管理

根据采购计划进行市场调研，选择、评审、考核供应商，建立并完善供应商档案。

（五）采购价格管理

建立并更新重要物资及常备物资的价格档案，指导采购作业与价格谈判，提高采购绩效。

（六）采购合同管理

组织合同评审，签订采购合同，建立采购合同台账并分类管理，监督合同的执行。

（七）采购进度控制

监督采购合同签订与执行，开展采购跟单与催货工作并进行交期管理，严格控制采购进度，确保供应及时。

（八）采购质量控制

建立采购认证体系，对供应商及采购物资的质量进行检验、认证，确保采购物资符合企业要求。

（九）采购成本控制

严格执行采购预算，监督采购询价、议价、订购过程费用的使用情况，开展成本分析，有效控制采购成本。

（十）采购绩效管理

定期对部门采购作业及各采购人员进行绩效考核，并根据采购结果实施奖惩，分析采购过程中的薄弱环节与问题，制订改进计划，提高采购绩效。

二、采购部组织结构

不同的企业，其采购部职位设置也不同。

企业为确保采购职能的实现，在设计采购部组织结构时，须充分考虑、分析采购需求，生产经营的规模与发展规划，内外部环境，管理水平，供应市场结构，物资价格弹性，产品技术，客户需求等方面的影响，确保采购组织的高效性、灵活性。

