制度体系管理制度JDJY.docx
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制度体系管理制度JDJY
编号：
JD–JY-001版本：
A/1
上海金盾特种车辆装备有限公司
制度体系管理制度
发布日期：
2016年7月1日
生效日期：
2016年7月1日
审批记录
部门
签名
日期
编制
总经办
校对
总经办
会签
副总经理
副总经理
生产总监
采购总监
军品事业部
财务部
人力行政部
审核
总经理特别助理
批准
执行总经理
修订记录
版本
修订说明
1.目的
为了加强公司各类制度的管理，规范制度的提案、起草、会签、审核、批准、发布、实施、修订、废止和执行监督流程，提高制度运行的有效性，形成规范化、系统化、科学化的制度体系，特制定本大纲。
2.适用范围
本制度范围包括：
公司各类管理制度、办法、规定、细则、流程等文件，不包括体系文件、技术文件。
3.原则
3.1合规原则：
必须符合国家法律法规、行业标准及公司获得认证标准的要求；
3.2规范原则：
管理制度体系应起到规范企业经营运作的作用，对涉及企业经营管理的各种行为做出明确规范，有章可循，有法可依。
格式应统一规范，并由总经办统一编号；
3.3系统全面原则：
结合公司战略规划和经营现状，制定制度体系建设年度计划，适时修订，定期梳理，形成系统化的制度体系，确保能满足企业发展需要，制度体系既要全面覆盖企业经营管理的范围，又要注意制度间的配套关联性、协调性和融合性，避免各项制度之间重叠、交叉、冲突或遗漏；
3.4可操作原则：
具有操作的相关流程、表单记录等，明确相关工作的责任部门和责任人。
4.管理职责
4.1总经办：
制度体系归口管理部门
4.1.1负责制度体系的规划和统筹管理，拟定制度建设（新编、修订、清理）的年度计划并组织实施；
4.1.2根据公司发展需要，下达制度编制临时任务，并督促、检查、协助各部门起草制度草案；
4.1.3负责制度的规范性、合规性、操作性、职责权限及与其它制度间的关联协调性等进行审查；
4.1.4组织制度草案征求意见、评审（必要时）、修改、定稿、报批、发布等工作；
4.1.5负责监督已发布制度的执行情况，收集制度执行中存在的问题，提出完善、修改和废止有关制度的建议；
4.1.6负责规章制度编号、保管、存档、废止、销毁等管理工作。
4.2各部门：
负责本部门职责范围内制度的编制与修订。
4.4各分管领导：
负责本条线/中心管理制度的审核。
4.5执行总经理：
负责管理制度的批准。
5.制度体系架构
5.1职能类别分为19大类，其职能类别及代码见表1，如下：
表1：
职能类别及代码
序号
职能类别
职能类别代码
序号
职能类别
职能类别代码
1
市场营销
SC
11
财务管理
CW
2
售后服务
SH
12
人力资源行政
RL
3
技术开发
JK
13
信息化管理
XX
4
工艺管理
GY
14
环境安全管理
HA
5
技术管理
JG
15
通用经营管理
JY
6
计划物控管理
JH
16
军品技术开发
JP（JK）
7
仓储物流管理
CC
17
军品市场营销
JP（SC）
8
采购管理
CG
18
军品综合管理
JP（ZG）
9
生产制造
SC
19
其它
QT
10
质量管理
ZG
-
-
-
5.2文件类别
公司制定的制度文件一般分为公司制度、规定、办法、细则（表格、流程是细则的一种形式或操作记录）。
5.2.1管理制度：
公司层面对公司某一类经营管理活动的总体规定和基本要求，是公司某一类工作的原则或准则，保证生产经营管理秩序的管理文件，其特点是根本性、通用性和广泛性；
5.2.2规定：
为维护劳动纪律和公共利益而制定的要求大家遵守的关于工作原则、方法和手续等的条规，其特点是约束性和强制性；
5.2.3办法：
对有关工作、有关事项的具体办理、实施提出切实可行的措施的文件，其特点是操作性和指导性；
5.2.4细则：
是规定（办法）类文件指导下的针对某一项工作原则、具体某一件工作的细化、说明、图解，包括操作流程图、表单、管理细则等，其特点是具体性和操作性。
5.3规章制度编号规则
a）管理制度/规定/办法编号：
公司名称缩写+职能类别代码+流水号，如下：
