白酒差旅及费用报销管理制度1号副本.docx

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白酒差旅及费用报销管理制度1号副本

白酒销售有限责任公司文件

洞藏古酒发〔2014〕1号签发人：

王家强

白酒销售有限责任公司

费用报销管理制度

第一部分总则

第一条为加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,降低管理成本和管理费用，合理控制费用支出，对后勤系统人员和片区人员差旅费用实行有效控制，提高投入产出效率，特制定本制度。

第二条本制度根据相关财经制度及公司的实际情况，重点说明了报销相关的借款管理规定和流程、差旅及费用报销的制度和流程。

第三条本制度适用公司全体员工。

第二部分借支管理规定及借支流程

第一条借款管理规定

（一）出差借款：

1、公司后勤系统人员出差产生的费用，原则上由出差人员自己垫支，待出差回到公司后按规定和标准给予报销。

2、片区人员不借支差旅费。

（二）其他临时借款（如业务费、周转金、条码费等），借款人员应及时报帐。

除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。

（三）借款销账规定：

1、借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销。

超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐。

实际使用金额超出借支款额度而又未事前书面请示公司领导同意的，不予报销超支部分；

2、借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。

（四）借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。

第二条借款流程

（一）借款人按规定填写《公司借款单》，应注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、转账、支票或现金。

（见附表一）

（二）审批流程：

主管部门经理审核签字→总经理审批

（三）财务付款：

借款凭审批后的借款单到财务部办理转款手续。

第三部分日常费用报销制度及流程

第一条日常费用主要包括差旅费、通讯费、办公费、业务招待费、车辆费等。

在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。

第二条费用报销的一般规定

（一）报销人必须取得相应的合法票据，且发票背面有经办人签名；

（二）规范费用报销票据及相关手续的规定（见附件二）；

（三）票据遗失报销管理办法（见附件三）；

（四）费用报销的一般流程:

报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→财务部门审核→总经理审批→办公室登记→财务部凭证处理→出纳付款。

第三条差旅费用管理制度、报销制度及流程

（一）差旅及差旅费用管理原则：

1、明确出差目的，保证出差任务完成才能报销差旅费的原则；

2、注重个人行为，维护公司形象的原则；

3、实行包干制，超支自付、节约归己。

（二）差旅管理的一般规定

1、副总经理出差须经总经理批准；片区经理出差须经总经理或副总经理批准；业务员出差须经片区经理批准。

部门经理级人员出差须经总经理或副总经理批准；部门经理级以下人员出差，须经本部门和主管领导批准；

2、出差人员必须按照公司要求，在规定时间，规定地点或区域内出差，未按规定时间或超出规定区域的，公司不予报销差旅费。

如因特殊原因，需向公司领导请示同意后方可调整出差时间和地点；

3、出差人员原则上在8：

00—22：

00不得关闭手机，随时保持与公司的联络，接受公司领导的工作安排；

4、片区经理离开本区域出差完毕需要回公司时，应事先向公司总经理或副总经理请示，经同意后方可返回。

市级经理、县级经理出差完毕需要回来，应征得片区经理同意，但无特殊情况的出差时间应按公司要求执行。

后勤出差人员返回公司，应首先到公司办公室报到，然后方能安排休息（出差时间一周以上的，休息时间一天，安排在出差回来后的第二天）；

5、出差人员返回成都、重庆，原则上最多在成都、重庆住一宿，特殊情况必须向副总经理请示，经同意后方可多住；

6、出差人员若有票据遗失现象按照《票据遗失报销管理规定》进行报销（见附件三）；

7、差旅费等日常费用报销填报：

严格参照“关于规范费用报销票据及相关手续的规定”执行（见附件二）；

（三）差旅费用报销的流程

1、总经理报销：

当事人填制→财务人员进行相关单据及标准的审核并签字确认→办公室登记备案→会计凭证处理，提交出纳付款；

2、副总经理报销：

当事人填制→财务人员进行相关单据及标准的审核并签字确认→由财务人员提交给总经理审核出差是否属实，并签字批准→办公室登记备案→会计凭证处理，提交出纳付款；

3、后勤保障系统报销：

当事人填制→财务人员进行相关单据及标准的审核并签字确认→由财务人员提交给部门负责人审核出差是否属实并签字→总经理批准→办公室登记备案→会计凭证处理，提交出纳付款；

