劳动合同档案纪录内容.docx
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劳动合同档案纪录内容
劳动合同档案纪录内容
本规定的版权属中国智能交通系统有限公司所有，受中华人民共和国法律的保护。
本公司将对本规定做不定期的符合法律规定的更新，更新的内容将会补充到本规定中并向员工公示。
本规定所含的任何构思、设计、工艺及其他技术信息均属本公司所有，受中华人民共和国法律的保护。
未经本公司书面同意，任何单位和个人不得擅自摘抄、全部或部分复制本规定的内容，或者以其他任何方式使第三方知悉。
文件名称:
CIC人力资源管理制度：
《劳动合同与人事档案管理办法》
编号：
CIC-HR--002
生效日期：
XX年3月
目录
第一部分：
劳动合同与人事档案管理办法
一、目的
二、适用范围
三、职责机构
1、集团人力资源部
2、各业务集团人力资源
四、规定内容
1、劳动合同的日常管理
2、劳动合同的续订管理
3、劳动合同的台账管理
4、劳动合同的稽查管理
5、竞业限制与保密协议
6、人事档案的日常管理
五、附则
第二部分：
附件
1、《劳动合同签领表》
2、《竞业限制与保密协议签领表》
3、《劳动合同台账模板》
4、《续签劳动合同意向书》
5、《终止劳动合同通知书》
6、《人事档案借出表》
第一部分：
劳动合同与人事档案管理办法
一、目的
为了进一步规范公司劳动用工，提升劳动合同、人事档案管理水平，保护公司和员工的合法权益，根据《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国劳动合同法》等相关法律、法规，结合本公司实际情况，特制订本办法。
二、适用范围
本办法适用于中国智能交通系统有限公司集团及各业务集团全体签订劳动合同的员工。
三、职责机构
1、集团人力资源部
、负责制定、修订劳动合同及人事档案管理办法；
、负责集团总部员工劳动合同台账及人事档案的日常管理；
、负责各业务集团员工劳动合同及人事档案的管理稽查，规避用工法律风险。
2、各业务集团人力资源
、负责各业务集团员工劳动合同台账及人事档案的日常管理；
、负责整理提报月度员工劳动合同台账；
、协助集团人力资源部开展劳动合同、人事档案的稽查、培训等相关工作。
四、规定内容
1、劳动合同的日常管理
、劳动合同签订
员工入职当日由人力资源部组织签订劳动合同，由于特殊原因未签的，员工需在入职的两周内到人力资源部签订劳动合同，合同起始日期为入职报到当天，员工入职后不同意签订劳动合同的，公司有权立即解除劳动关系。
、劳动合同签订期限
员工级首次签订合同期限自入职之日起3年，管理层以上）首次签订合同期限自入职之日起4年。
、劳动合同保管
劳动合同一式两份，甲乙双方各执一份。
甲方合同由人力资源部统一存入员工人事档案，
乙方合同由员工本人持有，并在《劳动合同签领表》上签字确认。
2、劳动合同的续订管理
、劳动合同续订流程
人力资源部在劳动合同期限届满前2个月将《续签劳动合同意向书》以书面形式递交至员工本部门领导，逐级审批同意后，将《续签劳动合同意向书》以书面形式发送至员工，员工本人在收到意向书后须在3个工作日内决定是否续签，双方相关续签意向需在合同到期前一个月完成。
如员工本人提出不再续签合同，也需在本意向书中表达明确意向。
、劳动合同续订期限
员工级首次续订合同期限自续订之日起4年，管理层以上）首次续订合同期限自续订之日起5年。
有下列情形之一，除员工提出订立固定期限的合同外，应当订立无固定期限劳动合同：
①员工在公司连续工作满十年的；
②公司初次实行劳动合同制度，劳动者在公司连续工作满十年且距法定退休年龄不足十年的；
