商务来往信函范文.docx

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商务来往信函范文

商务写作

（BusinessWriting）

一、商务信函概述

一、正确的观念

1.商务信函是一种“推销”函

商务信函是一种常用的商业联系媒介，实际上商务信函是一种“推销”函，写信人总是在推销着什么，或是物品、或是服务等。

要写好商务信函不仅要具备相关的业务知识，掌握好法规和条款等，还应具备扎实的语言基础，熟悉信函的书写形式和行文要求。

2.商务信函的基本特点

商务信函书写的重点应放在“效率”上，应易读易懂；语气真诚、友好、客气；语言简短、朴实、自然；内容清晰、准确、具体；行文正确、完整。

3.商务信函无定律

好的信函并没有固定不变的写作模式，因人而异。

写信时，应充分考虑收信方的观点和看法、背景和所处环境。

二、应用原则

1.“挨达”AIDA原则：

在拟就一封商务信函时，应首先考虑的原则：

A—Attention注意

I—Interest兴趣

D—Desire意愿

A—Action行动

2.10个“C”的行文原则

明晰Clearness具体Concreteness

简洁Conciseness诚意Conscientiousness

正确Correctness个性Character

礼貌Courtesy完整Completeness

体谅Considerateness优美Concinnity

三、商务信函的构成要素

1.信头（Letterhead）

是指发信人所在公司的名称和地址，通常是预先印制好的，一般位于信纸的正上方。

内容包括：

电话号码、电报挂号（CableAddress）、传真（Fax）和电传（Telex）号码、信件编号或索引号码以及写信日期。

例如：

英国——date/month/year

27February,2008

美国——month/date/year

February27,2008

2.信内地址（InsideAddress）

即收信人的姓名和地址，通常是在日期下面隔两行，位于书信正文的左上方。

3.称呼（Salutation）

是发信人对收信人的称号用语，自成一行，位于“信内地址”左下方的一、二行处。

商务书信的称呼通常要注意下面几点：

（1）DearSirs和Gentlemen是最常使用的公文用语，前者是英国式的称呼，后者是美国式的称呼；注意Sirs前通常加Dear；Gentlemen必须用复数；

