Excel表格实用技巧大全及全部快捷键.docx
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Excel表格实用技巧大全及全部快捷键
Excel表格实用技巧大全及全部快捷键
一、让数据显示不同颜色
在学生成绩分析表中，如果想让总分大于等于500分的分数以蓝色显示，小于500分的分数以红色显示。
操作的步骤如下：
第一，选中总分所在列，执行“格式→条件格式”，在弹出的“条件格式”对话框中，将第一个框中设为“单元格数值”、第二个框中设为“大于或等于”，然后在第三个框中输入500，单击[格式]按钮，在“单元格格式”对话框中，将“字体”的颜色设置为蓝色，然后再单击[添加]按钮，并以同样方法设置小于500，字体设置为红色，最后单击[确定]按钮。
这时候，只要你的总分大于或等于500分，就会以蓝色数字显示，否则以红色显示。
二、将成绩合理排序
如果需要将学生成绩按着学生的总分进行从高到低排序，当遇到总分一样的则按姓氏排序。
操作步骤如下：
先选中所有的数据列，选择“数据→排序”，然后在弹出“排序”窗口的“要紧关键字”下拉列表中选择“总分”，并选中“递减”单选框，在“次要关键字”下拉列表中选择“姓名”，最后单击[确定]按钮。
三.分数排行:
如果需要将学生成绩按着学生的总分进行从高到低排序，当遇到总分一样的则按姓氏排序。
操作步骤如下：
先选中所有的数据列，选择“数据→排序”，然后在弹出“排序”窗口的“要紧关键字”下拉列表中选择“总分”，并选中“递减”单选框，在“次要关键字”下拉列表中选择“姓名”，最后单击[确定]按钮
四、操纵数据类型
在输入工作表的时候，需要在单元格中只输入整数而不能输入小数，或者只能输入日期型的数据。
幸好Excel2003具有自动判定、即时分析并弹出警告的功能。
先选择某些特定单元格，然后选择“数据→有效性”，在“数据有效性”对话框中，选择“设置”选项卡，然后在“承诺”框中选择特定的数据类型，因此还要给那个类型加上一些特定的要求，如整数必须是介于某一数之间等等。
另外你能够选择“出错警告”选项卡，设置输入类型出错后以什么方式显现警告提示信息。
如果不设置就会以默认的方式打开警告窗口。
如何样，现在处处有提示了吧，当你输入信息类型错误或者不符合某些要求时就会警告了。
1、如何在已有的单元格中批量加入一段固定字符？
例如：
在单位的人事资料，在excel中输入后，由于上级要求在原先的职称证书的号码全部再加两位，即要在每个人的证书号码前再添上两位数13，如果一个一个改的话实在太苦恼了，那么我们能够用下面的方法，省时又省力：
1）假设证书号在A列，在A列后点击鼠标右键，插入一列，为B列； 2）在B2单元格写入：
="13"&A2后回车； 3）看到结果为
13xxxxxxxxxxxxx了吗？
鼠标放到B2位置，单元格的下方不是有一个小方点吗，按着鼠标左键往下拖动直到终止。
当你放开鼠标左键时就全部都改好了。
若是在原证书号后面加13则在B2单元格中写入：
=A2&“13”后回车。
2、如何设置文件下拉窗口的最下面的最近运行的文件名个数？
打开“工具”，选“选项”，再选“常规”，在“最近使用的文件清单”下面的文件个数输入框中改变文件数目即可。
若不在菜单中显示最近使用的文件名，则将“最近使用的文件清单”前的复选框去掉即可。
3、在EXCEL中输入如“１-１”、“１-２”之类的格式后它即变成１月１日，１月２日等日期形式，如何办？
这是由于EXCEL自动识不为日期格式所造成，你只要点击主菜单的“格式”菜单，选“单元格”，再在“数字”菜单标签下把该单元格的格式设成文本格式就行了
4、在EXCEL中如何使它象WORD一样的自动定时储存文件？
点击“工具”菜单“自动储存”项，设置自动储存文件夹的间隔时刻。
如果在“工具”菜单下没有“自动储存”菜单项，那么执行“工具”菜单下“加载宏...”选上“自动储存”，“确定”。
然后进行设置即可。
5、用Excel做多页的表格时，如何样像Word的表格那样做一个标题，即每页的第一行（或几行）是一样的。