JD-RL-001
流水号
职能类别代码
公司名称缩写
b）流程图编号：
制度/规定/办法编号+L+流程图流水号，如下：
JD-RL-001–L1
流程图流水号
流程图缩写
流水号
职能类别代码
公司名称缩写
c）表格编号：
制度/规定/办法编号+B+表格流水号，如下：
JD-RL-001–B1
表格流水号
表格缩写
流水号
职能类别代码
公司名称缩写
d）制度、办法、规定等文件附件之外的流程图、表格编号：
公司名称缩写+职能类别编号+X+流水号），如下：
JD-RL-X001
流水号
文件附件之外的流程图/表格代码
职能类别代码
公司名称缩写
6.内容和格式
6.1制度一般应包括目的、适用范围、职责、名词释义、管理原则、管理内容、附则、附件（流程、表格、单据等），见表2，如下：
表2：
制度文件内容一览表
内容
说明（要求）
封面
统一格式（详见本制度封面）
文件审批页
统一格式（详见本制度第二页）。
“会签栏”内需会签部门依据文件涉及部门确定
文件修改履历表
统一格式（详见本制度第二页）。
记录文件修订履历
1.目的
阐述文件编制、形成的目的
2.适用范围
阐述文件管理的范围
3.名词解释
阐述文件中重要名词的分析解释
4.原则
阐述制度的基本原则、指导思想
5.管理职责
阐述主办与协办部门及岗位的职责
6.管理内容
阐述管理活动的主要内容和要求（可根据实际内容分成不同部分）
7.引用/关联文件
阐述引用或相关联的文件
8.附则
阐述文件的生效日期、解释权等附属说明
9.附件
本制度相关的支持性文件、及各种流程、记录、表格、单据等
6.2管理文件的字体，详细要求见表3，如下：
表3：
管理文件的字体
序号
名称
内容
字体
字体大小
1
封面
公司标志
公司名称
宋体
二号
文件名称
宋体加粗
一号
受控状态/发放号码/发布日/生效日
宋体
小三
2
文件审批页
编制栏/校对栏/会签栏/审核栏/批准栏
宋体
小四
3
正文
1目的/2范围/3名词解释及定义/4管理职责/5管理内容/6引用文件/7附则
宋体
小四
4
表单
文件涉及表单
/
/
5
文件修改
文件修改履历表
宋体
小四
6.3管理文件的格式、间距具体要求如下：
①所有规章制度均以“上海金盾特种车辆装备有限公司”标题出现；
②文件段落行距1.5；
③文件需留装订线0.5；页边距：
左2.0，右2.0，上2.5，下2.5；
④从正文开始在页面底端插入页码，居中，格式：
*/*；
⑤文件版本由A………Y，新编制管理文件版本为A；制度文件版本号为版本+斜杠（/）+版次号（1,2………），如A/1；试行或暂行制度文件版本为Z,制度文件版本号为版本+斜杠（/）+版次号（1,2………），如Z/1。
7.制度发布流程
7.1立案
7.1.1计划性规章制度需求立案
总经办应根据公司的战略规划、年度目标结合当前的重点工作和中心工作，对制度需求进行需求调研、评估、立项，编制《年度制度体系建设计划》，主要包含以下内容：
①规章制度立项编制时间安排；
②具体修订的内容、形式和要求；
③规章制度编写的责任部门和相关事项。
7.1.2即时性制度需求立项
①总经办针对管理中存在职责不明、流程不清，管理混乱或存在漏洞的，提出制度建设要求，下达给相关承办部门后立项；
②部门主动提出需求，现有制度文件不能满足管理要求，经与总经办确认后立项。
7.2起草
制度立项后由主办部门开始收集资料，掌握有关法律、法规以公司获得认证的体系要求，参考借鉴其他企业的相关规定，深入调查研究，根据公司实际情况，起草文件，形成草案后征求相关部门及领导的意见，根据意见修订后提交总经办校对审查。
对于业务、职责交叉的规章制度，应由主办部门牵头组织关联部门联合起草或征求意见后起草，总经办负责协调。
7.3校对审查
7.3.1总经办负责组织规章制度校对审查，主要内容包括：
①制定、修改和发布规章制度的主体，是否符合本部门的职能，是否超越权限；
②规章制度是否符合有关法律、法规，与公司其它规章制度、体系文件规定是否统一、协调；
③规章制度内容、格式规范是否符合要求，文法是否通顺、正确。
④规章制度内容所涉及的管理措施是否合理、有效，是否有明确的程序和要求，是否具备可操作性。
