人事档案管理制度与相关表格非常实用.docx

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人事档案管理制度与相关表格非常实用

内部平急

XXXX【人】字（2012）第23号签发人：

XXX

关于XXXX人事档案管理的通知

各公司：

为规范XXXX人事档案管理，保证人事资料的完整性与准确性，现将有关事项通知如下：

一、电子档案管理

1．电子信息录入：

档案管理员必须在员工入职（含新入职人员、离职返聘、实习人员）当天及时对其所有相关个人信息进行初始录入，部分暂未收集到位的资料信息需在员工入职后一个星期之内全部录入EAS人事系统。

2．电子信息更新：

员工个人信息发生变动时，需及时对其电子信息进行更新。

二、纸质资料管理

（一）收集

档案管理员在收集人事档案资料时，要仔细核对资料信息，保证资料完整、真实、有效，资料收集齐全后须及时整理归档。

（二）整理

1．人事档案分类

人事档案纸质资料大致分为基本档案资料、其他档案资料、离职档案资料三大类；其中基本档案资料和其他档案资料属于在职期间的资料，离职档案资料是员工离职时需要办理的资料。

（1）基本档案资料

①管理人员基本档案资料主要包括：

实习期资料（校园招聘大学生）、入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共五类；

员工基本档案资料主要包括：

入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共四类；

（2）其他档案资料

①其他档案资料是指除了基本资料以外的其他在职期间的档案资料，这部分档案资料会根据实际情况定期或不定期的更新。

②其他档案资料分类

累积类资料：

是指不可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料需要累积存入人事档案中；

更新类资料：

是指可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料仅需用新版替代旧版存入人事档案中即可（旧版抽出，新版存入）。

③管理人员其他档案资料（累积类）主要包括：

培训（学习）总结资料、管理干部履历表及干部直系家属工作情况登记表、任免类文件、调动交接资料共四类；其他档案资料（更新类）主要包括：

劳动合同及保密协议、廉洁协议资料、体检资料共两类。

员工其他档案资料（累积类）主要包括：

培训（学习）资料、调动交接资料两类；其他档案资料（更新类）主要包括：

劳动合同及保密协议资料、廉洁协议资料、体检资料两类。

（3）离职档案资料

离职档案资料是指在办理离职手续时需填写、上交、归档的档案资料。

三、档案组卷、存放规定

1．有条件的单位应当设立专用的档案室，办公条件不足以设立档案室的，应当设立专用的铁质档案柜。

档案存入箱柜时排列要系统，重要档案要专柜存放。

2．每位员工的人事资料使用人事档案袋，档案袋一面贴上《基本档案目录》并注明档案内的资料，必要时可统一使用（长）32cm×（宽）6cm×（高）22cm的档案盒存储档案。

3．档案盒背侧应当贴有统一的档案名称及档案号。

4．档案盒内首页应当设置档案索引表。

5．根据《制度》有关档案分类的规定，设置档案盒。

档案子类别、文件数量较多的情况下，应当设立档案分类分文件夹。

6．归档的文件材料，必须用统一的报告纸、拟稿纸书写，一律使用碳素墨水、蓝黑墨水，禁止使用圆珠笔或铅笔。

五、管理原则

1．行政人事部设立档案管理员，对人事档案进行统一管理，原则上管理人员档案资料终身保存，生产工人档案至少保留两年；

2．员工调离原公司时，原公司档案管理员需对其档案资料进行检查，并抽出档案资料中的劳动合同资料存于原公司。

员工调出时还需与原公司签订《劳动合同补充条款》一式两份：

一份存入档案资料里一起邮寄至调入公司，一份由原公司连同其合同资料一起保存；

3．未经允许，任何人不得借阅人事档案资料。

附件：

1.《应聘人员登记表》

2.《员工入职申请表（管理）》

3.《员工入职申请表（普工）》

4.《背景调查表》

5.《与原单位解除劳动关系证明书》

6.《入职培训记录表（管理）》

7.《入职培训记录表（普工）》

8.《劳动合同签收单》

9.《劳动合同签收一览表》

10.《员工转正审批表》

11.《培训学分分录表》

12.《外部培训申请表》

13.《培训协议》

14.《外部培训报告》

15.《管理干部履历表》

16.《内部调动审批表》

17.《劳动合同补充条款》

18.《工作移交清单》

19.《管理人员离职审批表》

20.《生产员工离职审批表》

21.《解除劳动关系确认书》

22.《档案管理信息表－贴档案袋用》

23.《管理人员人事档案目录》

24.《生产人员人事档案目录》

XXXX股份有限公司

总经理：

二〇一二年八月二十五日

主题词：

规范人事档案通知

抄报：

区域总经理事业部（副）总经理行政人事总监

抄送：

事业部人事（副）经理

XXXX股份有限公司华北区域2012年8月25日印发

001-应聘登记表

　　申请职位:

