档案工作管理制度.docx

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档案工作管理制度

档案工作管理制度

江苏省苏州质量技术监督局

1．立卷归档制度

2．档案保管制度

3．档案保密制度

4．档案利用制度

5．档案统计、鉴定和移交制度

6．档案管理体制

7．机关档案人员工作职责

8．岗位职责

9.电子文件归档管理制度

10.公文处理、印鉴管理制度

苏州质监局档案工作管理制度

为加强本单位档案工作的业务建设，逐步实现机关档案工作规范化，不断提高科学管理水平，有效地为单位工作服务和为国家积累档案史料，根据《中华人民共和国档案法》、省、市档案管理等有关规定精神特制定本制度。

一、立卷归档制度

（一）单位文书部门和业务部门，将处理完毕的文件经过整理立卷，由档案部门集中保存。

（二）归档范围：

1．本单位的文件材料

⑴文书档案

①本单位颁发的（包括转发及与其他机关联合颁发的）各种请示、报告、汇报以及上行文、平行文的文件和签发稿等。

②本单位召开的各种重要会议、专题会议和参加上级机关召开的重要会议及本单位领导在各种重要会议上与本单位主要业务有关的通知、议程、纪要、决议、发言稿、名册等各载体资料。

③本单位支部会议、民主生活会议、办公会议记录。

④本单位各项人事材料等。

⑤本单位种类年度先进、工作总结、汇报、统计报表、党员名册等。

⑥本单位在业务工作中形成的、制度、办法、调查报告合同、参考利用价值的文件资料、图纸、照片及光盘等材料。

⑦永久性保存的信访案件、违纪案件的档案材料。

⑧本单位接待重要来宾中形成的文件、声、像等材料。

⑵权证档案

属于本局管辖房屋的产权证、土地证以及土地使用权分割转让许可证。

⑶本单位在日常行政、党务、业务、会议、参观学习、社团等工作中形成的与本单位主要职能有密切联系、有参考利用价值的照片等声像资料。

⑷本单位在工作中获得的由各级部门颁发的各类荣誉证书、奖状、奖杯、锦旗以及由本单位制发的各类纪念品。

⑸财务档案

按上级档案机关和财务部门有关财务档案收集整理等的相关规定进行收集归档。

2．上级单位的文件材料

上级党、政机关、领导对本单位的重要指示、批示、批复、通报、通知以及下发的与本单位业务相关的命令、规定、规（细）则、条例、决定、意见等的文件资料。

3、上级机关或横向单位形成的与本单位主管业务有密切关系的文件材料。

（三）归档时间：

1．各处室应在次年第一个月按要求向办公室做好文件清退工作。

然后由办公室负责档案的人员，按照文件的内容和性质，分永久、长期、30年和短期、10年进行整理，分门别类，编写目录，装订后由档案室统一保管。

2．单位文书档案应在第二年的六月底以前整理立卷结束，然后归档。

（四）归档要求

单位领导和各处室文件办理完毕，应将具有保存价值的来文、复文，包括领导签发的底稿、批示等材料，收集齐全（本单位发文与联合发文各一式二份），及时送办公室归档，外出参加会议带回的重要文件整理一份送档案室归档，个人不得保存，更不能占为已有。

二、档案保管制度

单位应根据保存档案资料的数量，设置必要的档案专用库房和柜橱。

并设有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。

同时还需配备复印机、扫描仪、照相机、抽湿机、温湿度机、空调机以及白炽灯具等设备设施档案库房管理要有专人负责，库房内不得堆放杂物。

定时做好库房内温度记录。

三、档案保密制度

1．建立、健全档案保密组织，做到“三落实”，即领导落实、组织落实、人员落实；“四及时”，即对机关文件材料做到及时登记，及时传阅，及时催（承）办、及时归卷；“四不”，即文件材料不积压、不错漏、不遗失、不泄密。

2．档案人员必须严格遵守保密纪律，做到不该说的绝对不说，不该问的绝对不问，不该看的绝对不看。

3．定期进行保密制度的学习和检查，加强对保密档案的管理和利用。

密级的变更和解密，必须按国家有关规定办理。

凡是违反保密规定，造成损失的要根据情节轻重依法追究法律责任。

四、档案利用制度

1．档案人员应熟悉所藏档案情况和主动了解单位各项工作对利用档案的需要，积极主动地做好利用工作。

2．单位档案部门必须编制《案卷目录》、《全引目录》、《归档文件目录》、《专题资料目录》以及与本单位业务有关的各种《专题索引》等。

3．档案部门应当利用档案资源，开展档案的编研工作，积极配合有关部门编写全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、发文汇集、专题文件汇集等汇编资料。

4．凡本单位工作人员因工作需要，查阅本职工作范围内的档案，需说明情况，办理登记手续后，直接到档案室查阅；查阅非本处室或其它重要档案，需经有关处室处长或办公室主任批准。

