ERPORACLE湘潭钢铁ERP系统培训手册湘钢总账模块用户手册DOC 38页.docx
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ERPORACLE湘潭钢铁ERP系统培训手册湘钢总账模块用户手册DOC38页
湘潭钢铁集团有限公司
ERP系统培训手册
总帐部分
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湘钢/ORACLE/MANUAL/GL
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1.0
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地点和位置
1
湘钢
2
汉普
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目录
文件控制I
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审阅I
目录II
编写说明1
相关操作键说明1
职责菜单2
总帐系统基本业务流程3
总帐凭证处理业务错误！
未定义书签。
凭证录入4
凭证修改6
凭证引入8
定义经常性分录9
生成经常性分录11
凭证审核错误！
未定义书签。
凭证过账12
凭证打印13
会计科目15
湘钢会计科目结构15
会计科目值维护15
外币业务18
定义货币类型18
定义周期汇率18
汇率重估19
冲销重估20
汇总模板定义与帐户查询21
定义汇总模板21
更新汇总模板22
使用汇总模板进行查询：
22
总帐标准报表24
标准报表列表24
FSG报表操作26
定义行集26
定义列集27
定义报表28
FSG报表运行29
月末结帐与关帐30
编写说明
本手册用于对湘潭钢铁集团有限公司（以下简称湘钢）财务核算人员及其他需使用本系统的相关人员进行培训。
最终用户培训手册将从业务类型的角度来描述业务的核算实现方法和操作流程，并对每一章将按总帐业务中涉及的基本操作类型来展开。
相关操作键说明
本文档的操作步骤中使用的菜单路径等按照以下方式标识：
N应用产品路径
M应用产品菜单
B命令按钮
R屏幕分区
职责菜单
本章明确在Oracle总帐管理系统中用户职责对应的菜单。
总帐系统基本业务流程
本部分用于说明根据湘钢的业务及Oracle系统的功能，由湘钢方面提供确定的业务流程。
凭证录入
操作说明
本操作适用于所有在总帐中直接处理日记帐输入的业务。
日记帐概念等同于凭证概念。
操作路径
日记帐\输入
操作过程
1.进入日记帐\输入
定位至輸入日记帐屏幕，若要使用批组控制，选择：
新建批按钮，新建一日记帐批，否则选择：
新建日记帐按钮，新建一日记帐，进入日记帐输入屏幕。
说明：
在一批下可以输入多笔分录。
批组控制有助于查询在同一批下的若干分录。
但即使没有使用批组控制，系统也会为单独的每一笔日记帐自动生成一个批名。
系统过帐时可根据批名选择过帐。
建议使用批组控制。
2.输入以下批组信息:
批组：
批名称，按财务部统一制定批名命名规则。
周期：
输入批组内的日记帐所属的会计期。
余额类型：
系统设置为实际的,实际是相对与预算而言。
说明:
批组的摘要,可以缺省。
总额控制：
一批中借方或贷方金额总数（不输）
状态：
过帐状态设置为未过帐，资金状态取决与是否在系统中启动了预算，启用则设置为必需，审批设置为必需。
创建日期：
录入批组的创建日期。