③连续订立二次固定期限劳动合同，且劳动者没有可以被公司依法解除劳动合同情形续订劳动合同的；
④国家和当地政府规定的其他情形。
、续签劳动合同意向书的保管
劳动合同续签结束后，由人力资源将《续签劳动合同意向书》及续订的劳动合同存放至员工人事档案中保管。
、续订劳动合同的反馈
各业务集团人力资源应及时将因公司原因未及时办理续订或决定与员工终止劳动合同等情况反馈至集团人力资源部，并提前1个月将公司相关不予续签的意向以书面的形式反馈至员工。
3、劳动合同的台账管理
、劳动合同台账的建立与更新
人力资源部应建立公司全体员工的劳动合同台账并进行实时更新，以便随时了解员工劳动合同的时效性，及时进行续签合同的手续办理。
、劳动合同台账的提报
各业务集团人力资源每月20日将本公司劳动合同台账提报至集团人力资
源部员工关系负责人，将当月入、离职人员及续订、终止劳动合同情况及时进行反馈。
4、劳动合同的稽查管理
集团人力资源部每季度第一周组织开展全集团员工劳动合同签订情况的稽查，对于出现严重风险的用工情况将要求各业务集团人力资源择期整改，并纳入其年度奖惩考核。
对于经要求补充整改后仍然存在重大漏洞的，人力资源部将对相关人力负责人予以降职处罚。
5、竞业限制与保密协议
员工入职当天，签订劳动合同的同时签订竞业限制与保密协议，协议一式两份，具体操作流程参照劳动合同的日常管理。
6、人事档案的日常管理
、人事档案的建立
新员工入职后，人力资源部应在3个工作日内建立其个人档案，人事档案材料包括但不限于如下材料：
①员工劳动合同原件；
②竞业限制与保密协议原件；
③员工职位申请表；
④员工录用审批表；
⑤员工信息登记表；
⑥个人简历；
⑦本人身份证明文件原件及复印件；
⑧学历证明文件及其他相关资格、资质原件及复印件；
⑨近期一寸免冠照片两张；
⑩与上一家单位解除劳动关系证明原件；
半年内体检报告原件；
相关人事资料和其他必要文件；
应届毕业生报到所需资料另行规定。
、人事档案的保管
员工人事档案应由人力资源部统一保管并根据员工具体情况对材料进行实时更新补充和保管，原则上不得随便借阅，如因工作原因需借出人事档案时应经借阅人所在部门负责人申请，由人力资源部核实后方可借出，并需借阅人所在部门负责人与人力资源部在《人事档案借出表》中签字确认。
员工档案借阅时间原则上最长不得超过1天，如遇特殊情况需延长借阅时间的应
XXX公司签订劳动合同通知书
请您于月购买社会保险：
一、 半寸照片6张
二、《就业失业登记证》或《就业创业登记证》原件
三、个人医保卡复印件一份，学历证一份
……………………………………………………….…………………………………………………………………………xxxx公司签订劳动合同通知书回执（人事部存档）
我已于年月
1、照片6张
2、《就业失业登记证》或《就业创业登记证》原件（ A、 已办理B、正在办理C、未办理）
3、医保卡号：
4、养保个人帐号：
5、其他特殊情况说明：
本人姓名：
日期：
毕业生必看---毕业时签约合同社保户口档案问题
应届大学毕业生毕业流程：
一、应届生在大四第一学期开始找工作，学校会在这个时候发《三方就业协议书》，学生找到工作跟单位签《三方就业协议书》,这个协议书有法律约束效力，违约要赔违约金，签了劳动合同以后《三方就业协议书》失效。
二、签了《三方就业协议书》，就等学校派《报到证》，一般要到大四下学期的6月底才发，到时候就拿着《报到证》去单位报到，完成档案转移手续。
需办理户口迁移的还需到户口所在地开具户口迁移证，没有《报到证》是转移不了档案和户口。
三、找不到工作的或者延迟的可以申请暂缓就业。
四、上班，签劳动合同
