行政人事中心结构及岗位说明书10版.docx
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行政人事中心结构及岗位说明书10版
行政人事中心组织结构、职责
及各岗位说明书
人力资源部
2010.07
目录
一、行政人事中心1
1.行政人事总监岗位说明书2
二、行政部5
1.行政部长岗位说明书6
2.行政主管岗位说明书8
3.行政文员岗位说明书10
4.前台文员岗位说明书12
5.网站管理员岗位说明书14
6.后勤管理员岗位说明书16
7.保安员岗位说明书18
8.保洁员岗位说明书20
9.司务长岗位说明书22
三、人力资源部24
1.人力资源主管岗位说明书25
2.人力资源专员岗位说明书28
一、行政人事中心
单位
编码
版本
修改状态
行政人事中心
一、组织结构图
二、主要职责：
1．部门职责
（1）根据公司战略规划，制定并组织实施行政人事中心的整体战略规划和组织规划；
（2）规划、指导公司行政、人事、后勤保障、网络技术及新项目的审核报批工作；
（3）制定公司人事发展战略，实施人才的招、育、用、留工作，保证公司的人才需求；
（4）制定各部门、岗位职责和各类规章的实施细则，协调各部门的工作关系；
（5）指导、检查与监督公司安全、消防等后勤保障工作；
（6）维护公司与有关政府部门的良好关系，组织重要来宾的接待和有关外联工作；
（7）对控制成本的方法提出可行性建议。
2．部门权力
（1）依照公司发展战略，对行政、人事等各项规章制度的制定修订权；
（2）对中层管理干部的任用、调动、辞退建议权；
（3）对中层及以下级别员工的录用、辞退等决策权；
（4）下属员工的考核权；
（5）要求相关部门配合相关工作的权力；
（6）其他相关权力。
编制人员
审核人员
批准人员
编制日期
审核日期
批准日期
岗位定员表
部门：
行政人事中心填表人：
填表日期：
2010.06.28
岗位类别
岗位名称
实际在
岗人数
岗位定员人数
变量
人数变动
人数随工作量变化的岗位
共个
人数固定的岗位
共13个
行政人事总监
1
1
行政部长
1
1
人力资源部长
0
1
行政主管
1
1
人力资源主管
1
1
行政工作人员
1
2
前台文员
1
1
保安管理员
1
1
人力资源专员
1
2
网站管理员
2
2
保洁员
3
3
保安员
5
5
炊事员
1
1
合计
19
22
1.行政人事总监岗位说明书
岗位名称
行政人事总监
岗位编号
所在部门
行政人事中心
直接上级
总经理
直接下级
本部门的部长、主管
下属员工
在岗人员
岗位定员
1/1
职责概述：
协助领导制定并实施公司战略、经营规划等政策方略，实现公司的经营管理目标及发展目标；全面负责行政与人力资源工作；领导公司的行政、后勤及人力资源工作，指导下属合理运用招、育、用、留等管理手段，满足公司发展过程中对人才的需求。
职责描述：
权重%
1、协助总经理制定并实施公司战略、经营规划等政策方略
1.1协助总经理制定并实施公司战略、经营规划等政策方略，实现公司的经营管理目标及发展目标；
1.2协助总经理审核公司整体战略规划，协调和控制战略的实施，确保稳定性和长期目标的实现；
1.3协助总经理审核公司年度经营计划与预算，参与公司重大决策投资审定会议。
2、制定公司人事和行政规划，监督、审核人力资源和行政工作
2.1审核公司人力资源战略规划、人事管理制度，以及公司行政管理制度和流程；
2.2审核公司组织结构设计调整方案及岗位编制；
2.3审批行政、人事部门年度计划及预算；
2.4审批公司重要的法律文书、合同范本，保障公司权益。
3、建立良好的沟通渠道
3.1负责与上级保持良好沟通，定期向总经理汇报经营战略和计划执行情况、机构和人员调配情况及其他重大事宜；
3.2负责建立公司与上级主管部门、政府机构、媒体等单位间顺畅的沟通渠道；
3.3协助开展公司的社会公共关系活动，树立良好的企业形象；
3.4领导建立公司内部良好的沟通渠道，协调各部门关系。
4、建立健全公司统一、高效的组织体系和工作体系
4.1主持、推动关键管理流程和规章制度，及时进行组织和流程的优化调整；
