微博中国会议策划.docx
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微博中国会议策划
微博中国产品
推介会暨全国招商会
执行方案
2011-4-22
目录
一、招商目的
二、招商主题
三、招商时间与地点
四、招商规模
五、招商会务领导指挥小组
六、招商前期的筹备工作
（一）招商信息发布
（二）招商会外协工作
（三）嘉宾邀请
（四）发言稿与会议串词撰写
（五）会务事务工作小组
（六）会务签到小组
（七）商务谈判小组
（八）招商答辩会小组
（九）资料与用品准备
（一十）联系与邀约流程
（一十一）会务协调与督查
七、会务期的工作协调与分工
（一）协调会的召开
（二）会务期间细化工作的分工
八、招商会场设置
九、对会务公司活动执行的要求
一十、会议议程
一十一、会务预算
本次招商是企业的一次市场大突围，时间紧，任务重。
为了确保全国招商的圆满完成，做好招商的各项准备工作，特制订本方案。
此次招商也许“有不虞之誉”，也许“有求全之毁”，但只要我们做到“能力、努力和协力”三力齐备，招商会一定能达到预期效果。
一、招商目的
1、将微博中国产品尽快推向市场；
2、发展一批微博中国的“特营代理”企业，构筑全国性主体销售网络体系，为中微企业的战略发展，重点培植一批“权益经营”成员企业；
3、提升企业的知名度和专业化美誉度；
二、招商主题
微博中国新产品全国招商会
三、招商时间与地点
预定于2011年5月10日在运达喜来登大酒店举行
会议分主会议厅（最大容量100人）
四、招商规模
本次招商预计参加人数为100人以上规模。
五、招商会务领导指挥小组
会议总指挥：
石磊
组长：
龙翔
成员：
运营部全体成员
招商前期的筹备工作
（一）招商信息发布
考虑到招商信息发布容量和受众面等因素，此次招商打算与省级媒体结合的方式登发招商信息。
其媒体选定为：
《潇湘晨报》、《三湘都市报》等两大报纸媒体。
具体刊发内容时间、版面与费用参见《招商媒体计划》。
（二）招商会工作
为了保证招商能成功进行。
其工作如下：
1、会场的布置：
背景、鲜花装饰、会议日程板、演讲台装饰、横幅
2、会议主持
3、礼仪接待
4、灯光、音响调控
5、录音、录像
6、现场展板、易拉宝、指示牌、绶带、邀请函、胸卡、胸花
7、投影放映
8、广告片、资料片和音乐播放
参见《协力工作内容与收费报告》。
（三）嘉宾邀请
此次招商会邀请的嘉宾包括：
1.企业总经理、董事长、法人代表
2.相关报媒的记者
3.其他嘉宾（由公司领导另外决定）
（四）发言稿与会议串词撰写
1、中微研究院院长石磊致辞
2、会议串词
（五）会务事务工作小组
组长：
张杰
组员：
运营部
具体工作安排：
1、礼品（产品）准备；
2、各种资料的分发；
3、参会者的票务安排（包括嘉宾）；
4、招商会结束后的物品清理、撤场和费用的结算；
5、临时费用的准备。
（六）会务签到小组
组长：
曾思
组员：
运营部暂定
工作任务：
1、参会者的签到；
2、赐送名片和收集名片。
（七）商务谈判小组
由张杰领队进行安排
（八）资料与用品准备
1、企业样本；2、产品手册；3、市场推广形象手册；4、DM单片；5、企业展板；6、易拉宝海报；7、签字薄、签字笔；8、会议台牌；9、名片盒；10、入场指示牌；11、会场区划指示牌；12、参会者胸牌；13、记录信笺、铅笔；14、绶带；15、档案袋；16、照相机、摄影机、录音机；17、广告片、资料片光盘、投影资料光盘；18、招商书；19、合同书；20、区域管理制度；21、申请登记表；22、邀请函；23、会议议程表；24、参会信息反馈表。
（十）联系与邀约流程
