策划部工作职能与沟通流程.docx

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策划部工作职能与沟通流程

策划部工作职能与沟通流程

第一部分策划部工作职能

一．策划部工作职责

1．负责项目的定位与策划报告的撰写；

2．负责产品推广与执行；

3．负责产品创意与推广策略的制定；

4．根据公司有关经营发展战略，制订年度、季度、月度推广方案，呈报总经理；

5．制定各个阶段的推广计划，制订相应的推广策划方案；

6．根据公司有关推广工作的要求，实施各项推广方案及措施；

7．负责项目外部公共场地公关活动的组织、策划、实施工作；

8．负责项目的服务管理工作，制订相关服务措施及相应的管理制度；

9．负责公司企业宣传，与媒体的沟通与协调工作；

10．负责与广告公司的沟通工作，直接对广告公司负责；

11．策划部直接对总经理负责。

二．团队组建与人员架构

策划总监1名职责：

A.全面负责、组织开展策划部的各项工作；

B.全面制定工作计划、人员安排与绩效考核工作；

C.全面负责项目的推广定位和主题创意；

D.全面组织宣传推广计划，掌控实施过程；

E.全面负责整个团队的业绩考核工作；

F.负责重要的接待和外联，塑造企业良好的内外部形象；

G.及时将策划工作中所发现的不合理现象及合理化建议上报公司，并将公司有关决议传达给下级人员；

H.加强与上级领导，相关部门其他部门的协作、配合；

I.定期提报季度，年度项目综合分析及工作总结。

策划经理（策划专案）1名职责：

A.协助策划总监负责企划方案的撰写和统筹；

B.负责企划文案的指导、审核与方向性方案的撰写工作；

C.负责重要项目提案的撰写和提报；

D.针对策划工作与公司其他部门沟通（包括开发商）；

E.围绕方案撰写组织项目的市场调研；

F.负责策划部的市场研究和指导工作；

G.指导策划人员整体水平的提高，并培训策划人员；

H.协助策划总监，倡导策划部团结协作，团结进取的良好氛围。

策划文案1-2名职责：

A.协助策划总监或策划经理完成项目的策划文案工作；

B.负责企划方案的撰写和加工工作；

C.负责文字资料的搜集和整理分析工作；

D.负责前期的市场调研与分析报告的撰写工作；

E.负责公司随机性的文案稿件的撰写工作；

F.负责公司网站和项目网站的维护和更新工作；

G.根据项目需要，配合完成相关工作。

平面设计1-2名职责：

A.协助策划总监或策划经理完成项目的平面广告设计工作；

B.负责项目推广广告的设计和编排工作；

C.负责项目图片资料的搜集和整理分析工作；

D.根据项目需要，配合完成相关工作。

策划执行1名：

A.协助策划总监或策划经理完成项目的市场调研工作

B.负责与销售部、市场部、广告公司的沟通工作，反馈不同意见。

C.负责策划方案的落实和执行细则，与合作方沟通。

D.负责销售信息与广告效果的反馈与整理

