行政部部门相信管理办法.docx

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行政部部门相信管理办法

中国力天矿业（集团）有限公司

管理标准

行政部份

受控编号

2012--xx--xx发布2012--xx--xx实施

中国力天矿业（集团）有限公司发布

ZLT-AD1-20121125-001

1企业文化………………………………………………………………………1

2工作服、工作证管理办法……………………………………………………2

3办公物资管理办法……………………………………………………………4

4档案管理规定…………………………………………………………………6

5印章管理办法…………………………………………………………………13

6文书管理办法…………………………………………………………………16

7计算机管理规定………………………………………………………………18

8公司车辆管理制度……………………………………………………………20

9公司保密制度…………………………………………………………………23

10员工礼仪行为规范……………………………………………………………27

11行政部组织机构………………………………………………………………31

12行政部工作职责………………………………………………………………32

13总经理工作职责………………………………………………………………33

14专职律师基本职责……………………………………………………………34

15业务主管工作职责……………………………………………………………36

16新闻中心主任工作职责………………………………………………………37

17文秘岗位工作职责……………………………………………………………38

18档案管理员工作职责…………………………………………………………39

19驾驶员工作职责………………………………………………………………40

20保安岗位工作职责……………………………………………………………42

21保洁员工作职责………………………………………………………………43

附件

固定资产登记表………………………………………………………………44

办公用品申购单………………………………………………………………45

办公用品入库单………………………………………………………………46

办公用品领用单………………………………………………………………47

保安员交接班记录表…………………………………………………………48

企业文化

企业目标：

超常规思维，跨越式发展，打造一流团队，奉献一流服务，铸就

一流品牌。

企业宗旨：

为客户创造财富，为员工创造平台，为股东和社会创造效益。

企业使命：

通过矿产开采、矿产加工、企业并购、资本运作、资源整合、项

目投资建设等多种方式，增加税收，增加附加值，创造经济效益、

环境效益和社会效益，将中国力天打造成具有国际品牌的矿业集

团。

企业精神：

诚信、创新、卓越。

――诚信：

公司对员工信守承诺，员工对公司真诚敬业；同事之间以诚

相见，同心协力；公司对客户真诚守信，客户对公司信任依

附。

――创新：

在业务技能、服务方式和管理机制上创新求强，打造出一支

具战斗力和凝聚力的团队。

――卓越：

技能求专，服务求全，机制求新；追求卓越，树立企业良好

形象；以口碑造就美誉，以美誉造就品牌，以品牌造就规模，

以规模造就效益。

工作服、工作证管理办法

一、目的和范围

为了展现和维护公司形象，加强员工工作证、工作服的管理，特制定本办法。

二、职责

1、行政部是工作证、工作服归口管理部门，负责工作证、工作服的制作、发放、登记、检查监督和违纪处理等事宜。

2、行政部根据《员工花名册》发放工作证、工作服。

三、发放与管理

1、新员工录用后，交一寸免冠照片2张，由行政部登记备案办理工作证，按身材大小发放工作服；

2、员工上班时间必须佩戴工作证、穿工作服（副总经理级以上人员除外）；

3、员工工作证、工作服必须保持整洁、美观，各部门主管有责任督促本部门员工做好以上工作。

4、员工因工作调动或其它特殊情况需要更换工作证的，由行政部负责办理，工作证不得私自脱塑。

5、员工工作服不回收。

行政人员在本公司任职满1年的，工作服费用由公司补贴60%，满2年的，由公司全额补贴；一线员工在本公司任职满半年的，工作服费用由公司补贴60%，满1年的，由公司全额补贴。

6、员工离职办理交接手续时，应把工作证交还行政部，否则扣款50元。

7、员工应保持工作证的完好，如有遗失应及时补办，补办需收取10元工本费。

四、检查与处罚

行政部不定期对各部门人员佩戴工作证、穿工作服的情况进行监督检查，发现违规人员。

每次罚款20元。

办公物资管理办法

为使办公室物资管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，特制订本规定，此规定的执行部门为行政部。

一、办公用品分类：

公司办公用品分为常用品、控制品、特批品、实物资产。

办公用品使用对象：

公司职能和业务部门员工。

1、常用品：

圆珠笔（芯）、水笔（芯）、铅笔、橡皮、墨水、胶水、回形针、大头针、装钉针、稿纸等。

2、控制品：

名片、文件夹、压杆夹、文件架、计算器、钉书机、笔记本、会议纪录本、信封、笔筒、钢笔、白板笔、水彩笔、固体胶、胶带、标签纸、涂改液、更正带、档案盒、档案袋、皮筋、刀片、图钉、票夹、印台（油）、量具、刀具、软盘、刻录盘等。