5．外单位人员来我单位查阅档案，需持单位介绍信，查阅重要档案需经办公室主任批准，本单位档案一律不外借。

6．调阅档案必须办理登记手续，凡本处室业务范围内的档案可借回本处室阅，调阅档案时间不得超过一周；非本处室业务范围内的档案一律不外借。

7．借阅档案资料，不得失密、泄密，不得转借移阅，如需摘抄、复印，应经办公室主任批准。

8．调阅档案应注意爱护，不得在文件上划线、打圈和涂改，如发现拆毁、涂改、缺页、遗失、损坏等情况，要视情节轻重追究其责任。

9．做好档案利用反馈工作，利用者查档结束时需如实填写《档案利用效果登记表》，交档案部门存查。

五、档案统计、鉴定和移交制度

1．档案的统计。

统计工作是准确提示本单位档案情况的一项工作。

档案部门应建立档案统计制度，要及时对档案的收进、移出、保管、利用效果、存毁和档案人员等情况进行准确的统计。

要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐物相符。

准确编制档案工作情况统计年报，及时上报有关部门。

2．档案的鉴定。

档案部门应根据国家有关档案保管期限的规定，结合本单位的实际，制定本单位保管期限表（详见附件）定期对档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁。

本单位的档案的鉴定工作，应在分管负责人的领导下，由档案部门和有关业务部门人员共同组成的鉴定小组，直接对档案进行鉴定。

销毁失去保存价值的档案必须由鉴定小组提出意见。

登记造册，经分管领导批准后，由二人在指定地点监销，防止档案遗失和泄密，并在销毁清册上签字。

情况特殊的专门档案另有销毁规定的按有关规定执行。

鉴定工作结束后应写工作报告。

3．档案的移交。

本单位档案应按国家、省、市关于档案馆接收档案的范围和年限的规定，将永久、长期、30年保存的档案有计划、有步骤地连同案卷目录和有关资料，一并向市档案馆移交。

凡属进馆的档案均应按照要求进行收集、整理、鉴定。

进馆档案一律移交原件，对于不同门类、载体的档案，按有关规定执行。

进馆档案应办理交接手续，交接双方应在移交清册上签名盖章。

移交清册应归入单位全宗卷内保存。

六、档案管理体制

1．单位档案应由一名领导直接分管，并列入领导的议事日程。

2．建立与单位规模相适应的档案机构，并形成科学的档案管理网络。

3．配备具有大专或高中（中专）文件水平、具有专业技术职务、经过档案专业培训、能胜任工作的专兼职档案干部，兼职档案人员以档案工作为主。

七、单位档案人员工作职责

1．认真宣传贯彻执行《档案法》以及和国家关于档案工作的方针、政策、法规。

2．集中统一管理本单位的全部档案，维护档案完整安全，积极提供利用，为本单位各项工作或生产服务，并为党和国家积累史料。

3．制定本单位档案工作计划、管理办法。

4．对本单位各部门形成的各种文件材料和收集、整理立卷和归档工作进行监督和指导。

5．负责组织和指导档案（专、兼职）人员的业务培训。

6．做好档案的整理、鉴定、保管、统计等各项管理工作，并按规定做好接收移交工作。

7．积极主动做好档案提供利用工作。

8．办理领导交办的其他有关的档案业务工作。

八、岗位职责

（一）文书档案人员岗位责任制

1．认真贯彻执行国家《档案法》和有关档案工作的方针、政策和规定，热爱档案工作、努力学习档案专业知识，不断提高业务水平。

2．按规定做好文书档案的立卷归档工作和平时归档工作。

3．做好各类档案及有关资料收集、整理、鉴定、统计工作。

4．积极开展档案的利用工作，热情接待查阅人员，按规定办理借阅手续，注意掌握利用效果的收集，编制必要的检索工具和参考资料。

5．认真做好库房管理，维护档案的完整、安全。

6．单位档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后才能离开岗位。

7．单位档案人员的工作纳入本单位岗位责任制考核范围。

8．根据档案工作发展需要和本机关实际情况，对档案工作各项制度及库房、设备的添置、修改提出建议、办法。

9．努力完成领导和上级档案部门交办的有关档案业务工作。

（二）分管档案工作领导的岗位职责

1．办公室主任岗位责任制

在单位分管领导的领导下，负责档案的业务建设和日常工作，定期向分管领导汇报档案工作情况。

并负责检查、督促档案人员的工作、制度落实情况，添置必要的专用设备，配备人员，确保档案工作的顺利进行。

负责贯彻执行党和国家对档案工作的方针、政策及本机关的有关规定，加强对文书档案人员的保密教育。

接受上级业务部门的领导，完成业务部门要求必须完成的任务。

负责对档案的鉴定、销毁的组织工作。

关心档案人员并及时了解文书档案人员的业务工作，调动文档人员的工作积极性。

2．分管档案工作领导的岗位职责

单位分管档案工作的领导是负责单位档案工作的全面领导，确保单位档案微观管理和宏观建设的需要，全面提高档案工作科学管理水平，使档案工作为经济建设服务。

根据国家档案法的精神，坚持集中统一管理的原则，保证单位档案工作由办公室档案部门集中统一管理单位的所有档案资料。

根据单位档案管理的需要，每年拨出一定的档案管理所必须开支的经费。

经常性的了解，检查单位的文书档案工作情况，为档案工作解决库房设备等问题，使档案管理工作上等升级。

九．电子文件归档管理制度

一、电子文件是以数码形式存储于磁带，磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通讯网络上传送的文件。