E.负责部门事务性工作。

每个项目各分成相对独立的工作小组：

策划经理（策划专案）1名，策划文案1-2名，平面设计1-2名，策划执行1名。

三．策划部工作流程

项目竞标拓展期：

一、项目策划报告编制

1、资料收集、准备

项目背景资料的收集：

负责人：

策划指导

关系部门：

项目经理、拓展部

执行程序：

由策划指导负责向项目经理索取该项目的经济指标、规划设计说明、开发思路等背景资料。

2、区域市场分析、竞争对手分析收集

负责人：

策划指导

关系部门：

项目经理、研展部

执行程序：

由策划指导负责向项目经理索取该项目所处区域市场发展状况、房产发展状况、社会人文背景资料、主要竞争对手的分析报告。

3、销售策略、销售价格

负责人：

策划指导

关系部门：

项目经理、销售部

执行程序：

由策划指导负责向项目经理索取该项目销售策略及销售价格、销售价格走势。

4、产品规划建议、物业管理建议提供

负责人：

策划指导

关系部门：

项目经理、研展部

执行程序：

由策划指导负责向项目经理索取该项目产品规划建议、物业管理建议。

二、项目定位、推广主题的制定

负责人：

策划总监

关系部门：

研展部、销售部

执行程序：

由策划总监召集策划指导及策划部内部相关人员，并邀请研展部、销售部相关人员参加，就项目背景等相关资料进行充分讨论，最终由策划部协同研展部制定项目的定位及推广主题，并报项目经理审定，抄报策划部经理。

三、项目案名、广告表现的确定

负责人：

策划指导

关系部门：

广告公司、销售部

执行程序：

由策划指导召集合作广告公司，根据项目定位及推广主题制定案名及广告表现稿，并邀请销售部参与提供相关意见。

最终方案报项目经理审定，抄报策划部经理。

四、项目推广策略、推广计划的制定

负责人：

策划总监

关系部门：

项目经理、销售部、研展部

执行程序：

由策划总监召集该项目策划指导，根据推广主题制定项目推广策略及项目的推广计划，并邀请销售部、研展部相关人员参与，并提供相关建议，最终报项目经理审定，抄报策划部经理。

五、策划报告的整合

负责人：

策划指导

关系部门：

项目经理

执行程序：

由策划指导根据各相关部门提供的销售策略及销售价格；区域市场分析、竞争对手分析等资料，结合市场推广策略、推广计划等最终整合完成策划报告，并提交项目经理，抄报策划部经理。

项目前期运作期：

一、广告公司的选择

1、制定广告公司的选择方式

负责人：

策划专案

关系部门：

项目经理

执行流程：

由项目策划专案根据项目特性、开发商意向确定广告公司的选择方式，报项目经理审定。

2、编制评选标准

负责人：

策划专案

关系部门：

项目经理

执行流程：

由项目策划专案根据项目特性制定评选标准（公司的规模、创造性、产品的熟悉程度、产品的冲突性、人员的相容性、公司的地理位置、收费标准），并形成招标文件报项目经理审定，抄报策划部经理。

