知识产权管理体系手册.docx
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知识产权管理体系手册
文件编号：
**IPSC-2019
版本号：
B/0
受控状态：
受控
知识产权管理工作手册
编制：
日期：
审核：
日期：
批准：
日期：
2019年8月21日发布2019年10月22日实施
某某有限公司发布
01前言
随着知识产权在经济发展和国际贸易中的作用越来越大，世界各个国家都对知识产权工作给予了高度重视，尤其是发达国家，将创造、应用和管理知识产权作为维护和增强国家竞争优势的重要工具，知识产权已成为市场竞争力的核心要素。
企业是自主创新的主体，更是知识产权创造、运用、管理和保护的主体，提高企业的知识产权管理工作水平是增强自主创新能力的重要保证。
本管理手册是依据国家标准GB/T29490-2013《企业知识产权管理规范》，结合企业的特点及实际，遵守“可行、实效、系统、准确、简明”的原则编写。
希望公司员工能认真学习，理解执行，做好知识产权管理工作，提高知识产权创造、管理、运用和保护水平，满足标准要求。
02颁布令
某某有限公司知识产权管理工作手册依据GB/T29490-2013《企业知识产权管理规范》标准，并结合公司实际情况编制而成。
本《知识产权管理工作手册》是阐述了公司知识产权管理方针、目标的纲领性文件，是公司知识产权管理体系及一切知识产权活动必须遵循的纲领性文件和基本行为准则。
对内是规范本公司的知识产权保证的要求，对外则是公司知识产权保证能力的证实文件。
实施企业知识产权管理是企业获得持续发展的关键，是提升企业市场竞争力的保证。
所有从事知识产权职能活动的人员必须认真学习“尊重知识，开拓进取，稳健创新，科学管理”的知识产权管理方针，并以此为己任，在自己的工作中监控、保护知识产权。
本《知识产权管理工作手册》由人事行政部组织本公司相关部门有关人员进行编写，管理者代表审核。
本手册经总经理批准后，发布，实施，要求公司各部门、全体员工严格贯彻执行。
总经理：
年月日
0.3企业简介
某某有限公司成立于1999年，注册资金2亿元。
公司位于郑州，建筑面积56000平方米，是国家级高新技术企业，以研制、生产发电机组、挂车电站、多功能电源车等系列产品为主导产业。
0.4管理方针、管理目标
公司各部门：
公司制定了知识产权管理方针，并在知识产权管理方针的框架上制定了管理目标，现予以批准发布。
①知识产权方针
尊重知识，开拓进取，稳健创新，科学管理
②知识产权长期目标
坚持自主创新，稳健创新，秉持科研带动发展，创新才能前进的发展理念，大力提高知识产权的量与质，促进成果转化，以知识产权占有市场，成为国际一流的电源装备和专用车辆研发生产型企业。
③知识产权3年目标
1）建设一支较高水平的知识产权管理团队，为企业的知识产权持续管理提供人才保障；
2）人事行政部年度（12个月内）知识产权类培训不少于4次，员工参与率不低于90%；
3）提高企业研发能力和整体创新水平，专利年平均申报量5项以上，其中发明专利2项以上；
4）采购、技术、劳动合同，知识产权条款覆盖率100%；
5）专利技术转化率达90%、专利产品利润占公司总利润60%；
总经理：
年月日
0.5任命书
为贯彻执行GB/T29490-2013《企业知识产权管理规范》及相关法律法规要求，特任命某某同志为公司知识产权管理体系管理者代表，履行下列工作职责：
①确保知识产权管理体系的建立、实施和保持；
②领导、审查、批准和监督人事行政部的各项工作；
③协调企业内外有关知识产权工作；
④确保知识产权管理体系运行和改进需要的各项资源的落实；
⑤及时向最高管理者提供有关知识产权信息。
总经理：
年月日
1范围
1.1总则
本手册按GB/T29490-2013《企业知识产权管理规范》的要求，通过知识产权管理体系的建立、实施、保持和持续改进，规范企业的知识产权工作。
1.2内容
本手册包括了GB/T29490-2013《企业知识产权管理规范》的全部要求以及体系所需过程的相互作用。
