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知识管理解决方案

Hyperwave知识管理解决方案〔一〕

黄波编译

2002-5-15

    Hyperwave公司是一家德国的知识管理解决方案提供商，公司的总部设在德国，并在北美、英国和法国设有分支机构。

Hyperwave公司为企业提供名为HyperwaveeKnowledge架构的协作型的知识管理软件系统。

该软件包括了文档管理、Web内容管理、搜索引擎、企业信息门户等组件。

企业可以部署单个组件，或者实施整个架构。

目前，Hyperwave已经成功地为金融、教育、制造和政府等多个领域的180多个客户实施了HyperwaveeKnowledge架构。

一HyperwaveeKnowledge架构的设计理念

    1．对数据、信息和知识的理解

    Hyperwave认为优秀的知识管理管理软件必须能够对数据、信息和知识进行有效的管理。

由于数据、信息和知识具有不同的特点，需要不同的信息技术予以支持，因此有必要对数据、信息和知识进行界定，并分析它们的特点。

    数据

    数据是指比特和字节。

数据是IT架构（电脑、软件和网络）所处理的内容。

数据管理面对的问题是成本、速度和性能：

我们消耗了多少资源储存和检索数据？

我们能够以何种速度检索数据？

我们能够存储多少数据？

但是，数据并不能说明自身的重要程度以及数据之间的关联。

人们可能存储了海量的数据，但是这些数据可能没有包含任何信息。

    信息

    信息是能够产生意义的数据。

人们通常需要进行5C中的一种或种处理，将数据转换成为信息：

    场景化〔Contextualize〕：

明确说明数据收集的目的。

    分类〔Categorize〕：

定义数据关键成分以及分析单元。

    计算〔Calculate〕：

对数据进行数学分析和统计分析。

    纠正〔Correct〕：

移除数据中的错误成分。

    精简〔Condense〕：

以更精确的方式归纳数据。

    知识

    知识比信息和数据具有更宽广、更深刻的含义，它建立在对信息的理解之上。

知识是经验、价值、场景信息和专业洞察力的组合。

知识的特性使知识具有价值，但是难于管理。

但是信息技术不能直接管理知识，只有人类才能处理知识，将信息转换成为知识。

    人们主要通过在已有经验基础上，通过观察、理性思考得出结论的方法创造知识，但是获取知识最有效的方法是进行知识共享。

虽然软件不能直接管理知识，但是能够为知识工作者提供知识共享的平台。

    2．知识的共享周期

    Hyperwave认为，企业知识管理的核心知识的共享。

知识共享是由8个环节组成的循环过程，称为知识的共享周期。

一个完整的周期由“知识的内化”、“知识的创造”、“知识的外化”、“知识的编码”、“知识的存储”、“知识的提炼”、“知识的分发”和“知识的使用”8个环节组成。

    知识的内化

    内化是理解信息的过程，人们将信息置入到场景信息中，从而将信息转换成为知识。

知识的内化过程发生在人的思维过程中，技术不能提供相应的支持。

    知识的创造

    新的知识在人的思想中被创造出来，通常是在经验、别人传递的知识基础上，运用人类的洞察力获得的。

对于公司而言，可以通过雇佣新的职工，聘请咨询参谋专家，并购新的企业获得。

知识的创造也超出了技术所能涉及的范围。

    知识的外化

    知识的外化是解释知识的过程，将知识转化成为信息。

人们可以通过语言、图示等简单的方法实现知识的外化，但是问题在于如何促使人们对知识进行外化。

解决这个问题需要在企业中培养知识共享的企业文化，而不是技术能够支持的。

    知识的编码

    知识的编码是将知识转换成为数据的过程，因此可以使用电脑机型存储和处理。

知识的编码过程应当尽可能地简单。

    知识的存储

    知识的存储是将数据物理地存储到企业知识库中的过程，这个过程应当尽可能地简单。

知识存储系统应当支持多个用户同时进行知识的存储操作，确保存储到知识库中的内容是可以检索的，自动生成文档的元数据信息，并对存储的内容自动分类。

