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有效的商务文件模板范文
第四章 有效的商务文件
第一节 有效的商务文件
一、书面交流
（一）书面用语在商务活动中的重要性及其影响
商务信函与商务电话的对比，商务信函的优势表现在以下方面：
（一）易于表述事实和意见；
（二）适合传达困难的或复杂的信息；
（三）可以存档、回顾；（四）发送前可以审查、修改；
商务信函的劣势，具体表现在以下方面：
（一）耗费时间；
（二）缺乏反馈，或反馈太慢；（三）缺少个性；
（四）缺少非语言交流；（五）交流结果可能是单向的，或无效的。
（二）在写商务文件之前计划、调查、收集和处理资料的重要性
准备一封商务信件，请回答以下问题：
一、在写信之前，必须回答以下方面：
1．信件的主题是什么？
2．您为什么写这封信？
3．信的读者是谁？
4．读者对信的主题已经了解了多少？
还需要知道什么？
二、信写完毕之后，你的信必须达到以下方面的要求。
1．清楚2．按逻辑顺序排列；3．语法正确；4．没有行话和俚语；5．语言简单明了；6．惹人喜爱，有礼貌、有意；7．准确；8．完整；9．迅捷
（三）了解和采用对企业适用的标准公文格式和标识
书面交流的优势？
（1）适合事实和意见。
（2）适合困难的或复杂的信息，可以进行回顾。
（3）如果需要进行书面形式存档时，书面交流更加有效。
（4）既可以写，也可以口述。
（5）在发送之前，可以进行仔细的计划和考虑。
（6）在发送前，可以剔除错误。
书面交流的缺点表现在哪些方面？
（1）更耗时
（2）反馈信息不存在或者太慢（3）缺少有助于理解的非语言暗示。
（4）有些人不会或不愿意看信。
（5）你永远不知道你的信是否被读过。
（6）缺少热情和个性。
口头交流的优点
（1）更适合表达感觉和感情。
（2）更加个人化个性化。
（3）可以有更多的反应和交流。
（4）可以有更大的影响力。
（5）一般来说成本较低。
（6）可以根据反馈和非语言的暗示进行改正或调整。
口头交流的劣势？
（1）在说话时进行思考比较困难。
（2）话一出口就不可能更改。
（3）有些人看起来是在听，其实是充耳不闻，对大群的听众效果更难以判断。
关于传真的优缺点
（1）节省时间，特别是在与国外客户联系时，写信可能需要好几天，这时传真就显得极为迅速。
（2）节省费用。
尤其是与写信相比，传真的费用较低。
（3）可以采用比信函更随便的方式。
（4）能使对方更快地做出反应。
注意传真也不能完全代替商务信函，由于法律上的原因以及与公众联系的特殊情况，信函仍然是交流过程中十分必要的。
关于书面交流的主要方法和用途？
第一种，报告，报告被用来正式陈述事实性的信息，通常针对特定的读者。
第二种，办公室通告，这种方法适用于组织内部的低成本的大众传播。
第三种，备忘录，备忘录适用于与大量读者间的低成本的内部交流。
第四种，表格，表格被用于有条理的传递信息，尤其是需要阐述或提供对比时。
第五种，预备好的表格，这种表格用于传递格式相同的例行公事的信息，在组织内或组织外均可使用。
第六种，公务信件，这种方法用于与外单位传递信息。
第七种，办公室实事通讯，这种方法适合组织内的大众传播。
第八种，指导，指导用于提供有关明确步骤的信息。
组织与更广泛的外部对象交流也要用到很多方法，以下是几种主要的交流方式：
第一种，通讯社消息，这种办法用来传递信息给出版社，电台或电视台。
第二种，邮寄广告，属于组织外的大众传播方法，通常是针对客户的。
第三种，广告，广告也属于大众传播方法，通常是针对组织外的某一个具体的市场。
二、信函
（一）有效书写信函的知识和技能
