会议服务流程和模板123.docx

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会议服务流程和模板123

会议服务流程和模板123

会议服务

会服部

二,一二年十月

会议服务流程、程序和模板...................................................................................................2第一节一般会议服务流程、程序和模板...........................................................................2

一、一般会议流程图...............................................................................................................2二、一般会议流程...................................................................................................................3三、一般会议模版...................................................................................................................6第二节大型会议服务流程、程序和模板...........................................................................7

一、一般大型会议流程图.....................................................................................................7二、大型会议程序.................................................................................................................7三、大型会议模版...............................................................................................................11第三节贵宾接待服务流程、程序和模板.........................................................................12

一、贵宾接待服务流程图.....................................................................................................12二、贵宾接待服务程序.........................................................................................................12三、贵宾接待服务模版.........................................................................................................17第四节签字仪式服务流程、程序和模板...........................................................................18

一、签字仪式流程图...........................................................................................................18二、签字仪式的程序...........................................................................................................18三、签字仪式服务模板.......................................................................................................19第五节、信件收发管理流程、程序和模板.........................................................................20

一、信件收发流程图...........................................................................................................20二、信件收发程序...............................................................................................................21三、信件收发管理模板.......................................................................................................22第六节前台接待服务流程、程序和模板...........................................................................23

一、前台接待流程图...........................................................................................................23二、前台接待程序...............................................................................................................23三、前台接待服务操作模板...............................................................................................24第七节职工之家工作流程、程序和模板...........................................................................25

一、职工之家流程图...........................................................................................................25二、职工之家工作程序.......................................................................................................25三、职工之家工作管理模板...............................................................................................26

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会议服务流程、程序和模板

第一节一般会议服务流程、程序和模板

一、一般会议流程图

会前准备

会中服务会后总结

了解准备检查联系物业部布置会议会议门做好配合会议室会场需求用品工作

2

二、一般会议流程

（一）接受预定信息

（二）记录预定会议相关事宜

（三）与订会人落实会议要求、准备相关资料

（四）明确会议服务方案

（五）会前准备工作

1（掌握参加会议的人数、时间、地点、参会领导人数;

2（根据会议要求，提前一天准备物品（会标制作、桌牌制作、鲜花订购、水果采购与果盘制作、摆放，矿泉水的准备、茶具、纸巾、小毛巾等用品准备，会议所需要的设备准备等）;

3（为满足保鲜及卫生要求，果盘制作应提前半小时完成;

4（开门检查照明、空调、开窗通风，检查绿植是否鲜嫩、有无干枯，卫生是否达到标准，若一切正常后开始摆台;

5（根据会议需要，提前将使用毛巾进行消毒，检查茶具有无水迹、污迹、茶锈、破损，信纸有无折皱、污迹、字迹;

6（所有服务用品准备齐全后，由会议主管逐项核对和检查，确定无误后提前一小时摆台;

7（按照会议需求重新布置桌椅。

（六）布置会场

（七）会议摆台

1（一般情况小提前一小时摆台;

2（悬挂会议会标、调试音频视频设备;

3

3（布置鲜花、摆放桌牌（根据会议的实际需要而定）;

4（根据会议人数、要求摆出台型，对正桌椅、行距;

5（将会议物品用托盘托至会议室，从主位开始按顺时针方向摆放杯碟、杯垫、杯子、毛巾、纸巾等。

将杯子摆放在杯垫的中心位置，距桌边一尺远、饮品摆放在杯子左边、纸巾摆在饮品左边，摆好后站在台型的一侧纠正个物品，将杯碟、杯子的纵、横向摆放成一条直线，“O”型台的间距要摆放均匀;

6（摆台后对行距，最主要的是对杯子盖、把手，是否长短一致;摆放所有用具均使用托盘，摆台完毕后将托盘送回办公室，存放于物品柜内。

（八）预订会议人员检查会场

（九）迎宾准备

1（保持室内空气清新，室内适量喷洒空气清新剂;

2（室内工作完成后，检查相关公共区域卫生情况，如:

地面有无水迹、污物、设施、设备是否正常，发现问题及时上报，若无问题既准备迎宾;

3（根据会议情况选配适当的服务人员，提前10分钟站立于该会议室门口准备迎宾。

（十）迎宾

1（迎宾时要将两扇门全部打开，站在会议室门口，面带微笑、不倚不靠，当宾客到来时主动问好，问清参加会议名称，并使用礼貌用语，将宾客引进会议室，为宾客接物、挂衣及拉椅服务;

4

2（与会人员全部落定或主要领导落座后，把门关上开始上茶服务。

（十一）会议服务

1（从主位开始向两边依次分列上茶水;