然而不是用页眉来完成？
在EXCEL的文件菜单－页面设置－工作表－打印标题；可进行顶端或左端标题设置，通过按下折叠对话框按钮后，用鼠标划定范畴即 可。
如此Excel就会自动在各页上加上你划定的部分作为表头。
6、在Excel中如何设置加权平均？
加权平均在财务核算和统计工作中经常用到，并不是一项专门复杂的运算，关键是要明白得加权平均值事实上确实是总量值（如金额）除以总数量得出的单位平均值，而不是简单的将各个单位值（如单价）平均后得到的那个单位值。
在Excel中可设置公式解决（事实上确实是一个除法算式），分母是各个量值之和，分子是相应的各个数量之和，它的结果确实是这些量值的加权平均值。
7、如果在一个Excel文件中含有多个工作表，如何将多个工作表一次设置成同样的页眉和页脚？
如何才能一次打印多个工作表？
把鼠标移到工作表的名称处（若你没有专门设置的话，Excel自动设置的名称是“sheet1、sheet2、sheet3.......”），然后点右键，在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项，这时你的所有操作差不多上针对全部工作表了，不管是设置页眉和页脚依旧打印你工作表。
8、EXCEL中有序号一栏，由于对表格进行调整，序号全乱了,可要是手动一个一个改序号实在太慢太苦恼，用什么方法能够快速解决？
如果序号是不应随着表格其他内容的调整而发生变化的话，那么在制作EXCEL表格时就应将序号这一字段与其他字段分开，如在“总分”与“排名”之间空开一列，为了不阻碍显示美观，可将这一空的列字段设为隐藏，如此在调整表格（数据清单）的内容时就可不能阻碍序号了。
9、用Excel2000做成的工资表，只有第一个人有工资条的条头（如编号、姓名、岗位工资.......），想输出成工资条的形式。
那个咨询题应该如此解决：
先复制一张工资表，然后在页面设置中选中工作表选项，设置打印工作表行标题，选好工资条的条头，然后在每一个人之间插入行分页符，再把页长设置成工资条的高度即可。
10、在Ｅxcel中小数点无法输入，按小数点，显示的却是逗号，不管如何样设置选项都无济于事，该如何办？
这是一个比较专门的咨询题，我曾为此花了十几个小时的时刻，但讲白了专门简单。
在Ｗindows的操纵面板中，点击“区域设置”图标，在弹出的“区域设置属性”对话面板上在“区域设置”里选择“中文（中国）”，在“区域设置属性”对话面板上在“数字”属性里把小数点改为“.”（未改前是“，”），按“确定”按钮终止。
如此再打开Excel就一切都正常了。
11、如何快速选取特定区域？
使用F5键能够快速选取特定区域。
例如，要选取A2：
A1000，最简便的方法是按F5键，显现“定位”窗口，在“引用”栏内输入需选取的区域A2：
A1000。
12、如何快速返回选中区域？
按Ctr+BacksPae（即退格键）。
13、如何快速定位到单元格？
方法一：
按F5键，显现“定位”对话框，在引用栏中输入欲跳到的单元格地址，单市“确定”按钮即可。
方法二：
单击编辑栏左侧单元格地址框，输入单元格地址即可。
14、“Ctrl＋*”的专门功用
一样来讲，当处理一个工作表中有专门多数据的表格时，通过选定表格中某个单元格，然后按下Ctrl＋*键可选定整个表格。
Ctfl＋*选定的区域是如此决定的：
按照选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。
16、如何在不同单元格中快速输入同一数内容？
选定单元格区域，输入值，然后按Ctrl＋Ener键，即可实现在选定的单元格区域中一次性输入相同的值。
17、只记得函数的名称，但记不清函数的参数了，如何办？
如果你明白所要使用函数的名字，但又记不清它的所有参数格式，那么能够用键盘快捷键把参数粘贴到编辑栏内。
具体方法是：
在编辑栏中输入一个等号其后接函数名，然后按Ctr＋A键，Excel则自动进入“函数指南——步骤2之2”。
当使用易于经历的名字且具有专门长一串参数的函数时，上述方法显得专门有用。