关于三方就业协议书
三方就业协议书是为了明确毕业生、用人单位、学校三方在毕业生就业工作中的权利和义务，经协商签定的协议。
《三方就业协议书》主要是是给应届毕业生在校期间与达成就业意向的单位签订劳动就业意向、工资社保待遇、档案户口去处的协议。
毕业后需要签订正式的劳动合同。
1．三方就业协议书更多的是学校统计就业率的根据，由教育厅下发给学校，再发给个人，个人签订了盖上章，就学校一份，个人一份，单位一份，一总三份。
2．三方就业协议书除了法律效力、统计就业率外还有一个功能，就是教育厅根据协议书发出《报到证》。
《报到证》也叫做《派遣证》，这个很重要，要有这个《报到证》才能完成档案的户口的迁移。
就是说，你到时去单位报到，要有《报到证》人家才可以接收你的档案，如果迁户口同样要有这个《报到证》，才可以迁出和迁入户口。
3．签订三方就业协议书时要注意以下问题
①三方就业协议书上面有甲方单位信息和乙方学生信息，均需完整填写。
其中甲方列表中还有档案和户口去处信息，毕业生应和单位协商确定自己毕业后档案户口放在哪里，为了以后职业生涯的发展，如职称、工龄、等计算。
这对以后工作、生活也有帮助，户口涉及到的市民待遇和社保就不细说了。
②三方就业协议书上面有几个地方是需要盖章的，甲方单位盖章，乙方个人签名。
中间还有一个主管部门盖章，是留给该单位所属人事管辖单位盖章。
举例，广州单位，档案户口留在广州的，一般是广州市人事局委托南方人才市场盖章。
这三个地方盖章、签名后，交给学院登记，最后交给学校就业办登记，录入毕业生就业方案系统。
关于劳动合同和违约金
应届毕业生办理离校手续后，到单位报到上班，就要签订劳动合同，有些单位是上班当天就签订劳动合同，有些单位是开始有个试用期，等试用期过了之后才签订劳动合同，签订劳动合同以后，三方就业协议书就失去其法律效力，而以劳动合同取而代之其法律效力。
1.劳动合同过了期还有效吗？
劳动合同期限届满，因用人单位的原因未办理终止劳动合同手续，劳动者与用人单位仍存在劳动关系的，视为延续劳动合同，用人单位应当与劳动者续订劳动合同。
当事人就劳动合同期限协商不一致的，其续订的劳动合同期限从签字之日起不得少于1年；劳动者在用人单位连续工作满10年以上，劳动者要求续订无固定期限劳动合同的，用人单位应当与其续订无固定期限劳动合同。
用人单位经与劳动者协商一致，可以解除劳动关系，并向劳动者支付经济补偿金；劳动者要求解除劳动关系的，劳动关系即行解除，用人单位可以不支付经济补偿金。
2.一般情况下违约金是多少？
约定违约金的基本原则：
一是违约金的数额应考虑双方当事人（特别是劳动者）的承受能力；二是约定违约金时双方要对等。
如果劳动者认为用人单位要求支付的违约金偏高，可以向劳动争议仲裁委员会申诉，仲裁委员会可以根据劳动者的违约程度、实际收入水平、
用人单位的损失等情况综合考虑。
对于违约金约定偏高显失公平的，仲裁委员会可以酌情降低。
关于社保
社保全称社会保险，指一种社会保险或保障机制，帮助公民面对某些社会风险如：
失业、疾病、事故、衰老、死亡等，或是保障基本得生存资源如：
教育、医疗等。
“住房公积金”：
具体单位和个人承担的比例是各承担50%，那是按照个人全年平均工资计算的。
国家规定的是：
住房公积金不低于工资的10%，效益好的单位可以高些，职工和单位各承担50%。
“五险”：
按照职工工资，单位和个人的承担比例一般是：
养老保险单位承担21%（非农业户口）14%，个人承担8%；医疗保险单位承担%，个人2%；失业保险单位承担1%，个人1%；生育保险1%全由单位承担；工伤保险%也是全由单位承担，职工个人不承担生育和工伤保险。
关于档案：
