会议接待方案优秀范文.docx

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会议接待方案优秀范文

　　a;为了更好的接待与会人员，需要制定一份会议接待的方案。

下面就是给大家带来的会议接待方案优秀范文，欢迎大家阅读参考!

　　会议接待方案优秀范文1

　　一.会前

　　1.与会议主办方洽谈，了解会议要求及所需服务项目。

　　2.提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息，并制定完备的会议预案书给会议方。

　　3.派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。

　　4.确定方案，签订合同，预付定金。

　　二.会中

　　1.会议接待：

专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务。

　　提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

　　2.会前准备：

准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。

　　3.会议场所：

专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。

　　4.会议住宿：

房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。

　　5.会议餐饮：

用餐时间、用餐标准及特殊客人的确认。

　　6.会议旅游：

旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。

　　7.会议娱乐：

娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

　　8.会议服务：

会议代表合影留念、为代表提供服务及相关服务。

　　三.会后

　　1、结帐：

提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐。

　　2、资料：

会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。

　　3、合影：

会议期间参会人员集体合影，会议结束前冲印出来分发给每位与会人员以做留念。

　　会议接待方案优秀范文2会前工作:

　　1、与会议主办方洽谈。

　　2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。

　　3、邀请会议主办方实地考察会议举办场所。

　　4、与会议主办方确认会议接待方案。

　　5、与会议主办方签订会议接待合同，顺便要定金。

　　6、准备会议资料。

　　跟进工作:

　　1、机场、车站:

专人、专车分批分时段按要求接站。

　　2、会议酒店现场:

会议秘书分发会议资料，来客接待。

　　3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。

　　4、会议秘书在会议接待处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房及整理记录有关信息。

协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。

　　5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。

　　6、提前确认会议代表的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。

　　7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜。

　　8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。

　　9、确认特殊客人的安排及接待工作。

　　10、协调会议期间的交通工具的安排。

　　11、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

　　会后工作:

　　1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。

　　2、会议资料、领导讲话稿、、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。

　　3、与会议主办者的费用结算工作。

　　4、欢送代表工作。

　　会议的筹备工作:

　　1、根据会议规模，确定接待规格。

设定待规格。

　　2、发放会议通知和会议日程。

会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。

通知后面要注意附回执，这样可以确定受邀请的人是否参加会议，准备参加会议的是否有其他要求等。

对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。

这个路线图避免了与会者问路的许多麻烦。

　　会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排，它是人们了解会议情况的重要依据。

它的形式既可以是文字的也可以是表格的。

　　它可以随会议通知一起发放。

　　3、会场的布置。

　　会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。

一般大型会议，根据会议内容，在场内悬挂横幅。

门口张贴欢迎和庆祝标语。

可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严，会议桌上可悬挂或摆放国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。

桌面上如需摆放茶杯、饮料，应擦洗干净，摆放美观、统一。

坐席的配置要和会议的风格和气氛统一，讲究礼宾次序，主要有以下几种配置方法:

圆桌型，如果是使用圆桌或椭圆形桌子。

这种布置使与会者同领导一起围桌而坐，从而消除不平等的感觉。

另外，与会者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交换意见。

座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做，来宾的领导应坐在朝南或朝门的正中位置，企业领导与上级领导相对而坐。

同级别的对角线相对而坐。

因为为尊者享有优先知情权。

教室型，这是采用得最多的一种形式，它适用于以传达情况、指示为目的的会议，这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。

这种形式主席台与听众席相对而坐。

主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。

主席的座位以第一排正中间的席位为尊位。

　　会议的接待礼仪:

一是会前检查。

这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。

比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。

　　二是提前进入接待岗位。

接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。

一般的接待工作分以下几个岗位。

　　1、签到。

设一张签字台，配上1-2名工作人员，如果是要求接待档次比较高，可以派礼仪小姐承担。

签字台北有毛笔、钢笔和签到本。

向客人递钢笔时，应脱下笔套，笔尖对自己，将笔双手递上。

如果是毛笔，则应蘸好墨汁后再递上。

签到本应精致些，以便保存。

如需要发放资料，应礼貌地双手递上。

接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。

　　2、引座。

签到后。

会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。

对重要领导应先引入休息室，由企业领导亲自作陪，会议开始前几分钟再到主席台就座。

　　3、接待。

与会者坐下后，接待人员应递茶，或递上毛巾、水果，热情向与会者解答各种问题，满足各种要求，提供尽可能周到的服务。

　　会议的服务礼仪:

　　1、所有员工统一外着公司西服套装工作服，男士内穿蓝色衬衣工作服，女士内穿白色衬衣工作服，服装应完好、无污渍，扣子齐全，不漏扣、错扣。

打好领带，配穿皮鞋，上衣袋不装东西，裤袋少装东西，并做到不挽袖口和裤脚。

佩戴工号牌。

　　2、接待时注意力集中，展现良好的精神状态，无疲劳状、忧郁状和不满状。

立姿端正，抬头、挺胸、收腹、双手自然下垂。

行走步伐有力，步幅适当，节奏适宜。

　　3、避免在客户面前打哈欠、伸懒腰、打喷嚏、挖耳朵等，实在难以控制时应侧面回避。

与领导、客人交谈时，要神态专注，表情自然，表达得体，不得背手、袖手、抱手或抄手，不要左右晃动和抓耳挠腮。

　　4、会议进行中的服务尽量要做到稳重、大方。

如果操作不慎，出了差错，应不动声色地尽快处理，不能惊动其他人，不能慌慌张张，来回奔跑，将与会者的注意力引到自己身上，否则，这将是极大的工作失误。

　　5、服务会议应紧凑，不要出现冷场的局面。

这就要求各个工作人员“严阵以待”，做好各项准备工作。

　　6、要做好会后服务的准备。

会议进行之中，就应为会后服务做好准备。

如，会后要照相，就应提前将场地、椅子等布置好，摄影师做好摄影的准备。

另外，会后的用车也应在会议结束前妥善安排。

　　会后服务:

会议结束后，全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。

　　1、组织活动会议结束后，有时还会安排一些活动。

如联欢会、会餐、参观、照相等，这些工作很繁琐，应有一位领导统一指挥和协调，而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任，同时其他接待人员要积极配合，各负其责，做好自己分担的工作，以保证活动计划的顺利实施。

　　2、送别根据情况安排好与会者的交通工具，使其愉快、及时地踏上归程。

　　3、清理会议文件回收有关文件资料，整理会议纪要，会议总结。

　　会议接待方案优秀范文3

　　一、会议概况：

会议时间：

_会议地点：

_地址：

_x电话：

___x联系人：

_参加会议人员东北九城市公安局主管政治工作局长、政治部主任、政治部秘书处处长、干部处处长，特邀佳木斯市公安局有关领导与会，约50人。

　　二、活动日程

　　三、工作分工成立会议筹备领导小组组长：

_x副组长：

_x领导小组下设办公室，负责人_x，具体负责整个会议期间的各项工作。

　　成员单位：

政治部各处、机关党委、指挥部宣传处、行政处、后

　　勤保障中心、朝阳分局、净月分局、锦程分局、巡警支队、_支队领导各1人。

　　办公室下设材料组、会务组。

　　材料组负责人：

_x成员：

秘书处有关人员职责：

　　1.领导讲话、主持稿、论文集

　　2.代表报到、登记，制定花名册、通讯录

　　3.会议须知、日程表

　　4.代表、工作人员住宿、餐饮分配表

　　5.制做文件袋、配记事本、笔、相册

　　6.材料装袋、印制代表证、工作人员证、桌签

　　7.乘车编号及分配代表、工作人员乘坐车辆会务组负责人：

_x成员：

_支队、巡警支队、政治部各处、行政处、后勤保障中心、指挥部宣传处、机关党委。

　　职责：

具体负责请领导参加开幕式、联系开、闭幕式会议室、会议接站、食宿、宴请、各项活动统筹安排、纪念品的购买发放、后勤保障及各项协调工作。

　　1.车辆负责人：

_x会议抽调政治部秘书处轿车3台、干部处2台、组织处2台、老

　　干部处2台主要用于迎接代表团。

行政处2台轿车主要用于会务。

　　会议抽调行政处、后保中心、巡警支队丰田面包车各1台，_支

　　队前导车1台。

主要用于参观、游览。

　　各单位抽调公务车于8月9日上午8：

30分到名门饭店会务组报

　　到，接受任务;_前导车、3辆中客8月10日11：

30到名门饭店会务组报到。

　　联系_支队，确定具有长春特色参观路线。

游览期间，沿线主要街路由_安排勤务。

　　各单位抽调的车辆要做到整洁干净、无故障、无灰尘。

　　车辆市内用油由各出车单位自行解决。

　　联系各代表团铁路定票，为代表自带车辆加油及送站工作。

　　2.接站负责人：

_x8月9日，各代表团报到当天，由政治部有关领导及政治部各处处长负责迎接。

对坐车来的代表，派车在高速公路出口处迎接;对乘火车来的代表，派车到车站迎接。

　　具体分工：

秘书处负责迎接沈阳、哈尔滨、佳木斯代表;干部处负责迎接鞍山、大连代表;组织处负责迎接吉林、抚顺代表;老干部处负责迎接大庆、齐齐哈尔代表。

　　3.纪念品负责人：

_x用于登长白山准备雨衣60件，秘书处负责统计会议代表服装号，于8月10日发到会议代表及工作人员手中。

　　奥迪A6车模60辆，由秘书处购买并在会议代表入住时送到房间。

　　准备给白山市局纪念品10份，以表感谢。

　　4.住宿负责人：

_x住宿。

会议代表统一住名门饭店。

各市局主管政工局长，党委委

　　员、政治部主任安排单独住一标准间，其它代表2个人住一标准间，各代表房间内摆放水果、香烟和主要地方报纸。

　　宴请。

9日各代表团报到后，市局在名门饭店举行欢迎晚宴，拟请x座陪。

　　要求。

会议用餐依签牌固定餐位，一楼正厅悬挂欢迎横幅;会议室挂会标，摆放鲜花，代表座签等，要体现隆重、端庄、整洁。

　　5.参观、娱乐活动游览长白山及市区内伪皇宫、一汽大众公司。

　　责任人：

_x负责游览期间住宿、用餐、游玩等活动。

　　要求：

游览长白山要确保安全，每辆车要配备350兆对讲机I台，前后呼应加强联系;鉴于路途较远及长白山西坡封闭的实际情况，要与白山市公安局沟通，协助做好保障工作;车辆进入白山市界，要有白山_前导车迎接并导，要请白山市局联系3名导游，随同代表一同上山沿途介绍长白山然风光;负责培训3男3女既6名随车导游。