二、本单位档案部门负责电子文件归档工作的管理。

指导与监督文书部门负责电子文件的积累、收集、归档工作，网络管理部门主要负责电子文件在运行过程中的安全技术保障，并提供技术上的协助和支持。

电子文件各形成部门要配合做好该项工作。

三、电子文件归档管理

1、收集

①收集范围。

电子文件的收集范围，按国家有关于纸质文件归档的现行有关规定执行。

②收集要求。

记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留；纸质文件与内容相同的电子文件要同时收集；在OA系统中办理的电子文件，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常修改。

同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上。

③收集时间。

随时收集。

2、整理

一般由归档管理软件来完成。

按年度—保管期--机构或问题整理。

整理完成后，制成机读目录，填写电子文件登记表。

3、归档

①归档时间。

逻辑归档应实时进行，随办随归。

物理归档应定期完成，一般每三个月一次。

②归档检测。

在进行电子文件归档时，应进行检测。

内容包括：

硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。

③归档鉴定。

有效性和完整性鉴定、文件是否损坏。

江苏省苏州质量技术监督局

二00五年一月十二日

江苏省苏州质量技术监督局

公文处理、印鉴管理制度

一、收文处理

1、收文。

送达本单位的公文，统一由办公室签收、登记并处理。

本单位人员外出参加会议带回的会议材料，其中有文号的和秘级以上的文件，应主动交办公室登记办理或存档。

办公室收文后，由办公室主任提出拟办意见。

2、分办。

属于阅件，分送本单位领导和有关人员阅读、传阅或开会传达。

属于办件由领导批示转交有关科室处理。

属于急办的，可直接交有关科室处理，并及时报告领导。

3、承办。

领导批办后，各科室根据批办意见认真进行承办，办理结束后，应及时报告办理情况，并将文件退还办公室。

4、催办。

领导批办或交办于关科室处理的公文，办公室要检查催办，防止漏办和延误。

办公室要建立催办登记制度，记录办理结果，提高办结率。

二、发文处理（含电子公文）

1、拟稿。

本单位综合性文稿由办公室负责，其他文稿由有关业务科室负责。

草拟公文必须符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，符合公文格式，严格行文规则。

做到情况确实、观点明确、条理清楚、文字精练、书写工整、标点准确，篇幅力求简短。

并按规定标明公文种类，填写公文主题词。

2、审稿。

凡以本单位名义行文，拟搞后须交办公室负责人审稿。

审稿人重点审核是否需要行文，以什么形式行文，文稿是否符合拟稿要求，把好政策、文字和文体格式关。

3、签发。

审核后交本单位领导审批签发。

4、会签。

需要同有关部门会签的文稿，经本单位领导签发后，由主办科室送有关部门会签。

外单位主办送我单位会签的文稿，由有关业务科室提出意见后报本单位领导会签。

5、核稿。

本单位领导签发后由办公室进行复核，主要查核审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

6、印发。

办公室核稿后统一登记编号、打印，拟稿人负责检查校对、装订和分封送办公室。

办公室负责发送信件。

凡需打印的文件材料，必须经领导批准，凡需复印的文件、材料须经科室领导批准，未经批准的，一律不予办理。

三、公文摘抄、复制

1、摘抄。

需要经常使用的重要政策规定，各科室可以在文件存档前进行摘抄。

摘抄本应进行登记，由各科室妥善保存。

2、复制。

各科室复制文件，应按规定，交办公室统一办理，超出规定范围的应采取摘抄办法。

四、公文整理、销毁

1、整理。

公文处理完毕后，承办人员应根据公文整理要求，把公文原稿和有关材料整理后送交办公室，按要求分别归档。

个人不得保存应当归档的公文。

2、销毁。

没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和领导批准，可以定期销毁。

五、公文保密

在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密安全。

本单位文件传阅夹凡有涉密文件的，负责文件收发人员应在每天下班前将文件夹收回保密室妥善保管。

六、印鉴管理

办公室确定专人保管本单位印章，保管者外出时，应临时指定人员代管。

除经本单位领导审批签发的文件外，凡需用本单位印鉴均需经本单位领导批准，每次使用必须严格登记。

精心整理，仅供参考编辑文案使用，请按实际需求再行修改编辑

2020年2月