芜湖市信息化项目建设方案.docx
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芜湖市信息化项目建设方案
芜湖市信息化项目建设方案
第一章项目概述
1项目名称
芜湖市档案局档案管理系统信息建设方案
2、项目建设单位和负责人、项目责任人
芜湖市档案局
3、项目建设方案编制依据
档案馆信息化建设与传统档案馆管理模式相比，实用性、可操作性更为明显。
因而，数字档案馆尤应重视理论与实践的密切结合。
重大研究成果要有效运用于实际的工程建设项目上。
数字档案馆是档案馆发展的世纪机遇，而且得到我国政策支持。
目前，其发展的技术与社会环境已经基本具备。
正如一些学者认为我国对数字档案馆的实践已经不是技术上的问题，而是一个“理念”和“理论”上问题。
我们应抓住机遇，加强对数字档案馆的研究，深入开展数字档案馆工作，推动其向深层次发展。
4、项目概况
芜湖市档案局（馆）是市委、市政府直属正处级事业单位，主管全市的档案事业，对全市档案工作实行统筹规划、宏观管理，并对全市机关、团体、企事业单位和其他组织的档案工作实行监督指导；负责接收、收集、整理、保管和提供利用全市分管范围内的档案及有关资料。
数字化的信息资源，它包括本馆的电子信息资源以及外界的各种信息资源。
数字档案馆的馆藏建设除开发自己的现实馆藏之
外，还要大力丰富“虚拟馆藏”，即“从别的信息机构下载的档案信息”。
亦即数字档案馆所拥有的完整的馆藏含义应该是“物
理实体馆藏+虚拟馆藏”。
通过采用一套网络版档案管理软件，对实现了全局档案数据的网络化应用，从而使得本局可以打造真正适合自己应用的档案管理平台。
建立以实现档案、文件信息的增值，通过查询提供高速、跨库的多媒体信息存取服务，促进企业各类信息高效、经济地传递、为本局发展服务。
是一个可扩展的网络应用系统。
其功能涵盖对档案信息的采集、处理、海量存储、归档、组织、发布、利用、管理全过程。
建立数据交换平台，实现办公自动化系统中电子文件及相关数据信息的定期导入，档案管理系统原有数据的一次性导入。
5、主要结论和建议
信息化建设的第一个成果就是馆藏档案的数字化，馆藏档案大部分以数字形态存在，以往适用于传统纸质载体档案的管理方式已经不适用于管理数字化档案了，必须改变工作方式，建设工作规范。
以往传统的档案利用流程，是利用者确认身份后，提交利用目的，然后由档案工作者查阅档案目录，再进入库房提取档案原件，交于利用者阅览。
随着信息化进程，这一过程将发生改变。
信息化建设的成果使得利用者不必到馆，在网上就可以直接查阅档案目录信息和部分档案全文信息，或者到馆经授权后，自己在计算机上查阅相关档案信息，
以往繁琐的工作步骤消失。
工作效率的提高和利用方式的便捷是令人欣喜的，但这种改变和
以后可能会遇到的困难都是档案工作者从来没有经历过的。
例如，档
案征集在网上完成，或者以电子文件形式将档案移交到档案馆。
但是档案信息格式、结构的不一致、不兼容、无法转换，给档案工作带来麻烦。
诸如此类，在实际工作中经常会出现的问题，要求必须尽快制定新时期工作规范和标准，这些规范和标准不但要制约档案馆，而且还要对档案形成阶段的文件发生作用。
未来的信息化社会是规范化、标准化的世界，不符合规范和标准寸步难行，档案工作也是一样。
第二章项目建设单位概况
1项目建设单位和机构职能
芜湖市档案局（馆）是市委、市政府直属正处级事业单位，主管全市的档案事业，对全市档案工作实行统筹规划、宏观管理，并对全市机关、团体、企事业单位和其他组织的档案工作实行监督指导；负责接收、收集、整理、保管和提供利用全市分管范围内的档案及有关资料，行使档案行政管理和保管利用两个职能。