输完如上内容后选择按钮：
日记帐。
3.输入以下日记帐信息：
日记帐：
分录名称。
期间：
分录所在的会计期，与批组中的周期一致。
类别：
可通过值列表选择记帐凭证的类型，人工日记帐的类别有内部银行凭证、现金凭证、银行凭证、转帐凭证四种。
余额类型：
A，表示实际的。
与批组中的余额类型一致。
说明：
分录摘要。
总额控制:
一张日记帐中包括的分录总金额（不输）。
有效日期：
日记帐的有效日期，若选择的是上一会计期，则该日期缺省为上一会计期的最后一天。
来源:
系统设置为手工。
折换：
输入币种及外币的汇率类型。
对于外币，需要选择汇率日期及汇率类型,系统设置为用户汇率,需要手工输入汇率。
本位币可以缺省。
行：
分录行的编号，如1，2，3等。
帐户：
分录行中的借贷帐户。
借项/贷项：
输入分录行的借贷方金额。
对于外币则录入原币金额，系统将自动根据汇率值进行换算。
3.保存日记帐信息
日记帐录入完毕后,可单击工具栏上“√”按钮，存盘并继续录入下一张凭证。
注：
按钮其他明细、更改币种、其他活动为日记帐修改的选项，在输入日记帐时无须选择。
特殊说明
根据湘钢的整体解决方案，所有涉及应收账款科目的收款业务在应收系统中进行处理，所有涉及应付账款科目的付款业务在应付系统中进行处理。
其他所有的凭证均通过总账系统将录入，其中包括：
其他应收涉及的收款、其他应付涉及的付款、内部往来及一些日常的转账业务等。
凭证修改
操作说明
本操作用于在总帐中进行日记帐调整的业务。
调整分为以下几种情况
若分录即未审核也未过帐，可以直接在分录上修改。
若分录已审核但未过账，可取消审核状态后直接在分录上修改。
若分录已过帐，则可补记一张凭证或将原分录冲回。
日记帐概念等同于凭证概念。
操作路径
日记帐\输入
操作过程
一.对未审核且未过帐分录
1.进入日记帐\输入
2.查询
在查找日记账屏幕中输入查询条件，在输入日记账屏幕中根据查询条件选择要调整的分录。
3.修改
特殊说明
因为凭证在保存时系统自动产生凭证号，为保证各单位的凭证号连续，尽管在审核前系统允许删除凭证，但根据湘钢的情况规定，所有凭证一旦输入并保存，如果有错只能修改不允许删除。
更改摘要、分类及来源：
直接在说明上、分类上或来源上修改
更改会计期：
选择其他活动按钮，选择更改周期，输入更改的会计期。
更改货币：
选择更改货币，输入更改的货币币种。
4.保存
修改完毕后,可单击工具栏上存盘按钮，保存修改信息。
二.对已审核但未过帐分录
进入日记帐\输入屏幕
查询出待修改凭证
取消审核
点击其他活动按钮，选择没有对批进行审批按钮，以取消本日记账批的审核状态。
修改
保存
三.对已过帐分录
1.进入日记帐\输入屏幕
2.查询
在查找日记账屏幕中输入查询条件，在E输入日记账屏幕中根据查询条件选择要调整的分录。
3.取消
3.1.选择其他明细
3.2.选择周期即冲回分录所在的会计期，一般为当期
3.3.选择冲销方式
3.4.点击取消日记帐按钮冲销凭证
4.运行
系统运行一后台进程，进程名为取消日记帐。
进程运行完毕后，系统自动生成一冲回分录。
分录批组名规则为：
冲销+被取消的日记帐名称+取消时间+进程号。
同时原分录的状态变为已冲销。
将该批过帐，则原分录得以冲回。
注：
日记帐冲回的方法由日记帐类型中规定的冲回方法确定。
日记帐类型的冲回方法可以选择，有以下两种：
更改标志：
冲回的借贷方向不变，借贷金额正负变号。
转换借贷：
冲回的借贷方向改变。
在设置\日记帐\分类中可进行以上选择。
凭证引入
