档案管理基础知识.docx
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档案管理基础知识
档案管理基础知识
机关档案的管理：
明确有关机关提交相应文件整理、归档责任。
收集、整理、归档日期和移交应与立项准备，档案应完整、准确、系统性。
1、确定归档围的原则。
2、确定档案围的依据。
3、对所形成的科技文件材料进行相应鉴别工作。
4、对科技文件材料进行科技的分类、排列、编目和装订。
5、将科技文件材料组成案卷，并编目。
6、具备档案的要求。
文书的种类
文员工作的基本职能之一就是文书处理,要做一个优秀的文员,必须熟悉各种文书的涵义,特点以及格式.今天我们主要看看企业的文书种类.
在制作文书时,要根据发文对象和目的来选择文书的种类.企业文书主要包括以下几大类:
一:
指令性文书,包括决定,批复,意见等文书.
1:
决定:
用于对重要事件作出安排,奖惩,变更,或者撤消不适当的事项.
2:
批复:
用于答复下属部门的请示事项.
3:
意见:
用于对重要问题提出见解和处理办法.
二:
晓喻性文书:
包括通告,通知,通报等.
1:
通知:
用于批转下属部门的公告,转发上级机关和非隶属部门的公文,传达要求个部门共同执行的事项.
2:
通报:
用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况.
三:
报请性文书:
包括请示,报告等文种.
1:
请示:
用于向上级部门请求批示,批准的公文.
2:
报告:
用于向上级部门汇报工作,反映情况,答复上级部门的询问等.
四:
洽商,记载性文书,包括函会议记录等文书.
1:
函:
用于不相隶属部门间洽谈工作,询问和答复问题,向有关主管部门请求,答复,审批事项的公文.
2:
会议纪要:
用于记录,传达会议.议事情况的文种.是文员经常会用到的文书.
以上是文员工作中最常见的文书种类,文员工作中需要按照具体事项来确定使用何种文书.
（四）、文书处理的基本任务
1、文书的收发、登记和转办；
2、文件的打印和校对；
3、负责各种会议的通知；
4、文件材料的平时归卷、保管和提供借阅；
5、文件材料的系统整理、编目和归档工作；
6、为领导准备参考材料；
7、领导交办的其它工作任务。
（五）、公务名称和作用围
本局使用的公文主要有以下几种：
1、请示：
请示上级机关工作中给予指示或要求审核、批准和帮助解决的事项用“请示”。
2、报告：
向上级机关汇报工作、反映情况、答复查询、述意见，或对上级交办的事项报告处理结果等用“报告”。
3、指示：
对下属单位和科室布置重要工作任务，指导下级机关活动的原则、步骤和方法，用：
“指示”。
4、命令：
依照法律规定，在本委部发布法规、规定等重大行政经济措施，授予荣誉称号，嘉奖所属单位有功人员时，用“命令”。
5、通知：
转发上级文件，批转上级报告、纪要，传达领导指示、布置工作，要求下级执行或知道的事项，用“通知”。
6、通报：
推广经验，表彰好人好事，制止乱纪行为，批评缺点错误，需要有关单位和人员知道的，用“通报”。
7、布告、通告：
对本委职工应当知道或应当遵守的事项，用“布告”；对一定围本局职工、机关、团体公布的一般事项，用“通告”。
8、批复：
对下属机关请示或报告事项的答复，用“批复”。
9、公告：
需要公布的重大事情，用“公告”。
10、函：
平行机关或不相隶属机关之间，商洽工作、答复询问、请求，用“函”；向下级机关的解释、询问、更正、催办和答复某些事务性问题可用“涵”。
保存期限
文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：
（一）永久保存：
1.公司章程；2.股东名簿；3.组织规程及办事细则；4.董事会及股东会纪录；5.财务报表；6.政府机关核准文件；7.不动产所有权状及其他债权凭证；8.工程设计图；9.其他经核定须永久保存的文书。
（二）10年保存：
1.预算、决算书类；2.会计凭证；3.事业计划资料；4.其他经核定须保存10年的文书。
（三）5年保存：
1.期满或解除之合约；2.其他经核定保存5年的文书。
（四）1年保存：
结案后无长期保存必要者。
（五）规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。
文件增列表
.文件立卷应按照容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
第一章档案管理基本知识
第一节名词解释
1、什么是档案？
答：
国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
2、什么是档案工作？
答：
管理档案和档案事业的活动。
3、什么是档案统计？
答：
对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。
4、什么是归档？
答：
办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。
5、什么是案卷？
答：
由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。
