大学应用文写作教案--行政公文格式.doc

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课时数

2

授课内容（标题）

行政公文的格式

教学目标

1.了解公文的种类

2.学习并掌握公文的格式

3.熟悉公文的行文方式与规则

教学重点、难点

1.学习并掌握公文的格式

2.熟悉公文的行文方式与规则

教学方法、辅助手段等

讲授法，案例法，练习法；多媒体

教学内容、教学设计：

考勤（2分钟）

复习旧课导入新课（1分钟）

除了处理日常事务会运用应用文外，在行政机关中还会大量使用应用文来进行管理。

这类文书就是我们今天要学习的公文。

讲授新课（80分钟）

一、公文的含义（1分钟）

公文是公务文书的总称,是国家机关和企事业单位实行管理、处理政务、事务和社会团体办理公务的工具。

二、公文的分类（5分钟）

根据行文关系，即发文单位与收文单位之间的组强关系与职权范围，可以将公文分为上行文、平行文、下行文三类。

（一）上行文

具有隶属关系的下级机关呈报给上级机关的公文。

主要有

1、请示：

“适用于向上级机关请求指示、批准”的公文。

2、报告：

“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”的公文。

3、意见：

“适用于对重要问题提出见解和处理办法”的公文。

也可为下行文。

（二）下行文

1、具有隶属关系的上级机关发给下级机关的公文。

2、下行文文种：

命令（令）、决定、通报、批复、公告、通告

（三）平行文

同系统内的平级机关或不相隶属的机关之间来往的公文。

属于平行文的文种--函、议案。

函是“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题；请求批准和答复审批事项”的公文。

议案：

国家权力机关或立法机关提出的议事公文。

适用范围：

“适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

”

课内练习：

1.下面公文中，属于下行文的是______。

A.请示B.函C.决定D.报告

2.XX省公安局和公安厅的行文关系是__。

A、直接隶属关系　　B、间接关系　　C、业务指导关系　　D、不相隶属关系

3.向非同一组织系统的任何机关发送的文件属于__。

A上行文　B平行文　C下行文　D越级行文

4.上行文是指（A）

A:

向具有隶属关系的上级领导、领导机关报送的文B:

向所属被领导机关或组织发出的文件

C:

向一切比本机关级别层次高的机关发出的文件D:

向一切比本机关级别层次低的机关发出的文件

三、公文的格式（70钟）

公文的格式由眉首、主体、版记三部分组成。

（一）眉首

1.公文份数顺序号（机密、绝密件才标注）

2、密级和保密期限（秘密、机密、绝密30年）

3、紧急程度（特急、急件；电报：

特提、特急、加急、平急）

4、发文机关标识《XXX人民政府文件》《XXX人民政府》

5、发文字号：

发文机关代字（渝府发）、年份〔1992〕、序号（联合行文只标主办机关的发文字号）

如：

中海物业管理有限公司行政公关部发文字号为：

中海蓉物管行字〔2006〕1号

6、签发人（只有上行文才标注，请示应在附注处注明联系人姓名和电话）

图示详见PPT

（二）主体部分

1.公文标题（位于红色反线空两行之下）：

标准式：

发文机关+发文事由（关于¼的）+文种

如：

《XX县人民政府关于加强夏季防火工作的通知》

凡是有红色版头的文件，因已表明发文机关，故发文机关名称可省略。

特殊形式：

（1）发文机关+文种。

如《中华人民共和国主席令》

（2）发文机关+转发文件名+文种，也称转文式标题，用于转发文件。

文章的标题除法规、规章名称可加书名号外，一般不用标点符号。

2、主送机关（全称或规范化简称、统称）

注：

公告、通告等属周知性的公文，没有主送单位。

3、公文正文：

首页必须显示正文

正文中的结构层次序数为：

第一层“一”，一般用三号黑体；

第二层“

（一）”，一般用三号楷体；

第三层“1、”，一般用三号仿宋加粗以醒目；

第四层为“

（1）”一般用3号仿宋体加粗。

4、附件（应在正文之后，成文时间之前，注明顺序和名称。

）

附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。

5．成文日期

成文日期确定原则：

（1）会议通过的决定、决议以会议通过日期为准。

（2）领导签发的，以签发日期为准。

（3）联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准。

（4）法规性文件以文件批准日期为准。

（5）一般信函、电文以实际发出日期为准。

成文日期必须写全年月日，且要用汉字，即俗称的“大写”，不能用阿拉伯数字与汉字混用。

规定零要写成“O”。

6．用印（公文生效标识）

一般的用印方法是：

骑年压月，上大下小。

国标《国家行政机关公文格式》规定：

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标成文时间。

当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文时间上，当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。