（二）正式和非正式信件
（三）根据各种商务情况设计信函
关于常用商务书信的格式。
第一种，关于书写介绍信。
介绍信是用来介绍公司企业派遣人员的姓名、年龄、身分、接洽事项等情况的一种应用文体，具有介绍证明的作用。
例如，下面是一封介绍信。
介绍信
张明总经理：
兹有我公司业务主管李维雄先生前往贵公司购买Win95软件事宜，请接洽为盼。
致
李张翔
某年某月某日大明汽车公司
（盖章）
在撰写介绍信时，应注意：
（1）写持介绍信者的真实姓名、身分。
（2）接洽和联系的事项要写得简明扼要，办什么事就写什么事，与此无关的就不写。
（3）书写工整，不得任意涂改，否则对方可以不予接待。
第二种，关于书写证明信。
证明信是以公司、企业、团体、个人的名义证明某人的身分、经历或证明有关事件的真实情况的专用书信，其内容应绝对真实可靠，在开具证明时，应审慎行事，例如下面是一封证明信。
证明信
市人事局：
郝明先生原是我公司职员，1990年7月至1998年8月在我公司业务部工作，工作努力，业绩出色，没有违纪记录，离职出于自愿，特此证明。
天宝饮料公司
1998年9月
此外，还有一种个人证明某人某事真实情况的证明信。
这种证明信由个人书写，内容完全由个人负责，其格式与组织名誉所写的基本相同，只是证明信的末尾，必须由写证明信者所在单位签署的意见。
第三种，关于书写致谢函。
致谢函是向对方的好意，表示感谢的函件。
致谢函的写法依据对方好意的程度以及对方和本公司和个人关系的深浅而有所不同。
在书写时，要先了解情况，然后再下笔，一定要谨慎、细致。
下面是一封致谢函的实例。
致谢函
某某公司某某部经理先生：
敬启者祝公司大展鸿图，这次请您了解了某某商品市场情况，承蒙您在百忙之中做深入的调查了解，实在不盛感激。
关于某某商品价格，待我公司调整修正以后再函告您。
希今后加强往来，并请给予大力支持，特此书面表达感谢之意。
此致
敬礼
某某敬上
某年某月某日
此外，在商务交流过程中，还经常使用传达商务往来重要问题的函件，因为绝大多数的商务往来，是以函件为主，其主要的一些数据、实现往往要求准确无误，往来的双方也常常把对方的函件作为下一步签约或摊牌的依据。
函件的重要性由此可见一般，因此，在撰写此类函件时，一定要准确、简明传达商务往来重要问题的函件种类繁多，以下是常用的函件形式：
第一类第一例，关于询问及推销信函。
这里的第一种，关于查询函，具体的写作方法是：
某某公司某某经理先生：
敬启者最近我公司接到贵府某某公司来函，定购大量货物，该公司地址随函附上，因为与该公司第一次交易，B公司不知其资讯及经济状况如何？
愿请贵公司代请查明敬告。
贵公司所提供情报，B公司严守秘密。
今后若有同类情况，B公司愿作同样之效劳。
某某公司经理某某
某年某月某日
第二种申请记帐函
具体可以看下面的实例，
某某某商行：
敬启者数日以来，我公司向贵商行购买之货物，均是以货到付款之方式办理，为要求双方便利起见，您申请开立银行帐户，所需资料及查询事宜与贵行之通常赊账期限请记告之。
某某公司敬上
某年某月某日
第三种，关于将复定货函具体的实例如下：
某某公司：
大函敬悉。
在久疏音息之后，接老主顾之信函，格外高兴，在此深表谢意。
第27号办公桌既可装运，35号办公椅可在元月10日前运出，元月底到达贵处，若贵公司认为满意，请寄函告以资确定。
随函附上本公司科技产品预告一份，希闲暇时阅览。
其中各种货物都尚未上市，但望贵公司先行注意，以你做将来之计划。
某某办公设备公司
某年某月某日
第二例，关于账货、函件，
这里的第一种：
关于结帐、清单。
具体和实例如下：
某某公司：