    知识的提炼

    为企业知识库中的信息添加场景信息和相关文档，能够提高知识的可用性和可检索性。

电脑技术在几个方面对知识的提炼提供支持：

    自动维护文档之间的超链接

    提供文档的评注功能

    采用图示化的知识地图展现结构化的知识

    采用“专家黄页”定位某个领域的专家

    知识的分发

    知识的分发是使用户访问存储在企业知识库中的数据的过程。

信息技术可以使用推送技术将文档推到用户面前，用户可以订阅所需的内容频道

    知识的使用

    知识的使用是指存储在企业知识库中的数据再次呈现在使用者面前，用于创造价值的过程。

    简而言之，电脑电脑能够很好地支持“知识的编码”、“知识的存储”、“知识的提炼”、“知识的分发”和“知识的使用”5个环节，但是不能支持“知识的内化”、“知识的创造”和“知识的外化”3个环节。

为了使整个知识共享周期能够平滑地运行，理想的知识管理软件应当是包含5个知识共享环节的，完整的、整合的解决方案。

HyperWaveeKnowledge架构包含了对5个知识共享环节的完整支持。

    3知识管理软件的组成

    Hyperwave认为，目前市场上的知识管理软件可以划分为7类：

文档管理、Web内容管理、企业信息门户、信息检索、工作流管理、协作系统和电子学习系统。

这7类软件共同组成了知识管理软件系统。

7类知识管理软件的关系如下图。

    7类知识管理软件的关系图

    文档管理（DM）

    文档管理系统对不同来源的不同格式的文档进行有效地管理。

文档管理系统负责组织文档、检索文档、文档版本管理、文档的元数据管理、存储管理和归档管理等工作。

    Web内容管理〔WCM〕

    Web内容管理工具类似于文档管理系统。

它主要负责Web文档的发布流程管理、文档之间的超链接管理以及不同设备的访问显示控制等。

    企业信息门户〔EIP〕

    企业信息门户提供了一个个性化的基于Web的用户界面。

使从外部网和内部网不同来源的信息综合在一个屏幕上，为知识工作者提供一个获取与相关信息的单一入口。

    信息检索〔IR〕

    信息检索通常是指搜索引擎。

最近在信息检索领域，出现了信息发现技术，包括搜索代理、用户特征定义、自动化文档分类、信息可视化等应用技术。

为用户提供了多种智能检索功能和导航功能。

    工作流管理〔workflow〕

    工作流系统用于在商业流程中捕捉知识。

负责将文档按照预定的流程在适当的时间发到对应人员的手里。

    协作系统〔Collaboration〕

    协作系统在知识工作者中担当十分重要的角色。

象讨论区、共享工作空间、交流室、视频会议等技术都术语协作系统的范围。

    电子学习系统〔Elearning〕

    电子学习系统是知识管理一个重要的方面。

电子学习系统的范围包括学习管理系统、内容分发、内容创建以及技能管理等内容。

    Hyperwave以知识管理理论为基础设计的HyperwaveeKnowledgeInfrastructure，是一个涵盖了所有知识管理软件范围，紧密集成的全面解决方案。

简而言之，Hyperwave是“知识管理软件中的瑞士军刀”。

    HyperwaveeKnowledge架构与知识管理软件模型的关系

二HyperwaveeKnowledge架构简介

    2001年10月，HyperWave公司发表了eKnowledge架构。

eKnowledge架构是完整的、集成的知识管理工具集成系统，整个架构包括内容管理、文档管理、企业信息门户、工作流管理、协作管理、信息发现和电子学习系统。

Eknowledge架构提供了一个完善的，对信息进行发布、组织和分发的电子平台，并且支持企业中知识产生、存储和利用的全周期管理。

eKnowledge架构的核心是HyperwaveIS/6系统，在此基础上，三个基本的组件〔eKnowledgePortal、eKnowledgeSuite、eLearningSuite〕构成完整的HyperwaveeKnowledge知识管理架构，这三个基本组件即可以单独使用也可以相互结合使用。