4.2协助总经理领导营造企业文化氛围，塑造和强化公司的价值观；
4.3建立健全组织人员的激励约束体系和机制，提高组织的整体绩效。
5、其他工作
5.1组织重要外部公关活动，为企业发展创造良好的外部环境；
5.2领导推进公司企业文化的建设工作，树立统一的价值观；
5.3审核公司对外发布的重大信息，保证信息的准确性；
5.4参与处理重大的突发危机事件和危机公关，维护公司利益；
5.5董事长、总经理交办的其他工作。
职权：
1.公司发展战略、经营规划的建议权；
2.高层管理职务人选的建议权；
3.部门长级以下岗位的人事决策权；
4.规章制度的制定、修订权；
5.公司各类文件、对外资料的审批定稿权；
5.对违反公司相关规定的处罚权；
6.对下级之间工作争议的裁决权；
7.对下属员工工作的考核权；
8.总经理授予的其他权力。
工作协作关系：
内部协调关系
总经理、各高层管理人员。
外部协调关系
上级主管部门、政府机构、媒体、各相关业务合作单位等。
任职资格：
教育水平
本科
专业
管理类相关专业。
经验
10年以上工作经验，5年以上生产企业管理岗位经验，3年以上企业高层管理岗位经验；拥有丰富的行政人事管理经验。
知识
通晓企业管理知识，具备企业管理、财务管理、人力资源、法律等方面的知识。
技能技巧
具有较强的领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、客户服务能力等。
培训经历
接受过管理学、领导科学、经济法、战略决策、人力资源管理、财务管理等方面的知识培训。
工作条件：
使用工具
电脑、办公桌椅、电话机、文档柜等。
工作环境
独立办公室，舒适。
工作时间
常白班，按需要加班，24小时开机。
制定与修订
时间
内容
制定者
审核者
审批者
二、行政部
单位
编号
版本
修改状态
行政部
一、组织结构图
二、主要职责：
1．部门职责
（1）公司各部门间关系的协调，协调系统的建立、维护和完善；
（2）各项规章制度的建立与实施，促进各项工作规范化管理；
（3）公司重要资料、证照的管理、年审及使用；
（4）重大客户的接待、外部联络及公共关系的维护与改善工作；
（5）办公用品、招待用品、礼品的管理和使用；
（6）行政稽查的执行与处罚；
（7）相关后勤保障工作，办公设施、职工住宿等；
（8）安全保卫工作，外来车辆和人员、消防设备设施、食品安全等工作；
（9）公司网站、网络运行及相关设施的维护与管理工作；
（10）突发事件的处理；
（11）其他相关工作。
2．部门权力
（1）依照制度，对稽查中发现的问题实施处罚的权力；
（2）依照制度，按规定程序，实施其他单位提请的处罚建议；
（3）对安全事故责任单位和个人依程序和制度实施处罚的权力；
（4）对环境破坏行为依程序和制度实施处罚的权力；
（5）对违反网络安全规定的行为，有提请处罚的权力；
（6）部门内员工的考核权；
（7）部门员工录用、调动、辞退建议权；
（8）要求相关部门配合工作的权力。
编制人员
审核人员
批准人员
编制日期
审核日期
批准日期
1.行政部长岗位说明书
岗位名称
行政部长
岗位编号
所在部门
行政部
直接上级
行政人事总监
直接下级
行政主管
下属员工
在岗人员
岗位定员
0/1
职责概述：
指导公司的行政、后勤工作，做好总经理的助手，及时掌握公司的管理精神，做到指令的上传下达。
职责描述：
权重%
1、
1.1
1.2
2、
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
2.8
2.9
2.10
3、实施管理职能
3.1
3.2
4、其他工作
4.1
4.2
4.3
4.4
职权：
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
工作协作关系：
内部协调关系
外部协调关系
任职资格：
教育水平
专业
经验
知识
技能技巧
培训经历
工作条件：
使用工具
工作环境
工作时间
制定与修订
时间
内容
制定者
审核者
审批者
2.行政主管岗位说明书
岗位名称
行政主管
岗位编号
所在部门
