会议营销现场操作流程控制要点.docx

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会议营销现场操作流程控制要点

会议营销现场操作流程控制要点

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会议营销现场操作流程控制要点

在会议营销整体操作流程之中,会议现场是整个流程中的中间一环,也是至关重要的临门一脚,会前工作是决定消费者是否购买，而会中则是解决消费者购买多少的问题，会议现场销售成功的关键则在于会议现场销售氛围营造的成功与否。

销售氛围的成功营造则依赖于各个环节的顺畅配合和现场团队所有成员的团体力量的组合,笔者以为会议销售的精髓在于各个操作环节的精细化,任何一个环节都必须认真对待,各个环节亦没有主次之分，在每场会议之前都要认真检查各个环节相关工作的准备情况，决不能流于形式。

以下是笔者在实际操作过程中针对现场操作流程控制的一些实战总结，具体如下:

一、到场时间和服装要求

7：

20全体参会人员准时到达活动现场要求，按照公司统一着装保持衣服整洁,深色西裤、上身着公司统一衬衫，并将胸卡照片朝外，置于衬衫的左上胸与从上往下第三钮扣平行的中心位置，理好头发到签到台，签到、注明到场时间。

签到负责人:

1名

二、会前准备工作和资料检查

7：

30由会务总监统一点名，记录考核。

会议营销各部门负责人带领各部门相关人员进行各项准备工作和相关资料的检查,具体检查内容如下：

✍       　顾客回访表、健康自查表、来宾登记表，产品专利证书、优惠政策方案表、订货单、两支以上的笔、名片；

✍       主持人检查必带物品（音像光盘、专家嘉宾名单、参会老顾客名单、串词稿、程序安排表、有奖知识竞答题、笔游戏道具是否齐全）;

✍       　咨询医师检查笔、工作证、白大褂到位；

✍       财务人员检查必带的笔、票据、计算器、复写纸、散钱是否到位;

✍       讲师检查演讲稿、指光灯;

✍       财务人员负责联络和配合连锁公司的配货工作,督促对方作好相关准备工作。

准备工作检查负责人：

１名

三、会场布置

7：

３５全体工作人员按照前一天，会前会分工内容，到会务用品区领取各自所负责的用品，开始布置会场,由会务总监统一监控、协调;

✍       负责横幅的工作人员,将会标置于前台正上方，保持会标平整、醒目、感观效果好,确保牢靠,将其后横幅挂在台侧正上方,版面平整、醒目、两侧横幅高度统一，对称效果好（宗旨:

横幅会标悬挂因地置宜,以便调节整体感观）;

✍       　负责展板的工作人员,根据会场空间，选择摆放区，按照公司简介,产品权威认证证书资料,产品介绍先后顺序摆放,位置醒目,便于客人系统地有序地进行了解;

✍       　负责易拉宝的工作人员,将易拉宝组装好置于会场前中后两侧及咨询区和签到处各一只，位置适当，感观效果佳;

✍       　负责展示盒的工作人员，将展示盒置于舞台前方两侧摆放（要求：

有层次感、立体感，高度1.5米左右,刺激感观效果）；

✍       　负责投影仪的工作人员，将投影仪配置好并试机,将投影幕布调整好，达到清晰、屏幕大小适中,前方无阻碍物，将地线调整好，不绊脚、安全；

✍       负责礼品的工作人员，根据礼品、奖品形状大小精心设计摆放,放在舞台左侧,力求达到大方、美观、有吸引力；

✍       负责货区的工作人员,保持货区整洁,预先将产品按各疗程分类装好，便于提货,提高效率（安全达到刺激顾客购买欲望）；

✍       负责咨询的工作人员,按照专家人数，备好桌椅放于后场右侧,桌面铺白色桌布,正中间放上“咨询台”指示卡,及各专家医师的姓名卡，放于各医师的正前方，达到整齐、清爽,便于顾客与专家医师咨询；

✍       负责签到台的工作人员，将签到台置于门口右侧,并铺好宾馆统一桌布,放上“签到台”指示卡和抽奖箱，三到四个凳子便于签到人员整齐就座；

✍       负责会场桌椅摆放的工作人员,由会务总监统一调控，设计,每桌8-10个凳子，长方形桌子竖摆,铺好桌布,放上桌号,达到全场座位整齐、美观、空间距离适当，便于人员流通,互动游戏等,同时将主讲台,放在舞台右侧，检查小台灯，立式话筒,是否良好;

✍       负责发放资料的工作人员，将宣传资料包括:

公司宣传报、产品宣传册,产品宣传彩页，每桌各4-５份，整齐地放于桌面中间位置；

✍       负责灯光音响的工作人员,检查开关，试灯，并按程序中要求,相应进行试调，并与宾馆音控师协调,试放音乐，调整音量,并将两只无线主话筒试音,确保音质音量良好，检查话筒电池、电量是否充足;

✍       负责其它准备的工作人员,将照相机、抽奖箱、气球等相应物品准备到位。

会场布置负责人：

1名

备注:

第二项和第三项会议流程在前期市场部工作人员操作会议营销不够熟练的情况下,尽量要求在活动头天下午能够全部准备完毕，待所有人员操作熟练的情况下,就可以按照以上程序进行。

四、战前动员

7:

50全体工作人员在舞台前集中，由会务总监做现场会前动员,会务总监依次向工作人员落实,会务用品布置情况，再次强调会议重点注意情况等,并集体调整团队势气,准备引宾入场;

战前动员：

会务总监

五、迎宾流程和要求

楼下大厅2名,戴好礼仪授带,保持良好的精神面貌,面带微笑，见到客人来时,先致欢迎词上前一步，统一话语（叔叔或阿姨您好!