包括企业知识产权管理方针、体系要求、管理职责、资源管理、基础管理、实施和运行、审核和改进。
1.3目的
贯彻GB/T29490-2013《企业知识产权管理规范》国家标准，促进企业建立生产经营活动各环节知识产权管理活动规范，加强知识产权管理，提高知识产权获取、维护、运用、管理和保护水平。
1.4范围
本手册适用于企业内部和外部经营活动全过程。
本手册涉及评价企业是否满足GB/T29490-2013《企业知识产权管理规范》标准和有关法律法规要求的评价体系。
1.5应用
公司知识产权活动涉及GB/T294902013《企业知识产权管理规范》条款内容应当遵照执行。
2规范性引用文件
GB/T19001-2008质量管理体系要求
GB/T213742008知识产权文献与信息基本词汇
GB/T29490-2013企业知识产权管理规范
3术语和定义
本手册采用GB/T29490-2013《企业知识产权管理规范》中的术语和定义。
知识产权：
在科学技术、文学艺术等领域中，发明者、创造者等对自己的创造性劳动成果依法享有的专有权，其范围包括专利、商标、著作权及相关权、集成电路布图设计、地理标志、植物新品种、传统知识、遗传资源以及民间文艺等。
知识产权管理：
是指企业围绕知识产权开展的规划、组织、协调、控制的系列活动总称。
知识产权管理体系:
是指企业知识产权管理方针、目标、知识产权管理组织机构、管理人员、规章制度以及各类知识产权管理活动构成的有机整体。
4知识产权管理体系
4.1总体要求
按标准的要求建立知识产权管理体系，形成文件，加以实施和保持，并持续改进其有效性:
1）企业应根据自身情况识别所涉及的知识产权种类及其作用，如专利权、商标权、著作权（计算机软件著作权），以及集成电路布图设计权、植物新品种权、地理标志权、商号权及其它知识产权法律法规规定的权利等。
2）按标准要求建立知识产权管理机构，相应的管理制度和工作职责，形成文件，加以实施和保持，并持续改进。
3）人事行政部牵头，依据方针、目标的要求，展开分解落实的策划、实施、检查、改进的管理要求，各相关部门负责实施，实施过程形成的文件应落款可追溯，并有效运行，控制公司生产经营活动中各环节的知识产权创造、运用和管理。
4）定期开展检查、分析、评价，确保持续改进，对已出现和潜在的不符合知识产权管理要求的问题，采用纠正和预防措施，对知识产权管理体系进行及时调整、修订和完善，实现管理目标。
4.2文件要求
4.2.1总则
1）本公司知识产权管理体系文件包括形成文件的知识产权方针、目标、知识产权管理控制程序、知识产权管理活动记录，并按公司文件管理的规定要求对文件进行管理。
体系结构如下图所示：
2）公司所需的文件及详略程度取决于公司的规模、活动类型、过程及其相互作用的复杂程度以及员工的能力素质等。
3）公司的文件可采用如下媒体形式或类型：
纸张、磁盘（带）、光盘、照片或样件、其他电子媒体或它们的组合。
4）文件应按公司文件管理的规定进行管理，对文件的发布、标识、更改、使用、保存、废止进行控制，以保证体系的有效实施。
4.2.2文件控制
知识产权管理体系文件是本公司实施知识产权管理的依据，应予以控制：
1）根据自身需要，建立知识产权申请、维护、管理、奖励以及保密等各方面的内部控制程序，并按要求进行管理；
2）建立的控制程序应在发布或更新发布前得到审核和批准；
3）根据控制程序进行管理，并对执行情况进行定期跟踪、评价，确保制度控制的有效性。
4）知识产权管理体系文件的管理应根据文件类别及秘密级别的不同分别进行；
5）文件应按公司文件管理的规定进行管理，对文件的发布、标识、更改、使用、保存、废止进行控制，以保证体系的有效实施。
4.2.3知识产权手册
1）知识产权管理方针和目标；
2）知识产权机构设置、职责和权限的相关文件；
3）为建立知识产权管理体系所形成文件的程序或对其引用；
4）知识产权管理体系过程之间相互作用的表述。
4.2.4外来文件与记录文件