3、推荐候选公司

负责人：

策划专案

关系部门：

项目经理、销售部

执行流程：

由项目策划专案根据项目特性，在本地知名广告公司中选择3~4家专业广告公司加以推荐，并报项目经理审定，抄报策划部经理。

4、考察候选广告公司

负责人：

策划专案

关系部门：

项目经理、销售部

执行流程：

由项目策划专案组织项目经理、销售部等相关人员对候选广告公司进行实地考察，考察目的：

公司规模；服务领域；服务范围；公司成长性；管理水平和财务状况；人员的素质、经验、能力；服务客户状况等。

5、进行评选

负责人：

策划部经理

关系部门：

项目经理、销售部、研展部

执行流程：

由策划部经理、策划专案按照已确定的评选方法、评选标准发放邀标通知书（含项目简介、合作范围、招标要求），通知确定的候选广告公司进行广告招标。

在规定时间内收集投标书、准备提案会，并组织项目经理、销售部等相关部门进行综合评审，最终确定中标公司，报项目经理审定。

二、项目推广计划的制定

1、资料收集、准备

项目施工计划、开发计划的收集

负责人：

策划专案

关系部门：

项目经理

执行程序：

项目策划专案负责向项目经理索取该项目的开发计划、施工计划（含开工时间、项目开发时间点、景观开发时间点、竣工时间等）。

项目销售计划的收集

负责人：

策划专案

关系部门：

项目经理、销售部

执行程序：

项目策划专案负责向项目经理索取项目的销售执行计划。

2、项目广告预算的制定

负责人：

策划部经理

关系部门：

广告公司

执行程序：

由策划部经理、策划专案会同广告公司根据开发项目的规模、特征、节奏，及市场竞争状况，制定项目全程推广预算，并报项目经理审定。

3、媒体推广策略的制定

负责人：

策划专案

关系部门：

广告公司、项目经理、销售部

执行程序：

由策划专案协同广告公司，根据项目开发特性、推广预算、开发周期及市场竞争状况，制定媒体推广策略，并邀请销售部提供相关建议，最终报项目经理审定，抄报策划部经理。

4、项目推广计划的编写

负责人：

策划专案

关系部门：

项目经理

执行程序：

由策划专案根据各相关部门所提供的项目施工计划、销售计划，结合媒体策略、推广预算制定项目全程推广计划，并报项目经理审定，抄报策划部经理。

项目全程推广期：

一、项目阶段推广计划的制定

1、信息资料的准备、收集

阶段销售计划的收集

负责人：

策划专案

关系部门：

项目经理、销售部

执行程序：

由项目策划专案负责向项目经理索取项目该阶段销售计划、销售策略。

2、项目施工进度报告收集

负责人：

策划专案

关系部门：

项目经理

执行程序：

由项目策划专案负责向项目经理索取项目阶段施工进度计划。

竞争楼盘市场动向及广告推广分析报告收集

负责人：

策划专案

关系部门：

项目经理、研展部、广告公司

执行程序：

由项目策划专案负责向研展部门及广告公司索取竞争楼盘市场动向及广告推广分析。

3、上阶段推广评估报告

负责人：

策划专案

关系部门：

广告公司、项目经理、销售部

执行程序：

由项目策划专案根据广告公司提供的广告效果评估，销售部销售业绩，制定阶段推广评估报告，报项目经理审定，并转发销售部，抄报策划部经理。

4、阶段推广计划的制定

负责人：

策划专案

关系部门：

广告公司、项目经理、销售部

执行程序：

由项目策划专案根据各相关部门提供的项目施工进度报告、阶段销售计划、竞争楼盘市场动向及广告推广分析报告，结合上阶段推广评估报告，制定下阶段推广计划，并邀请销售部提供相关建议，并报项目经理室审定，抄报策划部经理。

二、广告执行、发布、评估流程

１、广告主题的确定

负责人：

策划专案

关系部门：

项目经理、销售部、广告公司

执行程序：

每月下旬由项目策划专案根据下阶段推广计划，协同广告公司共同制定下月广告主题，并征询销售部意见，最终报项目经理审定，抄报策划部经理。

２、广告表现的确定

负责人：

策划专案

关系部门：

广告公司、项目经理、销售部

执行程序：

由项目策划专案组织广告公司根据广告推广主题进行广告表现的设计，并征询销售部意见，报项目经理审定，抄报策划部经理。

３、广告发布执行

负责人：

策划专案

关系部门：

广告公司、销售部

执行程序：

由项目策划专案根据已批准的推广计划、广告表现，交由广告公司具体实施发布，并预先通知销售部做好准备。

４、广告效果评估

负责人：

策划专案

关系部门：

广告公司、销售部

执行程序：

由项目策划专案每周收集销售部统计案场来人、来电数据表，并及时转发至广告公司，每月底作出月广告评估报告，报项目经理转发销售部，抄报策划部经理。

三、项目推广活动执行流程（开盘活动、房展会及其它销售推广活动）

推广活动的确定

1、负责人：

策划专案

关系部门：

项目经理、销售部

执行程序：

由项目策划专案根据阶段性推广计划，结合销售部销售进程，确定推广活动的必要性、可行性，报项目经理审定。

2、推广活动方案的制定

负责人：

策划专案

关系部门：

广告公司、销售部

执行程序：

由项目策划专案根据该推广活动的目的，协同策划执行，组织广告公司或其它相关协力单位进行活动方案细化（含执行程序、费用预算等），邀请销售部提供建议，并最终报项目经理审定，抄报策划部经理。