6、什么是档案整理？
答：
按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。
7、什么是档案立卷？
答：
将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。
8、什么是档案实体分类？
答：
根据档案的来源、形成时间、容、形式等特征对档案实体进行的分类。
9、什么是档号？
答：
以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
10、什么是文件？
答：
国家机构、社会组织或个人履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。
11、什么是文本？
答：
同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。
12、什么是归档文件？
答：
在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。
13、什么是归档文件管理？
答：
将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
14、什么是全宗号？
答：
全宗号是指档案馆给立档单位编制的代号。
15、什么是全宗指南？
答：
介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。
是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。
16、什么是专题指南？
答：
介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具。
17、什么是检索工具？
答：
检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。
18、什么是索引？
答：
索引是指明档案或目录的某种特征，以一定次序编排并注明相应出处的档案检索工具。
19、什么是编目？
答：
按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。
20、什么是案卷目录？
答：
案卷目录是以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。
21、什么是全引目录？
答：
全引目录是以全宗为单位将案卷目录与卷文件目录相结合按一定次序编排而成的一种档案目录。
22、什么是分类目录？
答：
分类目录是依所分类表按照分类标识以一定次序编排而成的一种档案目录。
23、什么是专题目录？
答：
专题目录是按照特定专题以一定次序编制而成的一种档案目录。
24、什么是卷目录？
答：
登记卷文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷文件之前。
25、什么是电子文件？
答：
在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
26、什么是归档电子文件？
答：
指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
27、什么是电子文件逻辑归档？
答：
在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
28、什么是电子文件物理归档？
答：
把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
29、什么是磁性载体文件？
答：
磁性载体文件系指以磁性材料（如磁带、软磁盘、录像带、录音带）为信息载体的文件。
30、什么是纸质档案数字化？
答：
利用扫描技术将纸质档案转化成计算机可阅读使用的数字信息的过程。
存储格式一般为：
TIFF、JPEG、CEB、PDF格式。
31、什么是音像档案？
答：
记录声音或影像的档案，包括照片、影片、录音带、录像带等。
32、什么是照片档案？
答：
国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式和具有保存价值的历史记录。
照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。
33、什么是档案编纂?
答：
按照一定的题目、体例和方法编辑档案文献的活动。
34、什么是档案编研工作？
答：
以保存的档案资料为主要对象，以主动提供或报道档案信息容为主要目的，在深入研究的基础上，围绕一定的题目围，对档案文献进行筛选和不同性质、不同层次的加工，使之转化成为不同形式的出版物，供有关方面利用。
35、什么是组织沿革？
答：
系统记述一个机构（地区、行业）体制、职能等基本状况变迁过程的一种档案参考资料。
36、什么是大事记？
答：
按照时间顺序简要记述一定围所发生的重大事件和重要活动的一种档案参考资料
第二节综合档案管理
37、档案管理的工作容是什么？
答：
档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。