现一季度已届满，资寄上今查核的贵公司之季结算清单一份，共计1200元，量数无误，此前供应贵公司之物品，想必满意，期待今后更密切的合作。
某某公司（盖章）
某年某月某日
这里的第二种，函附结帐清单。
具体的实例如下：
某某公司：
今接大函及所附结至3月31日一季度结算清单一份。
所列各款均相符，总计无误，现邮寄奉上银行汇票一张，计1200元。
请将收据寄我公司。
某某公司
某年某月某日
第三例，关于商用通知函件。
这里的第一种，关于通知提价函。
具体的实例如下：
某某总公司：
敬启者，由于本公司所生产的物品之原料价格上涨，不得不宣布自今年6月1日起，原有的价目表予以作废，并代之以另定新价目表。
现随函附上，5月31日前收到之定货单仍按旧价计算。
6月1日以后则以新价目表为准。
因本公司产品需求量日增，而原料市价一直上涨，故预料在短期内货价势将再涨，阁下如需购买，务请尽早，以免误失时机。
某某某公司
某年某月某日
这里的第二种，关于通知开会函件。
具体的实例如下：
各位董事：
董事会定于某年某月某日上午八点至十一点在公司总部二层会议室召开会议，请各位准时出席为荷。
某某董事会议办公室
某年某月某日
第四例关于求职任职函件。
例如，关于求职答复函，具体的实例如下：
某某先生：
您所申请的秘书职位以补满，我们刚雇用了一位大学毕业的小姐，将先予以使用几个星期，以决定其能力是否胜任，我们很乐意把您的名字列入秘密人选档案之中，但倘若将来有缺额，一定首先与您联系。
某某公司经理
某年某月某日
商务信函的主要类型。
商务信函根据不同的目的，可以分为不同的类型。
第一类，目的在于询求信息、意见和要求的信函，这类信函属于咨询性的信函。
第二类，目的在于提供信息，发表意见和进行确认，这类信函属于确认、提供信息的类型。
第三类，目的在于为一些问题或缺陷而要求赔偿，这类书信属于抱怨、索赔的类型。
第四类，目的在于接受索赔，提供赔偿，这类书信属于调停类型的信函。
第五类，目的在于下定单、定货或要求提供服务，这类信函属于定单类型。
第六类，目的在于确认接受或确认定单，这类书信属于定单确认类型。
第七类，目的在于对价格、时间进行估计，这类书信属于估计类型。
第八类，目的在于提出最后的价格或时间等等，这类书信属于投标类型。
第九类，目的在于销售货物或提供服务，这类书信属于促销性类型。
第十类，目的在于提醒销售报价，这类书信属于连续促销性类型。
第十一类，目的在于对货物或服务做广告，这类服务属于主动的促销性类型。
第十二类，目的在于授权提供信贷，这类书信属于信誉证类型。
第十三类，目的在于调查或评论资信状况或等级，这类书信属于资信调查答复类型。
第十四类，目的在于收取款项，这类书信属于收款类型。
它在不同的阶段威胁的成份会越来越大。
从第一类至第四类，适用于一般的范围；从五类到第八类适用于定单和投标；从第九类到第十一类适用于销售和广告；从第十二类到最后一类适用于融资和信贷管理。
（四）预期读者反映的分析
预期的收信人的反映可以分为哪些几类？
第一类：
肯定的。
即同意做某事，如发运货物、提供报务、付款、在会议上发言等等，这类信函写起来很容易。
第二类：
中性的。
中性的信息是既不肯定也否定，很多商业书信都可以归入这一类，例如为以前的雇员写一封推荐信或提供资信证明等等。
第三类：
否定的。
这类书信你不得不拒绝某人或某事，因此这类书信比较难写，因为对人说不就要冒影响双方良好关系的风险。
因此，你在写信时，就应采用一切可以运用的手段来弱化这一影响，而是用其它方式建立良好的关系。
第四类：
顺服式的。
既你需要推销一个观点或一种产品以努力地改变顾客，使其从不感兴趣或漠不关心到产生兴趣，最终做你想让他们做的事情，如：