    EknowledgePortal组件是一个基于角色控制的，能够定制化的信息交换界面。

eKnowledgePortal为整个企业的工作组之间或专家之间提供了协作平台。

同时提供了一个整合企业后台系统的框架，例如eKnowledgePortal可以将企业的ERP系统、消息系统、群件等其他应用程序整合在一起。

    EknowledgeSuite组件使用户能够通过易用的文档和内容管理工具添加、修改和访问信息。

eKnowledgeSuite支持虚拟团队协同工作，用户可以使用TeamWorkspace组件使处于不同地域的项目组成员组成虚拟项目团队，共同开展工作。

项目组成员可以浏览相关项目的所有信息，包括讨论线索、文档、日程安排和其他内容。

    ELearningSuite组件使企业能够向雇员提供经过精心准备的，基于Web模式的培训课程。

通过eLearningSuite组件企业可以为每个职工定制符合其特定需要的培训教程，并可以对职工的培训过程进行监控，并作出周期性的评价。

    1．HyperWaveeKnowledge架构

    Eknowledge架构由“架构构件”和“应用构件”两类构件组成。

“架构构件”包括IS/6、应用框架组件、eKnowledgePortal组件；“应用构件”包括eKnowledgeSuite组件，eLearningSuite组件以及其他可选组件。

这些组件提供了灵活的、可扩展的应用程序，帮助用户实现企业中大跨度的基于Web的应用。

Eknowledge架构支持外挂式应用，并鼓励商业伙伴共同开发，销售定制化的应用产品。

    HyperWaveeKnowledge架构的如下图：

    eKnowledge架构组件图

    2．IS/6简介

    HyperwaveIS/6是Hyperwave知识管理引擎的第6个版本。

它的众多特性允许开发人员在此基础上开发内部网、外部网和互联网上的基于Web的应用。

IS/6自身不是一个完整的应用程序，但是提供了所有核心功能接口用于支持定制软件实现文档管理、网站内容管理、工作流管理、协作管理、电子学习、信息发现以及企业信息门户等功能。

    HyperwaveIS/6结构示意图

    2.1HyperwaveIS/6是企业知识管理平台

    HyperwaveIS/6是一个灵活的、易于扩展的为满足大型企业需求而设计的知识管理平台，具有以下特点：

    与企业已有系统无缝连接

    HyperwaveIS/6可以运行在企业已有的信息系统环境中，使企业在尽量不改变已有商业流程的情况下部署新的应用。

HyperwaveIS/6支持所有的标准协议和文件系统，能够充分利用企业现有的LDAP目录服务器、数据库、ERP系统等资源，与企业现有的IT架构无缝集成。

    基于开发标准

    HyperwaveIS/6最初就是基于开放的Web标准开发的软件。

HyperwaveIS/6中的每一个功能都可以通过Web浏览器调用，即使是系统管理功能也不例外。

由于整个系统是基于Web浏览器方式的，客户不需要推倒已有的应用，重新学习新的软件使用方式，从而降低了客户实施知识管理软件的总体拥有成本。

    灵活的用户界面

    HyperwaveIS/6引擎自身不包含用户界面，它提供了向浏览器动态发送预定义的HTML代码的机制。

HyperwaveIS/6的文档类向应用程序开发者提供了面向对象的，高度模块化的应用程序接口。

通过Hyperwave的应用程序接口，程序可以访问所有服务器提供的功能，使得开发者能够在已有服务的功能上扩展定制功能。

HyperwaveIS/6不仅可以以HTML的方式输出处理结果，还可以使用XML的方式输出。

    多种浏览方式

    Eknowledge架构支持多种终端访问机制，用户可以以不同的身份，从Internet或Intranet，通过Web浏览器、或者PDA访问eKnowledge的内容。

    优秀的安全机制

    HyperwaveIS/6提供了对保密文档、信息的强大访问控制机制。

它使用标准的SSL机制保护浏览器与服务器之间的通讯。

    开放的程序接口

    HyperwaveIS/6支持多种标准接口，如CGI,JavaServlet,XML，与企业系统相整合。

通常Hyperwave的商业合作伙伴使用这些接口将IS/6与其他IT系统相整合。

    可扩展的体系架构

    HyperwaveIS/6由可扩展的多层架构组成。

整个架构包括了在浏览器执行的用户界面代码，执行应用程序商业逻辑的应用服务器层，以及进行版本控制、存储控制、链接管理和搜索等功能的中间层。

    支持服务器池

    一组IS/6服务器称为服务器池，服务器池能够将在物理上别离的服务器组合成为逻辑上一致的服务器，并能够保证在服务器池内所有超链接的一致性。

这意味着分布式的大型组织不需要将所有的应用及存储集中在一个中央服务器上，而采用分布式的系统架构，同时不会牺牲太多的一致性和搜索性能。

    支持LDAP标准

    HyperwaveIS/6具有基于LDAP标准的能够访问外部用户目录的灵活接口。

这个特性使HyperwaveIS/6管理者能够使用已有的用户目录来管理用户，并使得所有在目录中列出的用户能够登录基于HyperwaveIS/6的应用程序。

    支持多种平台

    HyperwaveIS/6是使用工业标准的关系型数据库，用户可以根据自身情况选择使用Oracle9I，MicrosoftSQLServer2000或其他关系型数据库。