7.3.2总经办在校对审查时，如发现上述内容存在问题，认为有必要进行修改的，发回起草部门进行修改。
7.4征求意见和讨论评审（必要时）
7.4.1校对审查通过后，由总经办通过OA对制度涉及的相关部门及人员进行征求意见，并进行收集汇总，根据意见和实际情况会同起草部门进行协调、修改和反馈；
7.4.2如制度草案征求意见时，出现意见分歧较多且不可调解时，由总经办会同起草部门召集相关部门及领导组织召开评审会，集中讨论确定。
7.5会签、审核、批准
起草部门根据总经办校对审查意见、评审意见完成修订，形成制度送审稿后，总经办组织关联部门会签、分管领导审核、执行总经理批准，形成规章制度正式稿。
7.6发布
7.6.1OA发布（OA或纸质文件发布一种即可）
由总经办起草《制度颁布令》（见附件1）经执行总经理审批、执行部门签署意见后，附制度内容，在OA公告栏发布公司全体成员。
7.6.2纸质版发放要求
总经办发放纸质制度文件需遵循以下规定：
①确定管理文件的发放范围；
②制度原件总经办存档，发布其它部门及人员一律使用复印件；
③在管理文件的每页加盖受控章；
④编制《文件发放回收登记表》实施发放。
7.7执行检查、修订
7.7.1发布后检查、修订
制度实施后，应由总经办根据执行情况3个月内组织检查和评估。
评价规章制度实施过程中，在适用范围、合理性和可操作性等方面的情况，查找并确定规章制度在实施范围、具体措施以及实施效果等方面存在的问题。
监督检查方式：
①各部门和员工个人可通过填写《规章制度意见、建议跟踪反馈表》（附表1），向总经办或起草部门反馈有关意见或建议；
②总经办采取不定期检查方式，对规章制度管理情况进行监督检查，详见附表《制度执行检查表》。
总经办根据检查结果和反馈意见，会同起草部门进行修订，形成新版本后经会签、审核、批准后重新发布。
7.7.2定期检查、修订
①具体负责制度制定和执行的部门，应当根据工作的实际运行情况，定期（一年）对本部门职能范围内的规章制度及时进行修改，进一步理顺各项工作程序，确保实施效果；
②总经办根据各部门反馈，每年末编制下年度的规章制度编制、修订计划，定期对规章制度进行经常性修订、清理，确保规章制度内容合理、数量适当、合法有效。
7.8解释
制度在实行过程中，存在不明确、存在歧义或执行与制度本意存在差异的，总经办或者制度制定部门须同执行部门沟通并作出书面解释。
7.9废止
总经办应当时刻关注国家法律、行政法规、及公司其他相关规章制度的最新动态，发现与新发布的国家法律、行政法规、及公司其他相关规章制度不一致或者相抵触的，不适用目前管理方式的制度文件，应及时书面或OA通知相关部门废止。
7.10制度使用
总经办负责将制度汇编成册，并上传至OA或者共享文件夹，以方便各部门和员工查阅。
8.附则
8.1本办法由总经办负责解释。
8.2本办法发布后执行。
9.附件
9.1附件1:
《制度颁布令》
9.2附件3:
《管理制度意见、建议跟踪反馈表》
9.3附件2：
《制度执行情况检查表》
附件1：
金盾特〔2016〕1号
签发人：
周象義
制度颁布令
各中心、部门：
为规范新产品开发评审流程，确保设计开发质量，减少新产品开发试制过程中的失误，技术管理部编制了《新产品开发评审管理办法》,征求相关部门意见，已通过会签、审核、批准，现予以发布。
编号：
JD-YF-001,版本：
A/1,自2015年9月1日起生效，请各部门严格执行本制度内容。
特此通知。
附件：
《新产品开发评审管理办法》
执行部门负责人签署意见：
兹收到《新产品开发评审管理办法》，并明白制度的详细内容，并保证在本部门严格贯彻执行。
签名：
二○一五年八月六日
主题词：
关于发布新产品评审管理办法通知
抄送：
董事长执行总经理副总经理总工程师
二○一五年八月六日印发
附件2：
管理制度意见、建议跟踪反馈表
文件名称：
建议人：
条款
条款内容
存在问题
意见建议
备注
附件3：
制度执行情况检查表
制度名称：
检查人：
检查日：
检查类型：
□自查□抽查复核人：
复核日：
条款号
条款内容
是否执行
检查记录
被检查人签字
改进方案
（详细措施、完成时间点）
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