38、企业档案部门依法应履行哪些职责？
答：
（1）贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；
（2）统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；
（3）指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；
（4）监督、指导本企业所属机构（含境外机构）的档案工作。
39、违反《档案法》的行为有哪些？
答：
（1）损毁、丢失属于国家所有的档案的；
（2）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；
（3）涂改、伪造档案的；
（4）擅自出卖或者转让档案的；
（5）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；
（6）不按规定归档或者不按期移交档案的；
（7）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
（8）档案工作人员玩忽职守、造成档案损失的。
上述违反《档案法》行为的都将依法给予行政处分。
40、档案工作人员应具备哪些基本素质？
答：
企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。
41、完成档案工作任务的条件是什么？
答：
（1）行之有效的管理体制；
（2）设置相适应的档案机构；
（3）具有一定数量的有较高素质、结构合理的档案干部队伍；
（4）制定一系列规章制度、标准、规；
（5）配备较完善的库房、设备、提供充足的经费。
42、完成档案工作任务的手段是什么？
答：
（1）行政手段：
通过行政命令、规定，采取行政措施贯彻落实有关规、标准；
（2）法律手段：
依法治档，维护档案工作的正常秩序；
（3）经济手段：
奖励机制推动档案各项工作；
（4）宣传教育手段：
提高档案意识；
（5）指导咨询手段：
通报有关法规、标准、政策，答疑解惑、交流、具体指导。
43、档案的主要属性有哪几方面？
答：
档案的属性是指档案在社会中表现出来的固有特征、特点，它具有原始记录性、信息性、文化知识性等几个方面的主要属性。
（1）原始记录性是档案的基本属性
档案是人们从事社会实践活动的历史记录转化而来的，是历史的原始记录，它直接、客观地记录了形成者的真实活动情况，具有原始记录性。
历史怎样发展，人们怎样活动，档案就怎样记载。
（2）档案的信息属性
第一，档案信息是用文字、图表、声象的方式将人类从事的社会实践活动直接记录在一定载体上，是原始的固定信息，能使事物的原貌和真象再现，为人们提供依据性、凭证性的信息。
第二，档案信息是直接信息和间接信息的统一，处于“中介状态”。
档案作为信息的载体，一方面，对于信息的形成者来说，它是接收者和信息库，不断存贮、积累信息；另一方面，对于档案利用者来说，它又是信息源，不断输出传递信息，处于中介状态。
第三，档案信息面广量大，容丰富。
它与人们的社会实践活动同步产生，随着社会的发展与日俱增，是取之不尽、用之不竭的信息源泉。
（3）档案的知识属性
知识是人类对自然和社会运动形态与规律的认识与描述，是人们在社会实践中积累起来的经验。
档案是人类认识和改造世界的历史记录，是人类知识的结晶。
44、档案工作的“三纳入”制度的具体容有哪些？
答：
（1）纳入企业各项工作计划；
（2）纳入企业领导工作议程；
（3）纳入有关人员岗位责任制。
45、档案工作的“四参加”制度的具体容有哪些？
答：
（1）档案部门或人员参加产品鉴定会；
（2）参加科研课题审定会；
（3）参加基建项目验收会；
（4）参加设备开箱验收。
46、档案工作的“四同步”制度的具体容有哪些？
答：
（1）下达计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步；
（2）检查项目计划进度与检查项目文件材料形成情况同步；
（3）验收与鉴定项目文件材料同步；
（4）上报登记和评审奖励项目与档案部门出具项目文件材料归档情况证明同步。
47、归档制度由哪几部分容构成？
答：
由三部分构成，即归档时间、归档围、归档案卷质量要求。
48、档案工作一般应制定哪些规章制度？
答：
一般应建立如下档案工作制度：
（1）档案管理规定；
（2）文件材料形成、积累、归档制度；
（3）文件材料归档围及保管期限表；
（4）档案工作岗位责任制；
（5）档案工作考核办法；
（6）档案借阅利用制度；
（7）档案分类编号方案；
（8）档案库房管理制度；
（9）档案鉴定销毁制度；
（10）档案制度；
（11）档案统计制度；
（12）科技图样修改补充制度；
（13）特殊载体档案管理制度等。
49、什么是文件资料的归档？
答：
归档是文件资料转换为档案的过程，是办理完毕具有保存价值的文件经系统整理交档案部门保存的过程。
已完成承办过程既文件资料容所反映的事项等经研究讨论，已做出结论或批示、批注的文件材料才能作为档案保存。
档案是文件资料的精华，是经人们鉴别、筛选后作为对日后各项工作活动有一定的参考、凭证等价值而保存的文件材料。
