系统分析说明书.docx
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系统分析说明书
仓库管理系统分析说明书
发布信息
✧作者
赵翔黄魁华刘晓星侯绿林于志刚陶景曾珺曹扬曲源超
✧发布范围
课程设计小组成员及辅导教员
✧版本
Ver.1.0
✧发布日期
2007年10月15日
修改记录
✧发布日期
✧版本
✧说明
✧作者
2007.10.15
Ver.1.0
发布
课程设计作业第四小组
目录
1
项目背景4
2
简要组织结构及其分析4
3
简要现行业务流程及其分析5
4
简要现行数据流程及其分析6
4.1第一层数据流图7
4.2第二层数据流图8
4.3第三层数据流图8
4.4第四层数据流图11
4.5数据字典15
5
子系统的划分22
6
系统涉及的范围22
7
对管理系统改进的设想22
1
项目背景
（1）概述
信息技术的迅猛发展，科学经营管理观念的迅速传播，使企业经营者逐渐认识到：
现代管理应该是建立在真实有效的数据信息上的。
而仓库管理系统便是实际的企业进销存问题与计算机强大数据统计功能相结合的产物。
库存管理系统解决了企业库存的进、销、存等一系列操作流程中的数据信息的处理问题，提供了一系列的数据分析，帮助经营者合理调配资金、资源，从而调整经营环节的运作节奏。
它的全面应用将进一步规范业务流程、提高企业管理水平，加速资金流转，进而全面提升企业的经济效益。
仓库管理系统是企业信息系统中一个相当重要的组成部分。
仓库管理系统的好坏直接影响企业物流管理效果，并直接影响企业的经济效益。
其主要作用是帮助企业的仓库管理人员建立物料管理账目、规范物料出入库手续、分析库存物料利用及资金占用情况，并为物料采购供应、生产计划、销售部门提供必要的库存数据。
（2）本项目为2004级军人本科学员《信息系统原理与工程》的课程设计作业，由信息系统与管理学院学员四队指挥自动化工程专业课程设计作业第四小组负责组织实施。
2
简要组织结构及其分析
（1）业务相关单位/部门
●仓库管理部门：
对企业仓库实施控制的直接管理部门，是企业的重要组成部分。
主要负责建立物料管理账目、规范物料出入库手续、分析库存物料利用及资金占用情况，并为物料采购供应、生产计划、销售部门提供必要的库存数据。
它的运作直接影响企业物流的管理效果，从而影响企业的经济效益。
●企业有关管理部门：
根据仓库管理部门报送的库存物料汇总报表和库存物料资金占用报表，对企业物流运作提出指导意见和建议，实施高层谋划和管理。
●财务部门：
负责物料入库通知、控制领料情况、与仓库管理部门实现账目核对等企业财务管理工作，维护企业的经济状况，管理控制企业的财务收入和支出。
●物料采购部门：
根据仓库管理部门提供的数据和物料需求情况，制定合理的采购计划，经上级有关领导审批后负责物料的采购事宜，并经到货运送给仓库保管员验收。
●企业其它部门：
其运作均依赖于仓库管理部门的物资储备，定时向仓库领取生产所需的物料，以满足生产的需要，从而为企业创造新的经济附加值。
（2）企业组织结构图如下所示
图1.组织结构图
（3）系统使用人员
仓库管理部门包括仓库主任1人、会计2人、仓库保管员4人、仓库保卫2人。
其主要业务包括物料的验收入库、物料保管及记账、物料出库、库存物料及其占用资金分析等。
●仓库主任：
仓库管理部门的主管，对本系统实施主要的管理职能，控制使用系统的人员和数量，适时观测系统数据的变化，及时报送相关汇总表格数据。
●会计：
主要负责仓库物料的进出登记账，办理采购物料入库手续，填写物料入库单，填写仓库库存明细账，并定期汇总各单位的领料情况，与财务部门进行对帐。
●仓库保管员：
对进库物料进行验收，开具验收合格单；根据领料单发放物料；实施盘点库存，登记入账。
3
简要现行业务流程及其分析
（1）仓库管理部门每月末定期向企业有关管理部门报送库存物料汇总报表和库存物料资金占用报表，并同时上报财务部门和物料采购部门。