3、特批品（不列入办公用品费用考核）：

印刷品（各类宣传单、各类表格、文件头等），财务帐本、凭证，彩色墨盒、打印纸、U盘等。

4、实物资产：

空调、计算机、打印机、复印机、传真机、摄像机、照相机、办公桌椅等

二、办公用品采购

1、公司物资的采购，原则上由行政部统一购买，属特殊物资经行政部同意，可由申购部门自行购买。

申购物品应填写物品申购单，1000元以内物品申购交部门经理同意，行政部批准；1000元以上（含1000元）部门经理同意，行政部批准，行政副总裁批准。

2、物资采购由行政部指定专人负责，并采取以下方式：

1）定点：

公司指定大型超市进行物品采购。

2）定时：

每月月初进行物品采购。

3）定量：

动态调整，保证常备物资的库存合理性。

4）特殊物品：

选择多方厂家的产品进行比较，择优选用。

三、办公用品入库

1、验货

2、办理入库手续：

填写入库单，包括货物名称、规格、单价、各级金额。

3、入库经手人及仓库负责人在入库单上签字。

四、物资领用管理

公司根据物资分类，进行不同的领用方式：

1、常用品：

直接向行政部物品保管人员处签字领用。

2、控制品：

直接向行政部物品保管人员处签字领用。

3、特批品：

须经行政部经理签字批准到物品保管人员处签字领用。

4、实物资产：

由行政部设立实物资产管理台帐，以准确记录固定资产的现状。

五、公司物资借用

1、凡借用公司办公器材，需填写物资借用单，并由部门经理签字认可

2、借用物资超时未归还的，行政部有责任督促归还

3、借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿

六章、附则

1、新进人员入职时由人力资源部通知，向行政部领用办公物品；人员离职时，必须向行政部办理办公物品归还手续，未经行政部签字认可的，人力资源部不得为其办理离职手续。

2、行政部有权控制每位员工的办公物品领用总支出。

档案管理规定

为规范公司文件资料的归集、整理和保管，维护公司资料的完整和信息安全，方便资料查阅，特制定本规定。

一、建档文件的范围，包括电子文件和声像资料

（一）公司注册方面的文件证照；

1、营业执照、税务证等五证；

2、公司章程、股东名册；

3、会员单位证照；

4、业务经营许可证；

5、其他相关证件证照。

（二）国家立法机构和有关政府机构方面的文件：

1、公开发布的与公司业务相关的法律法规和通告；

2、发来的规章规定和通告通知。

（三）公司所有各类业务办法、管理规章和政策规定；

（四）人事方面的文件资料；

1、劳动合同、聘用合同、劳务合同、保密协议和相关附件或补充约定；

2、薪资报酬发放记录；

3、应聘登记、面试记录和审批；

4、员工个人信息登记资料；

5、工作考核记录；

6、员工检举和客户投诉材料；

7、对涉嫌违纪人员的调查材料；

8、有权审批人签字样本、用印记录、印章管理薄；

9、员工手册和各类培训材料；

10、员工提案资料。

（五）办公物品方面的资料；

1、保修卡、使用说明等原始资料；

2、设备配置记录和所有办公设备的统计帐册报表；

3、办公设备维修记录；

4、定点供货合同；

5、办公用品发放记录、个人台帐；

6、办公用品库存统计帐册报表。

（七）办公室装修方面的资料；

1、装修契约；

2、其他重要凭证。

（八）工作计划方略方面的文件资料；

1、发展规划、经营计划和方案及竞争措施；

2、各部门工作计划和总结、公司工作计划和总结。

（九）公司会议和领导批示形成的文件材料；

1、重要人事任命和行政决定；

2、股东会、董事会和公司办公会等会议记录和纪要；

3、重要业务人事财务专项研究研讨会议记录和纪要；

4、公司领导的重要批示。

（十）业务成果方面的文件资料；

1、各类重要的经济形势或行情趋势分析报告、投资可行性分析报告；

2、须保密的投资建议；

3、其他有价值需保存的工作成果。

（十一）客户和合作伙伴方面的文件资料；

1、与客户和各合作方签订的各类协议契约；2、往来函件邮件传真件；

3、其他相关文件。

（十二）客户和合作伙伴开户和交易方面的所有协议文件和数据资料；

（十三）财务会计方面的文件资料；

1、记账凭证；

2、各类帐本帐册和报表；

3、财务分析报告；

4、其他相关文件资料。

（十四）对外宣传资料；

（十五）其他具有利用和保存价值的文件材料。

二、建档保管的职责分工

（一）前条第

（一）款至第（八）款、第（十）、1项、第（十一）、1项（指文件正本）和第（十四）款所述文件资料由行政部负责建档保管；人力资源和培训方面的文件资料由人力资源部负责建档保管。