2（根据会议所用杯子而定加水时间，若为瓷杯，第一次加水间隔时间为十分钟，之后根据客人的喝水情况，每次加水时间间隔为十五分钟或二十分钟，之后根据客人喝水情况加减时间;3（注意室内温度调试;

4（服务员室外站立等候;

5（会议休息时及时更换和补充所需用品;

6（监控会议期间音频视频设备使用效果。

（十二）送客

1.会议结束后;

2.打开双门，站立两侧;

3.使用礼貌用语恭送宾客。

（十三）收台

（十四）会议服务总结

5

三、一般会议模版

接受预定信息

记录预定会议相关事宜

与订会人落实会议要求、准备相关资料

明确会议服务方案

准备工作

布置会场

会议摆台

预定会议人员检查会场

6

迎宾准备

第二节大型会议服务流程、程序和模板

一、一般大型会议流程图

安排会议会前

会议准备检查通知

明确明确安排明确会场准备

会议召开会议布置出席会议会后会议主题时间场所范围材料安排期间和人

工作数

二、大型会议程序

（一）接受预定信息

（二）记录预定会议相关事宜

7

（三）与订会人落实会议要求、准备相关资料

（四）策划会议服务方案

（五）会前准备工作

1（掌握参加会议的人数、时间、地点、参会领导人数;根据会议需求提前1-2天准备物品（会标制作及悬挂、桌牌制作、鲜花订购及摆放、水果采购、制作、摆放、矿泉水的准备、茶水、饮料、茶具、纸巾、小毛巾等用品准备及摆放，会议所需的设施、设备等）。

2（制作及摆放指示引导牌，根据会议需求重新布置会议室、重新制作及摆放桌牌、制作悬挂会标及各种标语，音频视频设备的调试等;

3（为满足保鲜及卫生要求，果盘制作应提前半小时完成;

4（所有服务用品都必须经过主管的核对和检查，物品准备齐全后，提前一小时摆台;

5（根据会议需要，提前将使用毛巾进行消毒，检查茶具有无水迹、污迹、茶锈、破损，信纸有无折皱、污迹、字迹;

6（开门检查照明、空调、开窗通风，检查室内绿植是否鲜嫩、有无干枯，卫生是否达到标准，空调要根据天气情况提前2小时打开，若一切正常即开始摆台;

7（提前15分钟打开屏蔽器;

8（按照会议需求重新布置桌椅;

（六）布置会场

（七）会议摆台

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1.一般情况小提前一小时摆台;

2（悬挂会议会标、调试音频视频设备;

3（布置鲜花、摆放桌牌（根据会议的实际需要而定）;

4（根据会议人数、要求摆出台型，对正桌椅、行距;

5（将会议物品用托盘托至会议室，从主位开始按顺时针方向摆放杯碟、杯垫、杯子、毛巾、纸巾等。

将杯子摆放在杯垫的中心位置，距桌边一尺远、饮品摆放在杯子左边、纸巾摆在饮品左边，摆好后站在台型的一侧纠正个物品，将杯碟、杯子的纵、横向摆放成一条直线，“O”型台的间距要摆放均匀;

6（摆台后对行距，最主要的是对杯子盖、把手，是否长短一致;摆放所有用具均使用托盘，摆台完毕后将托盘送回办公室，存放于物品柜内。

（八）预订会议人员检查会场

（九）迎宾准备

1（保持室内空气清新，室内适量喷洒空气清新剂;

2（室内工作完成后，检查相关公共区域卫生情况，如:

地面有无水迹、污物、设施、设备是否正常，发现问题及时上报，若无问题既准备迎宾;

3（根据会议情况选配适当的两名服务人员，提前10分钟站立于该会议室门口准备迎宾。

（十）迎宾

1（迎宾时要将两扇门全部打开，站在会议室门口，面带微笑、

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不倚不靠，当宾客到来时主动问好;

2（问清参加会议名称，协助会议主办单位引导参会人员签到，并使用礼貌用语，将宾客引进会议室;

3（为宾客接物、挂衣及拉椅服务;

4（参会人员全部落定或主要领导落座后，把门关上开始上茶服务。

（十一）会议服务

1.从主位开始向两边依次分列上茶水;

2.根据会议所用杯子而定加水时间，若为瓷杯，第一次加水间隔时间为十分钟，之后根据客人的喝水情况，每次加水时间间隔为十五分钟或二十分钟，之后根据客人喝水情况加减时间;

3.注意室内温度调试;

4.服务员室外伫立等候;

5.会议休息时及时更换和补充所需用品;