本部分用于介绍在总帐系统中，如何从其他系统的接口表中引入凭证。
操作说明
上游模块在向总帐过帐后，当期业务产生的会计信息全部过到与总帐的接口表中，总帐通过该操作从接口表中抓取会计信息。
应收款、应付款、采购模块在向总帐过帐时既可将会计信息提交到接口表，也可直接提交到总帐，在会计信息直接提交到总帐的情况下，无须对之进行引入；库存模块必须在总帐进行引入。
本操作适用于上游模块仅将会计信息提交到接口表的情况。
附：
此章操作不属于一般GL业务人员操作范围。
操作路径
操作过程
进入日记帐/引入/运行
进入导入日记帐窗口
2、选择引入内容
来源：
选择分录来源的模块：
如应收款、应付款、采购、库存等。
组标识：
选择引入的标识号。
应收款、采购模块在向总帐每过一次帐，会产生一个标识号，总帐可以根据标识号引入。
其他模块向过帐没有标识号时，可以根据日期范围来引入。
3、选择引入选项
创建汇总日记帐：
选择该项，日记帐引入后，相同科目的余额会累计，没有明细。
日期范围：
输入需引入会计信息的起始和终止的总帐日期。
总帐将根据该总帐日期范围来引入数据。
导入说明弹性域：
决定上游模块的其他有关信息是否需要引入。
4、引入
选择引入按钮，引入日记账。
选择该按钮后，系统将产生一后台进程，进程完毕后，分录在总帐中自动生成。
各模块在总帐中的分录都带有具有一定特征的批名，并且一批下的每一笔分录均来自于某一特定的业务，分录名和批名有一定规则。
以下是举例：
总帐的上游模块
批名特征
批组下的常见分录名
应付
应付款过帐时自定义批名+“应付款”+过帐进程号+其他信息
采购发票+币种
付款+币种
应收
“AR”+组标识号+“应收款管理系统”+过帐进程号+其他信息
销售发票+币种
商业收据+币种
贷项通知单+币种
借项通知单+币种
杂项收款+币种
调整+币种
采购
组织代码+采购+过帐进程号
接收+币种
库存
组标识号+组织名+庫存+其他信息
MTL+币种
WIP+币种
定义经常性分录
本部分用于介绍如何在总帐中定义经常性分录的公式。
操作说明
该操作主要适用于定期发生的一些重复性分录的处理，如费用的预提、待摊，税金的计提等分录的定义与生成等。
总帐的解决方案是定义重复性分录公式，在定义之后，定期运行这些公式即可得到所要分录，避免了重复性的的手工录入工作。
总帐能提供三种类型的重复性分录：
框架分录：
仅有分录的借贷方科目，金额需要手工补充。
标准分录：
有借贷方及金额，但借贷方金额是固定数。
公式分录：
有借贷方及金额，借贷方金额是变量。
其值根据变量的值来定。
经常性分录是手工对分录的每一行都指定一公式，一个公式只能得到一个分录行金额。
典型的业务根据收入计提税金等。
可用于生成所有的重复性分录。
操作路径
日记帐/定义/经常性
操作过程
进入日记帐/定义/经常性
2、创建经常性日记账分录
批：
批组名将作为生成的重复性分录批组名的一部分。
上次执行：
标明该批组执行的最后一个会计期和日期，是不可输入的。
自动复制:
若需用其他批组的经常性分录公式，则选择该批组名，将该批下的公式拷贝至当前批。
日记帐分录名称:
输入日记账分录名称，该名称将作为所生成日记账名的一部分。
在一批组下可以定义若干日记帐分录。
日记帐分录分类：
输入日记账分录类别：
内银、现金、银行、转帐，分类将作为重复性分录的类别。
有效日期：
定义公式的有效日期范围。
3、定义日记账分录行
栏目：
进入公式编辑屏幕。
每一栏代表一个分录行。
账户：
输入栏目所在的行数及该行使用的账户。
输入该分录行的计算公式（或计算步骤）：
