费用管理制度1.docx
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费用管理制度1
一、总则
（一）为了加强公司费用支出管理，本着节约支出、提高效益、理顺关系、明确职责的原则，结合实际情况，制定本制度。
（二）公司费用开支标准及审批权限由财务部拟订，报经公司相关领导审批通过后下发执行。
报集团人事部备案。
（三）审批权限仅允许授权给直接下级，被授权人不能再授权。
各部门如需将审批权限下放给直接下级，需进行书面或邮件授权，并通知其上级及各相关环节，在财务部备案。
（四）费用审核实行分级审批制度
1.预算内审批单笔金额在人民币2000元以下财务经理审批，2000至20,000元的由财务总监审批，单笔金额人民币20,000元至100,000元之间的由CFO审批；单笔金额在人民币100,000元到500,000元之间的由CEO审批，单笔金额超过人民币500,000元的由主席审批;
2.预算外审批无论金额大小均由主席审批;
3.涉及到按照合同对外付款的,金额在人民币100,000元以上的需法务部负责人确认；
（五）费用与成本的界定权归公司财务部。
（六）了解并遵守制度是每个员工的责任。
二、管理办法
（一）公司费用管理采用预算管理、额度管理、项目管理三种方法。
除特别规定的事项外，严禁先列支，后报销。
所有报销的原始凭证不得涂改，如有涂改，在报销时扣除该费用金额。
1、管理方法一：
采用预算管理和额度管理相结合的费用有：
市内交通费、移动通讯费。
2、管理方法二：
采用预算管理和项目管理相结合的费用有：
市场费、会议费、培训费。
3、管理方法三：
除此之外的费用采用预算管理。
4、对“市场费”单独制定管理制度。
（二）预算管理
1、财务部根据公司的总体规划组织编制年度费用预算，各部门根据下达的指标编制部门费用预算，经领导审批后，下发执行。
2、年度费用预算是安排日常工作、编制月度费用预算的依据，是制定个人费用额度的依据，也是审核控制各部门费用的依据。
3、各部门将本部门费用总额控制在年度费用预算内，未经领导批准不得突破。
公司提倡节约，即使费用控制在预算额度内，也不可浪费或虚报费用。
4、各部门根据年度预算制定本部门月度费用预算，费用支出须控制在累计预算额度内，总体上应遵循实际累计支出不超出当前累计预算的原则。
5、员工的费用管理不分国籍，一律同等对待。
（三）额度管理
1、额度管理是指费用支出需控制在一定额度范围内的管理方法。
2、费用额度是指根据员工工作级别、工作性质、工作业绩等确定的每月费用报销金额。
3、某一部门下属所有员工的个人额度之和不得超过部门预算。
4、员工市内交通费、移动通讯费应控制在其个人费用额度内，超额度费用原则上不予报销；经主管部门领导审批签字注明原因后，按费用分级审核标准报批。
5、费用采取单项控制，各类费用额度之间不可调剂使用。
6、为项目发生的费用也占用员工个人额度。
（四）项目管理
1、对项目管理的费用需在某一事项进行前，以书面形式向其主管领导提交该事项申请及项目预算，经主管领导审批后，报财务部立项后方可执行。
2、需进行项目管理的费用，如未经事先审批和立项，财务部不予办理借款和报销。
三、借款、报销的标准、权限及流程
（一）费用借款
1、公司不开放差旅费和项目费用以外的个人费用借款。
2、所有借款均记入借款人名下，借款人需及时偿还或报销。
非正式员工不允许借款，特殊情况，由其直接上级代为借款。
3、借款单须写明借款的详细用途，借款单上必须为借款人亲笔签字，不允许使用签章或电脑输入。
4、差旅借款须写明出差的具体项目和金额，如出差天数、所到城市、乘坐的交通工具、住宿费等。
5、在每月15日前，财务部将邮件公布上月末的员工借款未报销的明细清单，在清单公布的当月，没有正当理由员工必须将个人借款还清。