应根据知识产权管理要求进行记录，为知识产权管理体系有效运行提供客观依据，记录应有部门和记录人落款和时间，确保过程实施的可追溯性，并按记录管理要求进行管理，记录应满足下列要求：
1）记录填写应做到详细、准确、及时、字迹清晰、内容完整，易于识别和检索；
2）记录可以采用文字（表格）、照片、电子媒体等；
3）记录的形成、保管、使用、废弃应按企业的记录管理规定要求进行；
4）建立、保持和维护记录文件，以证实知识产权管理体系符合本标准要求，并有效运行；
5）对行政决定、司法判决、律师函件等外来文件进行有效管理，确保其来源与取得时间可识别；
6）对于外来文件与记录文件，企业应采取措施保证其完整性，并明确保管方式和保管期限。
5管理职责
5.1管理承诺
最高管理者是企业知识产权管理的第一责任人，其职责主要有：
1）制定知识产权方针、目标，确保为实施知识产权管理提供适宜的组织机构，并配备必要的资源；
2）建立和健全各级知识产权管理责任，落实职能，就知识产权管理有关事宜予以授权，确保有效沟通；
3）贯彻国家有关知识产权管理工作的方针、政策、法令、法规，制定公司知识产权管理方针和目标，并使之在全体员工中理解贯彻。
4）组织策划管理评审工作，确保公司知识产权管理体系持续的适宜性、充分性和有效性。
5.2知识产权方针
最高管理者应批准、发布企业知识产权方针，并确保方针：
a）符合相关法律法规和政策的要求；
b）与企业的经营发展情况相适应；
c）在企业内部得到有效运行；
d）在持续适宜性方面得到评审；
e）形成文件，付诸实施，并予以保持；
f）得到全体员工的理解。
5.3策划
5.3.1知识产权管理体系策划
1）识别所涉及的知识产权种类及其作用，如专利权、商标权、著作权（含计算机软件著作权）、设计图纸、试验数据、阶段成果、鉴定文献、地理标志及商号权等；
2）按标准的要求建立知识产权管理机构和相应的管理程序，规范工作职责，使之形成文件加以实施和保持，并持续改进；
3）知识产权管理机构牵头，依据知识产权方针将知识产权目标分解为可以落实的具体目标，由相关部门负责实施。
实施过程中形成的文件应落款可追溯，以实现对公司生产经营活动中各环节知识产权创造、运用、保护和管理的有效运行和控制；
4）定期开展检查、分析、评价，确保持续改进，对已出现和潜在的不符合知识产权管理要求的问题，采取纠正和预防措施，对体系进行及时调整、修订和完善，促进知识产权目标的实现。
5.3.2知识产权目标
最高管理者应根据公司的实际情况，确定知识产权目标。
1）由最高管理者组织制定公司的知识产权管理目标，人事行政部负责在公司的相关职能部门和各作业层次上建立知识产权目标；
2）知识产权目标应与知识产权方针保持一致，内容应包括对持续改进的承诺；
3）知识产权目标应分解到各职能部门，部门指标应力求量化且可以测量；
4）对知识产权目标应实施动态管理，各职能部门定期对本部门目标实施情况进行检查、考核评价，并报人事行政部。
5.3.3法律法规和其他要求
1）法律、法规及其他要求包括下列内容：
国家颁布的有关的知识产权法律法规（如专利法、商标法等）；
涉及知识产权的相关法规（如计算机软件保护条例）；
我国签订的国际条约（如专利合作条约）；
各级地方人大、政府颁布的有关知识产权的法规政策；
其他相关方所提出的要求。
2）建立信息获取渠道
通过订阅杂志报刊，关注政府（国家、省、市各级）、部门（如知识产权局）、行业（如本行业）等相关网站，及时有效的获得法律、法规和其他要求；
3）对收集到的法律、法规及其他要求的相关内容应及时向相关部门及相关人员进行传达；
4）建立法律、法规及其他要求的台帐，对法律、法规及其他要求的变化、更新情况进行跟踪，获取最新信息，并及时向相关部门及相关人员进行传达。
5.4职责、权限和沟通
5.4.1管理者代表
最高管理者应在最高管理层中指定一名成员作为管理者代表，授予其权力负责以下知识产权工作：
1）建立、实施并保持知识产权管理体系的运行；
2）领导、审查、批准和监督知识产权管理机构的各项工作；
3）向最高管理者报告知识产权管理绩效和改进需求；
4）确保全体员工对知识产权方针和目标的认知；