18、如何把选定的一个或多个单元格拖放至新的位置？
按住Shift键能够快速修改单元格内容的次序。
具体方法是：
选定单元格，按下Shift键，移动鼠标指针至单元格边缘，直至显现拖放指针箭头（空心箭头），然后按住鼠标左键进行拖放操作。
上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变为一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变为垂直“工”状标志，开释鼠标按钮完成操作后，选定的一个或多个单元格就被拖放至新的位置。
19、如何让屏幕上的工作空间变大？
能够将不用的工具栏隐藏，也能够极大化Excel窗口，或者在“视图”菜单中选择“全屏显示”命令。
20、如何使用快显菜单？
快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令，利用它们能够大大提升操作效率。
第一选定一个区域，然后单击鼠标右健即可调出快显菜单，按照操作需要选择不同命令。
21、如何使用快显菜单？
快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令，利用它们能够大大提升操作效率。
第一选定一个区域，然后单击鼠标右健即可调出快显菜单，按照操作需要选择不同命令。
22、如何防止Excel自动打开太多文件？
当Excel启动时，它会自动打开Xlstart名目下的所有文件。
当该名目下的文件过多时，Excel加载太多文件不但费时而且还有可能出错。
解决方法是将不该位于Xlstart名目下的文件移走。
另外，还要防止EXcel打开替补启动名目下的文件：
选择“工具”＼“选项”＼“一般”，将“替补启动名目”一栏中的所有内容删除。
23、如何去掉网格线？
1）除去编辑窗口中的表格线
单击“工具”菜单中的“选项”，再选中“视图”，找到“网格线”，使之失效；
2）除去打印时的未定义表格线
有时会显现如此的情形：
你在编辑时未定义的表格线（在编辑窗中看到的也是淡灰色表格线），一样情形下在打印时是可不能打印出来的，可有时却偏偏不听使唤给打印出来了，专门是一些所谓的“电脑”VCD中编辑的Excel表格更是如此。
要除去这些表格线，只要在单击“文件”、“页面设置”、“工作表”菜单，点击一下“网格线”左边的选择框，取消选择“网格线”就行了。
24、如何快速格式化报表？
为了制作出美观的报表，需要对报表进行格式化。
有快捷方法，即自动套用Excel预设的表格样式。
方法是：
选定操作区域，选取“格式”菜单中的“自动套用格式”命令，在格式列表框中选取一款你中意的格式样式，按“确定”按钮即可。
要注意的是，格式列表框下面有包括“数字”、“边框线”、“字体”等6个“应用格式种类”选项，若某项前面的“x”不显现，则在套用表格样式时就可不能用该项。
25、如何快速地复制单元格的格式？
要将某一格式化操作复制到另一部分数据上，可使用“格式刷”按钮。
选择含有所需源格式的单元格，单击工具条上的“格式刷”按钮，现在鼠标变成了刷子形状，然后单击要格式化的单元格即可将格式拷贝过去。
26、如何为表格添加斜线？
一样我们适应表格上有斜线，而工作表本身并没有提供该功能。
事实上，我们能够使用绘图工具来实现：
单击“绘图”按钮，选取“直线”，鼠标变成十字型．将其移至要添加斜线的开始位置，按住鼠标左键拖动至终止位置，开释鼠标，斜线就画出来了。
另外，使用“文字框”按钮能够方便地在斜线上下方添加文字，但文字周围有边框，要想取消它，可选中文字框，调出快显菜单，选择“对象格式”＼“图案”，选择“无边框”项即可。
27、如何快速地将数字作为文本输入？
在输入数字前加一个单引号“”’，能够强制地将数字作为文本输入。
28、如何定义自己的函数？
用户在Excel中能够自定义函数。
切换至VisualBasic模块，或插入一页新的模块表（Module），在显现的空白程序窗口中键入自定义函数VBA程序，按Enter确认后完成编写工作，Excel将自动检查其正确性。