公文除会议纪要、以电报形式发出外，均要盖印章。

7.附注：

对正文的某些内容或有关事项的附加说明。

用3好仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。

（请示、用作上行文的意见、函需在此处标明联系人姓名、电话）

（三）版记：

1、主题词：

是由反映主旨内容的规范化名词或名词性短语组成。

主题此标注在附注下方，每两个主题词间空隔一个字距离，不用标点；一般一份文件的主题词3-5个。

（除类别词外，最多不超过5个）类别词——类属词——文种

一份文件如有两个以上的主题内容，如：

国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知

主题词：

经济管理企业破产劳动就业通知

根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。

如：

国务院关于“九五”期间深化科学技术体制改革的决定

主题词：

科技体制改革决定

2.抄送机关：

是指除主送机关外，需了解公文内容或的协助工作的有关机关的全称或规范性简称。

包括抄报、抄送、抄发。

对上级机关用　　　　　　　　　　抄报；

对平级机关或不隶属机关用　　　　抄送；

对下级机关用　　　　　　　　　　抄发也可抄送。

抄送机关标注在主题词下方位置，用横线与主题词隔开。

抄送单位之间用逗号停顿，结尾用句号。

抄送机关应以其性质、职权、隶属和其他逻辑关系排次序

3.印发机关和时间：

即版记，用于标注公文印发机关名称（一般为秘书部门）、印发日期（印刷时间）与印发数量等。

4.页码：

公文每一页的顺序编号，用阿拉伯数字标注在图文区下端，正面为单号，位于右下角，反面为双号，位于左下角。

5.用纸、印装格式

（1）公文用纸幅面规格，一般采用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）。

张贴的公文，如通知、通告、公告等，其用纸大小根据实际情况而定。

（2）公文的书写、排版，文字一律从左至右横写、横排。

四、公文行文规范（10分钟）

（一）公文的行文关系

1、隶属（上下级）关系（国务院—市人民政府—沙区人民政府—乡镇人民政府）

2、指导关系（人事部—市人事局—区人事局）

3、平级关系（市人事局—市卫生局区交通局—镇政府）

4、不相隶属关系（某大学—区政府、区政府—区人大）

（二）公文的行文方式

根据发文机关划分：

单独行文——联合行文

根据受文对象划分：

1、纵向行文

逐级行文—多级行文—越级行文—普发行文

2、横向行文

（三）公文行文规则

1、依据隶属关系行文的规则（党政分开行文）

2、上行文的规则

（1）要单头主送，不要多头主送

（2）要逐级行文，不要越级行文

（3）要向机关行文，不要向领导者个人行文

（4）请示的行文规则

一文一事，不能一文数事；

请示可以抄送其他上级机关，但不得同时抄送下级机关；

请示与报告不能混用，不得在报告中夹带请示事项。

3、下行文的规则

（1）按照职权范围行文

（2）部门之间应当经过协商一致，方可就有关问题向下行文

4、联合行文的规则　（同级或准同级）

五、公文处理中几个需要注意的问题（8分钟）

（一）联合行文的问题

1、行政机关联合行文，主办机关排列在前，原则上文头、文号都用主办机关的，落款时几家单位都要落款并盖印（上行文可只盖主办机关的印）。

另一种处理方式是几家单位联合印制红头文件（切忌不能用黑头文件联发），但发文字号原则上用主办机关的。

2、行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。

3、联合行文一般用主办单位的文头和文号，一般不用几家单位作文头、字号为联发字号的格式。

4、会签，由主办单位首先签署意见，协办单位依次会签，一般不用复印件会签。

（二）数字和数值范围规范表述的问题

1、百分数与分数应用阿拉伯数字表述。

如20%不应写为汉字表述的“百分之二十”，3/4不应写为“四分之三”。

2、数值范围表述：

数值范围就是百分之几到百分之几的数值比较，百分比不可能大于1，只能小于或等于1。

如表述“3%--8%”，不能写成“3—8%”，不能省略3后的百分号；用分数和整数表述数字范围时，也同理不能省略第一个数字后的单位，5万-10万人不能写成5-10万人。

3、表述时间时段，一般不要表述为去年、今年、明年等，应表述出具体的年份，如2007年、2008年。

六、国家行政机关公文格式

（一）公文用纸幅面及版面尺寸

公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GB／T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：

210mm×297mm，尺寸的允许偏差见GB／T148。

（二）公文中图文的颜色

未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。

公文在一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。

课堂小结（2分钟）

由学生总结公文的格式。

课后作业

1预习公告与通告

教师课后心得

虽然找了大量关于公文的图片展示给学生，但因为他们没有真正接触过，所以理解起来仍有一定的难度，结合一些让学生自己动手设计公文格式的小练习有助于巩固加深印象。

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