6、财务按照前款不清后款不借的原则办理个人借款业务。
特殊情况，在前款未清时需要办理个人借款的，需经统管职能部门高级副总裁审批后方可办理。
7、对于有关部门申请的押金、备用金允许超过一个月报销。
但每年年末结清归还，有需要的下年年初重新申请借款。
（二）费用报销
1、费用报销需对报销事项做出明确的说明。
违规虚报、多报费用者，一旦查明，退回查明多报部分，报总办会严肃处理，并处以虚报多报三倍的罚款。
2、除支付工资与劳务费外，费用报销必须出具原始正规发票，国外或港澳台出差，需提供能证明消费内容的形式发票，对于无法提供的，财务部有权不予报销。
3、外部发票必须是由税务监制的正式发票或财政部门统一印制的收款收据，发票中单位名称必须为公司全称，发票日期、发票内容须填写齐全；若发现假发票，财务部门有权拒绝报销。
4、报销人须将发票用胶水（不可使用订书针、曲别针、大头针等金属物品）粘贴在A4纸上，如有多张票据，须将票据按事项顺序排列整齐，呈鱼鳞状依次粘贴，超出边界的部分须向内折叠好，对于粘贴填写不规范的报销单，财务人员可以拒绝受理，要求当事人粘贴填写规范后重新提交。
报销单上必须为报销人亲笔签字，不允许使用手签章。
5、发票粘贴时要注意，不能将票据上有关信息遮盖。
如：
出租车票的时间、金额，机票的乘机人姓名，发票的开具品名、金额等。
6、发票需按费用类别、时间顺序粘贴，与费用报告说明一一对应。
交际费需详细说明因什么原因在哪里请几个客户以及陪同人员等情况。
7、个人费用报销，原则上打入个人银行卡，特殊情况才可支取现金。
8、除支付个人报销费用（个人费用指：
差旅费、市内交通费、交际费、移动通讯费四项费用）和劳务费用现金支付外，其他付款原则上以支票支付。
9、费用报销内容与借款申请不一致，财务部有权予以拒绝。
10、连续出差1个月以上的，可以分阶段报销。
其他情况严禁拆单报销。
11、除差旅费（含差旅期间的交际费）外，交际费、市内交通费、移动通讯费的报销限每人每月提交一次。
出差期间发生的交际费与差旅费一起报销，不受一月报销一次的限制
12、费用报销时间：
为及时真实的反映各部门当期费用，要求当月费用当月报销，具体要求如下：
（1）发票报销时限为发票开具日当月，不允许跨月报销。
（2）经营费用应在取得报销单据、项目结束或出差结束的当月报销，25日以后取得的发票或收据如来不及审批可延至下月报销。
（3）市场费用应在取得发票的当月报销，如金额大、受益期较长，可根据项目计划分期预提，项目结束取得发票后再做调整。
（4）租赁费、装修费应根据受益期分摊或预提，取得发票的当月报销。
13、原则上所有日常费用参照报销标准（见表1）。
特殊情况供由主席批准执行。
（单位：
人民币）
序号
职务
手机通讯费
报销额度
市内交通费
报销额度
1
主席/副主席
实报实销
2
集团首席执行官/集团首席营运官（集团董事长）
3
集团总裁
1000
1000
4
集团首席财务官
800
800
5
集团高级副总裁
500
500
6
集团副总裁
7
集团总监/1级运营公司总裁
8
集团高级经理/运营公司总监/2级运营公司总裁
9
运营公司高级经理/3级运营公司总裁/助理
300
300
10
部门经理
200
200
11
特许人员（如出纳）
150
150
四、关于市内交通费的规定
１、市内交通费指员工因公外出乘坐交通工具而发生的费用。
２、公司配备车辆及经审批同意使用私人车辆办理公出业务的人员不允许报销打车等交通费用。
如因工作需要打车时，须报统管职能部门高级副总裁特批。
五、关于移动通讯费的规定
1、移动通讯费指公司员工使用移动通讯工具而发生的费用，仅报销月租费、占
频费、各种通话费；
２、通讯费额度，报财务部审批备案。
员工应在额度内报销，超出个人额度的部分不予报销；