毕业生的学籍档案是指通过参加全国统一考试并被录取的大中专院校学生的档案，它以文字资料的形式记录了高考成绩、在校学习成绩、家庭状况、在校期间表现和奖惩情况等。
毕业生的人事档案由学籍档案转换而来，是指毕业生毕业后，在其学籍档案中放入该毕业生的报道证，然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构。
这时的学籍档案正式成为人事档案，它是通过毕业生与用人单位或委托的人才交流机构签订就业协议，然后履行相关毕业程序并取得报道证后，才得以实现
1．档案有什么用？
很多手续绕不开档案这一关，如职称评定、婚育证明、转正定级、各种政审、办理养老等社会保险，以及开具出国、考研，考教师资格证有关证明等，都需要人事档案。
比如公司派你出国，没有档案，出国政审就无法进行。
没有档案，办理社会保险也成问题，参加养老
保险要根据档案里的记录来确认工龄年限。
总之，如果没有档案，个人的一些权益就得不到保障。
2．档案在哪里？
毕业前在学校，签了单位的，如果你的单位有人事接收权，就会转移到单位的人事处，单位没有人事接收权的就去单位所在地的人才交流中心，或者单位不帮忙搞，则自己找人才中心挂靠。
3．档案怎样转移？
签了就业协议书，学校根据协议书转移；暂缓的话，档案会移交到广东省高等学校就业指导中心两年；考研的话继续往所考学校转。
如果以上都不是，则会被返回生源地，但这种情况有可能丢失，后果可能严重。
4．毕业时档案怎么办
①单位帮你弄档案。
如果它有人事接收权，档案会到单位的人事部门；如果它没有人事权，却说可以帮你搞定，指会帮你把档案挂靠到人才交流中心，两者差不多。
②单位不帮你搞档案。
这时你可以自己去单位所在地或的人才交流中心挂靠。
③暂缓就业。
如果暂时没找到工作，或者其他原因申请暂缓就业放在学校，档案会在学校两年，如果户口迁到学校，户口也会在学校两年。
④被返回生源地。
如果你什么都不做，学校默认把你的档案打回生源地。
关于户口
户口是指居民出生及居住的地方，证明了个人的出生地。
正式户口又有集体户口与个人户口之分。
集体户口是为方便暂无房产且无亲戚朋友搭户的人，比如人才中心、国企等等，一般情况下需交纳户籍管理费。
个人户也就是常见的居民户口。
1．户口有什么用？
在大城市中户口的作用是显而易见的，没有本地户口，工作不方便、不能申购限价房、子女读书不方便、需要办暂住证，买保险受影响、评职称受影响、使得出国旅游办护照和办各种证明麻烦，找工跳槽没本地户口受限制。
2．毕业了，户口怎么处理？
①如果户口迁到学校，毕业时可以把户口迁到单位所在地，或者迁回生源地，或者迁到人才中心入集体户，反正学校会根据报到证迁出户口，拿着《报到证》回生源地或者单位报到就可以完成迁户口手续。
②没有迁到学校，可以拿《报到证》回生源地迁户口，迁到单位所在地，迁到人才中心入集体户，或者不迁。
当然会对社保有一定的影响
关于暂缓就业
毕业生由于某种原因暂不考虑办理派遣手续时，可以由个人向学校提出暂缓就业申请，经学校同意并报广东省毕业生就业指导中心批准后签订暂缓就业协议书。
经批准，毕业生的户口暂留学校，档案由广东省高校毕业生就业指导中心集中保管，暂缓期为两年。
暂缓就业期间，如能落实就业单位者，可按照有关就业程序办理就业报到手续，逾期未落实就业单位者，其户口和档案转回生源地自谋职业。
没有工龄算的，职称评定也受影响。
暂缓就业优势与不足
优势：
广
A.延长了找工作的时间，毕业生可以有更长的时间来选择；
B.准备继续深造、考公务员的同学，档案、户口可以暂时不迁回生源地；
C.为部分被用人单位要求先实习后签约的毕业生，提供了缓冲时间；
劣势：
升级会员 