公式可以是常数，也可以是带变量的公式。
变量为某帐户某期间的余额或本期发生净值，公式将决定该分录行是如何计算其金额的。
如要定义框架分录，则只须输入该行的帐户既可，无须公式。
输入计算公式：
A*B，则应输入如下几项：
步骤运算符 金额 帐户
1 输入 A
2 * B
定义自动抵消行的帐户：
当定义的分录借贷不平时，将差额记入自动抵消行帐户，该行不需要输入公式，行号必须为9999。
4、存盘
按保存按钮存盘。
实例
定义每月按其他业务收入余额的5%计提营业税，做凭证如下：
借：
管理费用–税金
贷：
应交税金–应交营业税
定义方法
1、定义第1行
在Line行中输入“1”，在账户中输入借方科目“管理费用–税金”。
2、在公式中输入管理费用生成金额的方法。
步骤
运算符
金额
帐户
余额类型
金额类型
1
输入
10.0.510301.0.0.0.0
实际
期初至今
2
+
10.0.510302.0.0.0.0
实际
期初至今
3
+
10.0.510303.0.0.0.0
实际
期初至今
4
+
10.0.510304.0.0.0.0
实际
期初至今
5
+
10.0.510305.0.0.0.0
实际
期初至今
6
*
.05
定义第2行为抵销行
在行中输入“9999”，在账户中输入贷方科目“应交税金—应交营业税”。
生成经常性分录
本部分用于介绍如何在总帐中通过定义的公式生成一些常用的日记帐
操作路径
日记帐/生成/经常性
操作过程
进入日记帐/生成/经常性
2、选择要运行的会计期。
会计期决定了系统生成的分录所在的会计期。
3、选择要运行的重复公式。
4、选择生成按钮，系统将产生一后台进程，自动生成经常性分录。
特殊说明
经常性分录一般应在月末过帐后或相关科目的余额已确定后提交运行。
凭证过账
本部分用于介绍如何对凭证进行过账。
操作说明
月末结帐时应确保当期发生的所有业务已正确，并将日记帐全部过账。
日记账过帐后才影响本期的发生额及余额。
日记账可在月末一次性过账，也可在每天审核后进行过账。
可通过两种方式将日记账过账：
根据选定日记账批过账。
批量选择过账。
操作路径
日记帐/输入
操作过程
根据选定日记账批过账
1.进入日记帐/输入
2.查找并选定待过账日记账批。
3.选择其他活动按钮，进入其他活动屏幕。
4.选择过账按钮，系统自动提交一后台过账进程，进程运行完毕后，系统自动更改s批状态和其他明细中的日记账过账状态域为过帐的，完成对当前所选择日记账批的过账。
批量选择过账
进入日记账/过账
输入待过帐日记帐分录的选择标准，如周期、批组等，选择查寻按钮，进入日记账过账屏幕，显示所有符合条件的日记账。
3.选中所有待过帐分录批组左边的小方框。
4.选择过帐按钮，系统自动提交一后台过账进程，进程运行完毕后，系统自动更改所选日记账的批状态和其他明细中的日记账过账状态域为过帐的，完成对当前所选择日记账批的过账。
特殊说明
对于不满足过帐条件的日记帐，系统会以灰色标识，并显示不能过帐的原因，不能过账原因主要有以下几种：
控制总额和实际总额不一致
过帐期间是未打开的会计期间
分录借贷不平衡
手工填写的凭证未审核
对于这部分不能过帐的日记帐，应查明原因，修改相应错误后才能过账。
凭证打印
本部分用于介绍如何对打印凭证。
操作路径
Report/Request/Standard报表/请求/标准
操作过程
1.进入Report/Request/Standard报表/请求/标准
2.选择SingleRequest单个请求选项，提交一个请求.