３、报销手机费用人员需将手机号码加入单位内部通讯录，未加入者不予报销；
4、手机登记名称原则上应与本人一致。
一人使用多部手机的，原则上只能报一部手机的费用。
六、关于交际费的规定
1、交际费是指为生产、经营创造良好外部社会环境而发生的费用，如餐费、住宿费、礼品费、旅游费等；
2、各部门需严格控制交际费支出，严禁以交际费名义报销个人费用；
3、交际费实行实名制，谁经手谁报销，严禁代他人报销；
4、礼品原则上由公司统一订做或购买，如需自行购买，需事先申请，经本部门
领导审批同意后，方可购买，报销时需提供商场、超市电脑打印的商品清单；
5、单次交际费超过人民币2000元的，需事先得到上级审批人的同意并在报销时提供
给财务；
6、员工节假日加班和工作日20:
00时后可以报销加班餐费，加班需得到主管审
批人的签字同意。
加班餐费报销标准为人民币20元/人次。
七、关于差旅费的规定
1、差旅费指员工因公出差而发生的交通费、托运行李费、出差补助费、住宿费等。
2、出差发生的业务招待费计入交际费；
3、本规定中差旅费包括国内差旅费和境外差旅费。
国内出差指出差人因公离开工作所在地到大陆其他地区办事、境外出差指出差人因公派遣到国外（含港澳台地区）、国外到国外、国外到本部办事；
4、各部门人员出差，由其主管领导安排，并审批确认；
5、出差人员需详细填写出差计划审批表，经主管领导签字后交财务部备案；
6、出差人预支差旅费时应填写借款单，注明出差事由、地点、人数、期限及交通工具，由财务部根据实际需要核实最终借款额，报销时凭真实、合格的发票在规定的标准内据实报销；
7、参加学习、会议、培训等的出差，在借款或报销时需同时提供会议或培训通知。
序号
职务
交通工具
大陆地区住宿标准（含服务费）
境外（含HK）住宿标准（含服务费）
综合出差补贴
1
主席/副主席
头等舱（飞机）
实报实销
实报实销
/
2
集团首席执行官/集团首席营运官（集团董事长）
3
集团总裁
1000
四星级酒店
150/天
4
集团首席财务官
公务舱（飞机）
800
5
集团高级副总裁
6
集团副总裁
经济舱（飞机）
600
三星级酒店
100/天
7
集团总监/1级运营公司总裁
8
集团高级经理/运营公司总监/2级运营公司总裁
9
运营公司高级经理/3级运营公司总裁/助理
以火车为主，如因紧急公务需乘坐飞机，需事前报首席执行官/（集团主席）审核
500
80/天
10
部门经理
300
经济型酒店
50/天
11
特许人员
/
8、出差标准（单位：
人民币）
注：
员工国内、外出差费用报销由出差人提供住宿、交通、伙食、付款凭据，按照上述标准报销；无法提供付款凭据的任何支出，不予报销。
9、出差人员，应严格遵守有关规定，工作结束及时返回，并在返回后一周内办理报销手续；超过一个月不予报销。
未经所负责的上级领导审批的差旅费不得报销。
八、关于人工成本的规定
1、工资及奖金
工资指按照工资制度的规定，支付给正式编制员工（包括试用期员工）的劳动报酬。
按照发放总额代扣代缴个人所得税。
2、政策类奖金
政策类奖金包括优秀员工奖励、专项奖以及按照一定政策给予员工的奖励，经公司总办会审批通过后，由人力资源提供人员名单及奖励金额交财务备案。
获取奖励的人员直接到财务办理支取手续，财务进行发放记录管理。
3、福利费
福利费包括法定福利与内部福利，法定福利是指按国家有关规定计提交纳的住房公积金、养老保险金、工伤保险、失业保险金、医疗保险金（社会统筹）以及当地政府规定需交纳的其他保险金，经人力资源部负责人审批。
日常福利性支出包括丧葬费、结婚礼品费、体检费、春游、节假日礼金、外地员工探亲路费（指符合规定的年度探亲补助）、困难补助、新年联欢费、午餐补贴等，日常福利支出经人力
资源审核备案，财务部、人力资源部负责人审批后支付。
九、关于房租、水电、装修费的规定
