合同归档管理工作范文.docx
《合同归档管理工作范文.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《合同归档管理工作范文.docx（18页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
合同归档管理工作范文
合同归档管理
篇一：
合同档案管理制度
合同档案管理制度
为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。
一、本合同档案管理制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以工程、销售项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件、应标文件、技术方案、合同文本、二次设计方案、工程会议记要、竣工资料等。
二、合同档案管理原则
1、合同档案管理实行络管理体系，由公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。
2、办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。
3、办公室应分别建立建全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名络人员负责合同文档管理。
三、合同档案管理的移交
1、公司在正式签署合同后须将合同正本原件移交办公室存档。
2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。
3、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点。
以双方签字认可后方为完成交接手续。
四、合同文档管理办法
1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。
2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。
3、办公室要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。
4、办公室应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。
5、各部门员工可在主管领导同意的情况下，到办公室查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经部门主管领导、总经理签字同意后，方可在办公室办理相关借阅手续，以影印件借出。
合同原件无特殊情况不得外借。
6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全
7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。
8、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。
篇二：
合同如何归档
档案论坛→『交流天地』→『咨询服务』→合同如何归档？
篇三：
合同存档、查阅管理办法
XX有限公司合同档案管理办法
一、总则
为进一步优化XX有限公司（以下简称“公司”）合同档案管理，规范日常合同归档、查阅管理，特制订本办法。
二、适用
本办法适用于管理中心、各子公司、事业部合同归档、查阅相关事宜。
三、定义
本办法所称“合同”是指：
在公司日常生产、经营、管理等活动中，对内、对外订立的不同性质的协议、资料，包括但不限于以下文件：
人事类：
劳动合同、竞业禁止协议、保密协议、离职协议等。
经营类：
招投标合同、合作协议、市场开发协议、投资协议、融资协议、保险合同、租赁协议等。
购销类：
采购合同、供货合同及其补充协议等。
工程类：
项目建设合同、工程承包合同、承揽合同、维护保养合同等。
技术类：
技术开发合同、技术服务合同、委托代理合同（资质申报）、代理报关协议等。
诉讼类：
判决书、调解书、仲裁裁决、起诉状、上诉状等。
其他具备合同性质的文件。
四、职责
管理中心行政中心，各子公司、事业部印章审核员兼任合同档案管理员，负责日常合同档案管理工作。
具体如下：
负责合同归档手续办理、更新《合同档案目录》。
负责合同查阅手续办理、维护《合同档案查阅审批表》。
负责合同档案存档、整理、核对、登记、接交等日常性工作。
工作变动时，应办妥移交手续，列出合同档案移交清单。
对管理中心各中心、子公司、事业部的合同档案管理工作进行指导、监督
其他合同档案管理事宜。
五、归档
合同经我方加盖印章后，合同档案管理员应跟踪合同去向，监督业务经办人员提交存档已经各方盖章之终版合同。
经办人员提交存档合同，合同档案管理员于《合同档案目录》进行更新录入，经办人员于《合同档案目录》签字确认。
合同档案管理员应于接收前对合同进行相应的核实工作，确认对方是否已盖章，是否漏页、缺页等。
合同档案管理员将合同档案存放于专用文件柜内，注意防火防潮。
存放时，遵循合同的形成规律和特点，分门别类。
合同以原件或正本归档。
特殊情况不能留存原件或正本的，应将复印件或副本归档，并于《合同档案目录》注明原件或正本所在。
六、查阅
需查阅合同档案的人员，应至合同档案管理员处领取《合同档案查阅审批表》，经所在部门主管签批后，方可进行查阅。
查阅地点限于公司办公场所内。
合同档案不予外借、扫描，且查阅过程需由合同档案管理员陪同监督。
如有复印必要，可进行合同文件的复印。
查阅或复印合同档案时，应确保合同档案的完整性，不得擅自涂改、勾划、裁剪、拼接、抽取、拆页或损毁。
查阅涉及公司经营决策、发展规划、诉讼文书、重要合同等重要的或应予保密的或尚未依法定程序披露的合同须经总经理批准。
查阅合同交还时，合同档案管理员查须当面核对，如发现遗失或损坏，应立即报告主管领导。
七、期限
常规性合同档案保管期限为三年，但涉及公司重大经营管理活动和商业机密，对企业经营管理和业务发展有长远利用价值的合同，则为永久保存。
八、处罚
为了确保合同档案的完整与安全，对于发生下列行为之一的人员，公司有权视情给予通报批评、适当经济处罚或与其解除劳动合同，构成犯罪的则转送司法机关严肃
损毁、丢失或者擅自销毁公司合同档案的；擅自抄录、复印、公布公司保密合同的；擅自涂改、篡改、伪造、变造公司合同档案的；违法违规出卖、倒卖公司合同档案的；
合同档案管理人员、经手人员其他玩忽职守情形的。
九、其他
本办法由行政中心负责制订、解释、及修改。
本办法自公布之日起生效。
附件
1.《合同档案目录》2.《合同档案查阅审批表》
行政中心
二零一二年五月二日
合同档案目录
NO.