同意你的立场或建议，购买你的产品，接受你的服务等等。
（五）信件书写风格、布局和适当的结构
书信撰写的风格，主要技巧有哪些？
1．使用清晰、简洁而又准确的语言；2．避免使用陈词滥调、行话、抽象的词语和不必要的话。
3．使用短语；4．使用自然、友好而又惹人喜爱的风格。
不同的商务书信拥有哪些不同的结构体系及技巧？
。
１是肯定的商务书信。
这类商务书信又具体包括：
1．定单；2．定单确认；3．信息；4．索赔和期望成功；5．调停；6．提供信贷；7．接受。
这类肯定的商务书信适宜采用的方式是演绎法，
2是关于中性的商务书信，这类商务书信又具体包括：
1．资信证明；2．个人证明；3．信用证；4．估价；5．投标；6．辞呈。
这类书信适宜采用的方式是演绎法，
这两类商务书信适宜的结构式在商务书信的写作过程中，必须包括以下方面的内容：
1．如果是肯定的信函，可以写一些令人愉快的话；如果是中性的信函，可以写出主要观点。
2．可以写出细节或进一步的解释。
3．要有结尾。
3关于否定的商务书信。
这类商务书信又具体包括：
1．拒绝调庭；2．拒绝信贷；3．拒绝定单；4．拒绝帮助；5．拒绝信息；6．请求信。
这类商务书信适宜采用的书信是推理。
4关于说服式的商务书信。
这类商务书信又具体包括：
1．所有的推销信；2．索赔及期望不成功；3．收款信；4．申请工作；5．估价；6．投标。
这类商务书信适宜采用的方式是推理。
关于后两种商务书信，其具体结构应包括以下方面的内容：
1．客观的描述有关的原因；2．事实与分析；3．令人不快的消息或令人意外的消息；4．从令人不快的事情上转移开来的相关话题或要求对方行动的话题。
书信的样式？
1．齐头式，所有的内容都从最左边开始，只有一条竖线，这种方式的优点在于高效、非常现代、最常用。
其缺点在于看起来不对称，特点是在使用没有信头的拼纸时，寄信人的地址要写在或打在信纸的左上角，这显得更加向一边倾斜。
2．半齐头式，这种格式日期和署名靠右放置，主题行居中，其它的内容都从左边开始，段落也都采用齐头式，这种方式的优点在于效率很高，看起来比较平衡。
3．半缩头式，这种格式和半齐头式很像，但是每个段落的首行缩进，这种格式的优点在于与齐头式相比不那么零乱，更容易打印，但改进不大。
至于你将选择哪一种？
主要取决于以下方面：
1．你所在机构的印刷风格；2．你的个人偏好，但是无论你采论哪一种，都应该保持一致性。
书信的结构，
一封商务信函一般应包括八个方面：
第一部分：
信头。
寄信人的地址，对于非商务性信函，寄信人的地址通常放在信纸的右上角。
第二部分、日期。
日期通常放在寄信人的地址下面，空两到三行，理想的位置应靠信纸的右边。
第三部分、关于存档号码。
第四部分、，关于收信人的名字、职务和地址。
第五部分关于称谓和结束语。
第六部分，关于主题行。
第七部分，关于签名。
第八部分，关于信的正文。
表述较好的信函，应该做到以下方面：
1．在必要时提及以前的联系；2．在不同的段落之间采用缩进或空行使其醒目；（具体的方式我们在前面解释过）3．使用有助于理解的标点符号；4．合理使用小标题和列表方式；5．清楚正确的语言表述。
为什么书信不是一种便宜的交流方法？
信函的成本包括：
在企业内传递的费用、存档时间、存档设施与空间、写信人和打字员的工时费用，以及纸张和邮寄费，据一些公司估计平均每封信共需要25英磅，可见书信并不是一种便宜的交流方式。
关于商务信函的成本，主要是由以下方面构成的：
（一）写信人与打字员的工时费用；
（二）邮寄费；（三）文具纸张费用；（四）在企业内传递的费用；（五）存档费用。
在信函中采用提问作为信的开头的优点是什么？