6.监控会议期间音频视频设备使用效果。

根据会议要求，提供冷、热饮服务

（十二）送客

1（会议结束后，会服人员立即打开双门，使用礼貌用语恭送宾客。

2（根据会议要求送客至电梯口（或专业会议室、食堂、大堂等入口处）;

3（根据会议要求提供叫车服务（指内部专用车辆）。

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（十三）收台

（十四）会议服务总结

三、大型会议模版

接受预定信息

记录预定会议相关事宜

与订会人落实会议要求、准备相关资料

策划会议服务方案

准备工作

布置会场

会议摆台

预定会议人员检查会场

迎宾准备

迎宾

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会议服务

送客

第三节贵宾接待服务流程、程序和模板一、贵宾接待服务流程图

安排会议会前会后就会议准备检查餐及送通知行安排

明确明确安排明确会场准备

会议召开会议布置出席会议准备会会议主题时间场所范围材料前专人期间和人接待工作数

二、贵宾接待服务程序

（一）接受预定信息

（二）记录预定会议相关事宜

（三）与订会人落实会议要求、准备相关资料（四）策划贵宾接待服务方案

（五）会前准备工作

1（熟记该接待的单位、人数、时间、地点、陪同领导人数。

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2（根据会议需求提前准备物品（会标制作及悬挂、桌牌制作、鲜花订购及摆放、水果采购、制作、摆放、矿泉水的准备、茶水、饮料、茶具、纸巾、小毛巾等用品准备及摆放，会议所需的设施、设备等）。

3（制作及摆放指示引导牌，根据会议需求重新布置会议室、重新制作及摆放桌牌、制作悬挂会标及各种标语，音频视频设备的调试等;

4（为满足保鲜及卫生要求，果盘制作应提前半小时完成;

5（所有服务用品都必须经过主管的核对和检查，物品准备齐全后，提前一小时摆台;

6（根据会议需要，提前将使用毛巾进行消毒，检查茶具有无水迹、污迹、茶锈、破损，信纸有无折皱、污迹、字迹;

7（摆台前，检查沙发、茶几、绿植是否洁净整齐，检查个设施、设备是否能正常运行，空调要根据天气情况提前2小时打开，发现问题及时处理与上报，若一切正常即开始摆台;

8、提前打开空气清新机。

（六）布置贵宾室及会场

（七）会议摆台

1.一般情况小提前一小时摆台;

2（悬挂会议会标、调试音频视频设备;

3（布置鲜花、摆放桌牌（根据会议的实际需要而定）;

4（根据会议人数、要求摆出台型，对正桌椅、行距;

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5（将会议物品用托盘托至会议室，从主位开始按顺时针方向摆放杯碟、杯垫、杯子、毛巾、纸巾等。

将杯子摆放在杯垫的中心位置，距桌边一尺远、饮品摆放在杯子左边、纸巾摆在饮品左边，摆好后站在台型的一侧纠正个物品，将杯碟、杯子的纵、横向摆放成一条直线，“O”型台的间距要摆放均匀;

6（摆台后对行距，最主要的是对杯子盖、把手，是否长短一致;摆放所有用具均使用托盘，摆台完毕后将托盘送回办公室，存放于物品柜内。

（八）预订会议人员检查会场

（九）迎宾准备

1（保持室内空气清新，室内适量喷洒空气清新剂;

2（准备消毒毛巾，检查各自仪容仪表、公共区域及通道有无异常;

3（公共区域要安静、无噪音、空气清新、绿植美观;

4（关闭楼道门或防火门，通知保洁、保安、工程等各部门，保证个区域设备设施正常;

5（服务人员提前10分钟按要求就位;

6（无关人员不得在接待区通道穿行。

（十）迎宾

1（由保安进行车辆疏导至大堂门口;

2（由礼宾开车门迎接;

3（女保安引导至电梯口;

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4，会服员分电梯口和贵宾室门口站立迎宾，分别引导贵宾乘梯及入室落座。

5（标准站资:

双手放前，左手搭右手背上，面带微笑，客人到时使用礼貌用语问好，用手势带宾客到指定会议室;

6（宾客到齐后轻轻关上门，开始上茶服务。

（十一）会议服务

1（宾客到齐或主要宾客到达，即可先行服务;

2（上毛巾:

从消毒柜中取出毛巾，平整居中放于毛巾碟中，用托盘托至贵宾室，按先宾后主、先女宾后男宾的顺序上到宾客旁边的茶几上，毛巾碟位于杯碟的左边（和杯把呈相反方向）;

3（顺序:

先宾后主、女士优先、宾方主位、宾方随员、我方主位、我方陪同;

4（茶水:

顺序同上毛巾的顺序一样，于客人的右后方服务，右手无名指和中指夹起杯盖倒翻过来拇指和食指拿起茶杯，身体侧转，离开客人视线但能自控两侧客人，抬起拿暖瓶的左手倒水，倒入杯中八分满，茶水不能溅到客人及桌面，轻轻将杯子放回原位，盖好杯盖后离开依次给客人倒水，全部加完水后退出。

每隔10分钟左右加一次水，根据客人喝水情况，灵活掌握加水时间。

5（茶水服务过程中，遇到有客人喝饮料剩余不多时，回会服组用托盘添加饮料，摆放到客人原摆放位置，用国的饮料瓶随时收回，确保台面整洁、不凌乱;

6（茶水服务入室过程中，随时感觉室内温度是否合适，并做适

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当调整;

7（每次加完水后，在会议室门口标准站立，以便于对出入贵宾室的客人随时指引其去处和处理突发事件;

8（饮料服务溶入服务中，服务人员要周到、细心、确保饮料充足，特别注意饮料不要先行打开。

（十二）送客

1（会议结束后，会服人员立即打开双门，指引宾客至电梯间，使用礼貌用语同宾客道别。

2（送贵宾于大堂门口，由礼宾迎送上车。

3（由保安员引导贵宾车辆至大院西门口，敬礼并目送贵宾离去

（十三）收台

1.首先检查室内是否有宾客遗留物;如有遗留物立即上报主管通知与会人员领取，并做好记录。

2.检查设施、设备及服务用品是否齐全、安好;

3.收台时先将毛巾、毛巾碟分开摆放，以免刮破毛巾;

4.开窗通风，用托盘进行收台，先收笔、信纸，再收杯子、杯碟、暖瓶，最后将椅子摆好;

5.收杯子、饮料瓶时，检查服务用品的使用情况是否有污染或损坏，分类放回原位，核对饮料的消耗量，做好记录，并及时做好补充;

6.收台后站在门口环顾四周，检查是否有遗漏的地方，将房间恢复到待用状态;

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7.回到会务组将服务用具清洁后归位消毒;

8.整理会议资料，讲评服务工作，做好工作总结。

（十四）贵宾接待服务总结

三、贵宾接待服务模版

接受预定信息

记录预定会议相关事宜

与订会人落实会议要求、准备相关资料

策划贵宾接待服务方案

准备工作

布置会场

会议摆台

预定会议人员检查会场

迎宾准备

迎宾

会议服务

17送客

收台

第四节签字仪式服务流程、程序和模板一、签字仪式流程图

布置安排准备迎签字

签字仪式签字仪式签字仪式宾开始

会场通知相关资料

送收收祝

宾台杯贺

二、签字仪式的程序

（一）签字仪式服务准备工作

1.在会议服务准备的基础上，根据签字仪式实际需要做好相应

准备工作。

2.准备好签字桌（长方型）桌，铺上台布，协助主办方准备好

双方的文本（一般事前由客户准备）。

（二）签字仪式服务迎宾工作程序

1.在会议服务的一般程序基础上进行。

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2.在签字双方来到签字桌前，服务人员首先为签字人员拉椅让座，然后安排其他人员按顺序站好就位。

（三）签字开始

服务人员手托摆有香槟的托盘（杯中酒约七分满），分别站在距签字桌两侧约2米处。

（四）祝贺

1.当签字完毕互相站起握手，交换文本时，两名服务人员同时上前迅速将钳子椅撤除。

2.托香槟酒的服务人员立即将酒端至双方签字人员左侧，签字人员拿起酒杯。

三、签字仪式服务模板

记录预定签字仪式服务相关事宜

落实服务要求、准备相关资料

策划签字仪式服务方案

准备工作

会场布置

迎宾

19签字开始

祝贺

第五节、信件收发管理流程、程序和模板

一、信件收发流程图

5.确定前4.联系不2.通知6.代收是是否可收件人在收件人台文件8.做好交接登代收

记

在

收

7.找前台

文员领取否件3.前台

领取

人

20

快

递

公

司

二、信件收发程序

（一）所以公司来往信件、报纸和期刊，均由前台负责接收。

（二）邮递员送来的信件，前台要检查有无开封、损坏的函

件，如有开封、损坏函件，必须让函件接收部门（或

本人）派人查收。

函件接收部门（或本人）不派人或

不收函件按信件退回处理。

（三）需到邮局领取的函件，由本人到邮局领取。

（四）收到公司领导的报纸、期刊和信件后，