印章管理规定.docx

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印章管理规定

云南腾晋物流有限公司

YUNNANTENGJIN　LOGISTICS　CO．，LTD

印章管理规定

第一章总则

第一条目的

为规范公司印章的使用及管理，确保管理工作及业务流程中的用印安全，有效防范因印章管理不善造成的法律、经济风险，特制订本规定。

第2条印章管理原则

一、公司印章刻制、备案、登记和发放统一由行政办经集团公司领导批准后执行，其他任何部门和个人不能私刻印章。

二、除办公室外，各职能部门只有印章的领用权和保管权，保管人及保管部门负责人负有管理责任。

第三条适用范围

本规定适用于公司各职能部门。

第二章内容

第四条印章的种类及使用范围

一、公章：

办理公司对内及对外事务，处理以公司名义发出的信函、公文、报告、报表、证明、介绍信等文件时须加盖公章。

二、财务专用章：

办理公司对内对外的现金、银行收付业务，开具收据、支票等票据时须加盖财务专用章。

三、发票专用章：

开具公司发票时须加盖发票专用章。

四、合同专用章：

针对公司经济活动，对外签订合同时加盖合同专用章。

五、法人章：

用于银行预留印鉴等特定用途。

六、部门章：

各部门在授权范围内处理以部门名义发出的公文时，须加盖部门章。

七、业务用章：

公司对外办理各项业务时加盖业务章。

第五条印章的管理

印章的管理实行责任部门责任人制：

一、公章、合同专用章、业务用章由总经办指派办公室专人负责管理；

二、财务专用章、发票专用章、法人章由总经办指派财务部门专人负责管理；

三、各职能部门的部门章由总经办指派部门负责人专人负责管理。

第六条印章的刻制

公司使用的印章，除工商、公安等部门有明确备案要求，必须依照相关要求进行登记备案的外，其他印章均须填写《印章新增/更换申请表》（附件1），经集团公司领导批准后，由行政办负责刻制。

第七条印章的启用

印章在启用前必须到办公室填写《印章启用申请表》（附件2），公章、合同专用章、财务章、发票专用章、法人章、业务用章、部门章均由总经理审批后方可启用，办公室须将《印章启用申请表》永久保存。

第八条印章的更换

一、印章因磨损或损毁需要更换时，由印章保管人填写《印章新增/更换申请表》报办公室，经总经理审批后，由办公室负责重新刻制。

二、印章遗失时，印章保管人须用书面情况说明报办公室，由办公室向印章登记机关及公安部门报案，并依法公告原印章作废。

同时，印章保管人填写《印章新增/更换申请表》，经总经理审批后，由办公室负责重新刻制。

第九条印章的移交

当印章保管人发生人事变动，或印章由办公室移交其它部门时，原保管人须填写《印章移交单》（附件3）一式三份，经移交部门、接收部门、监交部门领导三方签字后，由移交部门、接收部门及印章管理部门各存一份。

第十条印章的废止及销毁

一、因组织机构变更，印章应随机构的更名或撤销而废止。

二、公司、部门更名或撤销后，原公司法人代表或部门负责人须将印章交办公室，办公室将失效的印章汇总并拟制清单，填写《印章新增/更换申请表》，经总经理审批后进行销毁。

三、销毁印章时须由办公室主管或部门负责人及两名以上工作人员同时在场，并分别在清单上签字确认印章确已销毁。

第十一条印章的使用流程

办公室对不同印章分别制作《印章使用登记表》（附件4）。

一、使用公章、合同章、业务章，须由使用人在《印章使用登记表》中详细填写使用事由及次数，本人签字后报总经理或副总经理审批，交印章保管人确认后方可用印。

二、使用财务专用章、发票专用章、法人章，须由使用人在《印章使用登记表》中详细填写使用事由及次数，本人签字后报总经理或副总经理审批，交印章保管人确认后方可用印。

三、使用部门章时，须由申请人在《印章使用登记表》中详细填写使用事由及次数，本人签字后先报部门负责人审核，再报总经理或副总经理审批，交印章保管人确认后方可用印。

第十二条印章使用注意事项

一、当用印部门负责人或审批领导因公外出时，用印人须电话请示，得到部门负责人或审批领导口头授权后，先行用印，事后由用印人找相关领导办理补签手续。

二、印章原则上严禁任何员工带出办事，如确因工作需要，须填写《印章借用申请表》（附件5），先经部门负责人审核，再报总经理或副总经理审批，交印章保管人确认后方可外带。