提问对于推销或说服性信件的开头很适用，在任何信件中如果你想迅速引起读者的注意都可采用这种方法，提问可以很快吸引读者探索和猜想，使他们能够继续读下去，直至你解释清楚为止，以征求读者意见的方式提问则使他们感到更高兴。
你能否想出四种有效地结束一封信函的方式？
1）以肯定内容的方式，以肯定内容结束信函总是最理想的，肯定的语气将在收信人的心中留下良好的印象。
2）用祝愿的方式结尾，你应当利用一切机会在信函中表达祝愿，在信中使用令人愉快的词汇总是受欢迎的，尤其是在带有令人失望消息的信函中，以谢谢、祝您好运、衷心祝福等作为结束语，将更为有效。
3）以再促销的方式结束信函，即有时还可以采用再次向收信人承诺的方法结束信函，说明顾客购买的产品是正确的选择，或与他们进行交易的公司能够提供最好的方式，能够提供最好的服务。
但是，要注意不应该过分的自夸。
4）以行动结束信函，即要求收信人或发信人采取某些行动可能是结束信函的最好方式，同时，可以明确下一步将做些什么。
例如，一旦得到你需要的信息我将立即通知你；或者请打电话通知我，你是否能出席等等。
关于结束商业信函的方式，可以从以下方面着手：
（一）祝愿式，例如：
“祝您事业成功！
”；
（二）促销式，例如：
“选购我公司产品，将是您的英明决策！
”（三）行动式，例如：
“收到通知后，请回函确认！
”
关于拟写一封给顾客致歉函，在这封信函中，必须包括以下方面的内容：
（一）称谓与结束语、签名；
（二）承认事实；（三）正式道歉；
（四）解释原因；（五）赔偿意见；（六）感谢顾客协助工作。
关于拟写一份介绍信，介绍信应包括以下方面的内容：
（一）抬头；
（二）持信人的姓名、职务；（三）接洽事项；
（四）结束语；（五）签名、盖章；（六）日期。
关于拟写一封致谢函件，必须包括的内容有以下方面：
（一）抬头；
（二）事由；（三）致谢；
（四）合作愿望；（五）结语；（六）签名、盖章、日期。
关于拟写一封推荐信，必须包括的内容有以下方面：
（一）抬头；
（二）说明被介绍人的职务、岗位；（三）评价被介绍人的能力、个性、水平；（四）表示支持被介绍人继续深造；
（五）附上被介绍人在公司的主要业绩；（六）结语、签名、盖章。
关于咨询信函的内容必须包括以下方面：
（一）抬头；
（二）说明事情原由；（三）指出新客户公司的具体要求，包括定单规模与付款期限；（四）请求达成公司评估并提供细节；（五）预致谢意，并表巩固良好关系的愿望；（六）结语、签名、盖章、日期。
关于拟写一封退货函件必须包含的内容包括：
（一）抬头；
（二）事由；（三）退货要求；
（四）结束语、签名、盖章、日期。
关于给供应商的一封信函必须包括的内容有以下方面：
（一）抬头；
（二）事由；（三）要求；（四）结束语；（五）签名、盖章、日期。
首先，关于拟写一封给顾客的致歉信，必须包括的内容主要有：
一）抬头；
（二）事由；（三）解释；（四）致歉；（五）感谢批评指正，希望建立良好关系；（六）结束语、签名、日期。
三、书写报告
什么是报告？
报告是一种搜集研究事实的人与由于某种目的而要求提交报告的人之间的信息或建议的交流形式。
报告的最终作用通常是作为决策和行动的基础。
在写报告之前必须绝对明白的问题有哪些？
1．为什么要写这份报告？
2．为谁写这份报告？
3．他们希望你包括哪些内容？
4．他们希望你以什么方式表述？
5．什么时间提交报告？
报告的类型
一、按照报告的形式，报告可以分为以下类型：
1．口头报告2．示范报告3．信函报告4．便笺5．表格6．多页文件
二、根据以下不同的标准报告可以分为不同的类型：
1．按照长度。
报告可以分为长报告和短报告。
2．按照语气。