内设办公室、指导科、法宣科、管理科、编研科五个职能科室，公务员编制20人，之中信息化专职人员1人，兼职1人。
芜湖市档案馆始建于1960年6月，1980年10月成立芜湖市档案局，局（馆）实行合署办公至今。
1988年档案馆搬迁至市委大院内。
馆库建筑面积为3300平方米，其中库房面积为2200平方米，现有馆藏档案84499卷，馆藏资料36091册，内容涉及各个历史时期政治、军事、经济、历史、文化、科技、宗教等方面。
档案载体形式除纸质
档案外，还有录音档案、录像档案、照片档案等。
2002年，设立了
现行文件资料服务中心，为人民群众查阅利用提供服务。
2、项目实施机构与职责
项目实施机构由芜湖市档案局自行组织实施，主要职责为：
制定项目计划，组织相关采购，项目建设期间沟通协调，项目完成后验收，最终系统的日常维护等。
第三章项目建设的必要性
1项目提出的背景和依据
芜湖市档案局（馆）是市委、市政府直属正处级事业单位，主管全市的档案事业，对全市档案工作实行统筹规划、宏观管理，并对全市机关、团体、企事业单位和其他组织的档案工作实行监督指导；负责接收、收集、整理、保管和提供利用全市分管范围内的档案及有关资料，行使档案行政管理和保管利用两个职能。
自2002年使用津科JI-110档案管理系统后，对局机关内部档案资料目录信息进行入库，建立了目录数据库，使得对文件档案的查询准确、快捷，提高了工作效率。
由于软件可以自动生成并打印文档的目录、封皮、备考表等一系列报表，从而极大地减轻了档案管理人员的工作负担，提高了工作效率。
但随着计算机信息技术的不断推进，档案管理部门对档案工作的要求逐步提高，档案信息化建设目前已作为各单位日常办公的重要组成部分，相对于以前的手工式档案管理手段已经不能适应当代的档案管理工作需要。
如今档案现代化管理的从多角度可感受到其中的热切：
档案部门的基础设施建设不断完善；档案部门的工作人员现代化管理意识不断增强；档案部门的资源建设工作不断深化；档案部门同电子政务等政府信息化建设的同步和协调不断加强。
尽管在上述诸多方面，档案现代化事业都得到了飞速的发展，但在档案信息标准化格式制定和在档案应用系统的基本功能界定两个方面存在比较大的滞后。
任何一个应用系统，必须要有两个方面的突出特征。
即其所管理的数据特征和其应用系统的功能特征。
在现阶段，网络化等因素都已经非常成熟的条件下，档案信息的管理应突出其“历史特征；能最大限度的展现其中的历史内涵。
同时，档案信息的展现必须通过档案信息管理系统的功能得以实现。
这些功能应能依照档案信息自身的联系规律，进行多角度，多层面的信息分类、提炼加工，将档案信息中所蕴涵的历史内容和事物发展规律进行展现，以提供给利用者进行参考、学习和决策。
在继承和发扬原有局机关档案管理系统的优点和特色的基础之上，我们决定采用先进的开发技术，以提高系统的扩展性。
同时增加了系统灵活设置的功能，使系统的灵活性从信息种类的定义扩展到可视化的界面定义和多级的实体分类定义，从而使得本局可以打造真正适合自己应用的档案管理平台。
建立以实现档案、文件信息的增值，通过查询提供高速、跨库的多媒体信息存取服务，促进企业各类信息高效、经济地传递、为本局发展服务。
是一个可扩展的网络应用系统。
其功能涵盖对档案信息的采集、处理、海量存储、归档、组织、发布、利用、管理全过程。
建立数据交换平台，实现办公自动化系统中电子文件及相关数据信息的定期导入，档案管理系统原有数据的一次性导入。
2、现有信息系统装备和信息化应用状况
芜湖市档案局1998年使用津科档案管理软件单机版，用于档案资料管理。
2002年软件升级为津科JI-110档案管理网络版，实现局机关档案管理部门对档案管理实现网络化，同时通过该软件对局机关内部档案资料目录信息进行入库，目前建立了过百万条的目录数据库，使得对文件档案的查询准确、快捷，提高了工作效率。