合同档案查阅审批表
NO.
篇四：
制度
制度
1.目的
为进一步规范、加强集团各类，避免遗失，便于查询，统一归档，特制定本制度。
2.适用范围
适用于集团（含集团下属各分/子公司）各类合同的管理。
3.职责
人力资源部是本制度制定的责任部门；总裁办是本制度执行的监督部门；各部门是本制度执行的责任部门。
4.分类管理（详见下表）
5.归档管理
各部门指定专人进行，各类合同经集团领导审批签订并履行完后，合同签订部门进行复印、扫描，原件（包括：
《文件处理单》及相关附件）送至原件保管部门进行存档保管，复印件、扫描件由合同签订部门自行保管（如有多余原件，合同签订部门自行保管一份）；
原件保管部门收到合同原件后，对合同进行扫描并将扫描件进行电子档归档管理；
电子归档处理完后，对合同原件进行纸档分类保存，并建立查询目录；市场运营中心（含分/子公司）的各类合同（非人事类），商务管理部必须统一保管一份复印件及扫描件。
6.借阅管理
合同查询先从部门内部进行查询，如无法查询，再到原件保管部门进行查询（此条作为部门文件管理绩效考核的参考数据之一）；
如需查询或使用原件，需填写《合同借阅申请单》（详见附件：
《合同借阅申请单》）。
7.交接管理
各部门合同管理人因辞职或异动，需由部门负责人另指定专人进行合同管理交接（包括：
纸档、电子档），交接时需列《合同交接清单》；辞职或异动手续办理时，人力资源部需审核是否有附有《合同交接清单》8.本制度由人力资源部制定，于20XX年04月21日生效。
附件：
《合同借阅申请单》
2
合同借阅申请单
注：
1.此申请单由合同借出部门存档；
2.合同借阅归还后此单交还借阅人；
3.如到期还未归还的，出借部门需与借阅人再次确认归还日期。
合同借阅申请单
注：
1.此申请单由合同借出部门存档；
2.合同借阅归还后此单交还借阅人；
3.如到期还未归还的，出借部门需与借阅人再次确认归还日期。
3
篇五：
公司合同归档办法
南京锋尚房地产开发有限公司合同归档办法
一、公司合同按内容共分为三类
1、工程合同，合同编号：
南锋房（工）合200X-XXX号
包括：
规划、设计、勘察、监理、造价咨询、建筑、安装、装饰、市政、材料采购、甲方付款乙方收货的三方合同、设备购买及安装、室外环境的设计、施工合同
2、宣传合同，合同编号：
南锋房（宣）合200X-XXX号
包括：
户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷合同
3、行政合同，合同编号：
南锋房（行）合200X-XXX号
包括：
土地合同、办公用房租凭合同、员工劳动合同、借款协议等
二、合同接收程序
合同经办人将完整的合同（包括合同会签审批单及合同）存档时，应在档案接收登记本上登记并签字，注明：
合同名称、存档日期、数量。
一般情况下，存档合同应为正副本各一份。
三、合同存档程序
合同交接后，首先对合同进行分类、盖上合同编号章及正、副本章。
然后将正本合同扫描做成PDF电子文件存储在相应的档案室电脑的“合同”文件夹内，同时将合同信息登记在“合同”文件夹内对应的excel格式的“合同目录”上，并将合同编号与PDF格式的文件进行超级链接。
第三，将正本合同存放在独立的牛皮纸档案盒内，按编号先后顺序收存于档案室铁皮柜里。
四、合同补充协议接收、存档程序
由于合同变更而产生补充协议时，接收程序同上。
存档时，要将合同补充协议编号为：
南锋房（X）合200X-XXX号—补充协议1（当合同多次变更时，补充协议的编号顺应为南锋房（X）合200X-XXX号—补充协议2，……）。
补充协议要与原合同一起保存在同一个档案盒内。
PDF格式的补充协议要与原合同的PDF文件进行合并，同时更新Exce格式的“合同目录”中“合同总额”等相关信息，并在备注栏说明：
有补充协议，日期：
XX年X月X日。
五、《付款审批表》和《入库单》存档程序
合同的《付款付款审批表》第一联（白色）和《入库单》（白色）应存在档案室，接收程序同上，并保存在该份合同的档案盒内。
PDF格式文件要与原合同PDF格式文件进行合并。
同时更新Excel格式的“合同目录”中“已付款”等相关信息。
六、副本合同向财务部移交程序
副本合同在档案室盖章编号后，应由档案室交财务部保管，双方交接合同时要在《档案移交登记本》上签字确认，包括：
合同名称、移交时间、移交数量、移交人和接收人签字。
《档案移交登记本》保存在档案室铁皮柜内。
同样，财务部也应要求副本合同移交人在财务部的《档案接收登记本》上签字确认。