此后，在同一工作薄内，你就能够与使用Exed内部函数一样在工作表中使用自定义函数，如：
FunctionZm（a）
Ifa＜60Thenim＝‘不及格”
ElseZm=“及格”
EndIf
EndFunction
29、如何在一个与自定义函数驻留工作簿不同的工作簿内的工作表公式中调用自定义函数？
可在包含自定义函数的工作薄打开的前提下，采纳链接的方法（也确实是在调用函数时加上该函数所在的工作簿名）。
假设上例中的自定义函数Zm所在工作薄为MYUDF.XLS，现要在另一不同工作簿中的工作表公式中调用Zm函数，应第一确保MYUDF.XLS被打开，然后使用下述链接的方法：
=MYUDF.XLS！
ZM（b2）
30、如何快速输入数据序列？
如果你需要输入诸如表格中的项目序号、日期序列等一些专门的数据系列，千万不逐条输入，为何不让Excel自动填充呢？
在第一个单元格内输入起始数据，在下一个单元格内输入第二个数据，选定这两个单元格，将光标指向单元格右下方的填充柄，沿着要填充的方向拖动填充柄，拖过的单元格中会自动按Excel内部规定的序列进行填充。
如果能将自己经常要用到的某些有规律的数据（如办公室人员名单），定义成序列，以备日后自动填充，岂不一劳永逸！
选择“工具”菜单中的“选项”命令，再选择“自定义序列”标签，在输入框中输入新序列，注意在新序列各项2间要输入半角符号的逗号加以分隔（例如：
张三，李四，王二……），单击“增加”按钮将输入的序列储存起来。
31、使用鼠标右键拖动单元格填充柄
上例中，介绍了使用鼠标左键拖动单元格填充柄自动填充数据序列的方法。
事实上，使用鼠标右键拖动单元格填充柄则更具灵活性。
在某单元格内输入数据，按住鼠标右键沿着要填充序列的方向拖动填充柄，将会显现包含下列各项的菜单：
复制单元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充；以天数填充、以工作日该充、以月该充、以年填充；序列……现在，你能够按照需要选择一种填充方式。
32．如果你的工作表中已有某个序列项，想把它定义成自动填充序列以备后用，是否需要按照上面介绍的自定义序列的方法重新输入这些序列项？
不需要。
有快捷方法：
选定包含序列项的单元格区域，选择“工具”＼“选项”＼“自定义序列”，单击“引入”按钮将选定区域的序列项添加至“自定义序列”对话框，按“确定”按钮返回工作表，下次就能够用那个序列项了。
33、上例中，如果你已拥育的序列项中含有许多重复项，应如何处理使其没有重复项，以便使用“引入”的方法快速创建所需的自定义序列？
选定单元格区域，选择“数据”＼“选择”＼“高级选择”，选定“不选重复的记录”选项，按“确定”按钮即可。
34、如何对工作簿进行安全爱护？
如果你不想不人打开或修改你的工作簿，那么方法加个密码吧。
打开工作薄，选择“文件”菜单中的“另存为”命令，选取“选项”，按照用户的需要分不输入“打开文件口令”或“修改文件D令”，按“确定”退出。
工作簿（表）被爱护之后，还可对工作表中某些单元格区域的重要数据进行爱护，起到双重爱护的功能，现在你能够如此做：
第一，选定需爱护的单元格区域，选取“格式”菜单中的“单元格”命令，选取“爱护”，从对话框中选取“锁定”，单由“确定”按钮退出。
然后选取“工具”菜单中的“爱护”命令，选取“爱护工作表”，按照提示两次输入口令后退出。
注意：
不要不记得你设置有“口令”。
35、如何使单元格中的颜色和底纹不打印出来？
对那些加了爱护的单元格，还能够设置颜色和底纹，以便让用户一目了然，从颜色上看出那些单元格加了爱护不能修改，从而可增加数据输入时的直观感受。
但却带来了咨询题，即在黑白打印时如果连颜色和底纹都打出来，表格的可视性就大打折扣。
解决方法是：
选择“文件”＼“页面设置”＼“工作表”，在“打印”栏内选择“单元格单色打印”选项。
之后，打印出来的表格就面目如初了。
六、让数据按需排序
如果你要将职员按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序，也不是按笔画顺序，如何办?