3、推广活动方案的执行

负责人：

策划专案

关系部门：

广告公司、销售部

执行程序：

由项目策划专案根据已批准的活动方案，协同策划执行，组织广告公司或其它相关协力单位加以具体实施，并请相关部门积极配合。

4、推广活动的评估

负责人：

策划专案

关系部门：

广告公司、销售部

执行程序：

由项目策划专案在活动结束后，协同策划执行，根据活动的组织、执行状况、销售部的反馈意见，形成该活动的评估报告，并报项目经理，抄报策划部经理。

（一）房展会

需求调研：

（更据活动宣传节点或销售部需求，了解相关部门的具体要求）

项目请示：

（向开发商提交制作项目的请示和费用预算的请示）

展位协调：

（尽早尽量与主办方沟通，选择较好展位，并进行价格谈判）

布展讨论：

（组织相关重要部门参与制定布展方向和思路）

选择公司（招标）：

（根据确定的需求寻求合适的制作参与公司）

方案初步提报：

（组织内相关部门对初步方案加以讨论并形成细化修改意见）

修改跟进：

（协调制作公司进行一轮或多轮修改、反馈及确认）

活动策划：

（协同广告公司及相关部门，更据项目需要考虑是否策划现场活动）

项目提案：

（将细化后的成熟方案进行正式提案，协调各重要相关部门参与）

确定方案：

（统一最终意见，选择最终方案）

市场核价：

（核价并进行沟通谈判，确认合理价位）

合同签订：

（合同评审手续，相关部门签字，最终确定合同，盖章）

画面设计：

（更据确定的方案，明确平面尺寸及主题，组织广告公司配合设计相关展示内容）

画面确定：

（通过修改沟通最终确定所有相关画面）

制作执行：

（根据制作项目具体内容，经常性多轮跟进，确保执行过程正常有效，发现问题及时处理并校正）

制作协调：

（协调好本公司与模型公司、布展公司、广告公司及开发商之间的各种事件配合）

项目验收：

（全部制作准备到位，协同相关部门共同验收，并交接给相关需求部门）

现场协调：

（资料采集和留存，现场的总协调，突发事情的应急处理，临时需求的适当满足）

撤展协调：

（协调好本公司与模型公司、布展公司、广告公司及开发商之间的撤展事件配合）

效果评估：

（结合销售部数据对展会情况进行分总结和效果评估）

款项办理：

（按公司正常手续）

（二）开盘活动

需求确定：

（更据工程、销售进度确定具体开盘时间）

策略方式：

（协调各部门讨论开盘推广策略和执行方式）

道具需求：

（了解配合开盘需要哪些道具的补充，如楼书，资料等）

初步方案形成：

（协同广告公司完成开盘方案或活动策划）

细化讨论：

（组织相关重要部门参与讨论具体方案的可行性）

项目核价：

（更据市场行情进行所有相关制作或印刷项目的合理报价核价）

项目请示：

（开盘方案请示，及各种相关费用预算请示，并最终确定）

执行明细：

（协同广告公司拟定各项筹备工作时间进度及当日流程明细，并明确各单位各部门分工配合）

设计确定：

（更据确认方案，组织广告公司进行配合开盘的所有稿件设计，并报项目经理及各相关部门确认）

现场布置：

（组合并监督制作公司在合理时间内进行现场搭建布置）

部门协调：

（跟进并协调好各个部门需要配合的工作，确保落实完成）

宣传制作：

（根据具体需求，将所有广告宣传及画面资料制作完毕）

公正主持：

（寻找和确定相关人员）

准备验收：

（对所有开盘制作进行验收，及时调整解决，确保没有问题）

开盘协调：

（协调好各个相关节点的人员作业，并对突发事件或需求进行相应处理）

撤展协调：

（协调各单位各部门进行现场撤离和收拾工作）

总结：

（协同各相关部门进行活动总结及效果评估）

款项办理：

（按公司正常手续）

（三）其它销售推广活动（例如交房、其它公关促销活动等，基本等同于开盘活动的作业流程）

