供应链管理丨财务部采购部之间有矛盾还得这样解决.docx
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供应链管理丨财务部采购部之间有矛盾还得这样解决
供应链管理丨财务部、采购部之间有矛盾,还得这样解决!
“采购和销售是公司唯一能赚钱的部门,除了这两个部门其他所有任何部门发生的都是管理费用”。
杰克·韦尔奇先生这句话非常经典。
在一个企业里,采购价格越低,销售额越高,所得利润就越高。
所以我们可以看出,在一个公司里,采购部或者销售部是多么地重要。
那财务部门跟采购和销售的关系如何呢?
通过调查发现,在一些公司里,财务部与采购和销售的矛盾是最深的,下面这个案例很有代表性。
一、案例导入
在Star公司,采购部经理是Tom先生,生产部经理是sam先生,财务部经理是Shelley小姐。
近期采购经理Tom非常郁闷,因为生产部的经理Sam频繁地跟他反映,由于原材料的质量问题,导致在生产过程中的次品率越来越高,继而引发了客户的投诉。
Tom就积极与Sam进行沟通,发现供应商C提供的原材料有质量问题,Tom就急于想在这个月底之前换一家供应商,于是找到了非常有信誉的供应商H。
Tom让他的下属准备的订货合同流转到财务部Shelley小姐这儿时候,Shelley小姐发现,这个供应商不是公司的签约供应商,违反了公司的制度。
所以Shelley小姐就非常不客气地拒绝了审批。
Tom先生看到退回的流程审批后非常生气,立刻联系生产部的经理Sam,一起来说服财务经理Shelley小姐:
“H公司本身的产品没有问题,性能也能满足我们的要求,所以希望马上订货”、“流程是死的,人是活的。
如果新材料能改善我们的产品,提升我们的客户满意度,那为什么不可以呢?
”......
大家听完这个案例,是不是觉得这个场景非常熟悉呢?
那么作为财务经理的Shelley如何来解决这个原则性的问题呢?
二、矛盾产生原因
这个案例,看似是两个部门之间、甚至三个部门之间的矛盾,其实站在各自的位置上,又好像都有道理。
Tom为什么着急用这家供应商的产品呢?
无非就是想尽快满足生产部经理Sam的要求,降低次品率,然后提高自家产品的合格率。
那么从财务经理Shelley的角度看,她无非是要把控公司的风险,遵守公司的一些流程和制度。
各部门负责人站在自己部门的角度上看问题,都没有问题,但是矛盾却实实在在地产生了,为什么会产生这种矛盾呢?
1、定位
财务人员和业务人员,经常出现最大的矛盾根源还是在于定位和目标不同。
因为目标不同导致绩效考核的导向也不一样,财务人员很难跟业绩挂钩。
而业务人员更重要的是业绩指标,可能很少有风险管理的指标。
所以这一切还是跟定位和目标有很大关系。
2、个性
财务人员非常外向的比较少,而业务人员大多数都比较乐观开朗,所以说性格之间也是有一些冲突的,个性的差异成了业务部门和财务部门之间矛盾的一个重要原因。
三、如何解决
根据多年工作经验,总结了9个字:
“被读懂”、“被信任”,“被需要”。
1、被读懂
为什么业务人员不理解财务工作?
因为首先是业务人员不了解财务是做什么的。
财务人员在跟业务人员沟通过程中,经常会出现非常专业词汇,业务部门听不懂,所以作为财务人员来说,要讲一些让业务人员听得懂的语言,让他们知道财务是做什么的——这就是一个被读懂的过程中。
2、被信任
在读懂过程中,要让业务部门明白,财务是帮助业务部门把控风险的,而不是监督和控制,所以相互信任非常重要。
3、被需要
如果财务部门能在被信任的基础上,确确实实又被业务部门所需要,那我们的业务和财务之间的矛盾也就能化解了。
四、重塑关系中,用哪些策略
1、财务的定位要调整,原来的定位是要监督和控制,现在要转向支持和服务;
2、走进一线业务,去了解业务、学习业务,在学习业务的同时,找到有共同的语言;
3、把一些财务思维,财务理论传播给业务人员;
4、在沟通过程中,要换位思考,主动沟通。
五、回到案例
相信作为采购经理和生产总理,在这个问题上出发点一定是没有问题的,他们都是想降低产品的次品率,他们面临着来自客户的压力,来自上级领导的压力,所以他们要着急去解决这样一个问题。
那么财务Shelley经理为什么会纠结呢?
还是跟内控规则有很大关系。
财务部毕竟是一个风险把控的部门,无论怎么支持和服务,还是不能违背财务的风险管理职责。
Shelley担心,这个供应商的资质有没有问题?
价格是不是最合理的。
生产经理和采购经理之间会不会有什么猫腻,一旦出现舞弊,我是不是要承担风险。
在这个案例中,我们很明显看到了Shelley小姐作出保护自己的决定,她是拒绝审批的。
这个结果可能会带来什么样的问题呢?
应该说很明显,她已经遇到了挑战,她这样简单的拒绝会让矛盾激化,有可能会引发更多问题,比如说导致生产滞后,生产源头无法解决,客户的投诉更加多,次品率上升;甚至还会受到一些来自高层的压力。
建议她采取以下措施:
1、首先要对本次使用这批货物的合同条款进行把关。
比如说在试用期间,如何把握供应商H公司的产品质量,能否满足我们的需求?
如果出现质量问题,如何进行处理,以及一些违约条款;同时还要关注价格是否有市场竞争力。
2、对于这样一个违反政策和制度的事情,最好是三个部门一起去找领导,把这次问题的紧急情况向老板解释清楚,取得老板的理解。
3、审批过后,如果说试用期间发现供应商H产品质量价格的确非常有竞争力,那么再重新签约,把供应商H变成签约供应商,这样做的话,事情也就圆满解决了。
在这个过程中,财务部门也要把风险、内控等财务理念传播给业务人员,这样既能传播财务,又能学习业务,还能改善和业务部门之间的关系。
更为重要的是,让所有参与的部门人员都明白,通过部门定位的调整,对工作的开展,相关部门之间关系的改善,都是非常有意义的。