三、采购部权力

采购部的权力如图1-13所示。

第二节企业采购管理制度体系

一、目的

规范采购操作步骤和方法，确保采购的质量、交期、性价比和采购要求的适用性，符合公司精细

化管理的规范要求。

二、适用范围

本规范适用于公司的零星材料、大宗材料、办公用品、低值易耗品、设备、仪品、工具、固定资

产等采购的控制。

三、定义

1、供应商：

是指能向采购者提供货物、工程和服务的法人或其他组织。

2、合格供应商：

是指经过公司一定程序评审确定可以与公司合作的供应商。

3、物资请购单：

是需求部门根据需要采购的项目所填写并提交给采购部的单据，此单据须有项目经理、部门负责人和其他审核权限领导人必须签批。

4、供应商调查表：

是确立为公司供应商前对供应商进行评估的表格，一般由采购主管对供商进行考察并填写此表，填写完毕后总经理审批。

5、供应商考核表：

是每财年度对供应商交货准时率、品质和售前服务等进行考试的表格，根据考核决定是否与该供应商继续合作。

6、终止供应商的报告：

是指供应商发生恶劣服务、严重品质情况或考核不合格等提出与其终止合作的报告，此报告由相关权责部门向采购科提出，由采购主管填写逐级上报审批。

7、抽货检验标准：

此标准是对采购物品进行检验参照标准，由技术部门或其他相关权责部门编写交采购中心汇总成册。

8、货物检验报告：

是货物验收部门和人员对货物进行验收后对采购货物给出验收报告的处理意见。

编制日期

审核日期

批准日期

制度名称

采购计划管理制度

受控状态

编号

执行部门

监督部门

考证部门

第1章总则

第1条目的

为加强采购计划的管理，保证公司各部门的采购需求按时按质完成，确保公司生产经营活动顺利有序地进行，特制定本制度。

第2条适用范围

本制度适用于采购部负责的所有物资采购计划制订和预算管理工作。

第3条职责

在预算员、项目经理的指导下，采购主管负责组织编制年度、项目、月度和临时采购计划和预算，而计划和预算的具体工作内容由各项目经理负责。

第4条采购计划的分类

采购计划主要包括项目总体采购计划、年度采购计划、月度采购计划和临时采购计划4种。

采购计划分类说明

第2章采购计划编制与变更管理

第5条采购计划的编制依据

制订采购计划时应考虑经营计划、需求部门的采购申请、年度采购预算、库存状况、公司现金流状况等相关因素。

第6条采购计划的编制步骤

1．明确公司的经营计划

（1）明确掌握公司于每年年底制定的下一年度经营目标。

（2）掌握市场部根据经营目标、客户意向、市场预测等资料所作的市场销售预测情况。

2．明确公司生产计划和库存状况

（1）采购部应及时掌握项目部施工计划。

（2）采购部应及时掌握项目部根据施工计划和库存状况制订的物料需求计划。

（3）采购部应及时掌握各部门根据年度目标、经营计划等预估的各种消耗物资的需求量。

3．制订采购计划

采购部汇总各种物料、物资的需求和请购单据，并据此编制采购计划。

第7条编制采购计划应注意的事项

1．采购计划应避免过于乐观或者保守。

2．采购计划编制过程中应考虑公司年度目标达成的可能性。

3．销售计划、生产计划的可行性和预见性。

4．物料需求计划与物料清单、库存状况的确定性。

5．物料标准成本的影响。

6．保障生产与降低库存的平衡。

7．物料采购价格和市场供需的可能变化。

第8条采购计划的编制原则

1．采购专员应审查各部门的申购物资是否能由现有库存满足、是否有可替代的物资，只有现有库存不能满足的采购申请才能够被列入采购计划之中。

2．如果请购单中所列的物资为公司内部其他部门生产的物资，在性能、质量、交期、价格等满足的情况下，必须采用内购。

第9条采购计划的审核审批

1、工地常用资料以价值1万以下项目经理审批

2、工地特殊材料或价值1万以上，需生产或经营副总签批。

3、工地所用材料是由甲方或设计院选购的材料，需设计部主管或经营部副总签批。

4、工地所用特殊材料或价值在5万以上，需总经理签批。

5．采购总体计划由采购部根据审批后的《采购申请表》制定，年度采购计划需报请公司总经理办公室进行审批；月度采购计划报请主管副总进行审批；短期采购计划由采购部经理批准执行；对于急需物资，应填写“紧急采购申请表”，经部门负责人审核签字，报公司主管副总核准后列入采购范围。