（2）DearMr.（Mrs.）Smith这种形式，用于对有过业务关系或双方关系密切的称呼。

（3）DearSir是指男性，DearMadam是指女性，DearSirorMadam是指不知道对方性别。

（4）称呼后面用冒号或逗号均可，一般用冒号。

4.正文

正式的商务信件在每一段之间均留一空行。

每一行末尾的单词一般不移行。

5.结尾客套语

位于正文最后一行下面一、二行处，从信纸中间偏右的地方开始写，一般占一行，第一个字母要大写，结尾用逗号。

6.签名

是指发信人、书信执笔人或公司代表在书信上签上公司名称或个人名字，通常位于结尾客套语下面两行，从中间偏右处开始写，一般占3～4行：

第一行写公司名称，第二行是个人签名，要用钢笔；第三行打印自己的名字，用于辨认和复信；第四行打印所属部门的名称及签名人的职称。

信封和书信的写法-TheStyleofEnvelopeandLetter

1.信封的写法

（1）美国式航空信封的写法

（Stamp）

ABCManufacturingCompany（收信人地址）

150GieraCourtParlin,Livingstone

NewJersey08859,USA

Mr.BlackSmith（收信人名字和职称）

PresidentoftheCompany

BeijingImportandExportCompany

86Baiyilu,HaidianDistrict100872

Beijing,PRC（发信人地址）

（2）英国式航空信封的写法

（Stamp）

BeijingImportandExportCompany（收信人地址）

86Baiyilu,HaidianDistrict100872

Beijing,PRC

AFTER15DAYSPLEASERETURNTO（发信人地址）

SMITH&SON,LTD

15WOODSTREET

LONDONE.C6

ENGLAND

商务写作的十大技巧

1.了解读者

2.使用第二人称，强调读者的利益

3.确定单一的交流目标和目的

4.清晰、简洁、直白

5.使用主题行、缩格、简短的开头段落和附言

6.开篇和结尾有力

7.在长文件中应用标题、空白、图表

8.使用主动句，少用被动句

9.避免消极写作

10.应用说服的技巧来影响读者

商务写作目标

商务写作通常是为了完成以下任务：

通知

说服

指导

记录

商务信函举例1：

亲爱的思拜格女士：

我公司致力于为您提供高效的服务。

我们拥有大量的专家和技术人员、充足的资源，能够为您设计一流的健身中心。

这将有助于贵公司提高劳动生产率，降低缺勤率，而且我们收费很低。

请您仔细考虑，选择我公司将会有如下收益：

劳动生产率提高，员工士气高涨，缺勤现象减少，还有选择一流的供应商所带来的种种好处。

当您正考虑如何才能找到一家最好的公司，它将为您的公司提供上述益处时，我相信您一定会马上与我们联系，尽快开始改善贵公司的工作环境，提高公司业绩。

商务信函举例2：

收信人：

GreatValley人事部

发信人：

质量提高小组

主题：

停车场照明问题

日期：

2005/6/20

今年夏天要在停车场的边缘增设照明灯，计划在停车场内端增设五盏，左右两边各增设三盏，共计11盏。

这些照明灯将创造一个更安全的环境，如有问题，请与质量小组的成员联系。

祝愉快！

商务信函举例3：

亲爱的阿兰：

作为会议中心的主席，我现在写信通知你有关我方机

构的重大变化，相信会对彼此业务关系产生影响。

普林斯顿会议中心拥有291间客房，在过去的两年里，

我们的定房率、营业收入和利润都在不断提高。

根据业

内年度统计资料，我们每间客房的盈利率已经进入全美

城郊旅店的前十位。

我们的业绩和有效管理使公司在几

年内获得了数项大奖，包括：

Pinnacle奖，AAA四星

奖。

我们希望增强与您的业务联系。

我们感谢过去几年里

您的惠顾，并致力在未来为您提供超乎您想象的服务。

我们将保持优良的传统，更好与贵协会合作。

我们将很快与您电话联系，与您磋商最近的会议筹备

工作。

如果您有紧急需要，请打电话通知我们。

很荣幸

与您继续业务往来。

商务信函格式

常见的商务信函格式有：

1.缩行式（IndentedStyle）

缩行式将封内地址、其他需要分行的地方的后行比前行往右缩进二至三个英文字母，各行以右斜方式排列。

各段的起始字缩入四至五个英文字母。

结尾客套语和签名置于中间偏右下方。

ABCBottlesPtyLtd.

KirraRoad,Ashtown1128

Mrs.R.G.Cole

Manager

MabelsPtyLtd

Canterbury8633

DearMadam,

Wemustremindyou…

Yoursfaithfully

J.Turner

ProductionManager

2.半平头式（Semi-blockStyle）

日期、客套语和签名一般从信纸中部写起

正文的每个段落的第一行往后缩入二至五个字母

封内地址、称呼与左边看齐

ABCBottlesPtyLtd.

KirraRoad,Ashtown1128

Mrs.R.G.Cole

Manager

MabelsPtyLtd

Canterbury8633

DearMadam,

Wemustremindyou…

Yoursfaithfully

J.Turner

ProductionManager

3.平头式（BlockStyle）

平头式除信头、日期、客套语和签名外，其他部分每行开头都与左边边缘看齐。

ABCBottlesPtyLtd.

KirraRoad,Ashtown1128

Mrs.R.G.Cole

Manager

MabelsPtyLtd

Canterbury8633

DearMadam,

Wemustremindyou…

Yoursfaithfully

J.Turner

ProductionManager

4.完全平头式（CompleteBlockStyle）

信纸中的各部分内容全部都与左边边缘齐平，从上到下一直线，段落间采用双行排列。

ABCBottlesPtyLtd.

KirraRoad,Ashtown1128

Mrs.R.G.Cole

Manager

MabelsPtyLtd

Canterbury8633

DearMadam,

Wemustremindyou…

Yoursfaithfully

J.Turner

ProductionManager

商务信函惯用语

（一）起始用语

A.建立贸易关系

1.Wearewillingtoestablishtraderelationswithyourcompany.

我们愿与贵公司建立商务关系。

2.Pleaseallowustoexpressourhopeofopeninganaccountwithyou.

我们希望与您建立业务往来。

3.Thiscorporationisspecializedinhandlingtheimportandexportbusinessinelectronicproductsandwishestoenterintobusinessrelationswithyou.

译：

…

B.自我推荐

1.Letusintroduceourselvesasaleadingtradingfirmin…

请容我们自我介绍，我们是…首屈一指的贸易公司。

2.Ourcompanyhasbeeninthislineofbusinessformanyyearsandenjoyshighinternationalprestige.

本公司经营该业务很多年，并享用很高的国际声誉。

C.推销产品

相信您对本公司新出品的…会感兴趣：

Youwillbeinterestedinournewproduct…

D.索取资料

我们对贵方的新产品…甚感兴趣，希望能寄来贵公司的产品目录及价目表。

Weareinterestedinyournewproduct…andshallbepleasetohaveacatalogandpricelist.

WehaveseenyourAD.inTheNewYorkTimes…

E.寄发资料

Wehavepleasuresinsendingyouourcatalogue,whichgivesfullinformationaboutourvariousproducts.

F.符寄资料

随函附上本公司新出品的…样品，请查收。

Youwillfindenclosedwiththisletterasampleofnew…

J.价格

我们发现你方报价比我们从其他地方收到的略为偏高，请你方降价，以适应竞争。

Wefindyourquotationslightlyhigherthanthosewehavereceivedfromothersources,andaskyoutoreduceyourpricetomeetthecompetition.

P.付款

WehavethepleasureofenclosingourchequeinpaymentofyourinvoiceNo.…

兹附上支票一张以付清第××号发票上的金额。

（二）回复来函

1.WethankyouforyourletterofOctober27andshouldliketodiscussthepossibilityofexpandingtradewithyou.

10月27日函悉，谢谢。

我方愿与你方商讨扩大贸易的可能性。

2.Wehavereceivedyourletterof…andshallbegladtoofferyou…

3.ThankyouforyourletterofSeptember28.Wewillnowconsiderthismatterseriously.

（三）结尾用语

1.情况紧急，盼速回信。

Asthismatterisurgentweshouldappreciateanearlyreply.

2.Yourpromptreplyiseagerlyawaited.

3.Welookforwardtohearingfromyousoon.

4.Weanticipatethepleasureofhearingfurtherfromyou.

5.Weawaityourfurthernewswithinterest.