请问是来参加XX公司的联谊会吗？

回答“不是的”则表示真诚歉意“对不起!

打扰了”;若客人回答“是的”则表示热诚的欢迎“欢迎光临,请上×××楼”同时引导客人至电梯口,按好电梯等顾客进入电梯后，方可离开，放回原位；

楼上电梯口1－2名礼仪，戴好礼仪授带,电梯门一开,马上热情招呼：

（叔叔或阿姨您好!

这边请）引导客人到签到处，同时签到处两侧的迎宾队列以整齐、热情的掌声，表示欢迎,并集体整齐、响亮、清晰、齐喊“欢迎光临”礼仪人员提醒客人，出示邀请函,签到，交将邀请函上的抽奖券撕下,投入抽奖箱,签到人员做好登记，并唱名,该客人是由谁邀请的,及相应的桌号，由其中一名签到人员引导客人进场入座,并引荐此时相关邀请人,立即进场接位，引介词：

“邀请人姓名×××叔叔或阿姨来了”邀请人接话“叔叔或阿姨，您好!

”引介词：

“叔叔或阿姨,这位就是给您打电话的×××,邀请人立即接过话题，热情招呼就座,安排填写来宾登记表,健康自查表，引导顾客浏览公司资料和他交流,尽可能拉近感情，了解客人情况；顾客入座后,引荐人及时通知服务生倒茶水后,邀请人立即归位。

以上迎宾工作循环进行到9:

00，楼下和楼上各留1名迎宾人员,等待到10:

00左右，对后来人员进行及时礼貌的接待和引导,迅速安排到会场交给相关健康代表。

在全部迎宾人员撤出迎宾区之后，所有迎宾物料要全部撤掉。

迎宾负责人:

１名

六、会前氛围的营造

迎宾开始，负责灯光、音控的工作人员，立即调整会场灯光，全部开启,此进场内播放萨克斯曲轻音乐，音量适中,不宜过高,主持人在台后不断重复轻柔的声音致欢迎词“各位来宾，各位朋友,感谢各位在百忙之中抽出宝贵的时间来参加ＸX公司主办的活动现场，在此深表欢迎……您在现场有任何困难，都可以从我们现场任何一位工作人员获得帮助……”

迎宾开始咨询医师保持良好的工作精神状态,按指定座位，入座咨询台，同时关闭手机或调至振动，等待有需要的顾客前来咨询。

会前氛围负责人:

灯光和音响师

七、正式会议流程

８：

５0全体人员各就各位,音控、灯控工作人员到位,主持人在8:

45分准时确定老顾客是否到齐，咨询医师是否从在咨询席上，会务总监关闭会场大门,主持人手拿话筒在后台等候,全体健康代表,从在各桌位上，维护本桌秩序,引导客人进入活动,安排好后立即到会场两侧集中,面朝客人及舞台,昂首挺胸,左手心握住右手掌自然下垂,放于前方,面带微笑,眼睛平视；

工作人员两侧队列就绪后,灯控关闭灯光，留舞台聚光灯，将会场的注意力全部集中有讲台上,主持人在演讲台以配乐朗诵形式宣传活动目的、活动主题、活动程序（要求：

过程中全场工作人员给予带掌互动）;

9：

00朗诵结束,灯控打开舞台灯光,音乐停止,主持人双走到舞台中央偏左（避免阻挡投影）开始串词……（串词稿）致欢迎词。

全场工作人员,激情热烈,给予带掌互动，要求：

场内秩序良好,不走动，不喧哗,提醒客人，不交头接耳。

9:

０0—9:

0５主持人的演讲形式结合幻灯向各位阐述ＸX的公司历史，规模产品情况，会场保持安静,有背景音乐，让会场共同走入XX公司的历史及主动产品情况，多媒体跟上（串词稿）。

9:

0５—9:

1０公司情况介绍结束后,会场开灯音响准备，进入互动游戏，主持人宣布游戏规则，全体健康代表回到座位，引导客人共同参与游戏，财务、咨询医师等都坐在货区，咨询台带掌，会务总监把握全场控制;

9:

10—9：

15游戏结束后，主持人宣布各位就坐，健康代表安排各桌入座,同时保持本桌安静,主持人宣布文艺节目欣赏,节目目的,将客人注意力重新拉回舞台回到正题;