并可以运行在多种操作系统平台上。

    2.2HyperwaveIS/6能够确保信息的一致性和质量

    HyperwaveIS/6包含了大量设计以保证存储信息的一致性和质量。

    强大的链接管理

    HyperwaveIS/6自动地处理海量文档和链接，及其一致性问题。

它使用一个强大的链接数据库来降低超链接管理的复杂性，保证链接维护工作的自动性。

这个特性使得任何一个存储对象在不同服务器上移动而不破坏相关链接。

    文档元数据管理

    HyperwaveIS/6自动维护每一篇文档地元数据属性集，例如作者、创建时间、关键字、最后修改时间以及可能过期时间。

此外，HyperwaveIS/6还能够自动地生成文档摘要。

    自动文档分类

    HyperwaveIS/6支持由用户确定在哪存放文档。

当用户对文档进行一段时间的手工归类后，系统将自动“学习”如何根据文档的内容确定存放位置，由系统自动提出文档的归档建议。

    文档管理技术

    HyperwaveIS/6提供了强大的版本管理功能，可以存储和检索一个文档自建立以来的所有版本。

版本管理功能确保工作组在编辑、评论时，文档处于安全状态。

HyperwaveIS/6采用签入、签出的方式管理文档版本，但一篇文档被签出时，只有签出者才能对对应文档进行编辑，当文档签入时，一个新的版本将自动生成。

通过文档历史记录，被授权者可以查阅一个文档的完整历史。

    存储控制

    HyperwaveIS/6提供了层次化的存储权限控制，保证文档和其他信息对象的安全性。

这个特性能够应用于HyperwaveIS/6中的文件、文件夹和超链接等所有信息对象。

HyperwaveIS/6根据用户的存储权限说明表以不同方式呈现信息的形式，例如，如果一个用户没有适当的权限，他甚至不能看到一个文档参考文献。

    文档流转机制

    HyperwaveIS/6支持自动文档评阅机制，运用这个机制，文档可以根据预定义的评阅者链形成文档分发、评阅和删除的评阅流。

    2.3HyperwaveIS/6具有很好的易用性

    协同创作

    用户可以透明地访问存储在不同地点的任何文档。

HyperwaveIS/6使文档作者能够根据存储权限管理自己创建的文档及链接，不需要通过系统管理员在服务器上存放文档。

    虚拟文件夹

    用户能够在HyperwaveIS/6上浏览存储在网络文件系统上的信息，并运用拖放技术界面，在多个HyperwaveIS/6系统或文件系统之间移动文件。

在Windows系统下，HyperwaveIS/6允许使信息对象在浏览器中看起来像文件和目录，这个技术称为HyperwaveVirtualFolders。

VirtualFolders允许使用Windows应用程序编辑文档，通过鼠标的双击操作或者使用“打开”操作对文档进行编辑。

同时，使用者还能通过应用程序的”save”或”saveas”直接将文档保存到服务器上。

    层次化的结构

    HyperwaveIS/6提供了自觉式的搜索和导航能力，允许用户迅速访问在海量数据中迅速访问相关信息。

    强大的搜索能力。

    HyperwaveIS/6提供了简单和高级的检索功能。

用户可以选择性的对文档的元数据进行检索，或者对全文进行搜索，或者使用两者进行混合检索。

检索范围可以限定在文档集中的一部分。

    专家定位

    专家定位一个典型的知识管理工具，它允许通过分析文档和各自的作者来寻找某一领域的专家。

一旦专家被确定，则可以通过、Email和聊天的方式进行交流。

    文章评注

    每个用户可以将包含评论或附加文档的评注附加给任何一篇文档，即使他没有对文档进行修改操作的权限。

这些评注作为独立的对象存储。

评注可以由单个的词语、短句或文档片断组成。

    讨论区

    HyperwaveIS/6整合了包含讨论线索的讨论区。

这个特性使用户能够参与到具有讨论线索的文档的讨论中。

同时，与Email系统的整合允许将Email文件发送到论坛。

3.HyperwaveeKnowledgePortal简介

    HyperwaveeKnowledgePortal是一个企业门户，它为知识工作者提供了安全的、在单一平台上交换信息，能够处理对结构化、非结构化信息，访问企业内或企业外知识的，基于Web浏览器方式的知识门户。