3、信息系统装备和应用目前存在的主要问题和差距
目前我局使用的津科JI-110档案，为02年建设的，建设年代较早，功能单一、操作复杂、效率低下；只能管理目录信息，不支持档案全文管理；只能通过C/S客户端进行访问，档案分级管理功能薄弱，档案资源共享难以实现。
另外我局现在正使用数字化加工平台对馆藏档案进行全文数字化加工，先急需建设新的档案管理系统，与数字化加工平台进行衔接，保障数字化后的电子档案能够顺利进入档案系统进行管理和利用。
4、项目建设的意义和必要性
随着时间的推移，档案数量和种类越来越多，保存、使用档案花费的人力、物力、财力也在不断增加。
档案数量大、种类多，保存、检索困难，工作效率低，服务无法满足广大人民群众的需求。
随着档
案的增多以及对档案部门服务水平要求的提高，目前管理方式存在一些困难：
（一）保存困难
纸质档案的保存，对档案库房提出了很高的要求，如温度、湿度要求高，防火烧、防水浸、防虫蛀、防鼠咬、防霉变措施也要得当，否则保管时很易损坏，如纸张变黄、变粘、变脆，除非具有国、省级档案馆的保存条件。
由于日常业务处得需要，档案的不断的被检索、翻阅，不可避免地造成档案的磨损、破坏。
因此，纸质档案要保存十年以上或永久保存，将是非常困难的事情。
（二）管理成本高
采用传统的处理方式，面对大量积存的纸张文档，库房纸满为患，随着档案数量的增加，需要不断增加库房的面积，维持库房保存条件,增加管理人员数量，导致与文档保存、管理相关的劳动成本、仓储成本在不断的增加，而且这种情况会越来越严重。
（三）存档、查询费时费力
传统手工方式，大量的纸张文件，存档、查询费时费力，工作效率难以提高，劳动强度大。
即使采用良好的归档方法，大量文档的录入、查阅也非常困难。
同时，工作难度和已有档案数量是成正比的，这就意味着，档案存档、查询工作将会变得越来越困难。
（四）档案不能网络共享，利用不便。
目前的档案目录管理系统功能简单，不具有公开档案网络发布功
能，不便于广大人民群众对档案的利用。
第四章需求分析
1、与部门职能相关的社会问题和目标分析
随着芜湖社会经济发展，社会对档案资源的利用需求逐渐增加，
芜湖市档案局馆藏档案的数量也日益庞大，这就要求我们采用信息化的手段对档案进行管理、对群众进行服务。
一方面如下放知青档案、招工进厂档案等关乎群众利益的民生档案利用率很高，而该类档案由
于年代久远，限于当时物质条件，档案纸质很差，经常的原件查询利用，既不方便，也对档案原件保护带来很大困难。
另一方面目前档案局馆藏档案数量已经达到15万余卷，如此数量庞大的档案，日常管理工作量很大。
有鉴于以上情况，我局打算实现以下目标：
1、实现对现有馆藏
档案的简便灵活的管理；2、方便快捷的向群众提供可公开档案的利用。
2、业务功能、业务流程和业务量分析
主要业务功能：
1、档案目录录入查询管理；2、电子化档案全文的管理；3、开放档案的公布公开。
3、信息量分析与预测
信息量主要包括：
1、目前馆藏档案170余万条目录信息；2、馆藏档案全文数字化加工后的数字化档案，已目前馆藏15万卷档案
资料，以平均每卷50页，每页高清数字化图片5M计，总量将达到35T,但由于档案数字化加工是一个长期的工作，数据的增加将有个过程，根据数字化加工进度计划，预计2012年将达到20万页，约1T的数据量，未来两到三年每年数据增长量将在3到4T。
4、系统功能和性能需求分析
网络版档案管理软件需要具备以下几部分功能：
A.软件使用JAVA语言等扩展性较好的基础平台开发；支持SQL、Orecle大型关系型数据库；
B.需要支持多全宗管理；
