从外贸函电在国际贸易过程中实现功能角度谈其对应写作原则.docx

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从外贸函电在国际贸易过程中实现功能角度谈其对应写作原则

从外贸函电在国际贸易过程中实现功能角度谈其对应写作原则

　　[摘要]外贸函电在国际贸易过程中具有一系列重要的功能，包括信息传递功能，社会交往、协商劝说功能,以及适应商业节奏，辅助业务处理功能等。

本文试从外贸函电在国际贸易过程中实现的特定功能角度，探讨其对应的写作原则，以期在交易中更有效地发挥函电的作用。

　　[关键词]外贸函电国际贸易功能写作原则

　　在现代国际贸易过程中，对外贸易的各个环节大多通过函电进行。

从建立业务关系到达成交易、执行合同以及解决合同过程中产生的纠纷等，都离不开商业信函的书写。

通过函电传递信息，可以出售商品或服务，索要材料或信息，回复客户的询盘并进行报盘，处理业务磋商的各种问题以及保持良好的对外关系。

利用多种载体传递外贸函电，已成为联系客户最常见、最方便、最节省的方式，为了使其同时成为最有效的方式，需要我们根据外贸函电在国际贸易过程中实现的不同功能，满足其对应的写作、使用原则。

　　一、传递信息功能对应的写作原则

　　语言的第一重要功能是信息功能，也就是传递信息，这也是外贸函电的一个重要功能。

在进出口实务中，准确地传达信息对于双方都至关重要，任何在表达上或理解上的疏忽和差错都可能造成难以弥补的重大损失。

　　1.直接针对原则

　　在语篇组织中，英语思维方式习惯直奔主题，再层层进行论述，加上外贸英语段落较短，概括性强，往往开头一段用一两句叙述信函的内容大意，待对方抓住头绪后立即进入主题，可谓“开门见山”。

对中国人来说，借用汉语思维进行写作，是一个不可回避的客观存在。

而用国际市场通用的语言，使用西方人容易接受的表达方式，能更有效地促进贸易活动展开。

例如：

　　a.WearepleasedtolearnfromyourletterofAugust1stthat，asamanufacturerofcomputers，youaredesirousofenteringintodirectbusinessrelationswithus.

　　b.Youradvertisementin“TheTimes”attractedusandweare，atpresent，interestedinyourpartsandcomponentsofvariousautomobiles.清楚明确原则

　　写信人必须尽力将自己的意思表达清除，以便读者理解。

为达到这一目的，必须在脑子里明确写信的目的，用适当的词和正确的句子结构、段落结构传达意思。

（1）避免歧义

　　避免由于多义词的不当使用和修饰语位置不当摆放给表达内容带来的不同理解。

例如：

　　a.Weshallbeabletosupply10casesoftheitemonly.

　　b.Weshallbeabletosupply10casesonlyoftheitem.

（2）正确划分段落

　　商业信函的段落应当清晰、整洁，有助于理解函电的内容，每个段落说明一个问题是写作时常用的方法，避免长篇累牍。

完整准确原则

　　函电的写作必然要求意思完整，避免因提供的信息不完全而造成误解，影响交易效果。

当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间、地点、价格等，尽可能做到准确，因为函电的内容往往牵涉到买卖双方的权利、义务和利害关系，这样会使双方责任明确，有助于加快交易的进程，避免不必要的纠纷。

例如：

　　a.L/CshallreachyourplacebeforeoronFebruary1st，2008.

　　信用证将在2008年2月1日之前或当天开至你处。

　　b.Ifyoucanaccept$，sendusaproformainvoiceandwewillopenaletterofcreditfor1000sets.

　　如可接受美元的价格，请寄形式发票来，我们当即开立1000套商品的信用证。

　　二、社会交往、协商劝说功能对应的写作原则

　　书写外贸函电的目的是促成和对方在商业上的交易，即使目前这笔交易不能达成，也必须和对方保持良好的业务关系，以便以后开展业务。

正式而又礼貌的语言是实现这一目标的重要保证。

在长期的外贸实践中，已经形成了一定数量的用于开展社会交往、进行交易磋商的表达方式，在这些用语中，信息传递功能已退至相对次要的位置，而社会交往功能则显得更为重要。

　　1.正式严谨原则

　　外贸英语函电是用来传递商业信息、陈述贸易事实的，常常事关经济利益，所以外贸函电在选词方面不追求华丽的辞藻，而尽可能地选用正规、庄重或表现力强的法律词语。

严谨性体现在确保拼写和语法正确，检查所提供的事实、数据等是否有错，即使在信函里有一个极小的失误，也可能会破坏整体的可信度，使交易对象对所提供的其他信息产生怀疑。

例如：

　　a.Intheabsenseofdefiniteinstructionsfromourclients，wegenerallycoverinsuranceagainstWPAandWarRisk；ifyoudesiretocoverFPApleaseletusknowinadvance.