2．采购计划应同时报送财务部门审核，以利于公司各项资金计划工作的完成。

第10条采购计划变更管理

对于已经申请的采购物资，请购部门如果需要变更规格、数量或撤销请购申请，必须立即通知采购部，以便采购部及时根据实际情况更改采购计划。

第3章采购预算管理

第11条采购预算的分类

按照编制期间，采购预算可以分为以下4类。

1．年度预算；

2．项目预算；

3．月度预算；

4．短期紧急预算。

第12条采购预算编制目标

1．采购部凭采购预算进行采购，控制采购费用的支出。

2．财务部门根据预算筹措、安排采购所需资金，保证资金支付的准确性与及时性。

第13条采购预算编制依据

1．生产经营所需的物资数量。

2．结转库存量由仓储部和采购部根据各种物资的安全库存量和提前采购期进行确认。

3．物资计划价格。

物资计划价格由采购部根据当前物资价格，结合可能影响物资价格变化的因素进行确定。

第14条影响采购预算的因素

1．采购环境；

2．项目更改计划；

3．物资使用清单；

4．采购产品合格率；

5．物资标准成本，预处定额。

第15条选择采购预算方法

采购部需根据采购的具体内容选择合适的采购预算方法，如固定预算、弹性预算、滚动预算、增量预算、零基预算和定期预算等。

第16条确定预算数，编制预算草案

采购部采用目标数据与历史数据相结合的方法确定预算数，并据此编制采购预算草案，报财务部审核。

第17条综合平衡预算草案

财务部应与采购部进行协商，在充分考虑公司的现实状况、市场状况和整体预算的基础上，综合平衡采购预算草案。

第18条编制正式的采购预算

1．采购部应根据平衡过的采购预算草案编制正式的采购预算，经财务部审核无误后，报主管副总审批。

2．在编制采购预算的过程中，采购部必须对预算留有适当的余量，以应付可能出现的紧急采购状况。

第19条采购预算执行管理

1．经核定的分期采购预算，当期未动用的，不得进行保留；如确有需要，下期补办相关手续后方可重新使用。

2．对于未列入预算的紧急采购，由采购部执行采购后，再补办相关的手续。

3．采购部门需严格执行采购预算，财务部对其进行监督和检查。

第20条采购预算的调整

采购预算的变更由采购部或者财务部发起，经主管副总批准后方可实行变更。

遇到以下5种情况时，可申请采购预算的变更。

1．公司经营方向和策略发生重大变更。

2．受重大自然灾害的影响。

3．公司内部重大政策调整。

4．宏观调控政策、税制、中小企业优惠政策等公司经营环境发生变化。

5．市场经济形势发生重大变化。

第4章总则

第21条本制度的制、修、止

本制度由采购部制定，经公司常务会议决议后通过，修订、废止时亦同。

第22条生效日期

本制度自颁布之日起生效。

编制日期

审核日期

批准日期

修改标记

修改处数

修改日期

制度名称

供应商管理规定

受控状态

受控

编号

CGZD002

执行部门

采购部

监督部门

经营部、项目部

考证部门

总经办

第1章总则

第1条目的

本着以下3个目的，特制定本规定。

1．使对供应商的管理有章可循。

2．及时对供应商进行考核和评价，激励供应商提高供应质量。

3．定期与供应商进行互访，保持良好的供应关系，保证本公司采购的顺利进行。

第2条适用范围

凡本公司有关供应商管理的相关事项，除另有规定外，均依照本规定进行处理。

第3条管理职责

本公司供应商管理由采购部负责，项目部、质量部和财务部等相关部门应当予以配合。

第2章供应商管理原则和相关制度

第4条供应商开发原则

1．供应商开发程序包括供应商资讯收集、供应商基本资料表填写、供应商接洽、供应商问卷调查、样品鉴定、提出供应商调查申请。

2．供应商开发的基本准则是“QCDS”原则，也就是质量、成本、交付与服务并重的原则。

第5条供应商调查原则和管理制度