物料采购部门根据企业物料需求情况和库存物料汇总报表制订当月的物料采购计划，经有关领导审批后抄送仓库管理部门。
采购物料到货后，由仓库保管员根据物料采购计划核对物料的品种、规格、质量、数量，验收合格后开具物料验收合格单同发票一起报送财务部门。
根据财务部门发送的物料入库通知及物料验收合格单办理采购物料入库手续，填写物料入库单，填写仓库库存明细账。
（2）企业其它部门领取物料时首先需要填写领料单，经部门负责人签字后到仓库领料。
仓库保管员根据领料单发放物料，领料单经保管员签字后交仓库的会计记账。
（3）每月底，仓库管理部门的会计需要汇总各单位的领料情况报财务管理部门。
同时仓库要对各种物料进行帐物盘点，将盘点结果记入仓库物料明细账后汇总库存物料汇总报表及资金占用报表，并与财务部门核对库存资金占用报表。
（4）企业业务流程图如下所示
图2.企业业务流程图
4
简要现行数据流程及其分析
依据现行业务流程分析，我们获得自顶向下的数据流图，将其成列如下。
4.1第一层（背景）数据流图
图3.第一层DFD
4.2第二层数据流图
图4.第二层DFD
我们把整个仓库管理业务分为1.汇总事务、2.会计事务、3.办理入库手续、4.办理入库通知、5.验收货物、6.对账事务、7.领料事务、8.采购业务等八个业务。
下一步，我们继续对其分解细化。
4.3第三层数据流图
（1）汇总事务
图5.汇总事务DFD
（2）会计事务
图6.会计事务DFD
（3）办理入库手续
图7.办理入库手续DFD
（4）制作入库通知
图8.制作入库通知DFD
（5）验收货物
图9.验收货物DFD
（6）对账事务
图10.对账事务DFD
（7）领料业务
图11.领料业务DFD
（8）采购业务
图12.采购业务DFD
4.4第四层数据流图（未给出DFD者意为无需再分解）
（1）汇总事务
1.1检查盘点结果
图13.检查盘点结果DFD
1.2制作汇总表
图14.制作汇总表DFD
（2）会计事务
2.1检查合法性
图15.检查合法性DFD
2.2会计记帐
图16.会计记帐DFD
（3）办理入库手续
3.1分类物料信息
图17.分类物料信息DFD
3.2制作入库单
图18.制作入库单DFD
（4）制作入库通知
4.1检查合法性
4.2按验收单号制作入库单
图19.按验收单号制作入库单DFD
4.3格式化输出
（5）验收货物
5.1核对品种
5.2核对规格
5.3核对数量
5.4检验质量
5.5制作合格单
图20.制作合格单DFD
（6）对账事务
6.1汇总到货财务信息
图21.汇总到货财务信息DFD
6.2核算资金帐目
图22.核算资金帐目DFD
6.3校对账目
（7）领料业务
7.1汇总物料需求
7.2填写领料单
7.3部门负责人签字
7.4检查合法性
7.5领料
7.6保管员签单
（8）采购业务
8.1核算进货需求
8.2进货采购
8.3制作采购计划
8.4格式化输出
4.5数据字典
这里，我们对第三层DFD使用数据字典进行适当解释。
（1）汇总事务
1.1数据结构名称：
物料信息
简述：
用于制作物料汇总表的基本库存信息
组成：
物料名称、型号、规格、数量等
组织：
按物料型号顺序排放
有关数据流：
入库单、盘点附加信息
有关处理过程：
制作物料汇总表、查询物料信息
1.2数据流名称：
库存物料盘点结果
简述：
仓库管理部门制作汇总表所需的物料盘点结果
去向：
库存物料汇总表的制作过程
组成：
物料名称、型号、规格、数量、盘点日期等
流通量：
1份/月
数据流名称：
库存物料汇总表
简述：
仓库管理部门向财务等部门发出的库存物料盘点汇总结果
去向：
财务等部门
组成：
物料名称、型号、规格、数量、盘点日期等
流通量：
1份/月
相关表格：
表1.库存物料汇总报表
数据流名称：
库存物料资金占用表
简述：
仓库管理部门向财务等部门发出的库存物料资金占用汇总结果