可采纳自定义序列来排序。
1.执行“格式→选项”命令，打开“选项”对话框，进入“自定义序列”标签中，在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列（如“机关,车队,一车间,二车间,三车间”等），单击“添加”和“确定”按钮退出。
2.选中“部门”列中任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框，单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，按其中的下拉按钮，选中刚才自定义的序列，按两次“确定”按钮返回，所有数据就按要求进行了排序。
全部常用Excel快捷键都整理在那个地点，
全部常用Excel快捷键菜单和工具栏操作
Alt+F激活“文件"菜单
Alt+E激活“编辑"菜单
Alt+V激活“视图"菜单
Alt+I激活“插入"菜单
Alt+O激活“格式"菜单
Alt+T激活“工具"菜单
Alt+D激活“数据"菜单
Alt+W激活“窗口"菜单
Alt+H激活“关心"菜单
Ctrl+Shift+F激活工具条上字体下拉列表框
Ctrl+Shift+P激活工具条上字号下拉列表框
Alt+空格键弹出Excel左上角快捷菜单
选择操作
Ctrl+A全选单元格区域
Ctrl+Shift+空格全选单元格区域，若无单元格区域或在单元格区域外部按此快捷键，将选择整个工作表中所有的单元格。
再次按下该组合键将选择工作表全部单元格。
Shift+F8可连续选择不相邻的区域。
Shift+Ctrl+O选择工作表中有评论的单元格
Shift+左方向箭向左选择区域
Shift+右方向箭向右选择区域
Shift+上方向箭向上选择区域
Shift+下方向箭向下选择区域
Shift+空格选择单元格所在行
移动操作
Home快速移至一行的开始
Ctrl+Home快速移到工作表的开始单元格
Ctrl+End快速移至工作表区域的结尾
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上、下、左、右方向箭分不向上、向下、向左、向右移动选择单元格
Tab键向右移动
Shift+Tab键向左移动
Ctrl+左方向箭头移至左边区域
Ctrl+右方向箭头移至右边区域
Ctrl+上方向箭头移至上方区域
Ctrl+下方向箭头移至下方区域
Ctrl+Backspace键移至活动单元格
Alt+PageUp左移一屏
Alt+PageDown右移一屏
编辑操作
F2在单元格中按F2键即可对该单元格进行编辑
Shift+F2在单元格中按Shift+F2键即可对该单元格进行批注编辑
F4重复上一操作，即若上一操作为给某单元格字体加粗则下步在另一单元格中按F4会直截了当将该单元格字体加粗
Ctrl+Y重复上一操作，即若上一操作为给某单元格字体加粗则下步在另一单元格中按F4会直截了当将该单元格字体加粗
Ctrl+Z撤销操作
Shift+F4在单元格区域中查找空单元格并在空单元格间移动。
若工作表为空，则会弹出“Excel找不到正在搜索的数据"消息框
F7快速调出“拼写检查"对话框并对所选单元格进行拼写检查
Ctrl+B加粗单元格字体
Ctrl+C复制单元格区域内容
Ctrl+Insert复制单元格区域内容
Ctrl+X剪切单元格区域内容
Ctrl+V粘贴单元格内容
Ctrl+D删除列
Ctrl+R实现向右填充功能。
即在单元格中选定一行区域后按Ctrl+R键，则该行区域均填充与第一个单元格相同的数值