　　在我方客户没有具体要求时，我们通常投保水渍险和战争险。

如果你方想要投保平安险请事先告知。

　　b.WethankyouforyourquotationofFebruary20andencloseherewithourOrder　forthecaptionedgoods.

　　感谢你方2月20日的报价，随函附上关于标题项下货物的456号订单。

礼貌得体原则

　　在跨文化的贸易活动中，由于各国的政治、经济环境以及传统习俗的不同，人们的价值观、消费心理、经营习惯有很大的差异，不同国家、不同地区、不同民族间的贸易交往，涉及到不同的文化心理和风俗习惯。

在人际交往中，每个人都想得到别人的尊重，国际商务交际更是如此。

因此，在外贸信函的写作中要满足礼貌、得体原则的要求。

（1）表示感激、赞扬，例如：

　　Thankyoufor.../Wewouldbeobligedif.../

　　Wewouldappreciateitif…/Weshallbemostgratefulfor...

（2）表示谦虚、恭谨，例如：

　　a.Wehavethepleasuretointroduceourselvestoyouwithaviewtobuildingupbusinessrelationswithyourfirm.

　　我们有幸自荐，以期与你公司建立业务关系。

　　b.ThroughthecourtesyofMr.Brown，wecometoknowyournameandaddress.

　　承蒙布朗先生介绍得到贵公司名称和地址。

　　（3）表示肯定、一致

　　肯定性的词语强调积极的方面，给人愉快、被重视的感觉。

例如：

　　a.Wefeelsurethatyouwillbeentirelysatisfied.

　　我们确定贵公司将非常满意。

　　b.Yourintentionofestablishingbusinessrelationswithuscoincideswithourdesire.

　　贵公司想要建立业务关系的想法与我公司一致。

　　（4）多采用为对方着想的“Youattitude”

　　写信时要站在对方的立场上，充分考虑收信人的“利益”和“损失”，尽量扩大“利益”而减少“损失”，这样才能对一笔交易起到积极的推动作用。

例如：

　　a.Thankyouforyourletterregardingshipment.

　　b.IfyouareinterestedinmarketingChinesetextilesinyourcountry，pleaseinformusandwewillbepleasedtosendyouourlatestcatalogandpricelist.

　　（5）表示同情、遗憾

　　在外贸信函中，我们经常看到像Wearesorrytohearthat…/Wearemostanxiousto…这样的句型，它们常常使用来表达对遭受损失一方的处境表示慰问，其功能也体现在针对对方所提出的投诉、索赔等带有消极内容的函电的回复上。

例如：

　　a.Wearemostanxiousthatyouwilldoyourutmosttoreducetheprice.

　　恳请你方尽最大努力降价。

　　b.Weregrettopointoutthatashortageinweightof210lbs.wasnoticedwhenthegoodsarrived.

　　遗憾地指出，货物到达时发现短重210磅。

　　（6）适当使用模糊修饰词

　　在外贸信函中使用模糊修饰词通常可表达礼貌之辞。

这体现在两个方面：

一方面，在合作愉快的场合，对别人表示赞许、致谢时，适当使用quite，very，pretty，greatly等程度模糊修饰语可以增强赞誉、感谢的程度；另一方面，如果贸易一方发生了拖延付款等令人不愉快的事情时，另一方可以运用诸如alittlebit，sortof，kindof，somewhat，seem之类的程度模糊修饰语，缓和语气，避免伤及对方面子，影响双方的贸易往来。

例如：

　　a.Wewouldbesomuchgratefulifyousenduscataloguesandsamplesforthefollowingitems.

　　b.Yourpriceisalittlebithigh.委婉体谅原则

　　商务写作中，委婉语的运用是一种很好的沟通技巧。

委婉的措词不仅给人客气、礼貌的舒适感觉，而且即使是不接受对方的要求或条件，也能缓和语气，最小限度地减少对双方良好业务关系的伤害。

（1）用“it”作形式主语，强调客观性。

例如：

　　a.Itisgenerallyconsiderednotadvisabletoactthatway.

　　b.Itiswellknownthatmetalsareessentialmaterialsinindustry.