四、销售道具的制作流程（模型、销海、销平、户外看板等）

1、制作公司的确定

负责人：

策划专案

关系部门：

广告公司、项目经理

执行程序：

由项目策划专案根据广告公司推荐，并协同策划执行在市场上寻找多家专业制作公司进行比较分析（制作实力、价格、服务等），形成建议报告提交项目经理审定。

2、制作方案的确定

负责人：

策划专案

关系部门：

广告公司、项目经理、销售部

执行程序：

由项目策划专案根据销售部要求，协同广告公司、策划执行制定道具制作方案，报项目经理室审定，最终书面告知制作公司，使其按要求执行。

3、制作过程的监督

负责人：

策划专案

关系部门：

广告公司、销售部

执行流程：

由项目策划专案在道具制作过程中（前期、中期、后期），协同策划执行，组织广告公司、销售部及其他相关部门进行中间审核，以保证制作公司按要求、按进度完成制作。

4、最终验收

负责人：

策划专案

关系部门：

广告公司、销售部

执行程序：

由项目策划专案协同策划执行，组织广告公司、销售部及其它相关部门，对成品道具进行验收，如验收不合格按合同要求追究制作方责任。

（一）各种印刷物料（包括楼书、销平、其它宣传制品等）

需求调研：

（更据活动宣传节点或销售部需求，了解物料制作的具体要求）

项目请示：

（向开发商提交制作项目的请示和费用预算的请示）

设计制作：

（下达具体要求给广告公司展开设计制作）

项目确认：

（项目经理及相关部门负责人进行稿件确认）

制作执行：

（择优下单给印刷制作公司展开制作执行并加以过程监督）

项目验收：

（制作完毕，组织验收并交接给相关需求部门）

款项办理：

（按公司正常手续）

（二）大型道具（沙盘模型、售楼接待、样板展示）

需求调研：

（更据活动宣传节点或销售部需求，了解物料制作的具体要求）

项目请示：

（向开发商提交制作项目的请示和费用预算的请示）

项目讨论：

（组织相关部门，讨论主要方向或形式）

选择制作公司（招标）：

（根据确定的需求寻求合适的制作参与公司）

方案初步提报：

（组织内相关部门对初步方案加以讨论并形成细化修改意见）

修改跟进：

（协调制作公司进行一轮或多轮修改、反馈及确认）

项目提案：

（将细化后的成熟方案进行正式提案，协调各重要相关部门参与）

确定方案：

（统一最终意见，选择最终方案）

市场核价：

（核价并进行沟通谈判，确认合理价位）

合同签订：

（合同评审手续，相关部门签字，最终确定合同，盖章）

制作执行：

（根据制作项目具体内容，经常性多轮跟进，确保执行过程正常有效，发现问题及时处理并校正）

项目验收：

（制作完毕，协同相关部门共同验收，并交接给相关需求部门）

款项办理：

（按公司正常手续）

第二部分策划部与其他部门沟通流程

一．市场部工作职责

1．负责公司一级市场的开发与公关工作。

2．负责项目前期的资料搜集与数据整理工作。

制定周密完善的调查方案。

3．负责项目的前期市场调研和产品分析工作。

4．负责房地产政策、新盘的信息搜集工作，深入了解项目的经营特色和经营情况，定期制定市场报告。

5．负责项目成本核算与项目评估工作。

6．负责市场研究工作，包括项目定位、总体规划、建筑设计等具体工作。

二．策划部与市场部的沟通流程

A.市场部主要负责前期市场调研，市场部可以要求策划部配合，策划部可以从策划的角度，提出调研标准和调研细则直接与市场部沟通。

B.市场部负责填写调研表格以及对调研项目的分析和评价。

C.市场部与策划部沟通项目的产品定位与项目研判，由策划部最终确认。

D.策划部根据市场部提供的调研信息制作策划报告。

E.策划部和市场部共同协调和执行项目推广中的工作安排。