（二）前条第（九）款由行政部和相关部门各自建档保管。

（三）前条第（十）、2项和第（十一）、2项所述资料由各业务主管部门负责建档保管。

（四）前条第（十二）款所述资料由各业务主管部门负责建档保管。

（五）前条第（十三）款所述文件资料由财会部负责建档保管。

（六）各相关部门应指定专人负责档案管理工作。

档案专管员名单应报送行政部备案，专管员变更时亦同。

三、管理要求

（一）应在下列第一时间由行政部和/或相关部门立卷建档：

1、合同契约一经签署。

2、客户开户手续一经完成。

3、政府机构、公司的文件已经传阅完毕；如以复印件传阅则原件应立即建档。

4、证件证照领回公司并已经主管领导阅知。

5、规章制度、培训材料、宣传资料、发展规划、经营计划和竞争方略及各类分析报告投资建议一经定稿签发。

6、公司决议决定一经签发。

7、各部门工作计划和总结已经公司领导传阅；公司工作计划和总结一经签发。

8、会议记录整理完毕并已经发言人传阅确认。

9、声像视听资料制作完毕并经主管领导确认合格批准使用。

10、相关工作已告结束或告一段落。

11、发至部门的公司决议决定、相关文件和重要会议记录纪要已按部门领导签批意见签阅完毕。

（二）应分门别类，按户按人整理立卷，建档保存。

建档时应按档案管理规则粘贴标记，逐件编号并记入文件目录清单；排列应整齐并应分类按序，易于查找。

（三）应特别注意对电子文档的建档存档工作。

电子文档应有备份，以防电脑故障而丢失数据资料；备份亦应建档，做好标记，录入清单。

电子文档应有文件名称的命名，已正式签发的电子文档应该在命名中加注“定稿版，已签发”字样，并一律以WORD防修改加密方式加以处理，以防止被改动；且其他原有

草稿类同名电子文档一律删除，不得再行保留，以免今后混淆使用。

应配备专用电脑存放电子文档，该电脑视同文件存放于橱柜内。

需建档存档的电子文件一律以WORD防修改加密方式存放于该专用电脑内。

该防修改加密只设一个密码，仅限于董事长、行政副总裁和行政部负责人和档案管理员知道并应妥善存放于电脑内和备份移动盘内。

防修改加密操作程序为：

点击第一栏“工具”或“审阅”――“保护文档”――点击“限制格式和编辑”――在“编辑限制”加勾－－选择“不允许任何更改（只读）”――在“例外项”选择“每个人”――选择“是，启动强制保护”――添加密码――点击“确定”。

（四）凡涉及公司秘密的文件资料原则上应存放于加锁的橱柜内。

（五）因工作需要借阅档案资料必须办理借阅登记手续，归档时办理借阅核销手续。

电子文档的借阅亦应办理借阅登记手续和借阅核销手续。

电子文档的借阅不得借取整个电脑或移动盘，而以复制为借阅形式，且仅能复制需调阅的文件，不得复制其他文件。

（六）各建档部门应每月进行一次检查。

检查文件资料建档归档工作状况，特别是电子文档，有无遗漏和延误，非定稿版本是否删除，有无防修改加密，发现问题，及时纠正完善。

行政部应每半年（每年的1月上旬和7月上旬）提出明确的检查要求和检查项目清单，对各相关部门的建档归档工作做一次全面检查，并将检查结果书面报告行政主管。

四、文档保存期限按国家相关规定执行。

已过保存限期的文档由各相关部门提出清单，交由行政副总裁审核后报董事长批准，然后送交综合办公室统一销毁处理。

五、档案专管员离职时，应填写移交文件清单，办理交接手续；并将防修改密码一并移交。

印章管理办法

一、总则

1、印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为防止不必要事件的发生，维护公司的利益，制定本办法。

2、公司董事长授权由行政部全面负责公司的印章管理工作，发放、回收印章，监督印章地保管和使用。

二、印章的领取和保管

1、公司各类印章由各级和各岗位专人依职权领取并保管。

2、印章必须由各保管人妥善保管，不得转借他人。

3、公司建立印章管理卡，专人领取和归还印章情况在卡上予以记录。

4、印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有公司印章的，须办理归还印章手续后方可办理离职手续。