按照一定的原则和规律，经过分类、组卷、编号、排列、编目等整理，移交到档案部门集中保管和提供利用的文件资料。
50、文件材料转换成档案需具备哪些条件？
答：
（1）文件材料运转、承办完毕的；
（2）对生产、建设、经营管理等各项工作有查考、凭证、依据作用的；
（3）经过分类、组合排列、编号、基本编目等系统整理的。
51、归档文件的整理原则是什么？
答：
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
52、归档文件的质量要什么？
答：
（1）归档文件：
应为原件，文件材料归档后不得更改；
（2）永久、长期的电子文件：
必须形成一份纸质文件归档；
（3）字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备；
（4）需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制；
（5）复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求；
（6）录音、录像文件应保证载体的有效性；
（7）长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。
53、各类文件材料应何时归档？
答：
各职能部门形成的管理性文件材料，一般应在办理完毕后的第二年上半年归档；
工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在项目结束后三个月归档，时间长的项目可分为阶段、分单位项目归档；
外购设备仪器或引进项目的文件资料在开箱验收或接收后先登记，待安装调试完后，随即与安装调试中形成的文件材料一起归档；
单位负责人和职工外出参加公务活动形成的文件材料，应在公务活动结束后及时交有关人员归档；
会计文件材料在会计年度终了后归档，由财务部门保管一至三年，向档案部门移交；
实行文挡一体化或采用计算机辅助设计技术形成的电子文件应即时归档；
下列文件材料应随时归档：
（1）没有及时归档的零散文件材料；
（2）变更、修改、补充的文件材料；
（3）设备仪器的维修文件材料；
（4）产品、设备更换的新零部件文件材料；
（5）机构变动或职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；
（6）应归档的非纸质载体材料；
（7）其他临时活动中形成的文件材料。
54、文件材料的保管期限如何划分？
答：
文件材料的保管期限依据其查考利用价值的大小进行划分，可分为永久、长期和短期。
凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，本单位需要长久利用的材料应定为永久（50年以上）保存；凡是在相当长的时间本单位需要查考利用的，应定为长期（16年至50年）保存；凡是在较短时期本单位需要查考利用的，应定为短期（15年以下）保存。
各单位应依据有关的规定和标准，结合单位的实际，制定本单位各类文件材料的保管期限表。
55、文书档案以“件”为单位进行整理应遵循的原则是什么？
整理工作有哪些工作程序？
排列文件顺序的要什么？
答：
（1）整理工作遵循的原则：
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用；
（2）整理工作程序：
分类、组合、排列、编号、编目、装订、装盒；
（3）排列文件顺序的要求：
应在分类方案的最低一级类目，按事由结合时间、重要程度等排列。
56、电力企业档案分类规则0-5类的文件材料以“件”为单位进行整理时，采用哪种分类方案为宜？
答：
较适宜的分类方案：
年度——问题——保管期限。
57、如何进行案卷编目？
答：
按照一定规则进行档案著录并将条目组成目录的过程，包括案卷目录、卷目录和备考表。
（1）案卷目录：
是档案部门管理、统计、检索、报道档案容、成分等的基本检索工具，亦是立卷单位与档案部门交接档案的依据和凭证（可作为移交目录）。
其项目包括案卷序号、档号、保管期限、案卷题名等；
（2）卷目录：
卷目录排列在卷文件首页之前，其作用是为了介绍卷文件材料的容、成分、制发机关、文件编号、时间、题名等，便于利用者根据所需项目进行查阅、检索。
项目填写容包括文件序号、责任者、文件编号、日期、文件题名、页号；
（3）备考表：
备考表排列在卷末页之后，其作用是用以说明卷文件材料的情况，即卷文件材料状况的记录单。
项目填写容包括立卷人、检查人、检查日期、互见号。
58、如何加盖档号章？
答：
（1）单份文件材料装订的案卷，需在卷每份文件材料上加盖和填写档号章。
项目容包括档号、序号等；
（2）盖于文件的右上角或上方的空白处，无空白处时，亦可盖于文件反面右上角。
59、档案文件装订的基本要什么？
答：
装订时应做到文件右下页边齐整，无倒页；破损的需进行修复；去掉留存在文件材料上的金属物；参差不齐的应折叠为统一幅面，装订后的案卷做到整体美观结实耐用。
60、卷盒脊背如何填写？
答：
填写项目包括档号、保管期限、案卷题名。
档号：
目录号、分类号、案卷号（暂用铅笔填写，移交后由接受单位统一正式填写）；
保管期限：