1．由采购部牵头组成供应商调查小组，分别对供应商的价格、品质、技术、生产管理等作出审核，选出合格的供应商。

2．供应商调查必须秉承公平、公正的原则，以免本公司的利益受到侵害。

第6条供应商考核与监督原则

1．与供应商签订合约之后，应当定期、不定期地对供应商进行考核。

2．供应商考核结果将用于对供应商的评级，根据等级实施不同的管理，以帮助落后供应商进行改进，激励供应商提供更好的产品和服务。

3．定期或不定期地对供应商进行评价，及时解除与不合格供应商的供应合作协议，增加合格供应商的供应。

第7条供应商关系管理原则

采购部必须与供应商保持一定频率的互访，以促进与供应商建立起战略关系，实行定点采购保证其对本公司的战略供应。

第3章供应商考核与监督管理

第8条考核对象

凡列入我公司“合格供应商名单”的所有供应商均为本公司供应商监督与考核的对象。

第9条考核项目

采购部应定期或不定期地对合格供应商就品质、交货日期、价格、服务等项目作出评价。

第10条考核频率

1．采购专员应负责对关键、重要材料的供应商每月进行一次考核，对普通材料的供应商每季度进行一次考核。

2．采购专员负责对所有供应商每半年进行一次总评，列出各个供应商的评价等级，依照规定进行奖惩。

3．采购主管负责每年对合格供应商进行一次复查，复查流程和供应商调查相同。

4．如果供应商出现品质、交货日期、价格、服务等方面的重大问题时，可以随时对其进行复查。

5.价格管理委员会不定期对于供应商进行市场调查，并通报总经理抽查结果。

第11条考核标准

采购部在进行供应商考核与评价时，应综合考虑以下6个方面的标准，择优选取。

1．供应商是否具有合法的经营许可证，是否具备必要的资金能力，可否给予账期（不加价）

2．是否按照国家标准建立了质量保证体系，且通过质量管理认证。

3．生产管理水平是否先进，能否进行弹性供货。

4．是否具备足够的生产能力，是否能够满足本公司的连续需求以及进一步扩大生产的需要。

5．是否有具体的售后服务措施并且令人满意。

6．之前供应的产品的质量是否符合我公司的要求。

第12条考核方法

1．主观法

主观法根据个人印象和经验对供应商进行评价，评价的依据比较笼统，适合于采购人员在对供应商进行初评时使用。

2．客观法

客观法依据事先制定的标准或准则对供应商进行量化考核、审定，具有包括调查表法、现场打分评比、供应商表现考评、供应商综合审核以及总体成本法等。

第13条评分制度

公司对供应商试行评分分级制度，对供应商的考核项目包括质量、交货期、服务、价格水平等各方面的内容。

第14条考核结果处理

1．考核标准和考核结果应由采购专员以书面形式通知供应商，考核评分以及相应级别处理如下表所示。

供应商考核结果处理表

级别

分值

奖惩情况表

A级

90分及以上

酌情增加采购，优先采购，做为长期定点供应商，货款优先支付

B级

80～89分

要求其对不足的部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，对其采购策略维持不变

C级

70～79分

减少对其的采购量，并要求其对不足部分进行整改、将整改结果以书面形式提交，采购部对其纠正措施和结果进行确认后决定是否继续正常采购

D级

69分及以下

从“合格供应商名单”中删除，终止与其的采购供应关系

2．对评价考核为B级和C级的供应商进行必要的辅导，D级供应商如果想重新向本公司供货，应重新按照新供应商选择的流程对其作调查评核或令其参加本公司招标。

第15条交期监督

采购专员应对合格的供应商进行交货期监督，要求其准时交货，同时记录由供应商原因引起的分批发运而造成的超额费用。

第16条质量监督

1．采购部应对合格的供应商进行质量监督，由质量部和采购部对合格供应商的供货质量作记录，出现不合格产品时应对供应商提出警告，连续两批产品均不合格时，应暂停向其采购。