姓名

性别

出生

年月

婚否

相

片

政治面貌

学历

籍贯

民族

所学专业

身高

体重

技术职称

电话号码

身份证号

身份证住址

现居住地

爱好及特长

家庭成员（若有亲属在本公司工作请说明）

亲属姓名

关系

年龄

工作单位、职务、通讯住址

联系电话

教育背景（从最高学历填起）

就读时间

就读学校

所学专业

有否证书

证明人及联系方式

年月至年月

年月至年月

年月至年月

工作记录（从最近工作填起）

工作时间

曾服务单位

职位

薪金

证明人

联系电话

年月至年月

年月至年月

年月至年月

薪资要求及其它：

备注：

我确认以上所填内容全部真实可信，如有虚假愿承担重新核定、解聘和赔偿转正后一个月全部薪资的后果。

并同意贵公司对我的个人资料进行查询；本人愿意遵守公司的一切规章制度；另本人对以上所填写信息已确认，后期若有变更将及时告知公司进行调整，否则给公司及个人带来的后果本人自愿承担一切责任。

申请人签名：

日期：

应　聘　评　估　

请面试官根据应聘人员的个人情况在相应的分数栏上打√，然后将总分相加，作为应聘者评价的主要依据。

应聘者姓名

应聘岗位

原岗位

毕业院校

学历

专业

年龄

参加工作时间

户口所在地

项目

5分

4分

3分

2分

1分

学历匹配

专业匹配

专业技能匹配

领导能力匹配

管理能力匹配

沟通能力

语言表达能力

承压能力

个人要求与公司期望匹配程度

应聘者总得分

初试评价

可入职日期

家庭情况

可能存在的问题及其它意见：

应聘者综合评价：

签字：

（招聘负责人、行政人事部负责人意见、部门负责人意见）

日期：

面试结论

根据应聘人员的情况，认为他适合担任□　　　　　　一职□暂不考虑

002-管理人员入职申请表

公司声明：

这是我公司入职程序的一个重要组成部分，您所填写的详尽信息与可能形成的劳动关系事宜完全相关，请您如实、详细填报。

个人资料（由个人填写）

基本信息

姓名

性别

民族

籍贯

相

片

出生日期

年月日

身份证号

学历

专业

婚姻状况

政治面貌

户口性质

现住地址

身份证地址

家庭电话

移动电话

紧急联络人

关系

联络地址

联络电话

社保、证件信息

社保参保种类

资格证书

（职业资格证书、特种行业特种作业资格证书）

个人情况调查

是否有亲属在本单位或关联公司工作

是否与其他企业签订保密、竞业限制协议

社会关系（含集团内及关联公司）

姓名

关系

年龄

工作单位、职务

联系电话

主要家庭成员

姓名

年龄

与本人关系

所在单位

联系电话

教育经历（从最高学历填起）

起止时间

学校名称

专业

学历

证明人及电话

至

至

至

至

主要工作经历（从最高工作填起）

起止时间

单位名称

职务

薪资

证明人及电话

至

至

至

至

自我简述

承诺：

我确认以上所填内容全部真实可信，如有虚假愿承担重新核定、解聘和赔偿转正后一个月全部薪资的后果。

并同意贵公司对我的个人资料进行查询；本人愿意遵守公司的一切规章制度；另本人对以上所填写信息已确认，后期若有变更将及时告知公司进行调整，否则给公司及个人带来的后果本人自愿承担一切责任。

填表人签名：

填表日期：

.

录用情况（由人力资源部填写）

部门

岗位

职级

报到日期

聘用形式

试用期

合同期限

薪

资

试用期

津

贴

福

利

保险基数：

公积金基数：

.

转

正

.

