档案管理规定.docx

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档案管理规定

档案管理实施细则

一、目的

为规范档案管理工作，合理利用档案资料，提升档案价值，增强全员档案管理意识，特制定本细则。

二、适用范围

本办法适用于集团公司所属各子公司。

三、档案定义

本办法所指档案是指本单位从事各项经营管理以及其他社会活动中直接形成的对本单位和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

四、档案管理机构和职能

（一）集团档案管理机构是行政人事部，工作职能如下：

1、对集团及所属子公司的档案管理实行统筹规划，组织协调，统一制度。

2、对集团及所属子公司形成的各类文件材料归档工作进行监督与指导。

3、对集团及所属子公司重要文件资料进行统一归档集中保管。

4、开发档案价值，为集团及各子公司经营管理服务。

（二）各子公司档案管理机构是子公司行政人事部，工作职能如下：

1、对本单位的档案进行管理。

2、对本单位各业务部门的档案工作进行监督与指导。

3、接受集团档案管理机构的监督与指导，负责档案管理业务对接。

4、合理利用档案，为单位经营管理服务。

五、档案管理体制

（一）集团档案工作在集团的监督与指导下，采取统一领导、统一制度、统一标准的方式，对所属单位的档案工作进行管理。

（二）逐步建设信息化管理体系，实现科学管理模式。

六、档案范围

单位档案包括文书档案、声像档案、实物档案。

（一）文书档案

文书档案分为纸质和电子版两种形式。

具体如下：

1、单位设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料。

2、单位知识产权管理材料，包括商标注册、专利申请、版权保护等。

3、公司股东会、董事会、监事会、年终总结会、季度考评会、月度总裁办公会及其他本单位主持召开的会议形成的会议记录、决议等相关材料。

4、上级和同级机关单位颁发的需要单位贯彻执行的文件。

5、本单位对内、对外的文件、通知、通告。

6、本单位经营管理方面的文件材料（包括请求、批复等）。

7、本单位与业务单位的往来文件材料。

8、以单位名义签订的所有协议及合同。

9、本单位及下属部门制订的工作计划、发展战略规划、预算统计、工作总结。

10、财务审计及其管理方面的文件材料。

11、劳动工资、人事档案、法律事务管理方面的文件材料。

12、标准化产品研发、信息化建设成果及其管理方面的文件材料。

13、市场宣传推广成果及其管理方面的文件材料。

14、人事培训项目成果及其管理方面的文件材料。

15、标准化体系建设成果及其管理方面的文件材料。

16、基本建设、工程改造方面的文件材料。

17、本单位的历史沿革（包括单位简介、大事记、内参、内部刊物等）。

18、其他需保存的文件材料。

（二）声像档案

声像档案分为照片类和录音、录像类，并附有文字说明（时间、地点、对象、作者、内容）。

具体如下：

1、上级领导视察、检查、指导工作形成的照片、录音、录像材料。

2、单位召开的各种大型会议、重要活动等形成的照片、录音、录像材料。

3、媒体宣传报道形成的照片、录音、录像材料。

4、单位荣获各种奖励的照片、录音、录像材料。

5、反映单位历史概貌的其它照片、录音、录像材料。

（三）实物档案

1、奖品类

单位荣获的各种荣誉证书、认证证书、奖杯、奖牌、锦旗等。

2、字画类

具有保存价值的手迹、字画等。

（四）其他具有重要保存价值的文字及声像资料。

七、档案管理程序

档案管理分为收集、整理、立卷、保管、鉴定、销毁、利用等程序。

（一）档案收集

1、收集时间和归档范围

1、每年的第一季度，各单位档案管理机构应将本单位上年形成的文件材料立卷归档。

归档内容参见上述档案范围。

2、每年春节后上班的第一个月末，各子公司行政人事部负责将本单位上年形成的重要文件资料整理备份，向集团行政人事部申报统一归档。

范围如下：

2.1上级领导视察、检查、指导工作形成的文字及声像资料；

2.2单位召开各种大型会议、公益活动等其它重要活动形成的文字及声像资料；

2.3单位重要荣誉奖励、重大事故的文字或声像资料；

2.4单位制订的年度和百日工作计划、工作规划和工作总结；

2.5单位形成的文件及规章制度；

2.6单位签订的广告合同原件及其他重要协议合同；

2.7单位的广告宣传片；

2.8单位合理化建议方案及实施成果材料；

2.9企业文化建设材料；

2．10单位开展、参加公益活动的图文材料。