2．责令不合格供应商查明原因并提高产品质量，如果有所改进，再另行决定是否继续采购。

如果供应商不能在限期内提高产品质量，则由采购部经理报总经办批准之后，终止与其合作。

第17条终止合作

1．对于即将终止合作的供应商，应由采购专员向其发出书面通知，在得到供应商理解的基础上，与供应商明确公平的解约方案，以便将双方损失降到最低。

2．解除合作关系时，应明确双方的责任和合理的时间安排，双方的责任包括对已经发生费用的结算、合约中保密条款的遵守等。

第4章供应商互访与维护

第18条互访制度

采购专员应对其负责的供应商进行维护，经常与供应商进行互访和检查，以便增强彼此间的交流合作、掌握最新的市场信息和产品发展趋势。

第19条互访频率

对销售规模较大的A级供应商总经理必须保证每季度一次的互访，对B级供应商副总以上人员保证1次/半年的互访，对C级供应商保证副总以上人员一年一次的互访。

互访中应当沟通双方的合作状况、对出现的问题提出解决方案、交流各自企业的信息并提出下一步的合作计划。

第20条互访形式以及要求

1．电话互访，限于日常性事务沟通。

2．上门拜访，限于专项任务及重点问题。

3．大型商务竞标询厂。

第5章供应商档案管理

第21条建立供应商档案

为了便于管理，必须对所有供应商建立资料档案，由采购部设专人（材料内业）管理供应商的档案资料。

供应商的档案资料主要包括下图所列的9项内容。

供应商档案资料应包含的内容

第22条收集供应商资料

1．公司签订采购合同后，一周内将复印合同转项目部（免价格）、预算部、财务部、采购部备案，一般应在1个月内，由采购专员将该供应商的材料进行收集、整理。

十天内编写合同付款记要表，通知财务做好资金支付计划。

2．因故不能按期整理的，应由责任人作出书面说明，由采购主管定期催办。

3．整理的档案应包括涉及该供应商的全部文件材料和记录。

采购现场监控系统录制的音像资料，也应作为辅助档案资料保存。

4．公司采购档案不符合要求的，责任采购专员应尽快补齐相应材料，保证档案的完整、真实、有效。

第25条变更供应商档案

若供应商发生经营状况重大变化以及重要担保、重大合同纠纷或诉讼、信用等级和资质变化等可能影响履约能力的重大事项，责任采购专员应及时要求其向采购部提供书面报告，并及时更新供应商档案资料。

第26条查阅供应商档案

相关人员在调阅供应商档案时，应先向采购部经理提出申请，申请批准后，方可进行查阅，查阅完之后应当及时归还。

第6章附则

第27条本规定的制、修、止

本规定由总经办制定，经公司常务会议讨论后，呈请总经理批准后生效，修订和废止亦同。

第28条生效日期

本规定自2013年1月1日起生效。

编制日期

2012年6月30

审核日期

批准日期

修改标记

修改处数

修改日期

制度名称

商业贿赂处理办法

受控状态

编号

执行部门

监督部门

考证部门

第1章总则

第1条目的

为了保证采购工作公平、公正、公开，严厉打击和制止商业贿赂行为，维护本公司和供应商的权益，根据《中华人民共和国刑法》、《中华人民共和国反不正当竞争法》和《关于禁止商业贿赂行为的暂行规定》等法规中的相关条款，特制定本办法。

第2条规范范围

凡本公司采购过程中出现的商业贿赂行为，均依照本办法进行处理。

第3条名词解释

1．本办法中所指的商业贿赂，是指供应商为销售商品而采用财物或者其他手段贿赂本公司工作人员，以及本公司工作人员为了收受或者索取贿赂而购买供应商商品的行为。

2．本办法所称折扣即商品购销中的让利，是指供应商在销售商品时，以明示并如实入账的方式给予我公司的价格优惠，包括支付价款时对价款总额按一定比例即时予以扣除和支付价款总额后再按一定比例予以退还两种形式。

3．本办法所称明示和如实入账，是指根据合同约定的金额和支付方式，在依法设立的反映生产经营活动或者行政事业经费收支的财务账上按照财务会计制度规定明确如实记载。

第2章商业贿赂的界定

第4条财物贿赂

1．供应商为销售商品，假借促销费、宣传费、赞助费、科研费、劳务费、咨询费、佣金等名义，或者以报销各种费用等方式，给付本公司单位或者个人现金和实物的行为，属于财物贿赂。