其他说明（其它福利补贴）：

行政人事部意见：

用人部门意见：

区域/事业部总经理意见：

注：

1、经理级及以上职级员工由事业部总经理、区域总经理批准，报总部行政中心；

2、主管级（含主管）以下员工由事业部总经理批准，报区域行政人事部备案。

003-员工入职申请表（普工）

员工编号：

姓名

性别

出生年月

婚否

相

片

政治面貌

学历

籍贯

民族

所学专业

户口

体重

身份证号

身份证住址

联系电话

现住址

紧急联系人

紧急联系人地址及电话

教

育

背

景

就读时间

就读学校

所学专业

有无证书/证明人

年月至年月

年月至年月

工作经历

工作时间

曾工作单位

职务/薪金

证明人及联系方式

年月至年月

年月至年月

年月至年月

家庭成员

姓名

性别

年龄

关系

现在何单位任职或居住及联系电话

工作地点

期望薪资

可上班时间

个人要求及意愿：

备注：

本人所填以上资料真实无讹，如有虚假、虚报，本人愿承担一切责任，并同意贵公司对我的个人资料进行查询；本人愿意遵守公司的一切规章制度；我确认以上所填内容全部真实可信，如有虚假愿承担重新核定、解聘和赔偿转正后一个月。

申请人签名：

日期：

以下由公司填写

安排车间

班组/工种

入厂日期

生产部意见

经理：

行政人事部意见

经理：

总经理意见

004-员工背景调查表

被调查人

应聘职位

调查时间

工作经历调查1

公司名称

联系人

联系方式

1、我想证实女士/先生提供的信息，他正在申请到我公司工作，他曾经在贵公司任职过吗？

职位是什么？

2、他离职的主要原因是什么？

3、他在工作期间内表现如何？

4、在工作期间内与同事和上司关系如何？

有过相关奖惩吗？

5、工作期间薪资、福利？

工作经历调查2

公司名称

联系人

联系方式

1、我想证实女士/先生提供的信息，他正在申请到我公司工作，他曾经在贵公司任职过吗？

职位是什么？

2、他离职的主要原因是什么？

3、他在工作期间内表现如何？

4、在工作期间内与同事和上司关系如何？

有过相关奖惩吗？

5、工作期间薪资、福利？

证件核实

毕业证

□属实□不属实

学位证

□属实□不属实

身份证

□属实□不属实

职称证

□属实□不属实

职业资格证

□属实□不属实

其他

调查人员：

年月日

005-解除劳动关系说明书

XXXX有限公司：

本人在进入公司前，经过友好协商已与原单位.依法解除劳动关系，工作交接完毕，不涉及行业竞业保密协议，允许自由择业。

如与原单位发生劳动、经济等纠纷，本人愿承担全部责任。

特此说明

某某某

二〇一二年某月某日

006-入职培训记录表（管理人员）

部门：

姓名：

职务:

入职时间：

公司级培训内容

时间

具体时间

培训内容

主讲

新员工培训确认签名

公司简介（重点在本区域、事业部）

企业文化

XX重点规章制度讲解

入职生活指南

产品基本知识及工艺流程

OA办公系统应用

部门培训内容（**月**日-**月**日）

部门基本掌握内容

序号

培训内容

主讲

新员工培训确认签名

1

部门组织架构及功能

2

岗位职责及岗位描述

3

三级授权体系

4

本部门制度及关联制度讲解

其它

新员工培训建议：

007-入职培训记录表（普工人员）

部门：

姓名：

职务:

入职时间：

公司级培训内容

时间

具体时间

培训内容

主讲

新员工培训确认签名

公司简介（重点在本区域、事业部）

企业文化

中技重点规章制度讲解

入职生活指南

安全意识

产品基本知识及工艺流程

部门培训内容（**月**日-**月**日）

车间/班组

序号

培训内容

主讲

新员工培训确认签名

车间培训内容

1

车间概况

2

车间安全规章制度学习

3

车间事故教训及案例

4

其它

班组培训内容

1

岗位工作内容、职责及考核

2

岗位安全操作规程

3

设备工具的安全使用及保管

4

岗位的事故教训及安全

5

其它

新员工培训建议：

008-劳动合同签收单

档案编号

部门

姓名

劳动合同期限

签收人签名

签收日期

单位经办人

备注

起

止

劳动合同签收单

档案编号

部门

姓名

劳动合同期限

签收人签名

签收日期

单位经办人

备注

起

止

劳动合同签收单

档案编号

部门

姓名

劳动合同期限

签收人签名

签收日期

单位经办人

备注

起

止

劳动合同签收单

档案编号

部门

姓名

劳动合同期限

签收人签名

签收日期

单位经办人

备注

起

止

序号

部门

姓名

档案编号

劳动合同期限

（起止时间）

签收人

签收日期

备注

009-劳动合同签收一览表

010-员工转正审批表

姓名

性别

入职时间

部门

职务

转正时间

个人述职

签名：

申请时间：

本人愿意在任职期间严格遵守公司的相关制度、规定。

部门主管评定

部门领导意见

行政人事部意见

区域/事业部总经理意见

011-培训学分分录表

姓名

部门

职务

入职日期

培训学分分录

序号

培训内容

讲师

授课方式

培训时间

学分

备注

本年度合计总学分：

综合评价：

文教部：

012-外部培训申请表

申请人

部门

职务

培训机构

培训地点

培训课题

培训时间

申请原因

讲师简介

主要培训

内容

培训费用

预算

培训费

交通费

住宿费

其它

部门预算

部门意见

文教部意见

区域/事业部总经理

013-培训协议书

甲方：

乙方：

甲方对乙方进行培训的相关事宜，就双方之间的权利与义务，经协商一致，双方本着平等、自愿的原则，签订如下协议：

一、培训内容：

二、培训期限：

自年月日起至年月日止。

三、培训费用：

总计：

（大写），以培训结束后实际发生费用为准。

四、培训地点：

五、乙方保证在培训期间努力学习，取得优异成绩，保证拿到证书），获得此结业证书方可以报销。

六、由参加培训所产生的的费用（包括学费、杂费）由全部由公司承担。

七、乙方参加培训期间按正常出勤处理，不影响工资福利待遇的发放。

八、乙方参加培训成绩考试不合格者，如有补考，补考费用自理，如补考成绩再不合格且拿不到该课程颁发的证书者，乙方应赔偿甲方所有的培训费用。

九、乙方培训学习结束后一个星期内，需要向公司上交此次培训心得报告，并把所学成果由公司安排集中向公司进行讲授。

十、服务期：

1.服务期限签订原则：

按公司执行。

2.个人的培训费用确定原则：

培训结束后所发生的费用总额除以参加培训的所有人数。

3.培训完毕后，乙方须为甲方服务年（大写）。

自年月日至年月日止。

如甲方与乙方已签订的劳动合同中的劳动期限短于本服务期的，则该劳动合同中的劳动期限自动延长至服务期满。

培训结束后乙方需把相关证书复印件至甲方备档。

十一、违约责任

1.如乙方在服务期内被甲方辞退， 则乙方不用承担培训费用。

2.如乙方在服务期内自愿离职，则乙方应赔偿（大写）违约金。

3.如乙方在服务期内自愿离职，乙方须补偿甲方培训费用（补偿额=公司支付的培训费用/规定继续服务月份*（规定继续服务月份—已服务月份）。

如乙方未付费擅自离职，甲方依照法律程序追究乙方责任，由此产生的一切后果由乙方负责。

十二、 此协议作为甲方与乙方已签订的劳动合同的附件，自双方签字后开始生效。

十三、 此协议一式两份，甲乙双方各执一份。

甲方（盖章）：

                乙方签名：

签订日期：

  年月日签订日期：

   年 月 日

014-外出培训报告

培训名称

参训人员

培训方式

使用资料

培训时间

培训地点

培训机构

证书名称

讲师姓名及简介

参加外出培训的员工

外出培训心得（值得应用于本公司的建议）

对下次派人参加该训练课程的建议事项

培训相关资料

管理干部履历表

个人资料（由个人填写）

基本信息

姓名

性别

民族

籍贯

相

片

出生日期

年月日

身份证号

学历

专业

政治面貌

婚姻状况

户口性质

现住地址

职称

移动电话

紧急联络人及联系方式

个人情况调查

主要社会关系（直系亲属工作情况）

姓名

关系

年龄

工作单位、职务

联系电话

入职前主要工作经历（从最近工作填起）

起止时间

工作单位

职务

薪资

联系电话

年月至年月

年月至年月

年月至年月

集团内部情况（从入职公司填起）

起止时间