行政部
直接上级
行政部长
直接下级
文员、网管、后勤管理员
下属员工
在岗人员
岗位定员
1/1
职责概述：
在上级的指导下，组织实施行政、后勤、网络等各项工作，为公司的正常运营提供必需的行政支持和后勤保障，并不断改进完善，满足公司的发展需要。
职责描述：
权重%
1、建立健全行政保障系统
1.1完善行政管理体系，配置并合理调配系统内的人力、物力等各类资源；
1.2组织制定各项行政管理规章制度，并在实施中不断完善；
1.3组织公司各类规章制度的宣贯与执行，并建立合理有效的奖罚机制。
2、对行政、后勤工作全面负责
2.1规划、指导、协调公司内部相关行政、后勤支持服务；
2.2协调与控制文职、保卫、消防、后勤、网络等各项工作的安排、实施及总结；
2.3及时了解本部门各项工作的进度执行情况，向上级汇报；
2.4负责统一管理各项工作的分配，实施进度控制；
2.5组织部门员工处理日常性事务；
2.6协助上级策划、组织、实施各种公关宣传、新闻活动；
2.7行政规章制度、有关文字材料的起草与审核；
2.8组织行政稽查、小型基础建设工作；
2.9组织对空调使用、维护与检修的实施与监管；
2.10定期不定期组织安全大检查，确保针对各类灾害、事故应对的有效应急措施；
2.11配合组织公司的安全、消防管理工作；
2.12对控制成本提出建议。
3、其他工作
3.1参与公司重大活动的筹备和组织工作；
3.2协助上级对公司内部沟通渠道、公共关系进行维护；
3.3审核公司对外宣传、广告事宜；
3.4定期对下属员工的工作进行评定和考核，提高员工绩效；
3.5配合部门内的其他行政后勤工作；
3.6行政工作异常情况的及时汇报和处理；
3.7领导安排的其他工作。
职权：
1.对行政检查中发现的问题，有处理建议权；
2.对破坏公司环境卫生的行为有制止权和处罚的建议权；
3.对公司的安全保卫、网络通讯、职工食堂等工作有检查权；
4.在业务范围内对紧急事件有处理权；
5.对直接下级的奖惩有建议权；
6.对业务范围内的工作争议有裁决权；
7.要求相关和人员配合工作的权力。
工作协作关系：
内部协调关系
公司各部门、单位。
外部协调关系
相关业务合作单位，协助上级处理其他的社会公共关系。
任职资格：
教育水平
专科
专业
管理类相关专业。
经验
3年以上工作经验，1年以上同岗位经验。
知识
具有文书写作知识，精通计算机软、硬件、网络等相关知识。
技能技巧
具有一定的文字处理能力、沟通能力、组织协调能力、计划与执行能力等。
培训经历
接受过管理学、文书学、计算机应用、网络等方面的知识培训。
工作条件：
使用工具
电脑、办公桌椅、电话机、文档柜等。
工作环境
办公室。
工作时间
常白班，按需要加班，24小时开机。
制定与修订
时间
内容
制定者
审核者
审批者
3.行政文员岗位说明书
岗位名称
行政文员
岗位编号
所在部门
行政部
直接上级
行政主管
直接下级
无
下属员工
在岗人员
岗位定员
1/2
职责概述：
协助上级完善行政管理制度，对职责范围内的行政性事务工作负全责，准确完成领导交办的其他工作。
职责描述：
权重%
1、协助上级行使行政职能工作
1.1按要求起草、修订并实施各类行政规章制度，促进各项工作规范化管理；
1.2公司证照、资质、资料及部门印章的年检、保管及使用；
1.3协助上级对公司内部沟通渠道、公共关系进行维护；
1.4参加和列席必要的会议，并做好记录，对形成的会议纪要和决议按要求整理、下发及保密
1.5公司各类文件、资料的登记、编号、发行、宣贯、保管和使用。
按规定对公司文件和规章制度进行控制、汇编、发放及销毁；
1.6外来文件的接收、宣贯、保存及使用。
2、做好职责范围内的文字类工作
2.1公司文件和文字材料的录入、校对、打印、装订、分发及存档；
2.2按要求撰写会议通知、会议纪要、日常信函、工作报告等各类文书工作；
2.3在上级的安排下，准备各类文件、材料。
3、职责内的行政事务性工作
3.1公司水、电、油、通讯等费用的支付和管理；
3.2职工保险、保健及福利事项的办理；
3.3公用办公设备的使用、维护及报修；
3.4配合各部门的打印、复印及传真收发工作；