在SubmitRequest提交请求窗口选择请求“GLJournlVoucher”。
在Parameter参数窗口输入凭证号。
选择SubmitRequest提交请求按钮
请求运行结束后，查看并打印请求ViewOutput输出结果。
会计科目
本部分用于介绍湘钢的会计科目结构及其值的维护方法。
湘钢会计科目结构
Oracle系统中会计科目是以分段式的形式来实现的，即将会计科目分为许多段，每段用于反应不同的核算分类。
湘钢目前采用的科目结构共有七个段，其具体内容如下：
湘钢的科目结构
公司段
成本中心段
科目段
明细科目段
项目段
参考段
2
7
7
6
8
4
公司段
长2位，用于表示湘钢管辖的所有公司。
成本中心段
长5位，用于确定湘钢的成本中心。
科目段
长7位，表示湘钢的科目,根据财政部新企业会计制度的规定进行设置。
明细科目段
长6位，表示湘钢的科目，根据会计核算要求设立。
项目段
长8位，表示湘钢的科目，根据会计核算要求设立
参考段
长4位。
参考字段，目前用以表示施工单位。
会计科目值维护
操作说明
适用于会计弹性域各段值的增加、修改、失效和停用等操作。
为体现总帐对其他模块核算上的管理，会计弹性域段值的维护工作，例如增加一会计科目，修改一部门段值等工作，由总帐科的信息维护岗位来完成。
其他模块对会计弹性域段值的修改要求应经由总帐人员审核，最终由总帐人员在系统中实现。
附：
本章操作不属于GL一般操作人员的操作范围。
操作路径
设置/财务/弹性域/键/值
操作过程
打开值菜单，进入查找值集屏幕。
查找值集：
选择值集选项。
名称：
选择需输入值的值集名称。
根据湘钢的科目结构，将来需对公司段、成本中心段、科目段、明细科目段、项目段及参考段值进行维护，以上几段所应选用的值集名称如下：
XG＿COM表示公司段
XG＿DEP表示成本中心段
XG＿ACC表示科目段
XG＿SUBA 表示明细科目段
XG＿PRO表示项目段
XG＿REF表示参考段中施工单位
名称：
如输入XG_Acc科目段的值时，在此输入将输入的科目段名称。
选择Find查找按钮，进入段值屏幕。
若是增加一段值，则在屏幕相应位置输入如下信息：
值：
表示段值编码。
说明：
表示段值描述。
启用：
表示该段值是否有效，打勾代表有效。
父：
确定是否为汇总值，若为汇总值，则可输入累计组名及级别层次（也可以不输）。
段限定词：
该段值的属性，包括以下几项：
允许预算：
该段值是否允许预算（对于父值不允许预算）
允许过帐：
该段值是否允许过帐（对于父值不允许过帐）
账户类型：
包括：
资产、负债、所有权/股东权益收入或费用。
科目的类型将直接影响到系统的年底结帐。
对于收入、费用类科目，打开新年度会计周期时，余额会被结转。
所以凡年底不结转的科目，其类型都不能设为收入或费用类型。
注：
若输入的是父值，则还需指明该父值的范围，即该父值是由哪些子值组成。
选择定义子值范围按钮进行定义。
子值范围定义完毕后存盘，系统提交一后台进程，进程完成后，父值生效。
若是修改一段值，则在进入会计弹性域段值屏幕后，查询出要修改的段值予以修改，完毕后存盘。
修改有如下几类：
修改段值描述
修改使用期限
选择失效Enable（失效后，该段值在值列表中看不到，也不能使用）
修改父值的范围
注：
段值不能删除；段值编码不能修改。
外币业务
本部分用于介绍如何定义外币、如何启用与维护汇率，如何在月末做汇率重估。
定义货币类型
操作路径
设置/货币/定义
操作过程
进入设置/货币/定义
查询出要启用的币种
选择允许复选框
存盘。
定义周期汇率
操作路径
设置/货币/汇率/每日
操作过程
进入设置/货币/汇率/每日
输入每日各币种对本位币的公司汇率值，存盘。
汇率值输入后还可修改，要修改汇率值需先查询出要修改哪一天的汇率，再修改存盘。
如采用月汇率，可以一次定义多天（如一月）的汇率值。
汇率重估
操作路径
货币/重估
操作过程