1、本次此招商会的成功与否，最关键的一个环节是招商广告信息发布后的联系与邀约，为了确保该项工作的效率与质量，将成立电话联系小组。
其组员组成如下：
组长：
张杰
组员：
商务部
总导监：
石磊
2、工作流程安排
1）电话受理、登记、整理；
2）根据要求传发各种资料；
3）电话分析与电话跟进；
4）正式邀约（发邀请函）；
5）统计参会人与确立来沪日程；
6）最后确认；
7）接待安排。
（十一）会务协调与督查
会议由张杰实行全程指挥与督查，会务办公室设在酒店xxx室。
协调工作包括以下主要责任人与内容：
1、龙翔：
1）负责嘉宾与参会者名单与人数最后确定（参会者根据回执单统计）和实际参会人数的统计；
2）记录会务期间参会者的流动状况
3）负责会务事务性工作的总调度；
4）负责欢迎词、主题发言稿及串词的撰写；
5）会务代理公司的协调，会场布置的落实与监督；
6）所有准备工作的汇总与验收。
2、张杰:
1）负责所有招商文件、资料及合同的审理、安排与汇总，并提交设计；
2）负责商务谈判的现场指挥以及谈判资料的收集与整理。
3）负责各种宣传品的进度落实与提交，并汇集所有招商所需的印刷与制作材料的统计、核实，并提交设计部门印刷与制作；
4）负责研究所形象规划与布置；招商会现场形象布置、音响、灯光、效果的全部负责与协调。
3、胡运本
1）负责招商会期间的样品及产品礼品统计和调度；
2）负责组织产品礼品的分装；
3）统领所有业务代表，随时听从会务领导小组的指挥，协助各方面的工作。
4曾思：
1）签到前的工作的、组织、安排和签到数量的统计；
2）礼仪小姐的现场调度与指挥。
六、会务期的工作协调与分工
（一）协调会的召开，由张杰主持：
1）5月9日晚上召开会务前期的验收会议及10日的工作再次安排；
2）5月10日中午召开20分钟协调会，对下午工作安排及注意事项，落实下午到公司的重要客户的名单以及谈判要求。
（二）会务期间细化工作分工：
1）张杰：
会议议程的总体掌控，总体气氛的调节，会议总监督；会务期间现场回答问题的调控，资料准备工作的总体检查，调节各演讲者的演讲内容及程序，谈判工作的准备及现场掌握，宴会期间的人员组织；
2）胡运本：
现场气氛的鼓动（包括鼓掌等），演讲提示牌的现场调度，总体协调会务公司的现场工作，各种资料及茶水饮料的准备，签到及接待的督查，会议议程的细节协调；
3）曾思：
主要工作是领导签到小组的签到工作和资料汇总，会务期间协助接待工作，带领大家能够见缝插针做好具体工作，通报各谈判小组及领导应该接待的重点客户，会后对资料的汇集整理，礼品的发放；
4）文赞：
带领行政事务小组对会议期间所需后勤物质的准备和随时补充，宴会的前期准备及菜单制订，酒水、烟的准备，交通工具的落实，重要嘉宾的接待交通工具的落实，宴会的总体组织安排；
八、招商会场设置
根据酒店会场的情况可分为：
A．酒店门厅、大堂
Ø酒店门厅外可悬挂本次活动主题横幅；
Ø大堂外可做宣传招贴（如易拉宝等）；
Ø活动指示牌。
B、会场公共区域
Ø在本会场外的主要通道外放置直式宣传物和会场方向指示（增添气氛及引路）；
Ø会场入口处放置接待背板、接待台。
C、会场内部
1）装饰部分
Ø主题背景板放置在舞台后正方，背板中间放置投影屏幕和背景合为一体，背板以健康、清新、高科技的风格为设计思想，配上本次活动的主题及口号（不需横幅）；
Ø讲台放置在舞台一侧，上放鲜花、笔记本、激光笔、话筒等，讲台正前方贴LOGO；
Ø舞台上铺设地毯（舞台酒店提供，地毯颜色根据整体色调定）；
Ø桌椅摆放：
第一、二排，主要安排嘉宾就席，其它为其他来宾就坐区，标示行政区域；
Ø会场主要区域装饰鲜花；
微博中国产品标语为：
“用微博的力量改变一切”
2）AV部分（非常重要）
Ø灯光
✓电脑灯打出LOGO全场走动