F.市场部直接与策划部沟通。

不直接与销售部、广告公司接触。

三．销售部工作职责

1．负责完成公司下达的年度销售指标及诸如销售额、合同履约率、销售计划完成率等考核指标。

2．根据销售情况，及时掌握市场行情动态并作出相应调整，对重大市场变动和政策变动情况及时上报公司领导。

3．负责各类销售原始资料的归类、整理、收集、存档的管理工作，及时编制销售统计报表和分析报告。

4．参与制定项目的产品定位，负责产品的定价与销售策略的制定。

5．负责销售活动的人员组织与现场控制。

6．负责销售人员的培训。

四．策划部与销售部的沟通流程

A.销售部定期将月销售计划表与业绩表以表格的形式提供给策划部；

B.策划部每周定期与销售部进行沟通，销售部提出销售思路，并提供初步方案由策划部协助完成；

C.策划部负责活动方案的联系、采购与执行细节的落实工作，销售部在人力方面提供支持；

D.销售部负责与开发商的沟通和协商工作并将最新的信息传到给策划部；

E.策划部负责项目网站的维护工作，由销售部告知更正信息后更正；

F.销售部负责门户网站（焦点、搜房）论坛的维护工作；

G.策划部派人长期入住销售部，定期反馈销售中的问题；

H.销售部对策划部提出的方案有最终的决定权；I.策划部征求销售部的意见后给广告公司沟通；

五．广告公司工作职责

1.配合策划部参与制定产品的项目定位；

2.配合策划部针对媒体特点，制定项目的各阶段推广议题与推广方案；

3.负责提供广告设计与推广文案的制定工作；

4.负责项目各系统的包装与销售资料的设计工作；

5.配合策划部负责新闻公关活动的策划与执行；

6.负责广告投放效果的评估与总结工作。

六．策划部与广告公司沟通流程

A.策划部定期组织包括销售部负责人参加的广告会议，提出广告要求和时间进度；

B.策划部定期向广告公司提供销售数据以及新的方向性思路；

C.广告公司应策划部要求参加策划、销售会议。

D.策划部直接给广告公司下达广告任务；

E.策划部对广告稿件有最终的审核权，并根据稿件质量确定是否传达销售部审阅；

F.广告公司就每一个设计稿件提供3个样稿，以便策划部审阅；

G.广告公司如果对策划部提出的修改意见有疑义需要用书面的形势阐明自己的观点；

H.策划部设专人就广告稿件与广告公司和销售部沟通。

第三部分策划部日常工作规范

1、策划部职员必须严格遵守公司的作息制度。

部门人员因故迟到、请假需提前向部门经理

或办公室请假。

部门人员上班时间外出，须向部门经理提前告知。

2、策划部职员必须严格遵守公司的着装制度，上班时间必须穿着得体，外出开会、参加仪

式等代表公司形象的场合必须穿着司服。

3、策划部职员必须严格遵守公司的报销、费用支出制度。

4、策划部职员每周一撰写周工作计划，每月1日撰写上半月工作总结及制定本半月工作计

划，上交部门经理。

5、策划部经理每周一下午主持每周例会，部门人员无重大事件必须参加。

策划执行负责会

议纪要并提交策划部经理签字备案。

6、策划部经理助理负责组织并实施部门内部培训。

7、策划专案负责向销售部索取每周广告效果评估，并于每月25日前负责编制本月广告推广

评估（含竞争楼盘广告推广分析）、下月（阶段）推广计划、确定广告表现，报项目经理

审定，并转发销售部，抄报策划部经理。

8、策划专案必须参加所负责项目的每周例会（销售部、广告公司），会议纪要提交项目经理

并抄送策划部经理。

策划专案每月至少两个广告日在现场进行广告追踪。

9、策划执行每月底前负责整理协力单位清单，每季度前负责组织策划部职员对协力单位进

行集中评估并形成评估报告，抄送各策划专案，报策划部经理。

10、策划执行负责监督部门日常环境卫生及常规资料的整理管理。

第四部分项目策划具体工作流程