3.5固定资产、办公设备、办公家具的申请、调剂、配置、登记、管理、维护及盘点；员工异动时，所属物品交接手续的办理；
3.6办公设备说明书和操作规范的编定、宣贯及保存；
3.7名片、广告、影音资料、牌匾等事务工作的办理；
3.8机票、车票、宾馆、酒店等事项的办理；
3.9筹备和组织公司各类活动；
3.10定期更新公司通讯录并分发；
3.11三标管理体系事务的联络，确保本部门与管理体系的有效连接。
4、其他工作
4.1接待和办理员工异动手续，定期统计结果，分析数据，并按要求上报。
对人事异动流程的优化提出建议；
4.2建立和保管人事档案，及时更新并控制使用；
4.3职责范围内各项费用的支出与控制，定期统计分析，对节约成本提出建议；
4.4配合行政稽查和部门内的其他工作；
4.5负责工作场所的卫生工作；
4.6行政工作异常情况的及时汇报和处理；
4.7领导安排的其他工作。
职权：
1.复印机、传真机的维护管理权；
2.对行政稽查中不当行为的制止权和建议处罚权；
3.会议记录权；
4.人事档案的调阅权；
5.要求其他部门配合工作的权力。
工作协作关系：
内部协调关系
公司各部门、单位。
外部协调关系
各类行政服务供应商。
任职资格：
教育水平
大专及以上文化水平。
专业
中文、文秘、管理类相关专业。
经验
2年以上工作经验，1年以内相关岗位经验。
知识
具备应用写作知识、计算机操作知识。
技能技巧
具有一定的应用写作能力、计算机应用能力、沟通协调能力等。
培训经历
接受过应用写作、计算机应用等方面的培训。
工作条件：
使用工具
电脑、办公桌椅、电话机、文档柜等。
工作环境
办公室。
工作时间
常白班，按需要加班。
制定与修订
时间
内容
制定者
审核者
审批者
4.前台文员岗位说明书
岗位名称
前台文员
岗位编号
所在部门
行政部
直接上级
行政主管
直接下级
无
下属员工
在岗人员
岗位定员
1/1
职责概述：
负责来访接待和相关支持，办公用品、礼品的管理，电话转接、邮件收发及报刊信件的收发工作，配合部门的其他工作。
职责描述：
权重%
1.来客来访接待服务；
2.报刊杂志、信件、快件的收发；
3.电话记录及转接，邮件的收发；
4.接待用品、礼品、清洁用品、办公用品、办公耗材等物资的管理。
包括计划的收集和汇总、验收、统计、上报等；
5.各类会议场地、器材的准备和管理，参会人员通知；
6.会议室的安排和管理；
7.大厅、一楼会议室、招待室和前台的各种设施、地面的卫生及资料的更新和维护工作；
8.公司饮用水的接收、联络、帐目核对，药品、防暑用品的管理与分发；
9.配合招聘接待及部门内的其他工作；
10.负责工作场所的卫生工作；
11.行政工作异常情况的及时汇报和处理；
12.领导安排的其他工作。
职权：
1.对会议室的使用有调配权；
2.对办公用品计划有初步审核权；
3.对办公用品有保管、发放权；
工作协作关系：
内部协调关系
部门内职员。
外部协调关系
来客、来访者。
任职资格：
教育水平
高中
专业
不限
经验
应届毕业生
知识
具有高中以上文化知识
技能技巧
较强的语言表达能力，有一定的数字计算能力。
培训经历
接受过公关礼仪相关培训。
工作条件：
使用工具
电脑、办公桌椅、电话机、文档柜等。
工作环境
大厅。
工作时间
常白班，按需要加班。
制定与修订
时间
内容
制定者
审核者
审批者
5.网站管理员岗位说明书
岗位名称
网站管理员
岗位编号
所在部门
行政部
直接上级
行政主管
直接下级
无
下属员工
在岗人员
岗位定员
2/2
职责概述：
公司网站和网络的管理和维护，公司电子设备的使用监管，ERP系统的维护，配合公司重大临时工作。
职责描述：
权重%
1、保证公司网站和网络的畅通，按要求发布公司信息
1.1公司网站的管理和维护；
1.2定期收集公司网站动态信息，并审核、编辑、更新；
1.3制订、修订并宣贯网络安全规程，对违规行为进行查处；
1.4及时发觉公司的新闻素材，并进行制作，经批准后发布；
1.5与网站相关的外联工作。
跟踪、监督服务商的工作，使之能按公司实际要求提供服务；