七、为确保电子版的合同安全，每月5日、25日要将档案室的电子版合同文件夹备份到移动硬盘上，移动硬盘保存在档案室铁皮柜内。
移动硬盘不能外借。
八、本管理办法由行政部负责解释。
篇六：
合同档案归档制度
合同档案归档制度
为规范股份公司合同文档管理工作，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，保证合同档案的完整性及保密性，杜绝资料流失，特制定本制度。
一、合同档案归档范围
本制度所指的合同档案是公司在项目建设和业务经营中形成的各类合同、合约、协议等文本。
包括：
合同文本及招标文件、应标文件（投标文件）、会议纪要、合同评审表等相关材料。
二、合同档案管理原则
1、合同档案实行由股份公司、各产业、公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、安全和有效利用。
2、各办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管本单位所有合同文档。
3、各办公室应确定一名兼（专）职合同档案员负责合同文档管理。
三、合同档案的移交
1、在正式签署合同后三个工作日内须将合同正本原件（包括：
合同文本及招标文件、应标文件（投标文件）、会议纪要、合同评审表等相关材料）移交办公室1份。
2、合同文档移交时，必须在《合同档案交接表》上登记，以双方签字认可后方为完成交接手续。
四、合同档案的归档
1、合同档案以专项档案进行单独立卷归档。
2、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。
3、必须建立合同档案管理台账，记录合同编号、合同名称、签约日期、承办部门及人员、对方当事人名称、合同标的（合同总额）、履行情况等事项，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。
4、合同档案必须在合同变更、或履行完毕后，及时系统整理、装订归档，并在每年一季度对上年度档案按短期、长期、永久（永久、30年、10年）期限归档保管。
5、合同档案的销毁严格按照股份公司档案管理制度相关条款执行。
6、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。
7、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。
五、合同文档的查阅
1查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经主管领导、办公室主任签字同意后，合同管理员方可办理借用、调阅手续。
合同借用、调阅原则以影印件借出，合同原件无特殊情况不得外借。
2、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。
3、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。
六、合同档案的监督检查
股份公司综合办公室具有对各成员企业合同档案监督检查职能，利用每半年一次的档案管理监督检查，对合同档案一并检查考核。
七、本制度由股份公司综合办公室负责解释，自下发之日起执行。
篇七：
劳动合同归档方案
劳动合同归档方案
一、目的
规范公司劳动合同管理，保证劳动合同齐全完整，便于今后查找。
二、归档流程
1、审核劳动合同的规范性：
劳动合同签订完毕后检查劳动合同填写是否规范，有无涂改或字迹不清的地方，有无缺页少页，合同是否盖章，确保合同表面整洁无污渍。
2、劳动合同编码：
编码规则按劳动合同自然生成的顺序生成3位流水码，即从第一位签订合同的001号一直往下顺序编码直至999号。
对于第二次或以后续签的劳动合同编码执行第一次劳动合同号。
3、登记劳动合同台账：
建立劳动合同单独的台账，台账内容包括：
员工姓名、员工编码、入职日期、劳动编号、劳动合同签订的起止日期等。
将编好码的劳动合同登记到劳动合同台账中，并在劳动合同台账中注明是第几次续签劳动合同。
新上线的ERP系统可以定期根据建立的劳动合同台账更新。
4、劳动合同的归档：
将编好码的劳动合同按照顺序号整理归档，归档时要注意档案的整齐整洁，保证按顺序号排列，无错排和缺号的情况。
5、劳动合同的借阅管理：
建立劳动合同借阅台账。
台账中注明借阅人姓名、借阅合同编号、借阅谁的劳动合同、借阅劳动合同的起止日期、借阅日、计划归还日期、借阅人签字确认等内容。