3、集团的标准化管理成果、各类产品研发、信息建设成果、市场推广标准方案、人力资源培训成果、大型会议材料，要求各执行部门在项目完成2周内整理备份，向行政人事部申报归档；除此之外，各职能部门应根据档案范围将本部门上年形成的文件资料整理备份，在每年春节后上班的第一个月末完成申报归档工作。

4、各类实物档案要求相关业务人员在取得实物3天内，到本单位行政人事部办理申报归档。

（二）档案整理立卷

1、整理原则

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

分为分类、装订、排列、编号、编目、装盒等步骤。

2、分类

2.1区分全宗，确定立档单位。

根据公司档案管理体制，各单位形成的文件材料原则上由本单位负责立卷和归档。

即每个子公司是一个全宗。

全宗号标识方法根据立档单位简称编写。

如：

“河南省广茂工程建设有限公司”简称“河南广茂”，全宗号即为：

HNGM（见附件3《全宗号一览表》）。

2.2全宗内档案分类方法常用的有三种：

年度分类法、组织机构分类法和保管期限分类法。

公司档案采用年度-组织机构的复合分类法。

组织机构指各职能部门，即每个部门代表全宗内的一种类目。

2.3一级类目是档案分类的最高层位。

类目名称根据部门的业务功能进行设置。

一级类目号标识方法为类目名称主词的汉语拼音的第一个大写字母。

如：

“XZ”即“XingZheng”（行政类）的简称。

2.4二级类目是一级类目的细分。

细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案反映的内容、载体等进行设置。

二级类目的标识采用“双位制”。

各大类的综合类为“11”，其余的二级类目依次为12、13……99。

如：

“XZ11”即表示“行政综合类”。

2.5三级类目的设置原则、标识方法与符号和二级类目相同。

各单位可根据情况自行决定。

如文件不多,也可仅分一、二级类目。

3、装订

3.1归档文件应按件装订。

装订时，正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

3.2中文直写文件以右方装订为原则，其附件均应对准右上角；中文横写或外文文件则以左方装订为原则，附件则对准左上角。

3.3文件如有皱褶、破损、字迹模糊等情形,应予以修整、复制，拆除文件上的金属物，确保归档文件整齐、牢固、完整。

4、排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合形成时间、重要程度等排列。

会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

5、编号

5.1归档文件应按照分类方案和排列顺序逐件编写件号和页号。

5.2档号是反映档案排列顺序的一组代码，以一案一号为原则,编制规则为：

年度号-类目号-卷（件）号，如：

2010-XZ11-0705代表2010年度行政综合类第7盒案卷中的第5件档案。

表示方法如下：

档号=年度号+类目号+卷（件）号

ⅹⅹⅹⅹ——XZ（SC）00·00—1……n

6、编目

6.1归档文件应依据分类方案和编件号顺序编制《卷内文件目录》。

并拟写案卷题名和填写案卷封面。

案卷题名应准确概括本卷文件材料的责任者、主要内容和文种。

6.2案卷排列、编号以后，要编制《案卷目录》，以方便检索。

7、装盒

7.1将归档文件按编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

7.2备考表

备考表是用以对盒内归档文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况进行必要的注释说明，一般置于盒内文件之后。

7.3案卷各部分的排列格式

案卷封面-卷内文件目录-文件-备考表-封底。

（三）档案的保管

1、安全科学保管

1.1非档案部门工作人员，未经许可，严禁私自调阅档案。

1.2摆放档案时按档号顺序自上而下，从左到右竖立依次排放。

如：

2010-SC11-1～50，即2010年市场综合类第1-50件档案。

1.3档案柜应编顺序号，并标有档案存放示意图。

2、定期检查维护

2.1对破损褪变档案及时进行修补复制，保证档案的完整。

2.2检查各项设施是否有效，做好“八防”工作（防火、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防盗），保证档案的安全。