2．按照商业礼仪赠送小额广告礼品的行为不属于商业贿赂。

第5条其他手段贿赂

供应商对本公司采购人员提供国内外各种名义的旅游、考察等给付财物以外的其他利益的行为，属于其他手段贿赂。

第6条行贿行为的界定

供应商不得采用财物或者其他手段进行贿赂以达销售商品的目的。

在账外暗中给予本公司采购部门或者个人回扣的，以行贿论处。

第7条受贿行为的界定

本公司采购部门或者个人在账外暗中收受回扣的，以受贿论处。

第8条折扣入账

供应商销售商品可以以明示方式给本公司折扣，本公司接受折扣必须由财务部如实入账。

若折扣未进行实时入账，该行为构成商业贿赂。

第9条串通投标

本公司采购人员为了收受回扣与投标单位串通投标、抬高标价或者压低标价，以排挤竞争对手竞争的行为构成商业贿赂。

第3章商业贿赂的处理

第10条对供应商行贿的处理

若发现供应商以行贿手段销售商品的，应当停止向其采购，并进行相关调查。

情节严重者，三年内不能够参加本公司的招标活动或者成为本公司的供应商。

构成犯罪的，本公司有权向司法机关举报，依法追究刑事责任。

第11条对投标单位串通投标的处理

投标单位和采购人员相互勾结以排挤竞争对手的，其中标无效，并停止其投标权利，规定其三年以内不能参加本公司的招标活动或者成为本公司的供应商。

情节严重的，应列入供应商黑名单，永不对其采购，并向司法机关举报。

第12条对采购人员受贿的处理

1．本公司的采购人员利用职务上的便利向供应商索取财物或者非法收受供应商财物，同时为供应商谋取利益的，应令其将非法所得上交工商管理机构，并予以解雇，对其永不录用。

2．采购人员非法收受贿赂致使本公司遭受损失的，除上述各种处罚外，还应对公司损失进行赔偿。

3．受贿数额较大或者巨大的，本公司有权移交司法机关，根据相关的法律法规进行处理。

第13条对采购人员收受回扣的处理

本公司采购人员在采购活动中，违反国家和本公司的相关规定，收受各种名义的回扣、手续费归个人所有的，处罚方法同第12条。

第14条对知情不报的处理

本公司采购人员在工作中非法收受他人贿赂，其同事或者主管知情不报的，公司给予罚款，并进行通报批评的处罚。

第15条对主动坦白的处理

采购人员在被追诉前主动交代行贿行为的，公司对其予以通报批评的处理，并呈报司法机关实情，以便减轻处罚或免除处罚。

第16条采购稽核小组违规处理

1．采购稽核小组负责检察采购人员的不正当行为，如采购稽核小组成员滥用职权、玩忽职守，本公司有权予以解雇，并永不录用。

如采购稽核小组成员行为构成犯罪的，则将其移交司法机关，依法追究其刑事责任。

2．采购稽核小组成员对违反本法规定构成犯罪的供应商和采购人员故意包庇、使其免受追诉的，本公司有权予以解雇并处以罚金，情节严重构成犯罪的，本公司有权移交司法机关，依法追究其刑事责任。

第4章附则

第17条本办法的制、修、止

本办法由法务部制定，总经办批准生效。

法务部对本办法有解释、修订的权利。

第18条生效日期

本办法自审核通过之日起生效并执行。

编制日期

审核日期

批准日期

修改标记

修改处数

修改日期

制度名称

采购合同管理制度

受控状态

编号

执行部门

监督部门

考证部门

第1章总则

第1条目的

为加强采购合同管理工作，防范合同采购风险，维护公司利益，现依据国家相关法律法规及公司合同管理规定，特制定本制度。

第2条适用范围

本制度明确了合同采购管理部门的职责，规定了采购合同管理的基本原则、运行机制及具体内容，适用于公司生产所需物料以及公司日常所需各种物资的对外采购合同的签订、履行和管理工作。

第3条职责分工

公司采购部负责具体的采购合同的谈判、起草、执行、变更等工作，采购部经理、生产副总或经营副总和总经理对采购合同进行审批。

第4条采购合同的形式

采购合同的订立必须采取书面形式，经签约双方协商的有关修改采购合同的文书、传真、电报图表、电子邮件、报价书和会签表等，均属于合同的范围。

第5条采购合同的内容

采购合同包括九项基本内容，即当事人姓名、住所和联系方式，标的全称、价款或报酬，数量和规格型号，品质和技术要求，履约方式和期限、地点，验收标准和方式，付款方式和期限，售后服务及其他优惠条款，违约责任和解决争议的方法。

这九项内容必须编写齐全，各项内容的条款应当明确、具体，文字表达要严谨，书写要工整。

第2章合同签订

第6条采购签约权限的规定

1公司采购部经理有权签署采购标的额在5000元以下的采购合同。

2公司生产副总或经营副总有权签署合同标的额在5000～20000元的采购合同。

3合同标的额在20000元以上的采购合