房租、水电费、装修费
1、房租、水电费、装修费由行政部统一负责签订合同，统一申请支付。
2、房租是指因经营需要而向其他单位租用房屋支出的费用，包括房租租金与物业管理费用，房屋租赁需要与出租方签订租赁协议，费用按照租赁期分期摊销或预提。
3、水电费指日常工作发生的水费、电费、空调费、暖气费等。
4、装修费是指因生产、经营、管理的需要而修缮房屋、对生产、经营、管理场所进行内外装修等支出的费用，包括因装修而产生的布线等工程费用，因增加办公座位而新添置的办公家具的费用。
5、房租、租赁费由行政部提出申请并审核，财务部审批后方可付款。
十、关于税金的规定
税费指计入费用项下的各种税金，如车船使用税、印花税、房产税、城镇土地使用税等，统一由财务部根据税务规定计算缴纳。
十一、关于维修费的规定
维修费：
1、日常维修费指对非车辆类的固定资产、办公家具、低值易耗品、计算机软件进行维护、保养、修理、装饰、改良等发生的费用，主要包括：
办公设备维修费，包括不对原固定资产的主要特征发生改变的改装、维护、修理等项费用（如计算机维修、复印机维修、空调维修等）和对办公家具修理所发生的费用等。
2、日常维修费由行政部负责监督控制，各部门办公设备维修要在申请费用支出时详细注明维修项目、预算金额等。
十二、关于办公费的规定
办公费：
1、办公费指日常办公过程中发生的费用，分为五大类核算：
日常办公、办公环境、招聘存档、主机托管及软件、年会等对外费用等。
各类办公费的核算内容如下：
明细科目名称
核算内容
举例
日常办公
办公文具
笔、本、计算器、涂改液等；
办公用品
一次性杯、茶叶等；
业务书籍
专用书籍
报刊杂志
订约业务用相关报刊杂志；
名片印制
印名片费用
办公低值易耗品
硒鼓和墨粉、电话、鼠标、光盘、软盘、U盘、硬盘、CPU风扇等；
办公资料印刷
专用单据印刷
复印及打印
复印打印纸、对外支付复印费
饮用水
饮用纯净水
办公环境费
保安费
自雇保安人员费用
保洁费
保洁员雇佣费
分摊网络宽带费
网络宽带费
拆迁工位、家具
鲜花租摆费
地毯洗涤
招聘存档费
人员招聘支出
人员招聘的展位费
应界毕业生报批及落户费
员工档案存档费
主机托管及软件费
主机托管
电信主机托管费
外购软件
外购开发软件及支付给微软的软件使用费
领用自有软件
领用的自有软件产品
设计费
网站设计费、外包的软件设计费等
域名服务费
Founder域名服务费
网络交换机
年会费等对外费用
会员年会费
工商、税务年检费用
签证费
资质认证费
财务购发票、IC卡、发票扫描系统
邮寄、EMS办公文件
招标费用
招标标书制作等
无线网卡年费
2、办公用品统一由行政部负责购买、保管并以记帐方式发放。
办公用品领用月初报领用计划，行政部根据领用计划购买办公用品，根据填写的入库单和发票办理报销，费用全部计为行政部费用，每月末按照各部门实际领用情况，调整计入部门费用。
3、办公环境类（除网络费外）、前台EMS运杂费由行政办公室负责分摊到相应部门。
4、招聘存档类费用由人力资源部负责分摊到相应部门。
十三、关于培训费的规定
1、培训包括内部培训和外部培训。
内部培训是指公司、部门自己组织承办的培训；外部培训是指外单位承办的需我方承担费用的培训。
2、内部培训费指场租、交通、食宿等费用；外部培训费包括员工接受外部培训及培训外部人员所发生的费用，因接受培训发生的差旅费计入差旅费。
3、非人力资源部组织的培训需报人力资源部备案。
4、培训费需提前申请，填写付款审批表。
5、员工参加培训，食宿由组织者统一安排并承担的，不再享受差旅费包干；食宿不统一安排的，差旅费包干减半。
十四、关于财产保险费的规定
财产保险费：
财产保险费指对所有权或使用权属公司所有的财产进行保险而支付给保险公司的费用，主要包括房产险、存货保险、运输保险等。
由行政部负责申请，财务部审核，报统管职能部门高级副总裁批准后方可支付。