（2）用suggest，hadbetter等表示建议的词语，例如：

　　Wesuggest，therefore，thatyoulodgeaclaimwiththeinsurancecompany.

　　（3）用虚拟的条件句，例如：

　　Shouldyourpricebefoundcompetitiveanddeliverydateacceptable，weintendtoplacealargeorderwithyou.虚拟语气除表示主观希望和假定情况外，还可以使得写信人的请求或推辞显得比较客气婉转。

　　（4）使用被动语态

　　在贸易的投诉与索赔环节，为了使请求、要求、命令等容易被对方接受，书信中经常使用被动语态来缓和语气。

例如：

　　Evidentlysomemistakewasmadeandthegoodshavebeenwronglydelivered.

　　（5）正确使用情态动词

　　在英语中，情态动词will/would经常被用来询问做某事的“意愿”，can/could经常被用来询问做某事的能力，在外贸函电中，could、would常被使用。

例如：

　　a.Iwouldappreciateitverymuchifyoucouldsendmesomecatalogues.

　　b.CouldyoupleaseforwardthislettertoanycompaniesinFlorida？

　　（6）使用疑问句

　　就陈述句、祈使句、疑问句三种句型而言，疑问句更礼貌、更客气。

例如：

　　a.Wouldyouarrangeearlyshipmentofthisorder，aswearebadlyinneedofthegoods?

　　b.Couldyoupossiblygiveittothemanufacturesfortheirreference?

　　三、适应商业节奏，辅助业务处理功能对应的写作原则

　　1.简洁时效原则

　　随着贸易活动节奏的加快，其语言也越来越简约明了。

由于交易对象每天都要阅读大量的信函文件，所以函电一定要写得简明扼要、短小精悍、切中要点。

如果有不符合主题或者对写信的目的没有帮助的内容，不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，令对方反感。

一封简洁的商业信件必须扼要表达事物，但仍应是完整、清楚和有礼貌的。

（1）使用缩略语

　　在外贸函电中，使用缩略语的机会非常多。

这些缩略语是国际贸易实务中相对固定并且经常使用到的词组或术语等。

这些缩略语能够利用较少的语言表达丰富而复杂的意思，从而传达更多的信息，使得贸易活动的实际操作更加便利快捷。

例如：

　　a.IfyourL/CfailstoreachusbytheendofJuly，wewillbeforcedtocancelyourorder.

　　b.Ifyouwishtosecureprotectionagainst，itcanbedoneuponthepaymentofanadditionalpremium.

（2）避免使用多余、冗长的句子

　　WewishtoacknowledgereceiptofyourletterofOct14.如果改为：

WeappreciateyourletterofOct14.就更加简洁易懂。

　　（3）用短语及非谓语动词等形式代替从句

　　Becausethearticleisverypopular，itwillenjoyfastsalesatyourend.用现在分词结构来代替原因状语从句，即Beingverypopular，thearticlewillenjoyfastsalesatyourend.专业规范原则

　　外贸函电属于实用性英语，它与外贸专业知识息息相关，许多日常使用的词汇用于函电时具有新的特殊意义。

书写者不仅要有扎实的英语语言基本功，还要具备一定的外贸专业知识，在很多情况下要求使用比较规范化、专业化的语言。

例如：

　　a.Ifthefirstshipmentturnsoutsatisfactory，weshallbeabletoplacesubstantialorderswithyou.此句中的”

　　“order”不是“命令”的意思，而是“订单”的意思。

　　b.PleasemakeusanofferCIFLondonfor20metrictonsgroundnuts.此句中的“offer”不是“提供”意思，而是“报盘”的意思。

　　综上所述，外贸函电在国际贸易过程中具有一系列重要的功能，包括信息传递功能，社会交往、协商劝说功能以及适应商业节奏，辅助业务处理功能等。

这些功能分别带来了外贸函电相应的写作原则，包括直接针对、清楚明确、完整准确原则，正式严谨、礼貌得体、委婉体谅原则和简洁时效、专业规范原则。

只有做到这几点，才能做好外贸函电信函的的写作，使其更有效地为进出口业务服务，从而提高相关企业在国际贸易过程中的经济效益和社会效益。

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