4、片区人员报销：

当事人填制→办公室审核出差日程路线是否属实→财务人员进行相关单据及标准的审核并签字确认→由财务人员提交给相关领导审批→办公室登记备案→会计凭证处理，提交出纳付款；

特别说明：

职能部门领导签字与财务部、办公室审核各自承担的职责

●职能部门领导签字对其是否派遣出差及出差地方的真实性负责；

●财务审核对其是否按公司规定标准内报销金额的正确性、票据合法性负责；

●办公室对片区人员出差线路是否与报岗相符以及出差天数负责；

●非包干以外费用（包括非标准特殊费用），签字领导对此费用该报与否承担责任，财务人员对其金额正确性、票据合法性负责。

（三）后勤系统人员差旅费用管理及报销规定

1、后勤人员出差，必须事先填写“人员出差申请表”（见附表四），经公司领导签字认可，并交办公室备案；

2、自带车出差及后勤系统人员出差一天以上，必须有到达地住宿费发票，没有住宿票的必须注明原因；

3、后勤系统人员、车辆驾驶员出差省内其他地区，当天返回的，统一按每天50元予以补助；

4、后勤系统人员出差回来后，应尽快整理自己的报销凭证，原则上在三天内到公司财务部凭本部门签发的“人员出差申请表”进行报销；

5、后勤系统人员凡报了包干通讯费的，手机号码必需预先到办公室备案，且因公出差不再报销通讯费；

6、后勤系统人员差旅费报销标准及相关规定（见附表五）。

（四）片区人员差旅费用管理及报销规定

1、出差，必须事先填写“人员出差申请表”（见附表四），经公司领导签字认可，并交办公室备案；

2、片区人员的差旅费用一律实行定额包干制，属包干费用的住宿费、差旅补贴、一律按规定在标准范围内填报。

所有票据在实际费用总额内报销。

出差人员应妥善保管其相关报销单证，遗失后按《票据遗失管理办法》处理；

3、片区人员冲帐所用票据必须和从事的业务活动有关，且必须是正规发票。

4、片区人员所有的差旅费及包干费用与销售计划任务挂钩，凡已报满费用总额的，一律不再报销。

片区差旅等费用的报销只作为片区包干费用的冲账，片区人员一律不得直接到财务支取片区提成费用；

5、差旅费及费用包干范围（见附表六）。

省区经理无特殊情况不得报销的士票和飞机票，特殊情况下需提前报总经理批准。

凡乘坐飞机未经领导批准，一律按火车硬卧报销；

营销业务人员在家庭所在地市场工作的，每月出差天数核算上限为20天，超出部分不予补贴；营销业务人员在非家庭所在地市场工作的，每月出差天数核算上限为25天，超出部分不予补贴;

6、片区各项费用包干标准及相关规定（片区各项费用，片区可集中调节使用。

月度间可调济，但不得超过每月限额）（见附表七）。

（五）洞藏古酒公司出国人员差旅及费用暂行管理办法（见附件八）

第四部份报销时间的规定

第一条报销时间的原则性规定

各项费用的产生，原则上应逐月将有关报销单据交财务部审报，若有特殊情况从费用发生起最多2个月内提报。

凡片区或实行销售包干费的部门人员，费用超期1个月（即费用产生第三月）未报的,财务部将不再借支片区或部门考核包干费用，超期2个月（即费用产生第四月）未报的，不再借支片区或部门考核费用并按逾期金额的5%从包干费用中扣除。