　　8月11日晚，举办联欢晚会。

　　责任人：

_x负责联系晚会场所、邀请乐队、主持人、在局内挑选5名歌手，制定由各代表团参与的演出计划。

　　6.宣传报道责任人：

_x负责会议摄、录像工作。

　　派摄影、录像记者各1人，全程跟踪服务。

　　将代表的照片装入相册，录像刻制光盘，在代表返程前交到代表手中。

　　7.医疗保障责任人：

_x门诊部派1名医生全程保障。

每天要定时到代表房间巡、问诊，要分考虑到去长白山、路途遥远易晕车，高山缺氧、爬山困难的实际，备有关药品和医疗器械。

　　会议接待方案优秀范文4

　　一、接待时间：

20_年X月X日—X月X日

　　二、接待地点：

接送机地点：

西宁机场下榻酒店：

_大酒店会议地点：

_大酒店会议厅

　　三、接待对象：

嘉宾等一行人及其陪同人员

　　四、接待负责人员：

总负责：

接待办跨部门接待小组：

相关领导，秘书组，行政组，宣传组，保卫组

　　五、接待前期准备工作：

　　1.制发邀请函，邀请嘉宾，协调时间

　　2.食宿安排，提前预定

　　3.迎接车辆安排

　　4.迎宾

　　5.相关接待人员，负责相关接待工作

　　六、机场接待

　　1.机场一层到达厅内设接待处人员，根据来客乘坐的航班到达情况持“热烈欢迎_贵宾”牌，在一层到达电梯口等候，接到嘉宾后负责引导至接待处。

接待组由此将客人集中带出乘车。

　　2.在廊桥出口、候机厅二层到达电梯口及接待处放置简易欢迎标语牌。

　　3.由服务科按照按正常要客接待程序接待。

　　4.对于重要领导等特殊客人，由团省委提出要求，机场团委负责申请办理有关接待人员通行证，安排相关人员协助在廊桥出口处迎接。

　　硬件附注：

易拉宝2个，接待处牌子和桌子，笔若干支，迎宾牌，授带10条?

?

　　七、酒店入住

　　1.确定嘉宾入住时间，通知酒店接待人员提前做好相关准备，确定房间住宿安排。

　　2.嘉宾到达酒店，大厅接待组全员在酒店大厅恭候，摄像记录组安排摄像拍照。

　　3.进入酒店后，由接待人员的引领下入住提前安排好的房间。

　　4.如饭后休息需要安排人员将嘉宾带领回房间。

餐后安排客房服务人员带入房间休息，并问询是否需要叫醒服务。

　　八、用餐

　　1.由接待人员引领嘉宾在入住酒店进行用餐。

由客房服务人员进行相关服务。

　　2.餐后安排客房服务人员带入房间休息，并问询是否需要叫醒服务。

　　九、会议前的筹备工作

　　1.选择会议厅。

根据会议参加人员的人数确定会议厅规模。

　　2.会场布置。

根据会议内容，在场内悬挂横幅。

门口张贴欢迎和庆祝标语。

可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。

桌面上需摆放纸笔、水果、饮料，擦洗干净，摆放美观、统一

　　3.会议前的接待礼仪。

提前准备礼仪人员做好相关接待工作。

　　4.会前检查。

提前检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。

　　十、会议接待

　　1.欢迎词提前15分钟播放“热烈欢迎各位_贵宾莅临我公司考察指导”

　　2.会场整理及布置1）提前30分钟清洁并布置会场，保持会场整齐有序，空气清新2）摆放会场物品，桌面上如需摆放水果、饮料，擦洗干净，摆放美观、统一，香烟可交于陪同人员级别者代为分发，调试投影仪，音响等设备，放映相关资料。

　　3.联系陪同人员，讲解员。

根据客户考察目的及需要，确定陪同人员并及时告知其准备事宜，以便顺利沟通：

会谈开始前1小时，再次提醒相关人员

　　4.领导嘉宾到达会议厅，由礼仪引入会场就座。

　　十一、座谈

　　1.企业宣讲

　　2.技术交流

　　3.会场服务

　　4.拍照

　　5.摄像

　　十二、会后服务准备做好会后服务的准备。

提前将场地、椅子等布置好，摄影师做好摄影准备。

会后用车在会议结束前妥善安排。

　　十三、会后服务会议结束，摄影师做完摄影工作后，由接待人员负责将领导嘉宾送回入住酒店会议接待方案优秀范文