三、印章的使用

1、公司各级人员需使用印章须按要求填写印章使用单，将其与所需加盖印章的文件一并逐级上报，经公司有关人员审核。

2、经有关人员审核，并最终由具有该印章使用决定权的人员批准后方可交印章保管人盖章。

3、印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。

4、在逐级审核过程中被否决的，该文件予以退回。

5、公司董事长对公司所有的印章的使用拥有绝对的决定权。

6、涉及法律等重要事项需使用印章的，须依有关规定经法律顾问审核签字。

7、财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无须经上述程序。

8、用印后该印章使用单作为用印凭据由印章保管人留存，定期整理后交行政部文秘归档。

9、印章原则上不许带出公司，确因工作需要将印章带出使用的，应事先填写印章使用单，载明事项，经公司董事长或董事长批准后由两人以上共同携带使用。

10、公章的使用决定权归公司董事长，其他各印章的使用决定权由公司董事长根据实际工作需要进行授权。

四、责任

1、印章保管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向公司行政部报告。

2、任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。

3、违反本办法的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。

五、附则

本办法解释权归公司行政部。

文书管理办法

为制度化，规范化文书管理体系，特制定本办法。

一、文件流传：

登记、收文、传阅、立卷、存档、处理（销毁）

二、文件分类

须登记的文书范围：

1、外来文件：

公文（命令、指令、决议、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要）、电报、传真等等

2、本公司制发文件：

本公司内部文件和对外业务文件

三、收文

1、、本公司与外界往来的文件，由行政部统一登记、收文。

2、、内部制发文件流转，由各部门自行登记、收文、立卷、存档。

四、发文

1、、以公司名义撰写的文件，可由各部门自行拟稿，统一由行政部登记签发。

2、、以各部门名义撰写的文件，由各部门自行登记、签发。

五、分文

1、、外来文件由行政部登记收文后，根据业务性质分送各有关部门处理。

2、、内部制发文件流转时，由发文部门登记签发后，直接送收文部门登记签收。

六、会签

1、、需多部门或多人会签处理的文件应附上"收文处理单"。

2、、各部门收到需参与会签的文件时，须本着本部门的职责及时认真处理并签署意见。

3、文件收文后，再依"收文处理单"内所指定的会签顺序，转送其他会签部门或某人，若某部门或某人为最后一个会签单位，则处理后将本文件转送行政部。

7、重要文件的审核、执行

1、审核、批示

涉及公司总体协调或应由公司董事长或总裁审核的文件，由行政部汇总签办意见，呈董事长或交其他被授权者做最终的审核、批示。

2、执行

经董事长或有关人员的批示后，正本留行政部归档存查，由行政部将文件复印一份送执行单位处理并督促执行。

八、撰写文书格式

1、公司实行按国家标准和公司标准统一的文书规范格式。

2、对已经统一的文书类（以附件形式下发），要求各部门及员工严格按公司规范格式操作。

九、处理（销毁）

1、外来文件

2、内部文件

计算机管理规定

一、购置和维护、维修

1、公司指定专人负责统一制定公司计算机系统的各种软、硬件标准，只有符合这种标准的设备方可使用。

2、公司及下属子公司软、硬件及相关服务的供应商由公司指定专人进行挑选（包括设备的采购）。

公司及各部门软、硬件及相关通讯线路的安装和连接由公司指定的专人监督。

3、软、硬件设备的原始资料（软盘、光盘、说明书及保修卡、许可证协议等）根据档案保管要求保管。

使用者必需的操作守册由使用者长借、保管。

4、公司及各部门计算机的维护、维修由公司指定的专人负责。

二、使用

1、公司及各部门的计算机只能由经行政部授权及培训的员工操作使用。

2、使用者应保持设备及其所在环境的清洁。

下班时，务必关机切断电源。

3、使用者的业务数据，应严格按照要求妥善存储在网络上相应的位置上。

4、未经许可，使用者不可增删硬盘上的应用软件和系统软件。

5、严禁使用计算机玩游戏。

三、安全措施

1、公司及各部门的业务数据，由该公司文件管理员至少每周备份一次；重要数据由使用者本人向文件管理员申请做立即备份。