对于到期没有归还的要及时催交，仍需借阅的需要从新办理借阅手续。
4、劳动合同归档注意事项：
①离职人员的劳动合同执行原在职时的劳动合同编码，离职后不再从新整理编码。
②对于3为流水码的编码方式不能满足合同编码需要时，从不能满足需要的劳动合同起建立新的编码方式，原劳动合同不在从新编码。
例最后一份合同编码999后下一份合同编码执行4为流水码即为0001，前999份合同不再从新按4位流水码编号。
刘辉20XX-11-3
篇八：
企业合同档案管理办法
合同档案管理办法
为进一步规范合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。
一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本（不
包含劳动合同）。
二、合同档案管理原则
1、合同档案实行公司财务部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和
有效利用。
2、财务部应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同
文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。
3、需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门，为合同承办部
门，承办部门应根据合同项目需要指定承办人，试用期内员工非经总经办允许不得作承办人。
三、合同文档的管理办法
1、合同文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。
2、合同编号规则：
承办部门名称首字母－合同签署年、月份（六位）－
顺序号（三位）。
示例：
TGB－20XX02－001（推广部20XX年2月份第1号合同）
3、合同管理实行承办部门与相关部门审查会签相结合的制度，承办部门
对合同订立、履行全过程负全部责任。
承办部门主管为第一责任人，承办人为直接责任人。
总经办和审查会签部门对应当提出相关意见而未提出的，应当承担相应的责任。
4、各相关部门和总经办依其职能对合同订立、履行、变更、解除全过程
进行监察、审计。
5、公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出要约，作出承诺，签
订合同或具有履约性质的书面文件。
6、合同承办部门和财务部应分别建立合同台账，实行履行跟踪报告责任
制，合同履行及原始资料必须由财务部保管，承办部门只留存影印件。
7、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因。
及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上（包含本数）的已履行完毕的合同协议，由财务部甄别并予以归案。
8、财务部要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合
同统计清单，以有效开展合同文档的查询、利用工作。
9、各部门员工可在财务部查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须
进行登记，方可在财务部办理相关借阅手续，以影印件借出。
合同原件无特殊情况不得外借。
10、合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同
文档的安全。
11、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。
12、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情
节予以处罚。
13、已签署的合同应明确支付方式及付款时间，并交予财务部及时催款。
四、合同文档的移交
1、各部门在正式签署合同后，须在一周内将合同正本原件移交财务部存
档。
2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明。
符合其形成规律。
倘若合同发生变更，则合同编号不予改变。
3、合同文档移交时，必须编制合同移交清单并当面清点。
以双方签字认
可后方可完成交接手续。
行政部
合同档案移交清单
篇九：
合同档案管理流程图
档案管理流程图
篇十：
合同档案管理规定（定稿）
合同档案管理规定