十五、关于公车使用费的规定
公车使用费：
公车使用费指交通运输工具（汽车）发生的各种费用，主要包括养路费、保险费、过桥费、高速路费、停车费、汽油费、维修费；车辆使用费由公车各司机依据实际需要、发生申请。
每辆车原则上油费标准为：
人民币2000元/月。
十六、关于市场费的规定
市场费：
1、市场费是为提高知名度，扩大社会影响，树立良好形象而发生的费用，分为广告费、展览展示费、印刷费等。
因市场活动发生的差旅费、交际费分别计入差旅费、交际费，不在市场费用核算。
受邀参加会议并发言的相关费用计入会议费，不在市场费用核算。
2、进行市场宣传活动必须签订合同，该合同需经相关部门审核审批后交财务部备案。
3、广告费报销时需提供正式的广告业专用发票，平面媒体广告需提供相应的广告样张。
4、展示展览类活动（包括活动过程中发生的礼品支出）需事先提供整体活动预算，与参展方签订的合同。
根据预算和合同进行借款，报销时需提供活动明细清单。
5、印刷类活动（包括各种宣传资料印刷）借款时需提供合同，报销时需提供印刷资料样品。
6、参照市场部相关规定
7、收到厂商或其他单位分担的市场费资金时，冲减当期的市场费。
十七、关于固定资产折旧费的规定
折旧费：
折旧费指各类固定资产按照相关规定的使用年限计提的折旧费用。
固定资产的增加、减少按有关规定执行。
十八、关于运杂费的规定
运杂费是由于接受运输商品服务而支付给承运单位的费用，包括铁路、公路、航空、水运、邮寄、EMS快件邮寄等费用，以及为购买运输包装物而发生的费用。
行政部根据实际使用情况分摊到各个部门，填写付款审批表。
十九、关于会议费的规定
1、会议包括内部会议和外部会议。
内部会议是指经公司总办会批准的会议。
外部会议是指外单位举办的需我方承担费用的非市场活动会议。
2、会议费包括场租费、统一食宿费、活动费、差旅费等。
3、内部会议需要提供会议活动预算。
参加外部会议需要提供会议邀请函，会议以承包形式举办的，需要提供与承办方签订的协议。
4、内部会议原则上要求在公司内部场地召开。
公司总办会层面的会议在外部举行，一年不得超过两次，特殊情况报统管职能部门总经理批准。
5、会议费需提前申请，填写付款审批表。
6、员工参加会议，食宿由组织者统一安排并承担的，不再享受差旅费包干；食宿不统一安排的，差旅费包干减半。
二十、关于劳务费的规定
劳务费指支付给临时招用的散工（计件工、定量包工等）、聘请的专家或顾问以及各种应给予报酬的外单位人员的费用。
支付给单位劳务费的报销须提供税务局认可的正式发票，支付给个人的劳务费用需要扣除个人所得税，取得个人签字的收条或银行汇款单据作为报销依据。
聘请外部人员作为内部人力资源的补充，需经过人力资源部及统管职能部门总经理批准。
二十一、关于咨询费的规定
咨询费指因拓展业务、开发市场、获取信息或知识产权等原因接收外单位服务而支付的费用，外部单位包括顾问公司、会计师事务所、税务咨询事务所、法律事务所、管理咨询事务所等中介机构。
咨询费报销时，超过人民币10000元的需提供相应的合同或协议。
二十二、关于审计费规定
审计费指为中报、年报或其他事项而外聘中介机构进行审计而发生的费用，包括审计人员的住宿费、交通费、餐费等。
二十三、关于技术转让费的规定
技术转让费是指为取得外部某种技术所支付的费用。
技术转让须签订相关协议，并根据受益期进行摊销。
二十四、关于财务费用的规定
财务费用
财务费用是指企业筹集生产经营所需资金而发生的费用，包括利息净支出、汇兑净损失、金融机构手续费以及筹集生产经营资金发生的其他费用等。
二十五、附则
本规定从2010年11月1日起试行，由财务部负责解释。
二十六、附件
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