    HyperwaveeKnowledgePortal界面

    因为构建在强大的HyperwaveIS/6基础之上的，HyperwaveeKnowledgePortal提供了许多竞争对手没有提供的特性。

    文档直接发布功能〔DirectPublishing〕：

被授权的用户可以通过浏览器、桌面程序或Windows应用将信息直接发布到企业的知识库中。

    内容可靠性管理（ContentReliability）:

HyperwaveInformationPortal提供了唯一的内容可靠性管理功能。

因为HyperwaveInformationPortal只使用了一种后台技术，由它来进行文档中的超链接管理，这保证了门户的内容与用户视点的一致性。

    与人属性相关（PersonalRelevance）：

在存储于相互别离的系统中的信息海洋中，用户能够选择与他最相关的信息。

    与职能相关（FunctionalRelevance）:

除了与人属性相关，HyperwaveInformationPortal还提供了根据用户的职能角色绑定特定的信息。

用户甚至可以定义自己唯一的角色。

    协作（Collaboration）：

HyperwaveInformationPortal通过整合讨论区、构造文档评阅流和提供访问MicrosoftExchange、LotusDomino的方式提供对知识职工协作的功能。

    实时沟通（Synchronouscommunications）:

通过整合MicrosoftNetmeeting的方式，HyperwaveInformationPortal提供了在交流区与相关专家的进行实施沟通的功能。

    此外，HyperwaveInformationPortal还提供一些企业信息门户所需的高级特性。

    用户界面定制功能（PersonalizedUserInterface）:

用户能够定义个人门户首页的布局，将根据用户角色预定义的元素放到个人的门户上，同时可以改变各个元素的外观和布局。

    内容整合（Contentaggregation）:

门户为用户提供了访问所有信息的单一入口，门户元素中显示的内容可以由非结构化信息和结构化信息构成，或者是各类信息的超链接。

结构化的信息通常是从数据库、数据仓库和ERP系统中抽取出来的。

非结构化的信息可以是企业内部的，存储在HyperwaveIS/6的信息，或者是企业外部的内容。

Hyperwave提供了超过50种门户元素供下载，这些元素与MicrosoftOutlook、Exchange、Word等应用整合在一起。

此外还有一些能够通过以WAP方式访问的元素。

    HyperwaveeKnowledgePortal的元素

4.HyperwaveeKnowledgeSuite简介

    HyperwaveeKnowledgeSuite（eKS）是一个将IS/6丰富的知识管理功能展现在使用者面前的应用。

HyperwaveeKnowledgeSuite（eKS）是一个能够根据用户的个性需求进行定制的知识管理应用，其中，它的突出功能在于文档管理、内容管理和信息检索。

    TheeKnowledgeSuite由两部分可选组件构成:

    HyperwaveTeamWorkspace:

HyperwaveTeamWorkspace组件用于支持项目组成员之间的协作。

使用者通过5个步骤地向导简单的创建一个工作空间，这个工作空间具有项目文档、团队工作日历、任务列表、讨论区、整合邮件等功能。

团队工作空间使身处异地的团队成员能够协同工作，并在团队成员之间形成了知识汇总机制。

由于Hyperwave的安全机制，团队工作空间也能够用于管理企业与供给商、客户和商业伙伴之间的关系。

    HyperwaveTeamWorkspace界面

5.HyperwaveeLearningSuite

    电子化学习是知识管理的重要组成部门。

HyperwaveeLearningSuite（eLS）是IS/6平台上支持电子化学习的应用程序。

HyperwaveeLearningSuite（eLS）提供进行电子化学习的平台，同时支持高级的协同学习。

如果将HyperwaveeLearningSuite（eLS）与eKnowledgeSuite整合起来，还能够成为基于知识管理的学习平台，使用能够基于eKnowledge