9：

15—1０：

０0文艺节目结束,主持人向全场统一介绍咨询沟通团,此时,咨询团集体起立，向客人鞠躬致意，全场的热情掌声欢迎,讲师从咨询台在热情掌声中小跑到台前并向全场以热情致意（注：

讲师必须,精神饱满,有活力,有激情,为人师表,以身作则，以高度的兴奋，轻松愉快的心情感染全场、抑郁患者，给人以快乐感）热情奔放的气氛起来后,再进入主题的讲述,灯控关闭会场灯光,多媒体负责人员根据讲师语速、内容将投影资料进行有序点击投影;

此时全场健康代表，维护秩序，保持会场安静,让客人认真听取讲座,讲座时,讲师应注意，语速稍缓、语调适中、抑扬顿挫具有亲和力，具有煽动性；

1０：

０0—10：

15讲座结束，灯控开会场灯光，主持人组织会场的热烈掌声，再一次感谢讲师的精彩演讲,并组织全场起立，在桌子之间过道排成纵列队形，请后面朋友将双手搭在前面朋友的肩膀上，全场工作人员穿插其中,音控播放激情健康操曲,两位主持人边喊口号边互相帮助,捏肩捶背,口号结合音乐节拍“拍拍肩1　234……２2　3４……揉揉肩12　34……左捏捏左捶捶2　2３４……敲敲背1234……左敲敲2234……右敲敲3２3４　……从上往下1２３4……”口号响起，两位主持人默契配合;

1０:

1５—１０：

２０做结束,音乐停止，全场就做,主持人准备好，有奖竞答题稿，引入有奖知识竞答活动，“为了能更好地巩固各位听取讲座的效果,进一步了解ＸＸ产品，我们一起进入一个有趣有奖知识竞答活动,规则是主持人读完题目,喊开始，最先举手的朋友有优先抢答权……（标注：

主持选择答题对象,应兼顾全场,健康代表鼓励顾客抢答,为避免冷场,可随时提醒答案,共同营造全场热烈气氛，答对的,由其中一主持人立即奖励小礼品一个；

１0:

2０—1０：

35主持人引导全场欢迎现场到会所有顾客朋友，并请出事先安排好的顾客朋友2—3名，体现身说法，老顾客发言内容包括病因、服药前的临床表现,精神状况和服药后的临床表现和精神状况，作一个鲜明的对比，服用剂量、按什么疗程以及对公司的感谢。

10:

35—10:

４0发言结束,灯控关闭全场灯光,多媒体负责人投放XX产品广告,主持人以配乐朗诵形式，引出广告片，激起他们购买产品的欲望;

10：

40—１0：

43灯控开启舞台灯光,音控放激情音乐，主持人请出在后台准备好的两名工作人员，手持ＸＸ产品的样品进行样品展示,同时主持人再一次在展示中，大声向全场介绍解郁产品，此时各桌健康代表起身到货区领取展示样品到各桌;

１0：

43—11：

40灯控开启全场灯光,音控将激情音乐慢慢调换到轻音乐,健康代表马上进入状态，进行沟通,主持人：

“朋友们，今天我们现场每个桌都为各位配有专业的健康代表，他们都经过专业的产品培训,各位可以针对自身状况及XX产品相关知识和健康代表进行交流沟通和探讨，接下来，就把时间暂时留给各位,我们一会再回来为各位进行拍照留念和节目最后的幸运，抽奖活动,奖品多,等待幸运的您！

”

进入咨询沟通,特别提示咨询医师须知:

１）   咨询医师尽量不留个人联系方式给客人，掌握咨询时间;

2）   积极默契配合销售代表的意图；

３）   　不要突出个人以销售为核心,配合健康代表共同达成销售；

4）   　咨询医师和健康代表之间相互包装、引介（健康代表可说“这是×××医师是原来×××医院具有几十年的临床经验,很有资历……“咨询医师可说“××健康代表非常不错,很能干,做事认真客人对他的服务相当满意，你只管放心。

”有利于顾客放心地购买产品;

进入咨询沟通以后，特别提示照相工作人员须知,必须在舞台周围流动，不得走远，便于顾客拍照，全场造势,每一张照片认真选好背景，为每一位客人拍下称心的照片，拍照地的健康代表配合客人将产品贴在身前,在拍摄过程中，主持人给予合理的提示,唱单、采访、造势（“现在已经有很多朋友购买XX产品,正在和我们工作人员合影留念……“如客人购买的数量较多,可以在采访中重点提示数量，如“×××叔叔，今天购买6套产品是您自己服用吗?

……祝您服用之后，早日健康快乐!

）

八、会场秩序控制要点

每场会议设置专门的会务总监1名,全权负责各项正常会议工作的进行,负责处理现场出现的各种突发事件,现场所有工作和各项工作均由会务总监统一调配和控制,会议过程中各环节工作人员超出政策和工作内容之外的事情必须请示会务总监,由会务总监进行及时的处理,同时在会议过程中所出现的各种不正常现象,会议各工作人员要及时向会务总监沟通,以避免其他不良事件的发生。

如不明陌生人员的进入，除我公司专门工作人员的照相拍摄等现象。