报告可以分为非正式报告、一般报告和正式报告。
3．按主要内容划分。
报告可分为工程报告、财务报告、营销报告、事故报告。
4．按照时间划分。
可分为每天、每周、月度、中期报告、进度报告、最终报告。
5．按照重要性划分。
报告可分为日常报告、特殊报告、紧急报告。
6．按照写作风格。
报告可以分为叙述性报告、说明式报告、评述性报告、图画式报告、统计性报告等等。
7．按照流通的范围。
报告可以分为办公室报告、公司报告、公共报告、私人报告等等。
报告的目的在于：
1．记录信息。
2．告知情况信息。
3．影响别人。
报告的基本结构：
第一部分，标题；第二部分概要，即内容简介，主要说明授权调查范围或目的、程序以及方法；第三部分目录；第四部分，报告正文，也就是报告的主体部分，在这一部分要阐述主要的事实；第五部分，报告的结束部分，在这一部分要说明报告的结论，如果需要的话要提出相应的建议以及附录。
一个成功的报告的结束部分应该具备以下特征：
1．不引入任何新的观点。
2．与内容简介和正文部分相协调。
3．给读者留下你想留下的印象。
一个成功的报告必须做到：
（如何设计一个完整的报告。
）
1．报告内容应该统一。
即只涉及一个主题，则不应包括读者不需要的内容或与主题不相关的内容。
2．报告内容应该完整。
也就是应包括读者需要的所有内容。
3．所有信息应该准确，并根据事实做出的推理应该正确。
4．应该按照基于逻辑分析和材料分类的计划描述主题内容。
5．内容表述方式应使计划清楚，以使读者很清楚有关内容在哪儿以及这一内容在那儿的原因。
6．报告应以简单、精炼的风格写作，并且不会令人误解。
7．报告对于所有可能的读者来说都应是易于了解的，尽管他们可能不知道有关的技术细节。
报告的格式。
第一种信函、便笺式的报告第二种是纲要式第三种混合式的报告
长篇正式报告的基本结构？
第一部分前页。
具体包括：
1．扉页2．授权。
即授权调查范围、调查区域和调查目标。
3．目录。
4．附表附图一览表5．前言、引言6．致谢7．摘要
第二部分主报告
所有的报告至少需要如下三部分
1．内容简介2．事实和讨论3．结论（如果需要的话还可以提出一些建议）
第三部分附页
1．参考书目和文献2．附录3．索引
报告的写作步骤包括以下六个方面：
第一，确定目标第二，进行研究和搜集材料第三，组织材料和计划报告第四，写作报告初稿第五，修改报告第六，写出报告终稿
关于报告目的的分类：
第一类目的关于提供信息。
第二类目的作为存档。
第三类目的关于回答问题第四类目的关于建议一系列的行动或决定。
第五类目的关于影响他人意见第六类目的关于公开宣传。
第七类目的关于完成法律义务
信息的研究方法主要有几种？
一、桌面调查法。
这种方法适用于事实研究二、问卷调查法。
三、面谈。
四、关于观察和记录
修改报告的具体方法是：
1．先从总体上看一看你的初稿。
2．考虑标题、目录、简介和结论以及他们之间的关系。
3．检查正文。
4．大声的朗读报告，最好能找别人作为听众。
5．检查你的视觉辅助手段。
6．最后的批评。
什么是授权调查范围？
为什么它很重要？
授权调查范围就是明确你的任务，并应准确说明需要做什么，它之所以重要是因为它要求：
（1）你的介绍，必须准确不能模糊不清。
（2）它应该解释写作报告的原因。
（3）授权调查范围还要说明所需报告的类型。
总之，没有一个清晰的授权调查范围，你的任务就无法完成。
什么是摘要？
它的目的是什么？
摘要是整个报告的缩写，通常放在报告的开始处。
它的目的在于使较繁忙的读
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