去向：
财务等部门
组成：
物料名称、数量、占用资金、盘点日期等
流通量：
1份/月
相关表格：
表2.库存物料资金占用报表
1.3数据存储名称：
物料信息表
简述：
记录物料的基本信息，如进价等
流入的数据流：
“入库单”，来源是“办理入库手续”的处理过程
数据存储组成：
物料名称、型号、规格、进价、进货地等
立即存取要求：
无
数据存储名称：
盘点结果存档
简述：
记录库存物料的盘点结果
流入的数据流：
“合法的盘点结果”，来源是“检查盘点结果”的处理过程
数据存储组成：
物料名称、型号、规格、数量、盘点日期等
立即存取要求：
无
1.4处理过程名称：
检查盘点结果
编号：
1.1
简述：
检查输入的盘点结果的合法性
输入：
库存物料盘点结果、盘点附加信息，来源为仓库管理部门
处理：
检验盘点结果的合理性和完整性
输出：
合法的盘点结果，去向为盘点存档；不合法的盘点结果，去向为仓库管理部门
处理过程名称：
制作库存物料汇总表
编号：
1.2
简述：
根据数据存储的相关信息，核算、汇总从而生成库存物料汇总表
输入：
库存物料数量，来源为盘点结果
处理：
按物料名称分别建立各种物料型号的库存数量表格
输出：
初步分类汇总的库存物料库存情况，去向为相关管理部门
1.5外部项名称：
仓库管理部门
简述：
管理企业仓库的职能部门
有关数据流：
入库通知、入库单、物料信息、合格单和盘点结果
外部项名称：
财务部门（采购部门、有关管理部门）
简述：
管理企业财务（采购、其他业务）的职能部门
有关数据流：
入库通知、入库单、物料信息、合格单和库存汇总结果
（2）会计事务
2.1数据结构名称：
会计业务日志
简述：
用于每日工作的基本来往信息
组成：
物料名称、型号、规格、数量、领料单位、领料时间等
组织：
按领料单号顺序排放
有关数据流：
已签领料单、会计日志、出货信息
有关处理过程：
检查合法性、会计记帐
2.2数据流名称：
已签领料单
简述：
仓库保管员向财务部门发出的已发放的领料单
去向：
检查合法性
组成：
物料名称、型号、规格、数量、领料时间等
流通量：
不定
相关表格：
表3.领料单
2.3数据存储名称：
会计日志
简述：
会计业务情况的记录
流入的数据流：
“会计日志”，来源是“会计记帐”的处理过程
数据存储组成：
物料名称、型号、出货数量、领货人员、时间等
立即存取要求：
无
数据存储名称：
库存文件
简述：
记录物料的库存情况
流入的数据流：
“出货信息”，来源是“会计记帐”的处理过程
数据存储组成：
物料名称、型号、规格、数量、出货日期等
立即存取要求：
无
2.4处理过程名称：
检查合法性
编号：
2.1
简述：
检查输入的领料单的合法性
输入：
已签领料单，来源为仓库保管员
处理：
检验领料单的签字合法性
输出：
合法的领料单，去向为会计记帐
处理过程名称：
会计记帐
编号：
2.2
简述：
记录物料的出货情况
输入：
已签领料单，来源为仓库保管员
处理：
把合法的已领领料单登记入库，修改库存，并记录此业务在案
输出：
会计日志，去向为会计日志；出货信息，去向为库存文件
处理过程名称：
核算汇总会计日志
编号：
2.3
简述：
核算汇总当月会计业务情况
输入：
业务日志，来源为会计日志
处理：
计算各种型号物料的帐面出货量，按物料名称进行汇总
输出：
领料情况汇总，去向为财务部门
2.5外部项名称：
仓库保管员
简述：
保管仓库库存的职能人员
有关数据流：
入库通知、采购计划、领料单等
（3）办理入库手续
3.1数据结构名称：
入库信息
简述：
用于描述入库物料的基本信息
组成：
物料名称、型号、规格、数量、验收单号、单价等
组织：
按物料型号顺序排放
有关数据流：
入库单、物料信息、入库通知
有关处理过程：
核算入库信息、制作入库单
3.2数据流名称：
物料信息
简述：
描述物料的基本信息
去向：
物料信息表