2、ERP系统、电子办公设备及通讯设施的维护
2.1ERP系统的运行维护，在职责范围内保证其不出纰漏，正常运行；
2.2按要求对ERP系统进行权限分配、模块添加及其它相关工作；
2.3按说明书和操作规范对公司各类电子办公设备（计算机、打印机、传真机、投影仪等）进行维护和简单的维修，并对违规操作行为进行纠正和查处；
2.4掌握公司各类通讯设施设备的使用和维护技能，定期进行检修、维护，并对简单的问题进行处理；
3、其他工作
3.1公司宣传材料的设计与制作；
3.2对公司重要活动进行拍照、录像；
3.3按上级要求联络或参加各种展会和宣传活动；
3.4控制使用工作场所的办公器材、耗材，努力改进工作方法，以节约成本；
3.5行政工作异常情况的及时汇报和处理；
3.6负责工作场所的卫生工作；
3.7领导安排的其他工作。
职权：
1.对公司网站的管理权；
2.对公司网站设计、开发等项目的建议权；
3.对员工上网行为的监控权；
4.对违反网络运行、网络安全、电子办公设备、通讯设备等规程行为处罚的建议权。
工作协作关系：
内部协调关系
部门内职员。
外部协调关系
网站建设、电子办公设备、通讯设备等相关服务机构。
任职资格：
教育水平
本科
专业
计算机、网站设计相关专业。
经验
1年以上同岗位工作经验，优秀应届毕业生也可以。
知识
通晓计算机软硬件、网站建设与开发、网络管理等方面的知识。
技能技巧
具有一定的策划能力、创新能力、独立思考能力。
培训经历
接受过计算机应用、网站建设等方面的培训。
工作条件：
使用工具
电脑、办公桌椅、电话机、文档柜等。
工作环境
办公室。
工作时间
常白班，按需要加班。
制定与修订
时间
内容
制定者
审核者
审批者
6.后勤管理员岗位说明书
岗位名称
后勤管理员
岗位编号
所在部门
行政部
直接上级
行政部长
直接下级
保安员、保洁员、炊事员
下属员工
在岗人员
岗位定员
1/1
职责概述：
全面负责公司的安全保卫工作。
在上级的领导下，负责行政稽查、基础设施的建设和维修、卫生管理及食堂管理工作。
职责描述：
权重%
1、全面负责公司的安全保卫工作
1.1贯彻落实公安机关和公司下达的治安和消防任务；
1.2制定公司各项安全管理制度，并经批准后实施；
1.3负责对保安员的工作进行管理，拟定各项管理规定并实施；
1.4定期组织安全检查工作，及时发现安全隐患，并责令有关责任单位和责任人如期整改，杜绝安全事故的发生；
1.5组织对保安员进行培训、考核、测试，不断提高保卫人员的综合素质和岗位技能；
1.6定期组织安全、法制培训活动，增强员工的安全意识和法制观念；
1.7组织实施公司重大活动的安全保卫工作；
1.8负责监控设施、门岗设施、保安器具的使用、维护及管理。
2、负责行政规章制度和劳动纪律的宣贯与监督实施
2.1负责行政规章制度和劳动纪律的宣传贯输；
2.2不定期组织保卫人员对违反各项管理规定（规章制度、劳动纪律、电子办公设备操作规程等）的行为进行查处，并按规定给予处罚；
2.3每季度对各项规章制度的执行情况进行汇总、分析，并以部门为单位进行评比；
2.4对规章制度执行过程中的问题进行总结，不断改善执行方式方法，建议修订制度。
3、负责公司的小型基础设施建设和维修
3.1受理各部门（单位）的基建、维修申请；负责公司范围内的卫生检查，每周组织一次卫生大检查，对不达标单位督促整改并进行处罚。
3.2组织基础设施的维修工作；
3.3负责甄选、联络外部维修机构进行施工，并进行监督、验收、结算；
3.4中央空调的调试、检验及维护。
4、负责职工食堂、环境卫生的管理
4.1监督职工食堂的食品安全、卫生、质量及价格状况，发现问题及时纠正和上报；
4.2定期组织对职工食堂工作的调查，反馈结果，并督促持续改进；
4.3按公司和ISO管理体系的要求保持环境卫生；
4.4制订保洁员的工作职责，对其进行考核监督；
4.5定期组织卫生检查，并通报结果，必要时提请行政部进行奖惩。
5、其他工作
5.1行政工作异常情况的及时汇报和处理；
5.2职责范围内突发事件的处理；
5.3领导安排的其他工作。
职权：
1、对公司行政相关工作的监控权；
2
升级会员 