C.文件资料登记、催办、文件处理单管理；档案目录库管理，报表管理，自动立卷，卷内文件调整，鉴定销毁；档案盒管理，自动归档，归档文件管理，盒内件号调整；
D.档案借阅利用管理，借阅利用情况统计，自动生成报表管理；档案编研：
参考资料、史料汇编；档案年报最新模版以及年报自动生成；档案室人员、设备、温湿度、用房信息、全宗信息、馆藏信息管理；
E.系统维护，数据维护，个性化页面设置，分级管理，组权限管理，日志管理；
F.网上录入档案，整理档案；网上档案查询、借阅申请利用审批管理;
G.原件全文检索；专业级全文检索；
H.编研专题网上审批；专题查询；年报网上审批；（含以下增强功能：
）I•档案元数据接收与发布；具有安徽省档案局XML鉴定证书
J.数字水印；光盘发布；批量挂接工具；
K.库房图形化；
L.数据接口；同数字化加工平台进行接口
第五章总体建设方案
1建设原则和策略
通过将库存档案转化成为电子档案，米用数字方式存储、处理档案信息内容，应用计算机、通讯和多媒体技术，提供电子网络检索和服务的档案信息系统。
是一个电子化信息的仓储，能够存储大量各种形式的信息，用户可以通过网络方便地访问它，以获得这些信息，并且其信息存储和用户访问不受地域限制。
它能把包括多媒体在内的各种信息的数字化、存储管理、查询和发布集成在一起，使这些信息得以在网络上传播，从而最大限度地利用这些信息。
采用数字化的信息系统，它将分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化方式贮存，以网络化方式互相连接，从而提供及时利用，实现资源共享。
是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式。
”数字档案馆是采用现代高新技术所支持的数字档案信息系统，是档案信息组织模式，代表的是一种信息环境和基础设施构建，是超大规模的、便于使用的、没有时空限制的知识信息中心
2、总体目标与分期目标
建立网络版档案管理软件，同时与电子公文系统，数字化加工平台相接口，实现多系统互联，最终做到实现电子档案管理，库存档案数字化，实现重要档案资料的异质、异地备份。
先期建立一套完善的网络版档案管理软件，将局机关原档案系统中数据完整、无误的导入到新系统中。
第二步，将网络版档案管理软件与现有的数字化加工平台相对接，使数字化加工后的电子档案可批量进入档案管理系统中，通过文
字识别技术，做到对电子档案的全文检索。
第三步，加大对库存档案的数字化加工工作，对重要及年代较为久远的档案先进行数字化，方便检索、利用，同时尽量做到对原始档案的保护。
第四步，通过对电子档案的异地备份，采用异地灾备服务器等方式，实现对重要档案资料的导地、异质备份。
3、总体建设任务与分期建设内容
总体建设任务是建立数字化档案馆，通过计算机技术实现对档案的集中、信息化管理。
总体建设难度大，可采取分期形式进行建设，首期以建立网络、硬件设备等为主体。
在配备有相应的硬性条件后，通过软件系统来加强管理。
4、总体设计方案
总体建设方案为：
依托内部网络，建立“一个规范”，搭设“五个服务平台”提供“多类应用系统”一个规范是指档案信息管理系统基本信息结构体系规范，实现不同区域信息资源共享；五个服务平台包括业务逻辑平台、用户信息类型自定义平台、操作权限控制平台、信息权限控制平台、数据交换平台；多个系统包括文件资料管理、档案信息管理、归档文件管理、借阅利用管理、馆室概况管理、年报信息管
理、系统信息维护、档案编研、信息批量挂接、办公系统接口、系统升级工具等。
第六章本期项目建设方案
1建设目标、规模与内容
采用一套网络版档案管理系统，对档案局（馆）内部的综合档案进行管理，同时软件为多全宗管理模式，可对下属各全宗单位收集的档案资料进行分全宗管理。