组成：
物料名称、型号、规格、数量、验收单号、单价等
流通量：
不定
数据流名称：
入库单
简述：
通知仓库管理部门入库物料的基本信息
去向：
库存文件
组成：
物料名称、型号、规格、数量、验收单号、单价等
流通量：
不定
相关表格：
表4.入库单
3.3数据存储名称：
物料信息表
简述：
登机物料的基本信息
流入的数据流：
“物料信息”，来源是“核算物料入库信息”的处理过程
数据存储组成：
物料名称、型号、规格、数量、验收单号、单价等
立即存取要求：
无
3.4处理过程名称：
核算物料入库信息
编号：
3.1
简述：
核算物料入库信息
输入：
物料信息，来源为仓库管理部门
处理：
核算各批次物料的资金总额等信息
输出：
物料信息，去向为物料信息表；入库信息，去向为制作入库单
处理过程名称：
制作入库单
编号：
3.2
简述：
制作入库单
输入：
入库信息，来源为核算入库信息
处理：
按照规定格式制作描述无聊入库信息的入库单
输出：
入库但，去向为库存文件
（4）制作入库通知
4.1数据流名称：
入库通知
简述：
通知仓库管理部门入库物料的基本信息
去向：
仓库管理部门
组成：
物料名称、数量、验收单号等
流通量：
不定
相关表格：
表5.入库通知
4.2处理过程名称：
按验收单号制作入库单
编号：
4.2
简述：
按验收单号制作入库单
输入：
物料信息，来源为仓库管理部门
处理：
对每一批次具有验收合格单的物料按单号和物料名称制作符合规格的入库通知
输出：
入库通知，去向为仓库管理部门
（5）验收货物
5.1数据结构名称：
采购计划
简述：
根据需求和库存制定的物料采购计划
组成：
物料名称、型号、规格、数量等
组织：
按物料型号顺序排放
有关数据流：
物料库存汇总、物料需求
有关处理过程：
制作物料汇总表、需求汇总、验收货物
数据结构名称：
采货发票
简述：
采购货物过程中产生的票据凭证
组成：
物料名称、型号、规格、数量、金额等
组织：
按合格单号顺序排放
有关数据流：
采购计划、到货通知
有关处理过程：
采购物料
5.2数据流名称：
合格单
简述：
对物料验收合格的凭证
去向：
仓库管理部门、财务部门
组成：
物料名称、型号、规格、数量、产地、金额等
流通量：
不定
相关表格：
表6.物料验收合格单
（6）对账事务
6.1数据结构名称：
财务日志
简述：
用于每日财务的基本来往信息
组成：
物料名称、型号、规格、数量、金额、到货时间等
组织：
按领料单号顺序排放
有关数据流：
验收票据
有关处理过程：
汇总到货财务信息、核算资金账目
6.2数据流名称：
对帐结果
简述：
财务部门发出的每月对账结果
去向：
企业有关管理部门
组成：
资金占用量、资金总量、现金数量
流通量：
1份/月
6.3数据存储名称：
财务文件
简述：
财务部门对企业财务来往情况的记录
流入的数据流：
“财务日志”，来源是“汇总到货财务信息”的处理过程
数据存储组成：
物料名称、型号、规格、数量、金额、到货时间等
立即存取要求：
无
6.4处理过程名称：
校对账目
编号：
6.1
简述：
检查财务收支是否平衡
输入：
帐面资金，来源为核算资金帐目；库存物料和资金汇总表，来源为仓库管理部门
处理：
校对各项账目资金是否与实际占用资金相符
输出：
对账结果，去向为企业有关管理部门
（7）领料业务
5
子系统的划分
●汇总事务子系统
●入库事务子系统
●对账事务子系统
●领料事务子系统
●采购事务子系统
●会计事务子系统
6
系统涉及的范围
7
对管理系统改进的设想
通过每月的汇总结果来制定下个月的采购计划，计划经济的味道过于浓厚，适当该改变采购事务子系统，增加采购决策支持子系统，运用存储论的基本原理提高采购行为的科学性。
具体思考一下各点的可行性和合理性：
●考虑是否需要进货
●选择进货时间
●选择进货品种、规格和数量
●选择进货渠道、生产厂商
●……
升级会员 