已确定的案卷留存年限；
案卷题名：
由立卷人拟写的案卷题名（需与案卷目录中的题名相一致）。
61、案卷封面如何填写？
答：
填写项目包括立卷单位、起止日期、保管期限、档号、案卷题名、密级。
62、如何准确拟写案卷题名？
答：
拟写案卷题名应简明、准确地揭示卷科技文件材料的容。
其结构应完整、文字宜简练。
应避免因堆砌组合每份文件材料的题名繁琐冗长，同时也要杜绝因过于笼统而造成查找不便的困难。
拟写案卷题名后，不要急于正式填写在填充面或卷盒的脊背上，可临时写在稿纸上，待案卷经过审查、调整，经“加工”确定无误后，再正式填写。
63、如何编写页号？
答：
案卷以有书写容的页面编写。
页号编写位置，正面在右下角，反面在左下角。
案卷页号顺序均从“1”开始，用阿拉伯数字依次标注，不装订的案卷，以件为单位，各件页号均从“1”起编写。
成套图纸或印刷成册的文件自成一卷的，原目录可替代卷目录，不必重新编写页号。
两以上小幅面文件托裱在同一页纸上的，按一页编写页号。
案卷封面、卷目录、备考表不编写页号。
64、备考表中的“互见号”应填写哪些容？
答：
互见号应填写反映同一容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。
档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。
65、基本建设项目档案的图纸怎样折叠？
答：
底图的保管要“严禁折叠”，所以，这里所说的图纸指的是蓝图。
蓝图机械强度比较好，往往幅面大小不一，一般采用折叠的方法保存。
根据GB/T11822—2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》的规定，图纸折叠具体要求为：
（1）采用“手风琴”式折叠法；
（2）图面朝里，减少对图样的磨损；
（3）尽量避免在重要的图样处有折痕；
（4）不同幅面的图纸，要统一折叠为国际标准A4型（297mm×210mm）大小；
（5）采用折角等方式将图纸的标题栏露在右下角。
66、科技档案与科技资料的区别？
答：
（1）由于科技档案与科技资料同本单位科技、生产活动的关系不同，区分时，首先要分析是否本单位科技、生产生活的直接形成材料，是否直接反映本单位的科技、生产活动的真实面貌。
科技档案材料主要是由本单位自己编制形成的，但与本单位科技、生产活动有直接关系的其它单位提供的、转让的、引进的、移交的科技文件材料，也都应视为科技档案材料，而不是资料。
（2）从科技档案与科技资料的使用价值和作用的不同来分析。
科技档案具有工作考查和历史凭证的作用，而科技资料仅具有一定的参考作用，不能起查考和凭证作用。
科技档案是原始的第一手材料，损失后无法弥补，而科技资料是复制来的资料，损失后尚可收集复制。
（3）科技档案与科技资料从来源，整理方法到管理办法均有所区别：
科技档案主要是本单位按归档制度归档的科技文件材料；科技资料则是从外单位通过交流、复制和购买而得到的。
整理时科技档案要求遵循自然形成规律，保持材料之间的有机联系和成套性；科技资料没有这种有机联系。
管理时科技档案要比科技资料严密和完善得多。
67、科技档案工作的基本任务是什么？
答：
科技档案工作是以科技档案为研究对象和管理对象的一项专门业务工作。
科技档案工作的基本任务是：
按照一定的原则和要求，科学地管理科技档案，积极地开发科技档案信息资源，及时准确地提供科技档案为经济建设和科技研究工作服务，为党和国家的各项工作服务。
科技档案工作的基本任务，主要是通过科技档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等各项业务工作来完成的。
其中收集、整理、鉴定、保管、统计等业务工作，是为科技档案的科学管理和开发利用创造条件的基础工作。
而对科技档案进行开发利用，充分发挥科技档案的作用，为发展生产力和经济建设科技研究工作服务，则是整个科技档案工作的目的。
68、科技档案工作的性质是什么？
答：
科技档案工作是一项以科技管理为中心容的专业性和服务性的工作，是坚持科学态度，提高科学技术管理水平的重要环节，也是国家科学技术事业的一个组成部分。
69、如何确定科技档案案卷的排列顺序？
答：
（1）案卷之间的排列顺序
科研类：
课题准备立项阶段——研究实验阶段——总结鉴定阶段——成果申报奖励阶段——推广应用阶段等。
基建类：
项目依据性文件材料——基础性文件材料——工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计）——工程施工——工程监理——工程竣工验收等。
设备类：
设备依据性文件材料——外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）——设备安装调试——随机文件材料——设备运行——设备维护等。
以上为一般科技档案案卷的排列顺序。
电力企业档案案卷之间的排列顺序，在《电力企业档案分类表（6-9类）》的类目设置已基本排定，基本可按表中的类目设置的先后顺序进行排列。
（2）案卷文件材料之间的排列顺序
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