同数字化加工平台过行接口，数字化加工平台中完成电子化的档案数据可直接进入档案系统，实现电子档案管理，通过档案管理系统中数据发布功能，做到对可公开信息利用工作。
2、标准规范建设内容
它是通过网络技术和特定软件，将时空上分散的档案馆、室连结一体，使之成为一个有机系统”；“就是建立在
现代信息技术的全面应用基础上，以数字化方式存在的开放式档案馆”
3、信息资源规划和数据库建设
档案目录数据通过现有系统迁移，档案从数据加工系统导入，并逐步实现自动同步。
4、应用支撑平台和应用系统建设
拟采用公开招标方式采购系统
5、数据处理和存储系统建设
同上。
6、终端系统建设
利用现有信息终端。
7、网络系统建设
利用东区档案大楼现有网络。
8主要软硬件选型原则和详细软硬件配置清单后附。
第七章项目招标方案
1、招标范围
全部公开招标。
2、招标方式
公开招标/竞争性谈判/单一来源采购。
3、招标组织形式
委托政府采购代理处组织。
第八章项目组织机构和人员培训
1领导和管理机构
芜湖市档案局。
2、项目实施机构
芜湖市档案局。
3、运行维护机构
芜湖市档案局。
4、技术力量和人员配置
现有专职信息化技术人员1名，兼职1名。
5、人员培训计划
在采购合同生效之日后，一周内完成软件安装、调试工作，第二
周开始对原档案管理系统中数据进行整合，预计花费一周时间，第三同组织机关各部门对档案软件进行操作培训，同时与数字化加工平台提供商协商合作开发数据接口，预计两周内可完成。
培训部分分为集中培训与点对点培训两种方式，集中培训管理
员组织人员参加，同时其它部门旁听形式对档案软件应用等各日常扣件进行培训，预计安排时间为一天；后进行点对点培训，由档案软件提供商安排技术人员对管理科人员进行手把手培训。
第九章项目实施进度
1、项目建设期
2012年年内。
2、实施进度计划
采购合同签订后三个月内建设完成，试运行一个月。
第十章投资估算和资金来源
1、投资估算的有关说明
本项目投资主要包括软件采购和硬件采购两部分。
2、项目总投资估算
后附。
3、资金来源与落实情况
财政拨款。
4、资金使用计划
根据政府采购相关规定执行。
5、项目运行维护经费估算
项目建成后，为保证项目日后的正常运行和细微改进，预计每年
需进行4次项目维护，预计维护费用每年1万元。
第^一章效益与风险分析
1、项目的经济效益和社会效益分析
本项目为公共服务类项目，主要效益为社会效益。
能为档案局馆藏档案的“管藏用”带来巨大便利，对现有档案资源的整合，并向广大人民群众提供利用代理效益。
2、项目风险与风险对策
（1）通过以往项目实施经验教训，发现项目隐藏如下风险：
A.实施过程中沟通协调是否顺畅；
B.资源保障工作是否到位；
C.划不充分；错误的资源配置；拙劣的整体管理；缺乏阶段项目
后评价。
D.错误的估计时间和资源可利用性；浮动时间的分配与管理较差
实施进度、变更或应急控制不充分
F.计划编制与沟通比较粗心；缺乏与重要项目干系人的协商。
G.忽略了风险；风险分配的不很清楚；保险管理差。
（2）在意识到项目实施隐藏着如此多的风险后，计划采用如下措施来降低、回避风险。
A.实施过程中坚持科学的管理方法；
B.严格按照客户单位要求进行实施；
C.严格按照质量检验评定标准，不漏项，不少项。
D.按照项目实施需要，确保各项资源的正常供给；
E.加强项目组内部以及和客户方的沟通；
F.重视质量控制，尤其是自查自检工作；
G强项目组团队建设，使人尽其能、人尽其责，权责分明、赏罚分明，充分调动项目组的积极性。
附表：
1项目软硬件配置清单
2、项目总投资概算表
3、项目运行维护费概算表
附图：
1系统网络拓扑图
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