5）确保知识产权管理体系运行和改进需要的各项资源的落实；
6）协调企业内外有关的知识产权工作；
7）确保知识产权外部沟通的有效性。
5.4.2机构
某某有限公司知识产权管理体系组织框架图
建立知识产权管理机构，配备专职或兼职工作人员，负责落实总体工作；其他职能部门负责落实与本部门相关的知识产权工作。
公司建立人事行政部，牵头协调企业内外知识产权管理全过程，知识产权工作人员负责其各项工作，各职能部门配合人事行政部做好相关知识产权管理工作。
各职能部门职责如下：
（部门分配到“部”一级的话，有些职称可能需要调整）
1）人事行政部
——组织编制公司知识产权战略、目标、制度、工作计划。
——执行公司知识产权内部控制制度。
——负责公司知识产权的获得、使用、保护和日常管理工作。
——负责公司各种获得、使用与转让、许可知识产权的合同管理。
——防范与应对知识产权风险，依法协调企业内外部知识产权纠纷。
——检索适用于公司知识产权有关的法律法规、政策和相关文件并进行归档管理。
——根据公司发展需要，提出相应的有关知识产权人力资源发展战略。
——负责与涉及公司机密的岗位签订《竞业限制协议》，对其采取相应的知识产权保护措施，配合人事行政部采取应对措施；
——负责人事合同的管理，拟定、执行和审核合同中相关知识产权条款。
——负责公司员工知识产权教育和培训。
——负责公司知识产权信息资源的建设、管理和运用。
——负责知识产权管理体系的管理评估、内部评价等体系运行工作、分析改进活动。
2）研发中心
——贯彻实施公司知识产权方针，完成知识产权管理分解目标。
——负责制定研究开发、技术改造与技术创新的计划，提出有关知识产权范围配合人事行政部分析知识产权信息、状况分析，适时调整研发测量和项目内容，降低或规避风险。
——负责研发相关文件和记录的管理。
——配合人事行政部评估与确认开发成果，并采取相应的保护措施。
——负责本部门知识产权的保密条款执行。
3）市场部
——贯彻实施公司知识产权方针，完成知识产权管理分解目标。
——检索与分析公司产品销售市场的知识产权动态状况信息，提出知识产权保护方案与风险规避方案。
——负责对公司产品销售市场进行知识产权监控，对产品信息、展会宣传采取相应的知识产权保护措施，及时跟踪和调查相关知识产权被侵权情况，配合人事行政部采取应对措施。
——明确销售合同涉及知识产权条款，明确所涉及知识产权的法律责任。
——执行本部门知识产权的保密条款。
4）制造中心
——贯彻实施公司知识产权方针，完成知识产权管理分解目标。
——及时将生产过程中涉及产品与工艺方法等技术的改进与创新、合理化建议、阶段性发明创造成果等提请人事行政部评估、鉴定与验收。
——执行本部门知识产权的保密条款。
5）质控中心
——贯彻实施公司知识产权方针，完成知识产权管理分解目标。
——负责在涉及产品检测方法、检测仪器设备等技术的改进与创新、合理化建议、阶段性发明创造等成果，及时提请人事行政部进行评估、鉴定、验收。
——执行本部门知识产权的保密条款。
6）财务部
——贯彻实施公司知识产权方针，完成知识产权管理分解目标。
——负责知识产权工作专项经费的管理。
——负责建立知识产权工作经费监督管理和评估机制，加强经费使用监督和管理。
——保持管理过程形成的会计记录。
——对年度知识产权管理经费使用情况实施绩效评估。
7）采购部
——收集供方的相关知识产权信息，并索取权属证明。
——负责供方信息、进货渠道、进价策略等信息资料的保管和保密工作。
——明确采购合同涉及知识产权条款，明确供方涉及知识产权的法律责任。
——执行本部门知识产权的保密条款。
7）保密办
——贯彻实施公司知识产权方针，完成知识产权管理分解目标。
——负责对各部门保密工作进行指导、监督和考核，并组织保密检查的各项工作。
——负责涉密计算机、U盘、相机及办公自动化设备的保管、借阅及维护工作。
——负责对各部门的保密工作进行指导、监督和考核，并组织保密检查的各项工作。
——执行本部门知识产权的保密条款。
知识产权工作人员的岗位职责如下：