第二条报销时间的具体规定

1、后勤系统人员的报账时间：

每月15日、25日；

2、片区人员应按相关要求整理、填制报销单，于每月5日前将上月报销票据邮寄回公司办公室予以报销（以邮戳日期为准，超过每月5日寄出财务部将不再进行报销）；

3．借支及其他专项支出不受以上时间限制，可随时办理。

第五部分附则

第一条本制度解释权归公司财务部；

第二条本制度经总经理办公会议讨论通过并由总经理签字后生效；

第三条本管理制度从2014年4月1日起执行。

主题词：

差旅及费用报销管理制度

发：

公司所属各部门2014年4月1日印

附表一：

公司借款单

年月日付款方式：

部室（片区）

借款人

借款原因

申请借支

实借金额

人民币（大写）十万千百十元角分小写：

公司领导意见

部门意见

附件二：

规范费用报销票据及相关手续的规定

为避免在费用报销上出现问题，现将费用报销方面的相关注意事项加以规范，请各部门人员在业务活动中在取得票据时、以及在填报费用过程中务必参照执行，避免和减少因手续不全、票据不合格等原因造成不能报账或反复补手续延误报账时间。

一、注意事项

1、购票出差的人员出发和返回车票必须为电脑发票，若为定额发票则不予报销（特殊情况除外）；

2、凡代别人报账或报销的费用冲别人的账，必须附委托人书面“委托报销授权书”（见附件九）；

3、各类发票应具备年、月、日、开票人姓名、收款单位公章（餐饮发票必须是发票专用章，其他发票发票专用章，财务专用章均可），且发票内容必须与业务活动有关，同时单位名称栏必须填写“泸州洞藏古酒销售有限责任公司”。

凡以上项目填写不全的视为无效发票，不予报销。

各类发票凡金额、时间等被涂改、大小写金额不符、由于粘贴而模糊不清的、一式几联的发票（定额车船票除外）未按规定套写的，一律不予报销；

4、凡购买若干品种货物的发票，必须分商品明细开具或在票据下加附由开票单位出具的盖有印章的货物明细清单；

5、各部门人员取得的收据必须是经财政、税务部门监制的正式收据并且有开票人姓名及开票单位的财务专用章或发票专用章；

6、凡是提供的车票出现不合理连号，一律作为废票处理，不再予以报销。

二、填报要求

1、票据粘贴

票据必须分类，如：

车船票类、住宿票类、手机票类、杂费类，并按时间顺序逐日逐笔粘贴在粘贴凭证上，每张粘贴凭证必须注明单据张数、金额、填报人姓名等。

2、报销单据填报

（1）差旅报销单：

按实填报出差起讫时间，填写车船票类合计金额，认真填写出差天数、分类汇总金额、合计报销金额，其它栏只能填写机场建设费及保险费，由部门领导签署意见；

（2）邮电费：

片区报销电话费时必须按票据发生的时间顺序进行粘贴，并单独用通讯费报销单填报，通讯费报销单上填明费用所属期间、金额及填报人姓名；

（3）杂费：

按公司规定可以报销的其他费用单独用粘贴凭证及办公费报销单填报，并在办公费报销单上按费用构成明细填列，由部门领导签署意见；

（4）车辆费用：

按油料费、修理费、过关费、杂支等分类用粘贴凭证及车辆费汇总报销单填报，由部门领导签署意见；

（5）接待费：

接待费报销单上注明所接待单位、人数、陪同人员、具体经办人员签名等。

附件三：

票据遗失报销管理办法

保证票据安全无损是每一个经办人员义不容辞的基本职责，可在实际工作中有些情况又是经办人难以避免的，如被盗、邮寄途中遗失等。

为加强管理及增强经办人员管理票据的责任心，规范票据遗失报销行为，公司将按照票据遗失原因及提供弥补措施的不同进行分类处理。

不管何种原因遗失票据，报账时都必须写书面详细情况，内容包括：

票据遗失原因、票据费用内容和费用产生日期、每份票据金额以及每份票据出票单位名称等，报请公司经理和主管销售的总经理批准同意报销后，财务部门分不同情况作如下处理：

1、票据在邮寄过程中遗失，如能够提供邮局证明且能提供发票复印件的，按票面实际