Ø音响
✓台式、立式、手提话筒
✓视频设备（投影机、VCD机等）
✓摄影
3）接待部分
A.物品
●桌上放公司介绍、产品介绍、招商书、权益经营模式、申请登记表、会议日程、反馈表
●贵宾签到簿
●客人信息填写卡
●胸牌
（注：
客人信息填写卡、名片、反馈表非常重要，便于会后的数据统计）
B．礼仪：
1.人数确定：
礼仪小姐4-6名
2.礼仪培训：
按照总的要求对礼仪小姐（佩带有公司标准字样
的绶带）作培训指导
3.会议期间的站位与着装：
酒店大门口两名，接待处两名，引导两名，负责引导客人就坐；
4）横幅挂放位置、内容确定、字体、色彩、排版
●横幅摆放位置：
会场入口处、酒店正大门
●横幅内容：
“微博中国产品推介会暨湖南招商会”
●色彩、字体、尺寸需根据统一要求及实际情况而定
5）其他
●欢迎指示牌内容设计及摆放位置：
内容待定，摆放于电梯入口处，告诉嘉宾会议地点；
●各种宣传资料、礼品的放置、发放和数量：
礼仪接待人员要事先作好统计，宁多勿少；
●登记：
准备贵宾签到簿，客人签到时接待人员需提醒来宾签名并索取名片，如有不清楚的应及时核实，由公司两名女职员负责。
当发现重要来宾时，应该及时给相关领导汇报，给予特别关注，并及时将“贵宾”字样的礼花夹在来宾的胸前，以表示对其的尊重；
6）会议期间饮品：
瓶装水。
九、对会务公司活动执行的要求
Ø会前——所有方案策划的准备及落实工作
1．会场搭建
2．会议彩排
Ø会中——
1.会务公司在指定时间到达工作岗位，调试设备及准备接待工作；
2.会务公司安排专业现场督导负责会议的质量控制，有相关人员负责准备各方的联络及执行工作；
3.贵宾室的安排；
4.背景音乐的提供；
5.会议开始前有30分钟，播放公司形象广告片；
6.每位嘉宾上台有上场音乐及追光灯提供；
7.音控灯光师对整个会议的音响效果及灯光的合理运用负责；
8.协助工作人员在会议结束客人反馈表收集和礼品的发放；
9.协助会后物品的收集整理；
●相关信息汇总
●会务公司可根据活动收集信息，做数据统计，装订成册；
●像册装订；
●名片统计，打印成册；
十、会议议程
5月10日
序号
时段
时长（分）
会议内容
主要相关人
备注
1
上午
8:
30
——
公司相关人员到场集合
全体员工
2
8：
30-9：
00
30
全体员工分工准备好会议工作
全体员工
3
9：
00-11：
00
120
最后跟催
张杰
4
中午
11：
00-13：
00
120
酒店布场
全体员工和迎宾小姐
会场布置最后验证及会务准备工作再次检查
5
下午
13：
30-14:
00
30
嘉宾签到、播放宣传片
曾思
6
14：
00-15：
30
90
上半场会议
7
15：
30-15：
40
10
休息时间
——
有声广告片
8
15：
40-16：
40
60
下半场会议
9
16：
40-17：
00
50
来宾、客户休息自由洽谈
——
有声广告片、企业产品滚动播放
十一、会务预算
全国招商会会务总预算
编号
项目
金额（元）
备注
1
外场布置类
200
横幅、易拉宝
2
内场布置类
800
横幅、鲜花、宣传条、喷绘
3
购置其他物料费用
3000
备用
4
场地费
8000
5%服务业发票（60-100人宴会厅）
5
奖品
9000
Ipadx3
共计
21000
（含税）
附表
（二）媒体参与费用明细表
媒体名称
金额（元）
金鹰955
13000（黄金时间每天三次投放15天）
潇湘晨报
总计
序号
项目名称
说明
单价（RMB）
数量
总价（RMB）
A
会场设计、制作
1
易拉宝
公共区域
2
横幅
9M×0。
8M
3
贵宾指示牌
4
挂牌
5
邀请信
6
主持人
1
总计：
升级会员 