2、公司计算机系统的数据资料列入保密范围。

未经许可，严禁非相关人员私自复制。

3、未经许可，任何私人的光盘、软盘不得在公司的计算机设备上使用。

4、使用者必须妥善保管好自己的用户名和密码，严防被窃取而导致泄密。

5、计算机的所有软驱都被屏蔽，使用者不得擅自解除屏蔽，如需使用，必须通过系统管理员。

四、上述各项，如有违反，按公司有关规章制度严肃处理。

公司车辆管理制度

一、车辆管理

为加强对车辆的管理，保证工作用车，最大限度地降低成本、减少支出，特制定本制度。

1、集团公司公用车辆由行政部统一管理。

部门总经理工作用车实行相对固定，各部门公务用车需向行政部申请，说明用车事由并由行政部统一调配派车。

2、车辆必须由专业驾驶员驾驶，原则上定人定车，严禁非专业驾驶员驾车。

本单位和外单位驾驶员之间不得私自交换车辆驾驶。

严禁私自将车借给他人使用。

3、非公司人员用车须经批准后方可安排用车。

4、原则上实施专人专车驾驶，专人专管。

车辆主要用于公司货物运送和人员接待、公差、现场等重要公务活动，其它情况原则上不予派车。

若因特殊情况需要用车的，出省必须经行政副总裁批准。

5、除领导有明确要求外，下班后车辆原则上应停放在指定位置。

驾驶员自行停放的，务必确保车辆安全，如有损失责任自负。

二、车辆维修管理

1、所有车辆必须保持整洁。

出车前必须做好检测，保证油箱满油。

2、凡维修车辆和购置车内设施等必须先报告，经批准后方可实施。

⑴、车辆修理一般在定点的几家修理厂进行。

修车由驾驶员填写“车辆维修报告单”，将应修理的事项和所需经费分项载明，由行政部签署审核意见，最后按相关负责人签署的审批意见到有关厂家维修。

在维修过程中如有需要超出报告及审批范围的维修，必须再次填写“车辆维修报告单”，并按程序得到审批后方可连续维修。

⑵、修理过程中要有二人以上共同参与，行政部分管负责人要加强对维修情况的检查和督办，最大限度缩短修理时间，降低修理成本。

⑶、所有维修工作均应遵循采购程序。

涉及上述能在本地维修的各类事项，一律在本地进行。

车辆出差前要搞好检修工作，出差中途车辆必须修理的，应及时向行政部分管负责人报告，按照审批权限经批准后可在特约维修站（厂）实行简单维修，维修必须附有清单，换件的必须交旧件。

报销时随车领导必须在票据上签字。

⑷、车辆维修原则上不得突破定额标准。

维修金额由行政部请示主管领导审批。

⑸、车辆不得超标准进行内部装饰。

车辆设施购置应填写报告单，经批准后方可进行。

三、违反管理制度或车辆管理有关规定的处理

违反本管理制度或车辆管理有关规定，造成不良影响或损失的，按有关规定给予处罚：

1、经交警部门仲裁认定：

负全部责任的，按理赔责任比例赔偿损失的5%；负主要责任的，赔偿损失的3%；负次要责任的，赔偿损失的1%。

2、不经交警和有关部门裁决，但又有车辆或其他损失而私了的，费用自理并不得在单位报修。

3、酒后出车造成的损失，均由驾驶员本人承担一切责任。

4、驾驶员擅自将车交给他人驾驶造成车辆损失的，由驾驶员本人赔偿损失总额的50%，并作待岗处理。

5、驾驶员擅自出车造成的损失按《中华人民共和国道路交通安全法》执行，超出责任限额的部分，无论驾驶员有无过错均由驾驶员本人负责。

6、驾驶员本人非违规驾驶造成人身和财物损失的按《中华人民共和国道路交通安全法》执行。

违规驾驶按《中华人民共和国道路交通安全法》规定赔偿后，余下部分由驾驶员负责。

7、不经审批的维修、购置、整容装饰和换胎、补胎以及超审批范围的各类事项，所发生的一切费用由驾驶员自理。

保密制度

一、总则

1、为了维护公司利益，特制订本规定，公司全体员工必须严格遵守。

2、秘密分为三等级：

绝密、机密、密。

二、细则

1、严守秘密，不得以任何方式向公司内外无关人员散布、泄漏公司机密或涉及公司机密。

2、不得向公司其他员工窥探、过问非本人工作职责内的公司机密。

3、严格遵守文件（包括传真、计算机盘片）登记和保密制度。

秘密文件存放在有保密设施的文件柜内，计算机中的秘密文件必须设置口令，并将口令报告公司董事长或总裁。

严禁携带机密文件到与工作无关的场所。

不得在公共场所谈论秘密事项和交接秘密文件。

4、严格遵守秘密文件、资料、档案的借用管理制度。

如需借用秘密文件、资料、档案，须经董事长或总裁批准。

并按规定办理借用登记手续。

5、秘密文件、资料,严禁私自翻印、复印、摘录和外传。

因工作需要翻印、复制时，应按有关规定报经行政部批准后办理。

复制件应按照文件、资料的密级规定管理。

不得在公开发