Ctrl+I使单元格字体为斜体
Ctrl+U给单元格文本加下划线
Ctrl+Shift+7（&）应用边框
Ctrl+Shift+-取消边框
Alt+=（+）自动求和
Ctrl+;插入当前日期
Ctrl+Shift+;插入当前时刻
Ctrl+Shift+’复制上面单元格的值到本单元格中
Insert插入模式
Delete删除
快速调出对话框操作
F3调出“粘贴名称"对话框
Shift+F3调出“插入函数"对话框并在单元格中输入“="号以便插入函数
Ctrl+F3调出“定义名称"对话框并对所选单元格区域定义名称
Ctrl+Shift+F3调出“指定名称"对话框快速为所选单元格区域指定名称
F5调出“定位"对话框
Ctrl+G调出“定位"对话框
Shift+F5调出“查找和替换"对话框
Ctrl+F调出“查找和替换"对话框并定位在“查找"选项卡上
Ctrl+H调出“查找和替换"对话框并定位在“替换"选项卡上
Alt+F8调出“宏"对话框
Ctrl+F12调出“打开"对话框
Ctrl+O调出“打开"对话框
Ctrl+Shift+F12调出“打印"对话框
Ctrl+P调出“打印"对话框
Ctrl+K调出“插入超链接"对话框，为所选区域插入超链接
Ctrl+1（!
）调出“单元格格式"对话框
然后能够利用以下快捷键对该对话框中"边框"选项卡进行操作：
Alt+T应用或取消上框线
Alt+B应用或取消下框线
Alt+L应用或取消左框线
Alt+R应用或取消右框线
Alt+D应用或取消向下的对角框线
Alt+U应用或取消向上的对角框线
Alt+H应用或取消水平内部框线
Alt+V应用或取消垂直内部框线
Ctrl+Shift+=（+）调出“插入"对话框
Alt+’调出“样式"对话框
对工作表和工作簿及窗口的操作
Alt+F1快速插入图表工作表（以缺省图表类型）
F11快速插入图表工作表（以缺省图表类型）
Ctrl+N创建新工作簿
Ctrl+F5复原工作表原有的尺寸大小
Ctrl+F6切换到下一个工作簿
Shift+Ctrl+F6切换到前一个工作簿
Ctrl+PageUp切换到下一个工作表
Ctrl+PageDown切换到前一个工作表
Alt+F6切换到VBE编辑器代码模块（因此需要工作簿中有VBE模块）
Ctrl+F7移动工作表窗口
Ctrl+F8重新调整窗口的尺寸
F9对工作簿进行重新运算
Shift+F9对工作表进行重新运算
Ctrl+F9最小化工作簿窗口
Ctrl+F10调整工作簿窗口
Shift+F11插入新工作表
Ctrl+F11插入新的宏工作表
Alt+F11打开VBE编辑器
Ctrl+Tab键切换至下一个窗口
Ctrl+Shift+Tab键切换至前一个窗口
储存和退出操作
Alt+F2将工作簿另存即调出“另存为"对话框并将工作簿另存
F12将工作簿另存即调出“另存为"对话框并将工作簿另存
Shift+F12储存工作簿。
若为新工作簿，则弹出“另存为"对话框
Ctrl+S储存工作簿。
若为新工作簿，则弹出“另存为"对话框
Ctrl+F4关闭当前工作簿，若该工作簿已储存或者是新工作簿则直截了当关闭；若该工作簿已改变但未储存则弹出是否储存警告框。
Alt+F4关闭工作簿，若该工作簿已储存或者是新工作簿则直截了当关闭；若该工作簿已改变但未储存则弹出储存警告框。
Ctrl+W关闭工作簿，若该工作簿已储存或者是新工作簿则直截了当关闭
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