2.3每年对所有声像档案进行一次全面检查。

需长期保管的声像材料，在保管一定时间后，应转录复制。

2.4每半年清查一次照片、底片，有发黄、发霉、变质等现象，及时进行清洗和技术处理。

2.5录像带、录音带、影片等使用完毕后应马上入盒，以防污染。

并不定期检查，出现变形断裂、磁粉脱落等现象，应立即进行补救。

（四）档案的鉴定

档案鉴定主要是判定档案价值的大小以及档案是否具有继续保存的价值。

1、鉴定档案保存年限时，应考虑下列因素

1.1影响单位品牌、经营决策的重要程度。

1.2单位发展阶段和管理特征。

2、档案保管期限分永久、定期两种。

介于两种保管期限之间的，保管期限从长。

下列档案的保管期限属永久保存

2.1涉及单位重大经营决策、发展规划、工作计划、业务运营的文件材料。

2.2涉及单位法律事务、规章制度、知识产权、财产安全、历史沿革的重要文件材料。

2.3国家法律规定需永久保存的文件材料。

3、定期保存的档案，其保存年限应区分为三十年、二十五年、二十年、十五年、十年、五年、三年及一年。

间于年限之间的，保管期限从长。

（五）档案的销毁

1、届满保管期限的档案，档案管理部门应制作《销毁档案清册》，征询相关业务部门意见。

业务部门如表示有必要延长档案的保存年限，需标注延长年限及理由。

《销毁档案清册》需呈报公司总裁或单位负责人审核后予以销毁。

2、档案销毁的方法包括化为碎纸或溶为纸浆、焚化、化为粉末、消除电子档或重新格式化、消磁等其他可以完全消灭档案的方法。

3、档案销毁时，由档案管理部门会同相关部门人员全程监控执行，并应注意环保和安全事宜。

4、已销毁的档案，档案管理部门应及时办理档案注销。

在《销毁档案清册》、《卷内文件目录》等有关目录上分别标注销毁日期等信息。

《销毁档案清册》需归档永久保存，以备查考。

（六）档案的借阅、利用

借阅程序和权限

1、凡需使用档案者，均应填写《档案借阅单》，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能借阅。

1.1借阅与经办业务有关的档案时，报其部负责人签批；

1.2借阅与经办业务无关的档案时，经部门负责人核准，报行政人事部负责人签批；

1.3借阅秘密级以上的档案，须经总裁/单位负责人批准方能借阅；

1.4外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经单位负责人批准后方可借阅，且不得私自外带、复印或摘抄内容。

2、档案管理员接到《档案借阅单》经核查无误，于借阅单上填注借出日期后，将档案交与借阅人员。

调卷单则按归还日期先后整理，以备催还。

3、借阅期限不得超过一周，借阅人应于期限内归还。

如需再借，应办理续借手续。

4、借阅档案交还时,档案管理员须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

经核查无误的档案即归入档夹，注销档案借阅手续，《档案借阅单》归档备查。

档案的利用方式

1、提供档案原件。

2、提供档案复印件。

3、提供文献索引资料。

八、全员档案管理

（一）档案管理部门应对员工进行档案保密宣传工作，全体在职员工均有保护档案的义务。

（二）档案管理部门应主动向各部门、员工提供档案管理信息服务，提高全员档案意识，丰富档案信息资源。

（三）档案管理人员必须严格执行档案管理办法，加强科学管理和安全保密意识。

发生岗位调动时，需办理档案移交手续，并留存备查。

（四）档案利用者应爱护档案，确保档案的完整、安全性。

不得擅自损毁破坏公司档案，严禁私自转借他人。

九、附则

（一）本细则由森茂集团行政人事部制定并负责解释。

附件：

《档案借阅单》

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