进入货币/重估
输入如下信息：
周期：
重估价帐户哪一会计期的余额
未实现损益帐户：
汇率差异部分将计入的帐户。
货币选项：
如对某一货币进行重估价，选择单一货币；如对所有货币进行重估价，选择所有货币。
币种、汇率：
需重估价的货币种类及汇率
重估价范围：
对哪些帐户进行重估价，一般主要是现金类及债权债务类帐户。
3、选择重估价按钮，系统提交一后台进程。
运行完毕后，系统产生一重估价分录。
4、将重估价分录过帐。
则各重估价帐户的外币余额与对应本位币余额的换算比率为重估价的汇率。
冲销重估
操作路径
日记帐/生成/冲销
操作过程
进入日记帐/生成/冲销
选出需冲销的日记帐，点击冲销按钮，系统将提交一个后台进程，待进程结束后，自动生成一冲销凭证，冲销所选日记帐。
将生成的冲销凭证过帐。
汇总模板定义与帐户查询
本部分用于介绍如何如何定义模板并方便的用于各种帐户的查询
定义汇总模板
操作说明
总帐提供功能强大的查询功能，可以利用会计弹性域各段值的各级汇总值与明细值的灵活组合来定义出各种用于查询的汇总模板。
例如要查询各部门的所有费用，可以如此定义模板：
公司段：
明细值；责任中心段：
明细值（或汇总值）；其他段：
所有明细值的汇总值。
汇总模板的定义和使用要求事先定义好各段值的累计组及各级汇总值，即各级父项（组）。
本章操作不属于总帐一般操作人员的操作范围。
操作路径
设置/帐户/汇总
操作过程
进入定义汇总模板屏幕。
输入汇总模板信息
名称：
输入汇总模板的名称
模板：
输入汇总模板各段值的取值要求：
D、T或其他已定义的累计组
D：
代表取明细值
T：
代表所有明细值的汇总值。
说明：
输入对此模板的说明信息。
最早期间：
输入您要求总帐管理系统维护汇总帐户余额的最早期间。
总帐管理系统将维护此会计期和随后期间的汇总帐户余额。
存盘后系统提交一后台进程，进程完毕后，可以使用该模板来进行查询。
更新汇总模板
在总帐管理系统中，当更改组织结构时系统会自动更新汇总帐户。
例如，在将新的子段值添加至正在汇总帐户中使用的父段值时，不必更改任何汇总模板，新的子值会自动汇总至现有汇总帐户。
但在更改汇总模板中使用的累计组目录时，必须更新汇总帐户模板以反映组织的更改
使用汇总模板进行查询：
操作路径
查询/帐户
操作过程
进入帐户查询屏幕。
输入查询条件
输入行集名称、描述
选择定义行按钮，进入行集定义描述会计周期：
需查询帐户起止会计期
货币：
查询一种货币还是多种货币
货币类型：
选择“已输入的”或“已转换的”。
“已输入的”指输入时的原币金额，“已转换的”指将原币换算成本位币的金额。
主要余额类型下选择：
实际金额
汇总模板：
输入汇总模板类型（可选项）
帐户：
根据模板要求输入各段值。
模板中要求为T的段，帐户下限输入“0”,上限输入“Z”；模板中要求为“D”的段输入帐户的起止范围。
选择显示余额按钮，
PTD期间至今：
本期累计净发生
PTDConverted期间至今兑换的：
将期间至今外币金额折算成本位币的金额
YTD年度至今：
帐户余额
YTDConverted年度至今转换的：
帐户外币余额折算为本位币的金额。
选择显示日记帐明细按钮，可以根据每一明细帐户的余额查询到当期该明细帐户的所有发生明细，即各笔日记帐分录。
选择追溯按钮。
若日记帐分录是来自上游模块，则可以一直查到产生该笔分录的上游模块（应收款、应付款等模块）的业务活动信息。
总帐标准报表
本部分用于介绍在总帐中经常要用到的一些标准报表
操作说明
除了能自定义的报表外，总帐模块提供了各类标准报表。
这些报表可用于多种目的，如查询、审核、对帐、存档等。
操作路径
报表/申请/标准
操作过程
进入提交报表屏幕。
通过值列表选择报表名称
设置参数
提交
查看与打印：
对于提交完成的报表，可以在屏幕查询，也可以转出为文本（TXT）文件和Excel
标准报表列表
报表名称
报表内容简要描述
报表用途
科
升级会员 