三、部门负责人在《印章使用登记表》中审核签字前，必须认真检查所需用印文件的用印必要性及用印类别。

四、印章保管人须严格检查《印章使用登记表》中各项内容是否完整、审批流程是否完备、用印文件是否与登记的内容相符，并监督用印过程。

如发现缺项须退回补齐；如发现内容不符，须坚决退回并报本部门负责人。

五、用印文件管理：

（一）印章是公文的生效标志，除会议纪要外，不加盖印章的公文应视为无效。

以公司名义发出的公文均须加盖公章；以部门名义发出的公文均须加盖部门章。

（二）用印文件须妥善保管，错误、过期或废止的文件要按照程序进行销毁。

六、不得在空白纸张、证件、表格等材料，或有涂改痕迹，或使用易于涂改笔迹填写的各类材料上加盖印章。

七、如印章保管人因故离开工作岗位，不论时间长短，都要将印章委托代管人代管，并做好交接手续。

代管人在代管期间必须严格执行印章管理规定，如未做好交接手续，代管期间发生盖印事故，由原保管人承担一切后果。

第十三条处罚

一、用印部门负责人及印章保管人如因审核不力，未认真核实所需用印的文件内容或未按审批程序用印，造成公司损失的，公司将追究该部门负责人、用印人及印章保管人的责任，并根据情节轻重进行处罚。

二、得到用印部门负责人或审批领导口头授权使用印章后，若用印人未找相关领导办理补签手续，对用印人处罚金50元。

三、印章保管人因管理不善，造成印章丢失或用印错误：

（一）尚未造成公司经济损失和不良影响的，由办公室通报批评，并对责任人及责任领导分别处罚金50元、100元；

（二）造成印章遗失、损毁的，对责任人及责任领导分别处罚金200元、500元；

（三）若给公司造成经济损失和不良影响，将根据情节轻重给予行政处分，并要求赔偿公司经济损失。

四、私自刻制公司印章或私自用印，将根据情节轻重进行处罚。

第三章附则

第十四条本规定与国家法律法规和相关制度相抵触的，以国家法律法规和相关制度为准。

第十五条本规定由办公室制订和解释，经总经理或副总经理审批签发后执行，修改时亦同。

附件：

1、《印章新增/更换申请表》

2、《印章启用申请表》

3、《印章移交单》

4、《印章使用登记表》

5、《印章借用申请表》

云南腾晋物流有限公司

2012年12月15日

附件1：

印章新增/更换申请表

云南腾晋物流有限公司

印章新增/更换申请表

申请

编号

申请

部门

申请人

申请

时间

申请

类型

□刻制□更换□废止

印章

种类

申请

原因

印章管理部门意见

办公室

意见

领导

批示

原印章印样：

备注：

附件2：

印章启用申请表

云南腾晋物流有限公司

印章启用审批表

印章

种类

印章

印样

保管人

管理

部门领导

办公室

意见

领导

批示

备注：

附件3：

印章移交单

云南腾晋物流有限公司

印章移交单

印章移交原因

原印章保管人

移交部门负责人

接收部门负责人

监交部门负责人

印章印样：

备注：

附件4：

印章使用登记表

云南腾晋物流有限公司

XX章使用登记表

年

序号

日期

用印部门

使用人

用印事由

使用次数

部门负责人审核

领导审批

印章保管人复核

备注

附件5：

印章借用申请单

云南腾晋物流有限公司

印章借用申请表

借用印章类别

用途

申请部门

申请人

申请时间

部门

负责人

年月日

印章管理部门负责人

年月日

领导

批示

年月日

交接情况说明

借出

时间

年月日时分签字：

归还

时间

年月日时分签字：

印章

保管人

备注：