1）负责及时、准确搜集政府关于知识产权的优惠、扶持、资助政策，并提交部门负责人报公司领导决策；
2）负责落实政府对知识产权示范企业的各项工作要求；
3）负责落实公司对知识产权各类管理规定，落实业务流程要求，协助部门负责人开展工作；
4）负责公司知识产权的申报维护工作，与专利、软件著作权代理机构进行协调和沟通；
5）负责组织和建立知识产权档案管理工作，落实借阅手续流程；
6）负责与国家专利、软件著作权管理部门的材料提交、补充和衔接工作；
7）结合公司各部门目标计划，负责向公司财务提交知识产权的年度财务预算；
8）负责落实知识产权年度培训工作。
表1知识产权管理职能分配表
体系要求
总经理
管理者代表
人事行政部
研发中心
制造中心
市场部
财务部
采购部
保
密
办
4知识产权管理体系
4.1总体要求
▲
4.2文件要求
4.2.1总则
▲
4.2.2文件控制
▲
4.2.3知识产权手册
▲
4.2.4
外来文件与记录文件
▲
5管理职责
5.1管理承诺
▲
5.2知识产权方针
▲
5.3策划
5.3.1
知识产权管理体系策划
▲
▲
5.3.2知识产权目标
▲
▲
5.3.3
法律法规和其他要求
▲
5.4职责、权限与沟通
5.4.1管理者代表
▲
5.4.2机构
▲
5.4.3内部沟通
▲
▲
5.5管理评审
▲
5.5.1评审要求
▲
5.5.2评审输入
▲
5.5.3评审输出
▲
6资源管理
6.1人力资源
6.1.1知识产权工作人员
▲
6.1.2教育与培训
▲
6.1.3人事合同
▲
6.1.4入职
▲
6.1.5离职
▲
6.1.6激励
▲
6.2基础设施
▲
6.3财务资源
▲
6.4信息资源
▲
7基础管理
▲
▲
▲
7.1获取
▲
7.2维护
▲
7.3运用
▲
7.3.1实施、许可和转让
▲
7.3.2投融资
7.3.3企业重组
7.3.4标准化
7.3.5联盟及相关组织
7.4保护
▲
7.4.1风险管理
▲
7.4.2争议处理
▲
7.4.3涉外贸易
7.5合同管理
▲
7.6保密
▲
8实施和运行
8.1立项
▲
8.2研究开发
▲
8.3采购
▲
8.4生产
▲
8.5销售和售后
▲
9审核和改进
9.1总则
▲
▲
9.2内部审核
▲
▲
9.3分析与改进
▲
▲
注1、▲归口部门2、任命张钧为管理者代表
5.4.3内部沟通
采取有效措施在企业内部建立知识产权沟通渠道，如在各相关职能部门设立知识产权联络员，确保对知识产权管理体系的有效性进行沟通。
5.5管理评审
管理评审由最高管理者定期组织实施，对知识产权的适宜性和有效性进行评估。
1）应按策划的时间间隔（每年至少一次）进行知识产权管理体系的管理评估；
2）评估目的是评估知识产权管理体系的适宜性和有效性；
3）评估依据是知识产权管理方针和预期的目标，必要时应考虑内外部环境的变化；
4）评估结论应明确管理体系调整和方针、目标改进的需求，以及采取措施的可行性，以利于持续改进。
5.5.1评审输入
评审输入应包括：
1）知识产权方针和目标；
2）内部审核结果；
3）企业经营目标、策略及新产品、新业务的规划情况；
4）企业知识产权基本情况及风险评估信息；
5）技术、标准发展趋势；
6）财务经费实施绩效；
7）预防和纠正措施的实施情况，如对知识产权有重大影响的措施；
8）以往管理评估的跟踪措施实施情况及有效性；
9）可能影响管理体系正常运行各方面出现的变化，如体制、法律法规、政策的变化等。
5.5.2评审输出
评审输出应包括：
1）提出知识产权方针和目标的改进措施；
2）提出知识产权管理制度及管理程序的改进措施；
3）确定人力资源、基础设施、财务资源及信息资源投入措施；
4）保持评审的输入和输出记录；
5）实施评审的决定和措施，在管理者代表的主持下，制定责任部门，制订实施计划，明确完成时间。
计划报最高管理者批准后，下发实施，各相关职能部门对实施情况进行协调、监督和检查。
6资源管理
6.1人力资源
6.1.1知识产权工作人
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