一、目的
为了加强营销合同档案管理，使营销合同档案管理工作程序化、规范化、科学化、便捷化，特编制本规定。
二、范围
本规定中的合同资料适用于公司对外经营过程中所签订的合同及相关书面资料档案，包括销售合同、工程合同、与销售工程合同相关的各种书面文件资料、以及为执行上述合同的相关信息资料等。
三、责任部门及责任人
合同管理科负责各科室提交的合同档案的收集、整理、保管及向公司各相关部门分发合同档案资料；定期对部门内的合同档案进行清理核对；合同管理科合同管理人员负责上述具体工作。
四、合同档案流转管理
（一）合同资料提交管理：
1、凡对外签订的营销合同及相关资料都应由责任部门提交合同科统一归档保管，原则上各签约科室和个人不得分散存放保管。
2、提交的合同资料符合以下要求：
（1）文字清晰、禁止使用铅笔、圆珠笔等抄录及修改；如有修改，必须加盖相应的合同修正章。
（2）合同资料完整、准确、齐全，合同和配套资料（原合同复印件、主件和附件、报告和批复等）应一并归档。
（3）合同资料需按照规定份数及是否原件提交；特殊情况下暂缺失或需要补交的，必须由合同评审人员进行评审登记方可先行提交。
（4）修改协议的提交：
营业科室需提交修改协议书3份，修改协议申请表1份，若有技术规格表和土建资料随之提交。
（5）归档的合同资料，由合同经办人在合同管理人员处登记《合同移交签收表》，并经双方当面清点，核对无误后方可签收，以备存查。
（二）、合同资料移交管理：
1、根据合同履行规定，需向公司相关部门移交合同资料，基本情况如下：
（1）合同资料的移交：
2、移交流程：
（1）正常情况下，营业科室提交完整的合同、修改协议等合同资料后一个工作日内采用人工传递、快递等方式进行资料移交；
（2）若有紧急合同，由营业科室发起经其科室领导审批，营业技术科确认技术资料无误，再经合同科领导批准，走OA电子版合同传递流程，纸质合同随后移交相关部门以备存查。
3、移交合同签收要求
（1）合同科向各部门移交合同资料时，附《合同移交签收表》，各部门应在收到后当日内签收并传真给合同科留档，备以存查。
（2）若先使用电子版合同传递的，签收日期以收到电子版合同日期为准。
五、合同资料归档管理
1、合同档案编号及排列归定
（1）合同号编制：
归档合同以年份和合同形成时的编号为原则，例如110001、110666合同。
（2）柜编号：
合同库的文件柜以英文字母进行排序，例如：
A、B...AA、AB柜等。
（3）盒编号：
按柜内文件盒的排列以数字进行编排，例如1、2、19、20等，每个文件柜一般存放40个文件盒。
（4）合同档案排序：
按盒內存放的合同的合同序号排列，每个文件盒内存放20~30个合同。
（5）合同的整理单位：
归档的合同档案以一份完整的合同为单位，进行整理、分类、编号、排列、编目、装订、装盒。
（6）一份完整的合同的装订顺序：
电梯合同审查表、商务分析表、买卖合同、技术规格表、土建资料、调试或安装合同、运输费/调试费/安装费申请单、承诺函/保证函、身份证复印件/房产证/组织机构代码证/修改协议及其他与合同相关的资料。
2、合同档案电子化检索编制及执行
（1）编制目的：
电子化的入库合同目录可便于对合同在库情况的管理，便于查找，提高工作效率。
（2）期望效果：
可达到快速地查找到已提交合同的具体位置，不进入合同库也可以准确的知道合同在库情况以及其传递、修改、借阅等情况。
（3）更新时间：
每周一更新一次，将相应更新的统计表发给科室中相关人员，相互配合工作。
（4）相关信息：
入库时间、在库位置、是否在库、修改记录、借阅记录等方面。
3、保管事项
1、合同管理人员接收移交的文件材料后，应按规定分门别类进行系统的加工整理、装订、鉴定、编号入库保管并开展利用。
2、合同档案管理员必须加强责任心，对每天处理的合同要及时归档入库，并对现存合同档案经常检查，发现破损及时修补。
3、做好库房清洁工作、八防工作（防火、防盗、防虫、防潮、防有害气体、防光、防高温、防霉），档案室须由专人进行管理。
每天下班前要检查门窗是否锁好。
4、一般情况下，本规定中的合同资料在应在执行完毕且无纠纷后再进行一年的保留期，上述期限过后正式封存，另行保管；特殊合同按实际情况确定具体的保管期限。
六、合同档案借阅规定
本公司内部人员因工作需要，临时或定时借阅合同资料原件，借阅者要爱护合同，妥善保管，不得进行转借、拆除、涂改、抽换等，并需遵循以下规定进行借阅：
1、内部查阅：
即借阅者临时借阅合同合同资料查阅，借阅当天下班前归还。
需到合同管理员处填写《合同借阅
升级会员 